- Để phù hợp với quy mô cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, cơng ty thực hiện tổ chức hạch tốn kế tốn theo hình thức Nhật kí
6278940 Chi phí sản xuất chung khác – hợp đồng số
2.2.3. Tổ chức kế tốn chi phí sản xuất
2.2.3.1. Kế tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Nguyên vật liệu trực tiếp là khoản mục chi phí cơ bản và chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tồn bộ cơ cấu chi phí sản xuất của cơng ty. Đối với đặc thù In và dây chuyền công nghệ sản xuất in Offset thì nguyên vật liệu chủ yếu dùng để sản xuất là kẽm, giấy và mực in được tập hợp vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, ngồi ra cịn các ngun vật liệu, nhiên liệu phụ khác như giấy bóng, keo, băng dính... thì tập hợp vào chi phí sản xuất chung. Trong đó kẽm chủ yếu dùng ở phân xưởng vi tính chế bản, giấy và mực chủ yếu dùng cho phân xưởng in offset. Các nguyên vật liệu đa dạng về chủng loại, kích cỡ, chất lượng và được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, được sử dụng tùy vào đơn đặt hàng nào yêu cầu. Nguyên vật liệu sẽ được xuất có kế hoạch và theo định mức nhất định cho
từng đơn đặt hàng. Do đó q trình xuất ngun vật liệu chính cho từng đơn đặt
hàng được bên kho theo dõi cẩn thận .
Vì Cơng ty tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ nên cuối kỳ phần mềm kế tốn sẽ tự động tính giá trị thực tế xuất kho. Cơng thức tính trị giá vật liệu xuất kho như sau:
Các cơng thức này có sẵn trong máy, kế toán chỉ cần tập hợp được trị giá vật liệu nhập, xuất, tồn và tiến hành nhập số liệu vào máy, khi đó máy sẽ tự cho ra đơn giá bình quân của từng loại nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ. Do tính chất quan trọng của chi phí nguyên vật liệu nên trong quá trình sử dụng nguyên vật liệu phải xuất phát từ yêu cầu sản xuất của từng phân xưởng, ở từng sản phẩm sản xuất. Bởi vậy, việc cung ứng nguyên vật liệu phải xuất phát từ các kho cho sản xuất sản phẩm mới được thực hiện. Khi có lệnh sản xuất dựa vào nhu cầu sản xuất thực tế của từng lơ sản phẩm sản xuất thì ở bộ phận các kho nguyên vật liệu viết phiếu xuất kho cho sản xuất sản phẩm. Phiếu xuất kho được lập thành ba liên:
- Liên một: Lưu tại kho vật tư.
- Liên hai: Thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên cho phịng kế tốn. - Liên ba: Người nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng.
Phiếu xuất kho được lập nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng vật liệu xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị làm căn cứ để hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kiểm tra việc sử dụng và thực hiện định mức tiêu hao vật liệu.
Trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng, chưa ghi đơn giá, thành tiền. Căn cứ vào phiếu xuất kho hàng ngày, thủ kho ghi vào thẻ kho, theo dõi tình hình xuất
Đơn giá bình quân của vật liệu xuất kho
trong kỳ
Khối lượng nguyên
vật liệu tồn đầu kỳ Khối lượng nguyên vậtliệu nhập trong kỳ Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập trong kỳ Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ = + +
nhập từng vật tư. Cứ hai hoặc ba ngày thủ kho lại chuyển các phiếu xuất kho lên cho kế toán vật tư để cập nhập số liệu vào máy.
- Cập nhập số liệu ban đầu vào máy: Theo trình tự sau:
Ban đầu, từ màn hình giao diện của phần mềm kế toán, kế toán vật tư vào mục “hàng tồn kho ”.
Sau đó, ta tiếp tục vào mục “phiếu xuất kho”. Khi đó, máy sẽ cho ta một màn hình cập nhật phiếu xuất kho vật tư.
Căn cứ vào các phiếu xuất kho đã tập hợp được, kế toán tiến hành nhập số liệu ban đầu vào các mục như sau:
Ô mã giao dịch: 4 (dành cho sản xuất)
Ô mã khách:NXBKD – Nhà xuất bản Kim Đồng, máy sẽ tự động hiện địa chỉ (nếu đã được cài đặt sẵn trong máy). Ngày ht: 10tháng 12 năm 2011.
Ô mã vật tư: Nhập tên mã, chương trình tự động hiện lên tên vật tư, đơn vị tính. Kế tốn chỉ việc nhập số lượng. Vì Cơng ty tính giá trị vốn xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ, nên cuối kỳ phần mềm kế tốn mới tự động tính giá trị thực tế xuất kho. Chính vì vậy, cột “đơn giá” và “thành tiền” thì chưa nhập số liệu vào được.
Ơ mã kho: (máy tự động hiện danh mục mã) kế toán chọn mã kho 01
Kế tốn nhập vào ơ số lượng để nhập số lượng xuất trị theo giá ghi trong phiếu xuất.
Nhấn lưu, chương trình nhập liệu được ghi vào máy.
Trong kỳ, tại công ty cũng sẽ phát sinh các nghiệp vụ nhập vật tư phục vụ sản xuất. Khi nhận hàng và nhập vật liệu vào kho, căn cứ HDGTGT và phiếu
nhập kho kế toán nhập vào máy làm căn cứ để xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ. Quy trình nhập liệu tương tự như quá trình nhập liệu đối với các phiếu xuất kho.
Ví dụ: Cụ thể là với hợp đồng số 936 in 15,000 quyển truyện Doreamon cho Nhà xuất bản Kim Đồng, khổ 11.3cm x 17.6cm, chất lượng giấy và mực tốt thì định mức nguyên vật liệu như sau:
Biểu số 1: TRÍCH ĐỊNH MỨC NGUYÊN VẬT LIỆU
Vật tư ĐVT Số lượng Giá vật tư tháng 12
Giấy Bãi Bằng 85*940 ram 30
Giấy In màu Couche Baikua 300g Tập 150
Ruy băng Wax 235 Cuộn 2
Mực in Canon 309 Hộp 1
Giấy bìa carton 3 lớp m2 200
Từ định mức nguyên vật liệu cần cho hợp đồng, bộ phận chức năng lập phiếu xuất kho chia làm 3 liên, trong đó có 1 liên gửi lên phịng kế tốn, kế tốn vật tư căn cứ phiếu xuất kho để nhập số liệu vào máy (nhập phần số lượng)
Cuối tháng, sau khi tập hợp được giá thực tế xuất, nhập, tồn của từng loại vật tư, kế tốn sẽ có được đơn giá bình qn của từng loại vật tư. Cơng việc tính giá vật tư (nguyên vật liệu) xuất kho này do máy tự tính. Để có đơn giá vật tư xuất kho, kế tốn làm như sau:
o Vào các chứng từ nhập kho phát sinh trong tháng.
o Vào các chứng từ xuất kho vật tư nhập phần số lượng
o Cuối tháng tính giá vật tư trong máy vào mục “Kế tốn hàng tồn kho”, tiếp đó vào mục “Tính giá trung bình”. Sau khi xuất hiện màn hình phần mềm, kế tốn điền đầy đủ các thơng tin thơng tin “từ kì” 1/12/2011 “đến kỳ” 31/12/2011, “kho”, “vật tư”, “tài khoản vật tư”, “nhóm vật tư”… rồi cuối cùng ấn nút “nhận”. Máy sẽ cho ta đơn giá xuất kho của từng loại vật tư. Đồng thời, máy sẽ tự động chạy đơn giá vật tư ở các sổ liên quan đến việc tính giá vật tư.
Doanh nghiệp sử dụng phương pháp tính giá vât tư theo Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Giá vật tư xuất kho sẽ được máy tự động tính.
Sau đó máy sẽ tự động chạy đơn giá vật tư xuất kho vào phiếu xuất kho và các sổ kế toán liên quan: đầu tiên là vào đơn giá xuất vào các phiếu xuất kho, sau đó máy sẽ tự tổng hợp lên các sổ kế toán như sổ chi tiết các tài khoản 152, sổ cái và sổ chi tiết tài khoản 621, sổ nhật ký chung….
Từ các số liệu cập nhật ban đầu, máy sẽ tự động kết chuyển sang “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn”, chuyển vào “sổ Nhật ký chung” và “sổ cái TK 621” theo định khoản:
Nợ TK621936 15.879.884,6
Có TK 152 716,447,450
Để xem và in các sổ: sổ chi tiết tài khoản 621, sổ cái tài khoản 621, sổ Nhật ký chung ta thực hiện như sau:
- Sổ cái tài khoản 621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, ta vào mục “kế toán tổng hợp”, rồi vào “sổ cái của một tài khoản” ta được một màn hình nhập liệu. Nhập đầy đủ dữ liệu vào các ô tương ứng: “tài khoản”: 621, “từ ngày” 01/12/2011 “đến ngày” 31/12/2011, sau đó ấn nút “nhận”. Ấn F7, ta sẽ có sổ cái tài khoản 621 – chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
- Sổ chi tiết tài khoản TK621 – Chi tiết cho từng đơn đặt hàng, thì ta vào mục “kế tốn tổng hợp”, sau đó vào “Sổ chi tiết tài khoản” ta được một màn hình nhập liệu. Từ màn hình đó, ta nhập dữ liệu vào các ô tương ứng: “Tài khoản: 621936”, “Từ ngày: 01/12/2011, đến ngày: 31/12/2011”, sau đó ấn nút “nhận” .Nhấn F7, ta in ra sổ chi tiết tài khoản 621.
- Sổ Nhật ký chung, ta cũng vào mục “kế toán tổng hợp”, rồi vào “sổ nhật ký chung”. Nhập “từ ngày” 01/12/2011 “đến ngày” 31/12/2011 rồi ấn nút “nhận”. Cuối cùng, ấn F7 để in ta được sổ Nhật ký chung.
2.2.3.2. Kế tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Lao động là một trong ba yếu tố hết sức quan trọng của quá trình sản xuất. Chi phí lao động là yếu tố cơ bản cấu thành nên giá trị của sản phẩm do chính doanh nghiệp tạo ra. Sau chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp chiếm khoảng 15 – 18% trong tổng giá thành sản phẩm in tại Công ty TNHH In và Dịch vụ Thương mại Phú Thịnh. Chi phí nhân cơng trực tiếp là tồn bộ khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh. Với đặc điểm sản xuất tại Công ty là sản xuất nhiều đơn đặt hàng cùng một thời gian nên việc xác lập quỹ lương tại Công ty lại không được xác lập theo từng đơn đặt hàng riêng.
Các bộ phận sản xuất kinh doanh đều ăn lương sản phẩm dựa theo định mức đơn giá tiền lương mà Công ty quy định (biểu số 7).
Cách chia đơn giá tiền lương chi tiết theo công đoạn như vậy đảm bảo việc phân phối tiền lương được cơng bằng, phản ánh chính xác sức lao động của cơng nhân qua từng cơng đoạn sản xuất.
Cuối tháng, căn cứ vào định mức đơn giá tiền lương và phiếu nhập kho thành phẩm, kế toán báo cho các tổ trưởng lập bảng cân đối theo số lượng sản phẩm nhập kho của từng tổ và tính tổng tiền lương sản phẩm của cơng nhân được hưởng trong tháng theo công thức: Tiền lương sản phẩm được hưởng trong tháng = Số lượng sản phẩm nhập kho x
Đơn giá tiền lương sản phẩm
Các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN được hình thành do trích lập và được tính vào chi phí sản xuất của Cơng ty các khoản trích theo lương ở Cơng ty được tính trích như sau:
- Khoản chi phí BHXH theo quyết định của Nhà nước, theo chế độ hiện hành (tính đến hết ngày 31/12/2011) Cơng ty tiến hành trích lập quỹ BHXH hàng tháng với tỷ lệ 16% trên tổng số tiền lương cơ bản phải trả cho CBCNV, ngồi ra phải trích từ lương cán bộ công nhân viên là 6%.
- BHYT ở Công ty cũng được tính vào chi phí sản xuất hàng tháng theo tỷ lệ 3% trên quỹ tiền lương cơ bản, phần BHYT người lao động gánh chịu 1,5% được trừ vào tiền lương cơng nhân.
- BHTN được tính vào chi phí hàng tháng theo tỉ lệ 1% quỹ tiền lương, tiền cơng tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của những người lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp. Người lao động đóng bằng 1% tiền lương, tiền cơng tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp.
- KPCĐ cũng được trích hàng tháng theo tỷ lệ 2% lương thực tế phải trả cho cơng nhân viên, tồn bộ khoản chi phí này do doanh nghiệp gánh chịu, nguồn quỹ này được phân cấp quản lý cụ thể là: Một nửa đem nộp cho cơ quan Cơng đồn cấp trên, một nửa còn lại dùng để trang trải cho các hoạt động cơng đồn diễn ra tại Cơng ty.
Kế tốn tiền lương lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Chi phí tiền lương liên quan đến bộ phận nào thì tập hợp cho bộ phận đó.
Căn cứ vào định mức đơn giá tiền lương cán bộ phịng kế hoạch tính lương trực tiếp cho công nhân sản xuất theo từng ấn phẩm in vào bảng tổng hợp lương đi cùng với lệnh sản xuất của từng đơn đặt hàng. Cuối tháng các quản đốc phân xưởng căn cứ vào bảng tiền lương đó để tổng hợp lương của mỗi cơng nhân trong phân xưởng mình. Đến ngày 5 hàng tháng quản đốc phân xưởng nộp lên cho kế toán tiền lương để tiến hành kiểm tra và lập bảng thanh tốn lương cho cán bộ cơng nhân viên trong đơn vị.
Ví dụ Hợp đồng số 936 trên phịng kế hoạch dựa vào định mức lương tính được lương từng bộ phận theo hợp đồng in truyện Doreamon tập 5.