Chi nhánh Tổng công ty 319- BQP
Mẫu số: S31–DN
(Ban hành theo QĐ Số 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
TRÍCH BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU
Tháng 03 năm 2013 TT Đối tượng sử dụng (ghi nợ các TK) TK 152 (ghi có TK) Hạch tốn Thực tế 1 TK 621
- Cơng trình chung cư Cát Bi- Hải Phịng
- Cơng trình đường số 12 - Cơng trình
- Nhà ăn học viện Hậu Cần -…………………… 3.655.300.000 180.000.000 120.000.000 325.500.000 108.300.000 2 TK 627 - Xây nhà cấp 4 180.000.000 180.000.000 3 TK 642
- Xăng xe đi lại cơng trình
20.000.000
20.000.000
Cộng: 3.855.300.000
Ngày 30 tháng 03 năm 2013 77
Người lập bảng
(ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(ký, họ tên)
Sau khi vào bảng phân bổ, kế toán tiến hành định khoản như sau: - Nợ TK621: 300.000.000 Có TK152: 300.000.000 - Nợ TK627: 180.000.000 Có TK152: 180.000.000 - Nợ TK642: 20.000.000 Có TK152: 20.000.000
Từ bảng phân bổ vật liệu tháng 03/2013 của cơng ty có thể phản ánh lên Chứng từ ghi sổ và sổ cái theo từng cơng trình, cho cơng việc kế tốn được gọn nhẹ. Nếu có u cầu kiểm tra số vật liệu xuất dùng cho từng cơng trình thì kế toán kiểm tra trên bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư và Bảng phân bổ vật liệu và đối chiếu vào sổ cái TK 152 và các sổ chi tiết liên quan. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc để kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trích Sổ Chứng từ ghi sổ:
Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp
Biểu số 10: Chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Chi nhánh Tổng công ty 319
Địa chỉ:154 Đường Ngọc Lâm- Long Biên - HN
Mẫu số S02b-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 15
(Ngày 20 tháng 03 năm 2013)
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có Mua xi măng 152 112 35.500.000 133 112 3.550.000 Mua sắt phi 16 152 112 135.000.000 133 112 13.500.000 Cộng X X 187.550.000 Kèm theo 02 chứng từ gốc Ngày 20 tháng 03 năm 2013
Người lập Kế toán trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên) 79
Đơn vị: Chi nhánh Tổng công ty 319
Địa chỉ:154 Đường Ngọc Lâm- Long Biên - HN
Mẫu số S02b-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
Biểu số 11: Sổ cái TK 152
TRÍCH SỔ CÁI
Năm: 2013
Tên tài khoản: Nguyên vật liệu
Số hiệu: 152
ĐVT:1.000 đ NTGS CTGS Diễn giải TKĐƯSH Số tiền Ghichú
SH NT Nợ Có A B C D E 1 2 G Số dư đầu kỳ Số PS trong tháng 620.000 ... 31/03 15 20/03 Mua xi măng 112 35.500 31/03 15 20/03 Mua sắt phi 16 112 135.000 31/03 16 20/03 Xuất xi măng CT Học Viện Hậu Cần 621 108.300 ....................... ............. ................. Cộng số PS x 525.000 422.000 SD cuối tháng 723.000
Sổ này có ....trang, đánh số từ trang 01 đến trang... Ngày mở sổ
Ngày 31 tháng 03 năm 2013
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp
Biểu số 12: Trích sổ cái tài khoản 331
TRÍCH SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tháng 03 năm 2013
Tài khoản: 331 – Phải trả cho người bán.
NT
Chứng từ Diễn giải Số hiệu
TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có A B C D E 1 2 Số dư đầu kỳ 200.000.000 Số phát sinh trong tháng
17/03 59 17/03 Ô. Tiến nhập vật tư 152 148.500.000
18/03 70 18/03 Ô.Tiến nhập vật tư 152 40.000.000
19/03 74 19/03 Ô.Tiến nhập vật tư 152 30.000.000
20/03 89 20/03 Thanh tốn tiền cho cơngty TNHH Hoàng Mai 112 148.500.000
28/03 98 28/03
Thanh tốn bằng tiền mặt cho cơng ty TNHH Hoàng Mai 111 40.000.000 ……………….. ………… ………… Cộng số phát sinh tháng 188.500.000 218.500.000 Số dư cuối tháng 230.000.000 Ngày ....tháng ....năm 2013
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
81
Đơn vị: Chi nhánh Tổng công ty 319
Địa chỉ:154 Đường Ngọc Lâm - Long Biên – HN
Mẫu số S02b-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI XÍ NGHIỆP 9 - CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY 319 - BQP
3.1 Nhận xét chung về tình hình tổ chức cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại Xí nghiệp 9
Đặc thù lĩnh vực kinh doanh của Xí nghiệp 9 đó chính là lĩnh vực xây dựng do đó ngun vật liệu đóng một vai trị hết sức quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Vì chi phí ngun vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành sản xuất sản phẩm. Giảm chi phí nguyên vật liệu là một trong những biện pháp để hạ giá thành sản xuất, nâng cao khả năng cạnh tranh của cơng ty. Bên cạnh đó để có thể tồn tại và phát triển trong mơi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì Xí nghiệp 9 cần phải sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, để có thể giảm được chi phí sản xuất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng các cơng trình.
Qua thời gian tìm hiểu thực tế cơng tác ngun vật liệu tại Xí nghiệp 9 em nhận thấy cơng tác quản lý và hạch tốn của cơng ty có nhiều ưu điểm cần phải phát huy như sau:
Ưu điểm:
Qua gần mười năm xây dựng và trưởng thành Xí nghiệp 9 - Chi nhánh Tổng công ty 319 đã không ngừng cố gắng vươn lên vượt qua mọi khó khăn thử thách, từ lúc doanh thu khơng đủ bù đắp chi phí, nợ đọng cịn nhiều. Đến nay cơng ty đã vượt qua những khó khăn ấy, doanh thu tăng liên tục qua các năm, cơ sở vật chất được trang bị ngày càng hiện đại. Với tập thể cán bộ công nhân viên không ngừng cố gắng học hỏi , tiếp thu khoa học công nghệ nhằm
Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp
khẳng định vị trí của mình trên thương trường. Cơng ty đã đạt được những thành tích đáng kể trong sản xuất thi công và không ngừng nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên.
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển cơng ty đã hồn thành và bàn giao nhiều cơng trình, đưa vào sử dụng cho nền kinh tế quốc dân.Và để đạt được những kết quả như ngày hơm nay là do sự nỗ lực của tồn thể cán bộ công nhân viên trong cơng ty. Đặc biệt, góp phần khơng nhỏ là cơng lao của các cán bộ phịng Tài chính - Kế tốn. Cùng với sự lớn mạnh của công ty, hệ thống kế tốn nói chung và bộ máy kế tốn nói riêng đã khơng ngừng được hồn thiện để phù hợp với sự thay đổi của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Về tổ chức bộ máy kế tốn: Cơng ty đã xây dựng cho mình một đội
ngũ kế tốn viên trẻ, năng động, có kinh nghiệm trong cơng tác kế tốn, ln áp dụng chế độ kế toán hiện hành kịp thời. Các nhân viên trong phịng kế tốn được bố trí hợp lý, phân cơng cơng việc cụ thể, rõ ràng phù hợp với trình độ của từng nhân viên; từ đó tạo điều kiện phát huy và nâng cao trình độ cho họ. Đây là một trong những yếu tố quan trọng tạo ra bộ máy kế toán gọn nhẹ, chặt chẽ khoa học, tận dụng được hết khả năng của các nhân viên kế toán; giúp cho lãnh đạo công ty trong việc giám sát thi công, quản lý kinh tế, công tác tổ chức sản xuất, tổ chức hạch toán được tiến hành phù hợp với điều kiện hiện nay.
Về tình hình hạch tốn ngun vật liệu: Đây là khâu đặc biệt được Chi
nhánh Tổng Công ty 319 - BQP coi trọng ngay từ những chứng từ ban đầu cũng như những quy định rất chặt chẽ, được lập kịp thời, nội dung ghi đầy đủ rõ ràng, sổ sách được lưu chuyển theo dõi và lưu dữ khá hợp lý, không chồng chéo. Kế tốn cơng ty đã tổ chức hạch tốn ngun vật liệu theo từng cơng trình, hạng mục cơng trình, trong từng tháng, từng quý rõ ràng. Đồng thời tổ chức theo dõi và ghi chép thường xuyên, liên tục thơng qua các chứng từ như: phiếu nhập kho, hố đơn (GTGT) và các loại sổ sách đã phản ánh đúng thực
trạng biến động nguyên vật liệu ở Chi nhánh Tổng Cơng ty 319 - BQP. Hạch tốn vật liệu tổng hợp cũng được chia làm 2 phần: hạch toán vật liệu nhập và hạch tốn vật liệu xuất.
Bên cạnh đó, việc hạch tốn chi tiết ngun vật liệu theo phương pháp thẻ song song là phù hợp với công ty, phù hợp với trình độ của kế tốn viên cũng như thủ kho, giúp cho việc theo dõi, đối chiếu giữa thủ kho với phịng kế tốn được nhanh chóng, dễ dàng và thuận lợi. Đồng thời đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất đúng tiến độ, đúng kế hoạch.
Về công tác quản lý nguyên vật liệu: Công tác quản lý nguyên vật liệu
được thực hiện khá tốt ở các khâu từ khâu mua, dự trữ bảo quản và sử dụng: Về khâu dự trữ, bảo quản: Chi nhánh Tổng Công ty luôn đảm bảo nguyên vật liệu dự trữ ở mức hợp lý nhằm đáp ứng cho việc xây dựng được liên tục mà không gây ứ đọng vốn, Công ty thường nhập vật liệu và xuất kho theo phương pháp xuất thẳng vì thế mà nguyên vật liệu tồn kho là không nhiều, đặc biệt cơng ty có hệ thống bến bãi dự trữ rộng, thuận tiện cho việc nhập xuất nguyên vật liệu.
Về khâu sử dụng: Mọi nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu đều được đưa qua phòng vật tư để đánh giá và xem xét tình hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các nhu cầu trước khi cung ứng nhằm sử dụng nguyên vật liệu. Sau đó cán bộ phịng vật tư sẽ trực tiếp đi mua thì số lượng, chất lượng, quy cách ln được đảm bảo hoặc nếu là đại diện của đội đi mua thì cũng phải làm thủ tục xuất nhập kho tại phòng vật tư.
Về việc sử dụng hệ thống sổ kế tốn: Hiện nay Chi nhánh Tổng Cơng ty 319 - BQP đang áp dụng hệ thống Chứng từ ghi sổ theo hệ thống tài khoản thống nhất, mới ban hành. Phương pháp này kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, tất cả các sổ sách sử dụng đều được lập theo mẫu
Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp
theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ và phân cơng lao động kế tốn. Đồng thời bộ sổ kế tốn dùng cho hình thức này khá đơn giản, gọn nhẹ nên rất dễ dàng cho việc quản lý và sử dụng sổ sách.
Mặt khác, việc vận dụng phương thức giao khốn trong cơng tác xây lắp là phù hợp trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Tức là, sau khi thực hiện ký kết hợp đồng cơng ty sẽ tiến hành giao khốn cho các đội theo từng hạng mục cơng trình hoặc theo từng cơng trình. Việc khốn sản phẩm đã làm cho các đội thi cơng có trách nhiệm với kết quả lao động của mình và khuyến khích tăng năng suất lao động của các đội thi cơng. Bên cạnh đó, nó tạo ra quyền tự chủ về mặt hạch toán trong kinh doanh, tạo vốn, phương thức tổ chức lao động hợp lý và có thể đẩy nhanh tiến độ thi cơng các cơng trình.
Những mặt cịn tồn tại:
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, song vẫn cịn những hạn chế nhất định trong q trình hoạt động của mình.
*Một là về thơng tin kế tốn:
Do đặc điểm của các cơng trình xây dựng thường ở xa trụ sở của Xí nghiệp, việc đi lại giữa các cơ sở gặp nhiều khó khăn nên thơng tin kế tốn ở Xí nghiệp thường đến chậm. Tại các cơng trình, kế tốn cơng trình có nhiệm vụ thu thập các chứng từ gửi về phịng kế tốn Xí nghiệp theo định kỳ. Tại Xí nghiệp nếu có sự thay đổi về cách hạch tốn hay ghi chép thì phải cử người xuống cơng trình để thơng báo, hướng dẫn cho kế tốn cơng trình, điều này gây khó khăn cho cơng tác kế tốn của Xí nghiệp. Đây là nhược điểm lớn và chung cho hầu hết các Doanh nghiệp xây lắp trong đó Xí nghiệp 9 khơng phải là ngoại lệ. Nhược điểm này rất khó khắc phục.
*Hai là về quản lý nguyên vật liệu:
Xí nghiệp thực hiện giao khốn ngun vật liệu cho các cơng trình. Điều này có ưu điểm là tiết kiệm chi phí sản xuất để hạ giá thành sản phẩm xây lắp. Nhưng mặt trái của nó đó chính là: để tránh được việc bù lỗ nếu sử dụng quá mức giao khốn hoặc được hưởng chênh lệch nếu sử dụng khơng hết thì cơng trình phải tiết kiệm nguyên vật liệu một cách triệt để.Điều này nếu khơng kiểm sốt được chất lượng và chủng loại của nguyên vật liệu dùng vào thi cơng nhất là trong tình trạng phải bù lỗ vật tư cho cơng trình thì sẽ gây ra tiêu cực trong xây lắp, chất lượng cơng trình khơng được đảm bảo.
*Ba là về việc phân loại và xây dựng sổ danh điểm nguyên vật liệu:
Để xây dựng, hồn thiện các cơng trình thì cơng ty phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu gồm nhiều chủng loại. Mỗi loại lại có tình chất, cơng dụng, đặc điểm kỹ thuật và yêu cầu quản lý khác nhau. Do vậy muốn quản lý tốt ngun vật liệu và hạch tốn chính xác cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Hiện nay công ty chưa thành lập sổ danh điểm nguyên vật liệu và chưa phân loại nguyên vật liệu thành từng nhóm nguyên vật liệu có tính chất tương tự nhau thành một nhóm mà mới chỉ phân loại nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu... Việc phân loại nguyên vật liệu như công ty hiện nay đã làm cho cơng tác hạch tốn chi tiết ngun vật liệu chưa được cụ thể theo từng nhóm ngun vật liệu có tính chất gần như nhau. Vì vậy cơng tác quản lý chúng cịn gặp nhiều khó khăn, chưa theo dõi được riêng từng nhóm nguyên vật liệu đó.
* Bốn là việc lập báo cáo vật tư cuối kỳ và xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu:
Hiện nay tại Xí nghiệp 9 trong kỳ số nguyên vật liệu xuất dùng để phục vụ cho quá trình sản xuất đều là theo kế hoạch, do vậy trong quá trình sản xuất tại đơn vị thi cơngvẫn cịn tình trạng tiêu hao ngun vật liệu thực tế ít
Học viện Tài chính Luận văn tốt nghiệp
sử dụng. Điều này đã ảnh hưởng đến sự chính xác của việc lập báo cáo vật tư tồn cuối kỳ và định mức sử dụng nguyên vật liệu.
*Năm là về hình thức sổ:
Bộ phận kế tốn tại cơng ty hiện đang sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. Việc sử dụng hình thức ghi sổ này rất dễ gây nhầm lẫn do số lượng ghi chép nhiều và thường xuyên xảy ra hiện tượng trùng lặp trong cơng tác hạch tốn. Đồng thời cũng gặp khó khăn trong việc kiểm tra số liệu vào cuối kỳ, cuối tháng và điều này sẽ dẫn đến việc cung cấp số liệu, thông tin cho nhà quản lý chậm.
Hiện nay, công ty vẫn chưa ứng dụng các phần mềm kế toán mà mới chỉ sử dụng Excel trong hạch toán các nghiệp vụ. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc, các số liệu rất dễ bị nhầm lẫn và gây khó khăn cho việc kiểm tra số liệu khi cần thiết.
*Sáu là về vận dụng tài khoản:
Hiện nay công ty vẫn không sử dụng tài khoản 151- hàng mua đang đi đường mà cuối kỳ nếu vật liệu mua chưa về nhập kho, kế toán lưu chứng từ vào hồ sơ riêng, chờ khi hàng về mới phản ánh vào tài khoản 152.
3.2 Một số kiến nghị nhằm hồn thiện tổ chức kế tốn ngun vật liệu tại Xí nghiệp 9- Chi nhánh Tổng công ty 319
Qua phần nhận xét đánh giá chung và phần nhận xét cụ thể trên ta có thể nhận thấy việc quản lý nguyên vật liệu ở Xí nghiệp 9 bên cạnh những mặt tích cực trong q trình hạch tốn kế tốn ngun vật liệu cịn có một số vấn đề chưa hợp lý. Do đó để hồn thiện những vấn đề chưa hợp lý này, em xin đưa ra một số ý kiến để việc hạch toán quản lý nguyên vật liệu được tốt hơn và phù hợp với tình hình thực tế tại Xí nghiệp 9 nhưng vẫn đảm bảo đúng chế độ