MỀM KẾ TOÁN (Phụ lục 7)
Hàng ngày, khi nhận được chứng từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành phân loại và xử lý chứng từ. Kế tốn kiểm tra tính
hợp lý hợp lệ của chứng từ, xác định TK ghi Nợ, ghi Có để nhập liệu vào phần mềm kế tốn theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trong phần mềm kế tốn.
Với vật tư nhập kho, dựa trên hóa đơn GTGT, hợp đồng gia cơng, phiếu nhập kho, kế tốn tiến hành nhập số liệu liên quan trên phiếu nhập mua hàng hoặc phiếu nhập kho (tùy thuộc vào từng phần mềm kế tốn mỗi cơng ty sử dụng). Vật tư nhập kho có thể do doanh nghiệp mua ngồi, được cơng ty mẹ hoặc khách hàng cấp để gia cơng chế biến…nên kế tốn cần chú ý để nhập số liệu vào máy tính cho hợp lý tùy theo từng trường hợp. Chi phí vận chuyển, bảo quản vật tư trong quá trình thu mua phát sinh kèm theo, kế toán dựa trên đặc điểm, yêu cầu của DN để phân bổ chi phí cho từng vật tư trong từng kỳ hạch toán cho hợp lý.
Khi nhập dữ liệu trên phiếu nhập kho, kế toán phải đảm bảo cung cấp các thông tin sau:
- Nhập mã nhà cung cấp: ấn chọn để danh sách mã nhà cung cấp hiện lên. Đưa con trỏ chọn mã hoặc khai báo thêm mã thì phần mềm sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế vào các ô trong danh mục nhà cung cấp.
-Số hóa đơn, số sê-ri, ngày lập hóa đơn: Cập nhật các thơng tin từ hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, thông tin này sẽ lên Báo cáo thuế GTGT đầu ra.
-Số phiếu nhập: có thể tự nhập hoặc theo mặc định của phần mềm -Ngày lập phiếu nhập, ngày hạch tốn
-Mã NVL: Vật tư nào thì nhập mã vật tư đó và kho chứa vật tư -Giá tiền
-TK nợ, TK có
Đối với nghiệp vụ xuất kho, kế tốn dựa vào phiếu xuất kho để nhập số liệu vào phiếu kho trên phần mềm kế toán. Kế toán cần lưu ý kiểm tra mục đích
xuất kho vật tư để hạch tốn cho chính xác. Cuối kỳ kế tốn quy định, kế tốn vật tư tiến hành tính giá xuất kho theo phương pháp đã quy định.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, từ các số liệu kế toán viên nhập vào, phần mềm sẽ tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên quan đến NVL. Cuối kỳ, kế tốn thực hiện thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Sau đó kết xuất và thực hiện in sổ sách, báo cáo tài chính ra giấy. Việc đối chiếu số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết đã được phần mềm kế toán thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác trung thực theo thơng tin số liệu đã được nhập liệu trong kỳ. Kế tốn tổng hợp có thể làm kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Với riêng phần hành kế toán NVL, kế toán in các chứng từ cần thiết đóng thành quyển, tiến hành lưu trữ và bảo quản chứng từ đúng quy định.
Kết luận: Nếu hạch toán kế tốn nói chung là cơng cụ đắc lực để quản lý
tài chính thì hạch tốn kế tốn vật liệu nói riêng là cơng cụ đắc lực của công tác vật liệu. Kế tốn vật liệu có chính xác kịp thời hay khơng có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả quản lý doanh nghiệp. Vì vậy để tăng cường cơng tác quản lý vật liệu phải khơng ngừng cải tiến và hồn thiện tổ chức kế toán vật liệu. Hạch toán kế toán vật liệu giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được tình hình thu mua, nhập xuất, dự trữ vật liệu một cách chính xác để từ đó có biện pháp chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh kịp thời tổ chức cơng tác hạch tốn vật liệu chặt chẽ sẽ góp phần cung ứng kịp thời và đồng bộ nguyên vật liệu cho sản xuất, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY I HẢI DƯƠNG
2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY I HẢI DƯƠNGTên công ty: Công ty cổ phần may 1 Hải Dương