2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠ
2.2.1.4 Thực trạng kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại CTCP May1 Hả
*Phương pháp kế tốn chi tiết ngun vật liệu
Cơng ty áp dụng phương pháp kế toán chi tiết NVL là ghi thẻ song song.
Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập,
xuất, tồn kho của từng vật tư, ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập, xuất vật tư thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu phát vật tư và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào chứng từ nhập xuất. Căn cứ vào chứng từ, thủ kho ghi ra số lượng nhập, xuất vật tư vào thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột “tồn” của thẻ kho, sau khi được sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ nhập, xuất kho được sắp xếp một cách hợp lý để lưu giữ chứng từ. (Ví dụ thẻ kho vải và chỉ may tháng 2 năm 2016 - Phụ lục 12, 13)
Tại phịng kế tốn: Định kỳ, nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc
ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Tại phịng kế tốn, nhân viên kế toán vật liệu thực hiện việc kiểm tra chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ rồi căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào bảng kê nhập xuất, mỗi chứng từ được ghi vào một dịng (hạch tốn cả lượng và trị giá với những NVL
mua về và với NVL khách hàng cung cấp sau khi thực hiện xong hợp đồng thừa ra, hạch toán về mặt lượng với những NVL khách hàng cung cấp trong quá trình thực hiện hợp đồng).
Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ. Do nghiệp vụ nhập, xuất phát sinh nhiều nên từ bảng nhập, xuất kế toán ghi vào bảng kê nhập, bảng kê xuất. Kế toán ghi số lượng, giá trị (với những NVL mua về và NVL thừa do khách hàng cung cấp sau khi thực hiện xong hợp đồng) và ghi số lượng (với những NVL do khách hàng cung cấp đang trong quá trình thực hiện hợp đồng). Từ các phiếu xuất, nhập, kế toán lên chứng từ (Bảng kê chứng từ nhập, Bảng kê chứng từ xuất – Phụ lục 14, 15).
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn bán hàng
*Nội dung kế tốn chi tiết
Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu
Đối với nguyên vật liệu do mua ngoài:
Thủ tục nhập kho: Phịng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ cung ứng vật tư và
phát hành sản phẩm. Định kỳ (hàng tháng), phòng kế hoạch vật tư dựa trên các hợp đồng kinh tế đã được ký kết cùng định mức cung ứng vật tư của doanh nghiệp để lập kế hoạch mua vật tư. Khi thỏa thuận mua bán giữa cơng ty và nhà cung cấp hồn tất, bên bán tiến hành chuyển giao số nguyên vật liệu đã thỏa thuận đến cho cơng ty kèm theo hóa đơn GTGT. Khi NVL về, bộ phận kho (thuộc phòng vật tư) lập phiếu nhập kho thành 3 liên, 1 liên phòng giữ, 1 liên chuyển xuống phịng kế tốn để ghi sổ kế toán, 1 liên giao cho người giao hàng và tiến hành nhập kho NVL. Công ty thường mua hàng theo hình thức trọn gói nên giá trị của số vật tư chỉ bao gồm giá trị ghi trên hóa đơn.
VD: Ngày 28/02/2016 Công ty TNHH và TM Trung Dũng chuyển hàng
đến theo số lượng đặt mua của công ty cổ phần may I Hải Dương và kèm theo hóa đơn GTGT có mẫu như sau: (Phụ lục 16). Bộ phận kho viết 3 liên phiếu nhập kho (Phụ lục 17) và tiến hành nhập kho NVL.
Thủ tục xuất kho: Từ các hợp đồng kinh tế đã được ký kết, phòng sản xuất kỹ
thuật tính ra mức tiêu hao NVL. Trên cơ sở đó đưa ra kế hoạch quản đốc các tổ, phân xưởng bộ phận sản xuất và yêu cầu kho xuất vật liệu phục vụ q trình sản xuất. Phịng kế hoạch vật tư sẽ theo dõi việc sử dụng vật tư trên phân xưởng. Đồng thời bộ phận kho sẽ lập phiếu xuất kho thành 2 liên, 1 liên phòng giữ, 1 liên chuyển xuống phịng kế tốn để ghi sổ kế tốn.
Phiếu xuất kho là bằng chứng hàng ngày thủ kho ghi thẻ kho về mặt số lượng. Sau khi nhận được yêu cầu của phòng kế hoạch vật tư và phòng kỹ thuật (Giấy đề nghị xuất vật tư – Phụ lục 18), bộ phận kho tiến hành viết phiếu xuất kho (Phụ lục 19).
Đối với nguyên vật liệu do khách hàng mang tới:
Thủ tục nhập kho: Sau khi phòng kế hoạch-vật tư và cán bộ kĩ thuật kiểm
nghiệm vật tư đạt chất lượng thơng qua hóa đơn (invoice) mà khách hàng cung cấp kèm theo cùng biên bản kiểm nghiệm vật tư, phòng kế hoạch vật tư lập phiếu nhập kho thành 2 liên: 1 liên phòng kế hoạch – vật tư giữ, 1 liên do thủ kho giữ để lên thẻ kho sau đó chuyển cho phịng kế tốn để lên bảng kê nhập xuất. Nhưng lúc này kế toán cũng chỉ theo dõi về mặt lượng.
Ví dụ: ngày 15/02/2016, bên th gia cơng Funcaster Enterprise giao tại kho vật liệu chính của cơng ty 10.780,6 (m) vải để công ty tiến hành gia cơng theo hợp đồng gia cơng số 856/HĐGC. Phịng kế hoạch vật tư lập “Biên bản kiểm nghiệm” (Phụ lục 20) và “Phiếu nhập kho” để tiến hành nhập kho NVL (Phụ lục 21)
Thủ tục xuất kho: Dựa vào đơn đặt hàng, phòng kế hoạch – vật tư lên kế
hoạch phân bổ cho các đơn vị, viết Phiếu xuất kho hoặc Hợp đồng gia công kiêm phiếu xuất kho (nếu công ty không đáp ứng kịp đơn hàng và phải thuê công ty vệ tinh để gia công hộ), lập thành 2 liên. Liên 1 do phòng vật tư giữ, liên 2 do kho giữ để theo dõi trên thẻ kho về mặt số lượng sau đó sẽ chuyển lên cho kế tốn để kế tốn lên sổ kế toán. Nhưng lúc này kế toán và kho vẫn chỉ theo dõi về lượng.
Ví dụ: Ngày 16/2, cơng ty tiến hành xuất kho vật liệu chính cho phân xưởng cắt tiến hành sản xuất và kí hợp đồng gia cơng kiêm phiếu xuất kho cho công ty may Thành Trung. Phòng kế hoạch vật tư chuyển lên phịng kế tốn Phiếu xuất kho (Phụ lục 22) và Hợp đồng gia công kiêm phiếu xuất kho (Phụ
lục 23).
Với trường hợp bán số NVL thừa sau khi sản xuất, kế toán cho nhập lại kho và xác định trị giá số NVL đó căn cứ trên giá thị trường. Bán xong sẽ ghi nhận doanh thu. Ví dụ Phiếu nhập kho (Phụ lục 24), phiếu thu (Phụ lục 25) 2.2.1.5 Thực trạng kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại CTCP May 1 Hải Dương
*Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu
Kế toán tổng hợp nhập vật liệu thu mua từ bên ngoài yêu cầu phải phản ánh được đúng đắn, đầy đủ, chính xác các giá thực tế của vật liệu nhập kho công ty. Giá thực tế của vật liệu nhập kho bao gồm giá mua (Giá ghi trên hóa đơn chưa có thuế GTGT) và chi phí thu mua (nếu có).
Hiện nay trong nền kinh tế thị trường việc thu mua NVL diễn ra nhanh gọn và thuận lợi. Do việc vận chuyển, đi lại thuận tiện nên thường khơng có trường hợp mua NVL mà hóa đơn khơng về trong tháng. Do vậy công ty không sử dụng TK 151 (hàng mua đang đi đường)
Nghiệp vụ nhập vật liệu thu mua từ bên ngoài là một trong những nghiệp vụ chủ yếu của công ty. Nhập NVL do mua từ bên ngồi, hàng và hóa đơn cùng
về. Kế toán dựa trên các chứng từ nhận được, tiến hành ghi sổ kế toán theo định khoản.
- Trường hợp mua nguyên vật liệu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt:
Mọi khoản chi liên quan đến nhập NVL bằng tiền mặt được tập hợp theo ngày trên sổ quỹ, chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ cái TK 111
VD: Ngày 16/02/2016 công ty nhập nguyên vật liệu của công ty Vĩnh
Hưng Hưng, tổng giá thanh toán là 8.800.000, thuế suất thuế GTGT 10%, thanh toán bằng tiền mặt.
Nợ TK 152: 8.000.000 Nợ TK 133: 800.000
Có TK 111: 8.800.000
(Phụ lục 26,27, 28 – Kế toán ghi sổ quỹ tiền mặt, chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 111) - Trường hợp mua nguyên vật liệu chưa thanh toán ngay: Kế tốn theo
dõi cơng nợ căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT mở sổ chi tiết TK 331 cho từng người bán ghi vào cột phát sinh có, ghi rõ TK đối ứng 152,133. Sau đó tổng hợp trên sổ chi tiết TK 331 và ghi vào sổ Cái TK 331.
VD: Ngày 28/02/2016 công ty nhập chỉ của công ty Trung Dũng Nợ TK 152: 27.555.000
Nợ TK 133: 2.755.500
Có TK 331: 30.310.500
(Phụ lục 29, 30 – kế toán lập chứng từ ghi sổ, ghi sổ cái TK 331) Từ các phiếu nhập định kỳ kế toán lên bảng kê nhập vật tư đó lên chứng từ ghi sổ. Các phiếu nhập được kẹp sau bảng kê chứng từ nhập và bảng kê chứng từ nhập được kẹp ngay sau chứng từ ghi sổ.
*Kế tốn tổng hợp các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu
Sau khi được kế toán NVL ghi đơn giá xuất kho được tính theo phương pháp bình qn gia quyền, các phiếu xuất kho dùng cho sản xuất được đưa đến kế tốn tập hợp chi phí và tính giá thành của từng sản phẩm.
Đối với NVL do khách hàng cung cấp thì khi dùng cho sản xuất hợp đồng cũng chỉ theo dõi về lượng.
Trường hợp NVL đem đi xuất bán đặc biệt là NVL do nhận hàng gia công thừa sau khi sản xuất xong hợp đông với khách hàng, khi bán sẽ ghi giảm NVL, tăng doanh thu.
Để phản ánh các nghiệp vụ xuất kho vật liệu, kế toán sử dụng nhiều TK khác nhau: TK 621, TK 627, TK 641, TK 642. Từ phiếu xuất kho, kế toán tổng hợp và ghi vào bảng kê xuất vật tư cho sản phẩm. Đến cuối tháng, tập hợp các bảng kê xuất nhập vật tư cho sản phẩm. Từ chứng tứ gốc (phiếu xuất, phiếu nhập) định kỳ kế toán lên bảng kê chứng từ, từ đó lên chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái TK 152. (Ví dụ: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái TK 152 tháng 2 năm 2016 - Phụ lục 31, 32)
2.2.1.6 Thực trạng trình bày thơng tin kế tốn ngun vật liệu trên báo cáo tài chính
Thơng tin liên quan đến kế tốn ngun vật liệu được kế tốn cơng ty trình bày trên báo cáo tài chính của cơng ty theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC như sau:
-Trên bảng cân đối kế toán, số liệu chỉ tiêu Hàng tồn kho – Mã số 141 được kế toán tổng hợp từ số dư Nợ của tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”, TK 153 “Công cụ, dụng cụ”, TK154 “Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang”, TK155 “Thành phẩm”, TK156 “Hàng hóa”, TK 157 “Hàng gửi đi bán” trên Sổ Cái.
-Trên bản thuyết minh báo cáo tài chính, thơng tin về ngun vật liệu được kế tốn trình bày cụ thể tại mục III/Thơng tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Bảng cân đối kế toán, mục 02/Hàng tồn kho.
Phụ lục 33: Báo cáo tài chính Cơng ty cổ phần may 1 Hải Dương năm 2015. 2.2.2 Thực trạng kế tốn trên máy vi tính của cơng ty cổ phần may 1 Hải Dương 2.2.2.1 Mô tả khái quát phần mềm Misa
Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn MISA SME.NET 2015 để hỗ trợ cho phòng kế tốn thực hiện các cơng việc chun mơn, mua của công ty cổ phần MISA. Đây là phần mềm kế toán được thiết kế dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, gồm 13 phân hệ chính liên quan đến các hoạt động kế toán của doanh nghiệp, là các phân hệ nghiệp vụ như quỹ, ngân hàng, mua hàng, kho, tài sản cố định…Phần mềm làm việc được trên cả mạng nội bộ LAN, mạng diện rộng WAN và Internet. Phần mềm giúp tự động hóa hầu hết các nghiệp vụ hàng này của kế tốn viên, là cơng cụ đắc lực giúp kế tốn cơng ty hạch tốn kế tốn và giúp cơng ty tiết kiệm được chi phí sản xuất kinh doanh.
Giao diện chính: Phụ lục 34
2.2.2.2 Phương pháp mã hóa và khai báo các đối tượng chủ yếua.Phương pháp mã hóa một số đối tượng chủ yếu : a.Phương pháp mã hóa một số đối tượng chủ yếu :
*Mã hóa ngun vật liệu: mã các NVL tại cơng ty gồm hệ thống ký tự cụ thể như sau:
- Bốn ký tự đầu tiên: 4 kí tự cuối của mã khách hàng, mã nhà cung cấp. - Các ký tự tiếp theo: thể hiện chi tiết mã vật tư.
Ví dụ mã 0221CF24: 0221 là mã khách hàng công ty Funcaster, CF24 - vật liệu là cúc quần.
- Các ký tự chữ: viết tắt tên khách hàng, nhà cung cấp
- Bốn kí tự số sau cùng: số thứ tự của khách hàng, nhà cung cấp theo trình tự nhập vào máy.
Ví dụ mã khách hàng CTFuncaster0221: Công ty TNHH Funcaster (Taiwan), mã nhà cung cấp: CTThanhTrung0118: Công ty TNHH may Thành Trung.
b.Khai báo một số đối tượng chủ yếu
Khai báo kho: Vào Menu Danh mục/Vật tư hàng hóa/Kho/Thêm sẽ hiện ra màn hình nhập liệu như Phụ lục 35. Kế tốn nhập đầy đủ thơng tin về Mã, Tên, TK Kho và địa chỉ kho rồi ấn Cất.
Mã hóa và khai báo nguyên vật liệu: Vào Menu Danh mục/Vật tư hàng hóa/Vật tư hàng hóa/ Thêm sẽ hiện ra màn hình nhập liệu như Phụ lục 36. Kế toán nhập đầy đủ Mã, Tên, tính chất, loại, đơn vị tính, thuế suất (mức thuế GTGT áp dụng cho vật tư hàng hóa).
2.2.2.3 Phương pháp nhập liệu trên phần mềm kế toán Misa
Để nhập liệu các nghiệp vụ xảy ra, kế tốn viên của cơng ty vào Nghiệp vụ/ Phần hành kế tốn (Ví dụ : quỹ, ngân hàng, kho)/ Nghiệp vụ chi tiết. Riêng kế toán nguyên vật liệu, để nhập liệu các nghiệp vụ liên quan tới nhập kho, xuất kho, chuyển kho nội bộ các vật tư, hàng hóa, dịch vụ trong đơn vị, kế toán vào Nghiệp vụ/ Kho rồi chọn một trong các nghiệp vụ trên. Ví dụ để xử lý việc nhập kho NVL, kế toán vào Menu Nghiệp vụ/ Kho/Nhập kho/ Thêm. (Phụ lục 37)
-Khai báo các thông tin chung: ngày nhập, số chứng từ,…
2.2.2.4 Phương pháp tính giá các đối tượng trên phần mềm
Do cơng ty tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cố định nên ngay từ khi tạo mới dữ liệu kế tốn, kế tốn cơng ty đã chọn phương pháp tính giá xuất kho là bình quân gia quyền cuối kỳ và định kỳ mới thực hiện việc tính giá xuất kho. Khi đó, kế tốn cơng ty chọn chức năng tính giá xuất kho trên Nghiệp vụ/Kho và phần mềm sẽ tự động tính giá xuất kho cho vật tư xuất kho khi kế toán ấn thực hiện.
2.2.2.5 Quy trình thực hiện các bút tốn kết chuyển, khóa sổ cuối kỳ
Cuối năm, kế tốn cơng ty thực hiện các bút tốn xác định các khoản doanh thu, thu nhập, chi phí như để thực hiện các bút tốn kết chuyển cuối kỳ trên phần mềm kế toán như sau:
- Xác định chi phí lương: kế tốn vào Nghiệp vụ/Tổng hợp/Chứng từ nghiệp vụ khác/Thêm, hạch toán Nợ TK 622, 6271, 6411, 6421, Có TK 334, 338. (Phụ lục
38)
- Tính khấu hao TSCĐ: kế tốn vào Tài sản cố định/Tính khấu hao/Chọn tháng. (Sau khi lập bảng tính khấu hao, kế tốn cơng ty nhấn "Hạch toán" và phần mềm sẽ tự động hạch tốn chi phí khấu hao TSCĐ)
- Phân bổ CCDC: Nghiệp vụ/Công cụ dụng cụ/Phân bổ CCDC rồi làm tương tự như khấu hao TSCĐ.
- Tính giá xuất kho: Kế tốn vào Kho/Tính giá xuất kho.
Sau khi xác định được doanh thu, chi phí để xác định lãi (lỗ), kế toán thực hiện bút tốn kết chuyển, khóa sổ cuối kỳ như sau: Nghiệp vụ/Tổng hợp/ Kết chuyển lãi lỗ/Ngày hạch toán: ngày cuối cùng của năm (31/12), phần mềm sẽ tự động hạch tốn các bút tốn kết chuyển. Kế tốn sau đó sẽ ấn ‘‘Cất’’ để lưu chứng từ.
Tiếp theo, kế toán tiến hành khóa sổ theo quy trình sau: Vào Phân hệ Tổng hợp/ Khóa sổ kỳ kế tốn, khai báo các thơng tin chi tiết là ‘‘chọn ngày
khóa sổ hiện thời’’ và ‘’chọn ngày khóa sổ mới’’, nhấn thực hiện. Khi phần mềm