1 SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ
2.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CƠNG TY TNHH TM TH & D
2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận
a) Ban Giám đốc
Gồm có Giám đốc và phó Giám đốc đại diện cho Hội đồng quản trị của Công ty quản lý và điều hành mọi hoạt động của Cơng ty:
BAN GIÁM ĐỐC Phịng kế tốn tài chính Phịng tư vấn kỹ thuật Phịng kinh doanh Phịng hành chính
- Giám đốc: Là người đại diện trước pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm về mọi mặt. Thay mặt cho Công ty trong các Giao dịch thương mại là người có quyền điều hành cao nhất trong Cơng ty.
- Phó giám đốc: Hoạt động theo sự phân công uỷ quyền của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các lĩnh vực được giao. Ngồi ra cịn giúp đỡ giám đốc quản lý Cơng ty.
b) Các phịng ban
Các phịng ban có nhiệm vụ theo dõi, hướng dẫn và đơn đốc việc thực hiện tiến độ công việc, lập kế hoạch cho ban giám đốc để từ đó ban giám đốc sẽ nắm được tình hình hoạt động kinh doanh của Cơng ty và đưa ra các chính sách, chiến lược mới.
- Phịng kế tốn tài chính: : Quản lý và thực hiện chặt chẽ chế độ tài vụ của Công Ty theo đúng nguyên tắc quy định của nhà nước và ban giám đốc của Công Ty. Hồn thành việc quyết tốn sổ sách và báo cáo tài chính, lưu trữ và bảo mật hồ sơ chứng từ…Thực hiện đúng nguyên tắc về chế độ tiền lương, thưởng theo quy định. Quản lý trực tiếp các quỹ của công ty, theo dõi và báo cáo kịp thời tình hình tài chính cho giám đốc.
- Phịng kinh doanh: Chịu trách nhiệm quản lý điều hành các phương hướng kinh doanh và phát triển thị trường. Tìm hiểu và ký kết các hợp đồng mua bán cho công ty.
- Phịng tư vấn kỹ thuật: Có chức năng theo dõi quản lý chất lượng sản phẩm và các giải pháp an tồn kỹ thuật. Phịng có nhiệm vụ tư vấn về các sản phẩm cho khách hàng khi sử dụng để đạt hiệu quả cao nhất, an toàn nhất, kiểm tra xử lý các sai phạm về mặt kỹ thuật, định kỳ hoặc đột xuất làm thí nghiệm để kiểm tra chất lượng sản phẩm khi đưa vào các cơng trình sử dụng(phụ gia bê tơng DARACEM 100 dành cho bê tông đúc sẵn...) nhằm đánh giá chất lượng lô sản phẩm, cơng trình.
- Phịng hành chính: Có nhiệm vụ quản lý Cơng ty, lo toan cho công nhân viên về mọi việc như họp ban, liên hoan, nghỉ mát vv…
- Phòng quản lý kho: Giám sát mọi hoạt động mua bán của Công ty, ghi chép đầy đủ số liệu hàng hoá nhập – xuất – tồn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép sổ sách, chứng từ của phòng kế tốn.
2.1.3 Tổ chức cơng tác kế tốn của Cơng ty TNHH TM TH & DV Thành Phát 2.1.3.1 Sơ đồ khối và mối quan hệ giữa các bộ phận kế tốn
Cơng ty TNHH TM TH & DV Thành Phát là một doanh nghiệp vừa và nhỏ nên đã tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung. Loại hình này phù hợp với đặc điểm và quy mô của đơn vị. Đặc biệt nhất là dựa vào loại hình này Cơng ty có thể sử dụng hiệu quả các nguồn lực cũng như việc nắm bắt đầy đủ kịp thời mọi thơng tin về tình hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, nâng cao chất lượng thơng tin kế tốn.
Sơ đồ số 2 : Sơ đồ bộ máy kế tốn của Cơng ty
2.1.3.2 Quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận kế tốn trong Cơng ty
- Kế toán trưởng : Là người tổ chức, chỉ đạo tồn diện cơng tác kế tốn - tài chính - thống kê, thơng tin kinh tế và hạch tốn kinh tế trong tồn Cơng ty. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Cơng ty về cơng tác hạch tốn kinh doanh của Công ty, đồng thời phải thực hiện các chức năng nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý hoạt động SXKD. Kế toán trưởng Kế toán hàng hoá và bán hàng Kế toán tổng hợp và thuế Kế Toán kho Kế toán thanh toán và tiền Thủ quỹ
+ Tổ chức ghi chép, tính tốn, phản ảnh chính xác, trung thực, kịp thời tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn trong q trình SXKD.
+ Tính tốn trích nộp đầy đủ các khoản phải nộp cho ngân sách và cấp trên. + Lập các báo cáo tài chính - thống kê theo quy định.
+ Tổ chức kiểm tra kế tốn trong xí nghiệp, phổ biến hướng dẫn các quy định, chế độ, thể lệ về kế tốn tài chính.
+ Bồi dưỡng, đào tạo, nâng cao trình độ cho đội ngũ kế tốn Cơng ty.
+ Tổ chức công tác kiểm kê trong Công ty và thực hiện kiểm tra, kiểm sốt mọi khoản chi tiêu, chi phí cho hoạt động SXKD.
+ Ngồi ra Kế tốn trưởng cịn giúp Giám đốc Cơng ty về: tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, đánh giá kết quả SXKD, đề xuất những biện pháp, ý kiến về tổ chức SXKD và quản lý nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế trong SXKD.
- Kế toán thanh toán và tiền lương
+Về tiền lương, BHXH, BHYT: Tổ chức hạch tốn, cung cấp thơng tin về tình hình sử dụng lao động tại Cơng ty, về chi phí tiền lương và các khoản trích nộp BHXH, BHYT.
+Về thanh toán: phụ trách giao dịch với ngân hàng, theo dõi thực hiện các khoản thanh toán với khách hàng, người bán, với cơng ty
- Kế tốn hàng hóa và bán hàng:
Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hoá, phát hiện xử lý kịp thời hàng hoá ứ đọng. Phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu bằng những ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết hàng hoá tồn kho, hàng hoá bán. Theo dõi thanh toán các khoản thuế nộp ở khâu tiêu thụ, thuế giá trị gia tăng. Lập báo cáo nội bộ về tình hình thực hịên kế hoạch chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, về kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, từng mặt hàng tiêu thụ chủ yếu.
- Kế toán tổng hợp và kế toán thuế:
+Kế toán thuế : căn cứ vào các hoá đơn mua bán hàng hoá, tài sản…căn cứ vào kết quả kinh doanh của Cơng ty tính tốn, tổng hợp thuế và các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước.
+ Kế toán tổng hợp: sau khi các bộ phận đã lên báo cáo, cuối kỳ kế toán tổng hợp kiểm tra, xem xét lại tất cả các chỉ tiêu, xác định kết quả kinh doanh và giúp kế toán trưởng lập báo cáo tài chính.
- Kế tốn kho
Theo dõi tình hình nhập- xuất hàng hố, cơng cụ dụng cụ trên cơ sở các chứng từ hợp lệ đã được kế tốn trưởng, giám đốc ký duyệt.
- Thủ Quỹ: Có nhiệm vụ thu chi tiền mặt trên cơ sở những chứng từ hợp lý, hợp lệ. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tòn quỹ tiền mặt thực tế để báo cáo giám đốc và kế toán trưởng và thường xuyên tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ cái tiền mặt.
Chế độ kế tốn Cơng ty TNHH TM TH & DV Thành Phát hiện đang áp dụng:
Chế độ kế tốn được vận dụng ổ cơng ty tuân theo đúng các quy định pháp lý về chứng từ theo chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ-Quyết định 48/2006/QĐ- BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 14/9/2006.
- Niên độ kế tốn của Cơng ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn : Việt Nam đồng.
- Cơng ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hàng tháng Công ty phải nộp tờ khai thuế Cục thuế Cầu Giấy-Hà Nội.
- Tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp tính giá hàng xuất kho : Theo phương pháp giá đích danh.
Sơ đồ số 4: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN NHẬT KÍ CHUNG
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ sau: - Sổ Nhật ký chung
- Sổ Cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết… …………..
* Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung
+ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ, kế toán ghi sổ nhật ký chung. Sau đó từ sổ nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái tài khoản liên quan.
+ Những chứng từ liên quan đến đối tượng kế tốn cần hạch tốn chi tiết thì đồng thời được ghi vào các sổ chi tiết liên quan.
Lại Thị Hoài_Lớp LTTC-ĐH KT06-K1 Chuyên đề tốt nghiệp 50
CHỨNG TỪ GỐC
Sổ, thẻ kế tốn chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
Sổ cái
CHỨNG TỪ GỐC
Sổ nhật ký chung
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
Sổ cái
+ Cuối tháng, căn cứ trên những sổ chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết và đối chiếu giữa sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết. Từ các sổ cái kế toán lập bảng cân đối số phát sinh. Căn cứ vào số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết và bảng cân đói số phát sinh kế tốn lập báo cáo tài chính.
2.2 THỰC TRẠNG CƠNG TÁC BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢBÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM TH & DV THÀNH PHÁT. BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM TH & DV THÀNH PHÁT.
2.2.1 Đặc điểm chung về tình hình bán hàng và xác định kết quả bán hàng tạicông ty TNHH TM TH & DV Thành Phát. công ty TNHH TM TH & DV Thành Phát.
2.2.1.1 Các phương thức bán hàng và phương thức thanh tốn tại Cơng ty. a) Phương thức bán hàng
Hiện nay, tại Công ty TNHH TM TH & DV Thành Phát thực hiện theo 2 phương thức bán hàng đó là bán bn và bán lẻ (Cơng ty áp dụng phương thức bán buôn là chủ yếu).
* Bán buôn: Là phương thức bán hàng cho các doanh nghiệp thương mại hoặc doanh nghiệp sản xuất. Theo phương thức này, công ty ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng. Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, khách hàng có thể nhận hàng tại kho của Cơng ty hoặc giao hàng tại địa điểm quy định trong hợp đồng. Công ty áp dụng phương thức bán buôn qua kho, phương pháp này công ty xuất hàng từ kho bảo quản của công ty. Công ty giao hàng trực tiếp cho bên mua, đại diện của bên mua có thể trực tiếp đến kho của Công ty để nhận hàng hoặc Công ty vận chuyển hàng đến một địa điểm nào đó trong hợp đồng kinh tế đã ký kết. Chỉ khi nào bên mua nhận đủ hàng hố, chấp nhận thanh tốn hoặc thanh tốn thì hàng hố mới xác định là tiêu thụ.
* Bán lẻ : Phương phức này ít phát sinh, khách hàng mua hàng với số lượng ít thường đến trực tiếp tại kho của Công ty để mua hàng và tự vận chuyển.
Hiện nay, trong kinh doanh Công ty cũng luôn củng cố, phát huy việc bán hàng theo hợp đồng và đơn đặt hàng. Vì theo hình thức này, hoạt động kinh doanh của Cơng ty có cơ sở vững chắc về pháp luật. Do đó Cơng ty có thể chủ động lập kế hoạch mau và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của Công ty.
b) Phương thức thanh tốn tại Cơng ty.
- Về phương thức thanh tốn cơng ty chấp nhận cho khách hàng có thể trả ngay
hoặc chậm trả
+Bán hàng thanh toán ngay: Khách hàng sẽ thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền
gửi Ngân hàng hoặc ngân phiếu khi mua hàng( thường áp dụng đối với hình thức bán lẻ).
+ Bán hàng trả chậm: Khách hàng được phép trả chậm trong một thời gian nhất
định. Khách hàng thanh toán trong vịng 30 ngày kể từ ngày cơng ty xuất hố đơn tài chính ( thường áp dụng đối với hình thức bán bn với số luợng lớn).
Hình thức thanh tốn, Cơng ty chấp nhận hình thức thanh tốn như: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séc, ngân phiếu.
2.2.1.2 Chứng từ và tài khoản sử dụnga) Chứng từ sử dụng. a) Chứng từ sử dụng.
Trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, kế tốn
Cơng ty TNHH TM TH & DV Thành Phát sử dụng các chứng từ kế toán sau: + Hoá đơn GTGT
+ Phiếu xuất kho + Phiếu thu + Phiếu chi
+ Uỷ nhiệm thu ,uỷ nhiệm chi + Các chứng từ liên quan khác
Sổ sách sử dụng: Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 632, 511,131,3331…bảng kê bảng
tổng hợp, sổ chi tiết, tổng hợp phải thu của khách hàng.
b) Tài khoản sử dụng
-Hệ thống tài khoản kế tốn của Cơng ty áp dụng theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 14/9/2006.
2.2.2 Thực trạng cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH TM TH & DV Thành Phát.
2.2.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán
Để hạch tốn giá vốn hàng hố, kế tốn cơng ty sử dụng các TK và sổ kế toán sau:
- TK 156: Hàng hoá
- TK 632: Giá vốn hàng hoá
- Phiếu xuất kho, Sổ chi tiết giá vốn hàng bán, sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán, sổ cái TK 632
- Các chứng từ khác có liên quan.
Đối với hàng nhập kho kế tốn tính giá trị hàng hố nhập kho theo giá mua thực tế của hàng hoá.
Hàng hoá mua về nhập kho rồi bán ln nên trị giá vốn hàng hố xuất kho được tính bằng trị giá mua của hàng hoá.
Do mặt hàng của Công ty không nhiều, giá trị hàng lớn, giá cả nhập vào luôn ổn định lên Cơng ty đã chọn phương pháp tính giá hàng xuất kho theo phương pháp tính giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này khi xuất kho vật tư hàng hố thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lơ nào và đơn giá thực tế của lơ đó để tính trị giá vốn thực tế của hàng hố vật tư đó.
Cụ thể: Ngày 02/10/09 cơng ty đã xuất bán một lô hàng gồm 40 phuy phụ gia bê tông DARACEM 100 cho công ty Nam Thành. Lô hàng này thuộc vào lô hàng mua ngày 01/10/09 với đơn giá mua thực tế ( chưa bao gồm thuế VAT) 2.050.000đ/phuy.
Vậy trị giá vốn hàng xuất bán của lơ hàng chính là trị giá mua thực tế của lô hàng là 2.050.000đ/phuy x 40phuy = 82.000.000đ.
Phát sinh nghiệp vụ xuất bán khác cũng tính tương tự.
Kế toán Sau khi nhận được yều cầu xuất hàng và đơn đặt hàng của khách hàng do phòng kinh doanh chuyển đến đã được ký duyệt của trưởng phịng kinh doanh, kế tốn hàng hố tiến hành lập phiếu xuất kho.(Biểu 2.1 trang 51)
Phiếu xuất kho được lập thành ba liên Liên 1: Lưu tại công ty
Liên 3: Thủ kho giữ lại sau đó giao cho phịng kế tốn.
Biểu số 2.1
Cơng ty TNHH TM TH & DV Thành Phát
Đ/c: Nghĩa Tân , Cầu Giấ, Hà Nội
Mẫu số 02-VT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006 QĐ - BTC ngày14/09/2006của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO Số: 128
Ngày 02 tháng 10 năm 2009 Nợ : 632
Có: 156 Xuất cho: Cơng ty TNHH Nam Thành.
Lý do xuất: Tiêu thụ
Địa chỉ: Văn Khê – Hà Đông - Hà Nội
Xuất tại kho: Cty TNHH TM TH & DV Thành Phát Phương thức thanh tốn: TGNH
ST T Tên (sản phẩm, hàng hố) Mã số Đơn vị tính Số lượng Theo Thực c.từ xuất
Đơn giá Thành tiền
1
Phụ gia bê tông Daracem 100 (205lit/phuy)
phuy 40 40 2.050.000 82.000.000
Cộng 82.000.000
Cộng Thành tiền (bằng chữ): Tám mươi hai triệu đồng./.
Xuất ngày 02 tháng 10 năm 2009 Lại Thị Hoài_Lớp LTTC-ĐH KT06-K1 Chuyên đề tốt nghiệp 54