5. Kết cấu của luận văn
2.2. THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TỐN KHOẢN MỤC CHI PHÍ
2.2.2. Lập kế hoạch kiểm toán
2.2.2.1. Lập kế hoạch kiểm toán tổng thể đối với khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Trong phần lập kế hoạch kiểm tốn, các KTV thường tiến hành thu thập thơng tin cho cả cuộc kiểm tốn nói chung và một số thơng tin về khoản mục CPBH và CPQLDN nói riêng. Các thơng tin mà kiểm tốn viên thường thu thập gồm có:
- Hoạt động kinh doanh của khách hàng. Bao gồm: tên, loại hình cơng ty, ngày thành lập, số đăng ký kinh doanh, ngành nghề kinh doanh…
- Thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng. Bao gồm các thông tin như: danh sách hội đồng quản trị, Ban giám đốc, quyết định bổ nhiệm…
- Chế độ và chính sách kế tốn mà đơn vị áp dụng. Bao gồm các thông tin như: niên độ kế tốn, chính sách kế tốn, đơn vị tiền tệ…
Các thông tin trên được thu thập thông qua việc trao đổi với khách hàng và nghiên cứu các tài liệu mà khách hàng cung cấp. Sau đó, các thơng tin thu thập được sẽ được lưu vào giấy tờ làm việc thu thập thông tin khách hàng trong phần lập kế hoạch kiểm tốn trong phần hồ sơ chung, các thơng tin thu thập là bản cứng cũng sẽ được lưu lại trong hồ sơ chung. Tuy nhiên, đối với khách hàng thường xuyên, KTV chỉ cần xem xét lại thông tin đã được lưu vào hồ sơ kiểm toán chung và thu thập thêm những thông tin về sự thay đổi về hoạt động kinh doanh, trách nhiệm pháp lý mà có ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh và thay đổi trong chế độ chính sách kế tốn của năm kiểm tốn.
Theo vậy, với cơng ty CP ABC là khách hàng cũ của Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC, KTV sẽ xem lại hồ sơ lưu tại cơng ty về khách hàng của mình, kết hợp với các thông tin thu thập thêm để đánh giá xem khách hàng có những sự thay đổi gì trong kỳ kế tốn hiện tại. Các thông tin về hoạt động kinh doanh của khách hàng có một ý nghĩa vơ cùng quan trọng đối với kiểm tốn khoản mục chi phí hoạt động của doanh nghiệp, qua đó giúp KTV đánh giá các rủi ro có thể xảy ra đối với khoản mục CPBH và CPQLDN.
Bảng 2.4: Giấy tờ làm việc “Tìm hiểu khách hàng và mơi trường hoạt động kinh doanh”
CƠNG TY TNHH HÃNG KIỂM TỐN AASC AASC AUDITING FIRM
Khách hàng/Client: Cơng ty CP ABC
Kỳ kế tốn/ Period: Năm 2015 Ký hiệu Khoản mục/Subject: CPBH và CPQLDN
Người thực hiện/Prepared by: KPD Ngày/Date: 11/01/2016
Người soát xét/Reviewed by: TDK Ngày/Date: 16/01/2016
Công việc/Work-done:
Mục tiêu/Objective: Thu thập sự hiểu biết sơ bộ về đơn vị và môi trường kinh doanh. Thực hiện Workdone:
GHI CHÉP VỀ CÁC THAY ĐỔI
Kỳ kế tốn Thay đổi
2015 Có sự thay đổi về vốn điều lệ từ 16 tỷ lên đến 26,2 tỷ
I. CÁC CỔ ĐÔNG, BAN GIÁM ĐỐC, BAN KIỂM SỐT 1. Các cổ đơng chính, Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc
Tên / Name % Sở hữu Chức danh Ơng Nguyễn Chí Dũng 17,85 % Chủ tịch HĐQT Ơng Dương Phú Minh Hồng 12,75
%
Ủy viên HĐQT, Giám đốc Bà Nguyễn Thị Phương Loan 10,20
%
Ủy viên HĐQT
Bà Bùi Thị Hợi 10,20
%
Ủy viên HĐQT, Phó Giám đốc 2. Ban Kiểm sốt
Tên Chức danh
Bà Nguyễn Thị Tranh Trưởng ban
Ơng Trần Văn Thái Ủy viên
Bà Lê Ngọc Đàm Ủy viên
II. CHI TIẾT VỀ ĐƠN VỊ 1. Tên công ty
- Tên đầy đủ: Công ty cổ phần ABC; Tên viết tắt: ABC
- Tên giao dịch tiếng Anh: ABC Joint Stock Company (ABC JSC) 2. Địa chỉ và liên hệ
- Địa chỉ: 212 Hùng Vương, phường Thanh Hà, TP Hội An, tỉnh Quảng Nam - Điện thoại: (+84-510) 3861319 Fax: (+84-510) 3862180
- Website: www.abcfurniture.com Email:ABC@abcfurniture.com 3. Lịch sử hình thành và phát triển
Cơng ty ABC trước đây là Xí nghiệp chế biến gỗ ABC, là đơn vị thành viên của Tổng công ty dịch vụ sản xuất và xuất nhập khẩu Lâm sản II. Đến tháng 12/1995, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn sáp nhập Tổng công ty dịch vụ sản xuất và xuất nhập khẩu Lâm sản II, các Liên hiệp lâm-công nghiệp, các Lâm trường trực thuộc Bộ thành Tổng công ty Lâm nghiệp Việt Nam. Xí nghiệp ABC trở thành đơn vị thành viên của
Tổng công ty Lâm nghiệp Việt Nam. Đến ngày 10/01/2005, Xí nghiệp ABC được Nhà
nước và Tổng cơng ty Lâm nghiệp Việt Nam cổ phần hóa doanh nghiệp theo Quyết định số 2717/QĐ/BNN-TCCB ngày 07/09/2004 và Xí nghiệp chế biến gỗ ABC đổi tên thành
Cơng ty ABC.
4. Loại hình doanh nghiệp (tư nhân/đại chúng/niêm yết/TNHH) Công ty đại chúng chưa niêm yết
5. Lĩnh vực kinh doanh (sản xuất/thương mại/bán lẻ …)
- Chế biến gỗ và lâm sản; Sản xuất và buôn bán các sản phẩm từ gỗ bao gồm đồ gỗ nội thất (bàn, ghế, giường, tủ, cửa, sàn gỗ, giá sách, kệ...) và sản phẩm ngoài trời; các sản phẩm từ tre, nứa, rơm rạ và vật liệu tết bện.
- Mua bán các loại gỗ tròn, gỗ xẻ, đồ mộc gia dụng, các loại vật liệu phục vụ ngành gỗ - Sản xuất sản phẩm khác bằng kim loại chưa được phân vào đâu. Chi tiết: sản xuất cơ khí xây dựng
- Xây dựng cơng trình kỹ thuật dân dụng khác. Chi tiết: xây dựng dân dụng và công nghiệp.
6. Các sản phẩm và dịch vụ chính Đồ gỗ, đồ gỗ kết hợp nhơm, sắt,inox 7. Vị thế trong ngành / lĩnh vực
Với lịch sử hình thành và phát triển lâu dài, Công ty ABC đã và đang là một trong những công ty chế biến gỗ hàng đầu của tỉnh Quảng Nam nói riêng và cả nước nói chung. Cơng
ty ABC chuyên cung cấp các sản phẩm từ gỗ có chất lượng cao, mẫu mã đẹp mắt, giá cả phù hợp. Trong suốt gần 10 năm kể từ khi tiến hành cổ phần hóa, Cơng ty ABC đã không ngừng nỗ lực, nâng cao năng suất lao động, hiệu quả kinh doanh để có được một chỗ đứng vững chắc trên thị trường cũng như ln tìm tỏi, học hỏi, phát triển công nghệ sản xuất, chế biến để mở rộng thị trường trong nước và cả quốc tế.
8. Chi tiết các đối thủ cạnh tranh chính và vị trí của họ
Các công ty chế biến gỗ và buôn bán các sản phẩm từ gỗ trong nước. Một số đối thủ cạnh tranh chính và chủ yếu của Cơng ty ABC như: Công ty chế biến gỗ XYZ, Công ty chế biến gỗ và lâm sản DEF, Cơng ty trang trí nội thất GHK. Các cơng ty ngày cũng đang ngày càng lớn mạnh và tạo ra sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường.
9. Định hướng phát triển
Chuyển dịch cơ cấu sản phẩm hợp lý giữa sản phẩm ngoài trời và trong nhà, giữa trong nước và xuất khẩu. Không ngừng cải tiến mẫu mã sản phẩm, đảm bảo sản phẩm có hịa quyện giữa bản sắc dân tộc và nét sáng tạo, độc đáo, tinh tế. Tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, gia tăng năng lực cạnh tranh.
10. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh
- Với đặc điểm nền kinh tế thế giới suy thối, phục hồi chưa hồn tồn, hàng giá rẻ vẫn còn chiếm lĩnh thị trường, sản phẩm có giá trị cao giảm hẳn thay vào đó là các nguyên liệu gỗ rẻ tiền như: Acacia FRS, Eucaluptus FSC thậm chí cả Acacia FSC.
- Giá cả nguyên liệu nhập khẩu biến động nên đã sử dụng nhiều hơn nguyên liệu sản xuất trong nước.
- Năm 2015 giá cả thị trường đầu vào biến động tăng. 11. Chế độ và chính sách kế tốn áp dụng
- Kỳ kế tốn năm của Cơng ty CP ABC bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ).
- Chế độ kế tốn áp dụng: Cơng ty CP ABC áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 đã được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Cơng ty CP ABC đã áp dụng các Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn Chuẩn mực do Nhà nước đã ban hành.
- Cơng ty CP ABC áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung trên máy vi tính, sử dụng phần mềm kế tốn Misa.
III. QUY TRÌNH SẢN XUẤT SẢN PHẨM
Bước 1: Chuẩn bị nguyên liệu: Gỗ đạt độ ẩm < 10% xuất ra từ kho sau đó sẽ được xẻ, Sơn và hồn thiện Nhuộm màu và lắp ráp Tạo dáng và chà nhám Chuẩn bị nguyên liệu
bào, cắt
Bước 2: Các thanh gỗ được phay cạnh, phay mộng, khoan lỗ… theo đúng bản vẽ thiết kế Bước 3: Các chi tiết được nhuộm màu theo các cách: stain (dùng súng phun), lau màu (dùng vải) hoặc nhúng màu. Chi tiết sau khi nhuộm màu sẽ được lắp ráp thành cụm chi tiết hoặc sản phẩm hoàn chỉnh. Kiểm tra chất lượng trước khi chuyển giao bộ phận sơn hoàn thiện.
Bước 4: Toàn bộ bề mặt các chi tiết được phủ một lớp lót và được chà chám nhẹ với giá nhám mịn sau đó phủ lên tồn bộ bề mặt một lớp sơn bóng mịn. (top coat). Kiểm tra kỹ chất lượng trước khi giao cho khách hàng hoặc đưa vào kho.
IV. CHI TIẾT VỀ CÁC KHÁCH HÀNG CHÍNH
Tên Sản phẩm cung cấp chính Khối lượng ước
tính hàng năm (%) WP Ref 1. Cơng ty TNHH Nội thất Mặt Trời Đồ gỗ nội thất 35,6% BB 2. Công ty cổ phần thương mại Đông Dương
Đồ gỗ nội thất và sản phẩm ngoài trời
20% BB
3. Khu Resort cao cấp ở tỉnh Quảng Nam
Sản phẩm ngoài trời 22,5% BB
V. CHI TIẾT VỀ CÁC BÊN LIÊN QUAN VÀ CÁC GIAO DỊCH
Tên Mối quan hệ Nội
dung giao dịch Giá trị giao dịch WP Ref
1. Tổng Công ty Lâm nghiệp Việt Nam Công ty mẹ Trả cổ tức 1 468.800.000 OB 2. Công ty cổ phần Vinafor Đà Nẵng
Cơng ty con của TCT Mua ngun vật liệu chính 1.914.000.000 OB
3. Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc Chủ sở hữu, quản lý chủ chốt Thu nhập của HĐQT và BGĐ 1.188.473.900 OB
VI. CÁC CHÍNH SÁCH LIÊN QUAN ĐẾN CPBH VÀ CPQLDN 1. Phương thức bán hàng
- Bán buôn - Bán lẻ - Xuất khẩu trực tiếp 2. Chính sách bán hàng
- Giá cả từng mặt hàng được định giá theo phương pháp định giá bán sản phẩm thông thường nghĩa là giá bán của sản phẩm bao gồm phần chi phí gốc và phần tiền cộng thêm vào chi phí gốc. Trong đó chi phí gốc bào gồm CPNVLTT, CPNCTT và CPSXC, phần cộng thêm vào chi phí gốc chính là phần tiền đủ để bù đắp CPBH và CPQLDN và đạt được mức lợi nhuận mong muốn.
- Hình thức thanh tốn: bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, người mua thanh toán trước 50% giá trị sản phẩm đến khi nhận được hàng đầy đủ, đúng mẫu mã, chất lượng thì thanh tốn nốt số cịn lại. Người mua có thể thanh tốn chậm khơng q 15 ngày kể từ ngày nhận hàng, nếu quá hạn sẽ bị phạt 2% cho mỗi ngày tiếp theo.
- Cách thức giao nhận hàng: th cơng ty vận tải vận chuyển, mọi chi phí vận chuyển do Cơng ty ABC chịu.
- Chăm sóc khách hàng: tổ chức 1 năm 2 lần chương trình tri ân khách hàng, có tặng phẩm cho những khách hàng lâu năm, khách hàng lớn.
- Chính sách giảm giá, khuyến mãi: ưu tiên khách hàng mua với số lượng lớn với trên 100 triệu đồng sẽ được giảm giá 1% trên tổng giá thành toán.
- Hồn trả hàng: trong vịng 20 ngày sau khi hàng nếu phát hiện thấy có sai quy cách, mẫu mã, khơng đảm bảo chất lượng theo hợp đồng mua bán.
3. Chính sách bảo hành
Sản phẩm được bảo hành trong vòng 12 tháng kể từ ngày người mua nhận hàng. Khách hàng phải giữ phiếu bảo hành thì mới được hưởng chính sách bảo hành. Cơng ty khơng thực hiện trích trước chi phí bảo hành sản phẩm.
4. Các chính sách khác có liên quan
Các chính sách lương, chính sách phân bổ NVL, CCDC, chính sách quản lý, sử dụng và khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động bán hàng và quản lý doanh nghiệp tham chiếu kiểm tốn phần hành lương, HKT, TSCĐ.
Kết luận/Conclusion
Cơng ty CP ABC là công ty đại chúng chưa niêm yết, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực chế biến gỗ và lâm sản, sản xuất các sản phẩm từ gỗ. Hoạt động SXKD mang tính mùa vụ cao. Cơng ty có vị thế trong ngành tuy nhiên ngày càng phải đối mặt với sự cạnh tranh mạnh mẽ của các doanh nghiệp cùng ngành.
b. Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ
KTV tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB của Công ty ABC thông qua Bảng câu hỏi đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục CPBH và
CPQLDN nói riêng. Câu hỏi đưa ra các hướng dẫn cụ thể cho KTV trong việc thu thập sự hiểu biết về các kiểm soát nội bộ đối với khoản mục cụ thể CPBH và CPQLDN. Bảng câu hỏi này giúp KTV đánh giá phạm vi sự tin tưởng mà có thể dựa vào các kiểm soát nội bộ như là một phần của đánh giá sơ bộ về rủi ro và cũng giúp đưa ra các cải tiến trong kiểm soát nội bộ cho khách hàng.
Bảng 2.5: Giấy tờ làm việc “Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp”
CƠNG TY TNHH HÃNG KIỂM TỐN AASC AASC AUDITING FIRM
Khách hàng/Client: Công ty CP ABC Kỳ kế toán/ Period: Năm 2015
Khoản mục/Subject: CPBH và CPQLDN
Người thực hiện/Prepared by: NTTH Ngày/Date: 11/01/2016 Người soát xét/Reviewed by: TDK Ngày/Date: 16/01/2016 Cơng việc/Work-done: Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ
Mục tiêu / Objective
Thu thập sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục CPBH và CPQLDN. Từ đó đánh giá hệ thống KSNB và rủi ro kiểm soát
Thực hiện / Workdone
Bảng câu hỏi tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ
Câu hỏi Có/Khơng Ghi chú
1. Về mặt thiết kế
1.1. Đơn vị có quy định chặt chẽ về việc phê chuẩn các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến CPBH và CPQLDN khơng?
Có 1.2. Có quy định về chức năng, trách nhiệm,
quyền hạn và nghĩa vụ của người hay bộ phận có liên quan đến xử lý cơng việc liên quan đến nghiệp vụ về CPBH và CPQ
DN khơng?
Có
1.3. Có quy định về trình tự, thủ tục kiểm sốt nội bộ thơng qua trình tự, thủ tục thực hiện xử lý các công việc liên quan đến các nghiệp nghiệp vụ về CPBH và CPQLDN khơng?
Khơng
1.4. Có ban hành chính sách, quy chế để quản lý và kiểm sốt các khoản chi phí bán hàng hay khơng? Ví dụ như chính sách quy định đối với
Có nhưng khơng đầy đủ và chi Đơn vị có ban hành chính sách bảo h nh, chào hàng, giới 5.03.2
chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, tiếp thị sản phẩm, hoa hồng đại lý; chi phí bảo hành…
tiết thiệu sản phẩm; khơng ban hành quy quy định về chi phí quảng cảo, tiếp thị, hoa hồng đại lý 1.5. Có ban hành các chính sách và quy chế để
quản lý và kiểm sốt các khoản chi phí quản lý chung của DN hay khơng? Ví dụ như các chính sách, quy định đối với các khoản chi phí tiếp khách, hội nghị; cơn
tác phí; chi phí văn phịng phẩm; chi phí dự phịng… Có nhưng khơng đầy đủ và chi tiết Đơn vị có ban hành chính sách trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi nhưng khơng ban hành các quy định về chi phí tiếp khách, hội nghị, cơng tác phí, sử dụng v
n phịng phẩm 1.6. Có ban hành các quy định đối với phịng
kế toán về kiểm soát các khoản CPBH và