1.2.2 .Hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu
1.2.3.1. Nguyờn vật liệu mua trong nước
- Nguyờn vật liệu được mua từ cỏc nguồn như: đất sột được cung cấp từ mỏ sột Trỳc Thụn - Chớ Linh - Hải Dương, Fedls par được cung cấp ở Lào Cai, Yờn Bỏi, Đụlờmit thỡ ở Thanh Húa.
- Cỏc nguyờn vật liệu được mua dưới dạng ký hợp đồng với cụng ty khoỏng sản.
Một số mẫu hợp đồng, húa đơn GTGT, biờn bản nghiệm thu nguyờn vật liệu, phiếu giao nhận vật tư, phiếu nhập kho như sau:
Biểu 06:
HỢP ĐỒNG MUA BÁN
Ngày 3 thỏng 1 năm 2006 (Số 01 năm 2006)
Bờn bỏn: Cụng ty khoỏng sản Yờn Bỏi
Địa chỉ: 393 đường Điện Biờn - phường Minh Tõm - thị xó Yờn Bỏi Bờn mua: Cụng ty gạch Granite Tiờn Sơn
Địa chỉ: Khu cụng nghiệp Tiờn Sơn - Bắc Ninh
Hai bờn ký hợp đồng mua bỏn với những điều khoản sau:
Điều 1: Tờn hàng, số lượng, đơn giỏ, thành tiền
Tờn hàng: Bột cao lanh xương, số lượng 100.000 kg Đơn giỏ gốc 605đ/kg
Thuế GTGT: 10%; tổng giỏ trị thanh toỏn: 66.550.000đ
Điều 2: Quy cỏch, chất lượng
Cỡ hạt < 0,1 mm; Al2O3 > = 35%; độ ẩm < 5% SiO2 < = 44% -> 53%
Độ trắng: 74%
Điều 3: Bao bỡ, đúng gúi
Đúng gúi trong bao, trọng lượng 50 kg
Điều 4: Hàng được giao tại Cụng ty gạch Granite Tiờn Sơn từ ngày
8/1/2006 đến ngày 13/1/2006
Điều 5: Thanh toỏn muộn nhất là ngày 25/2/2006 Điều 6: Hai bờn thực hiện đỳng hợp đồng
Đại diện bờn bỏn Đại diện bờn mua
Hợp đồng được thực hiện ngày 7/1/2006, cụng ty nhận được húa đơn của cụng ty khoỏng sản Yờn Bỏi như sau:
HểA ĐƠN (GTGT)
Liờn 2: (giao cho khỏch hàng) N: 1289 Ngày 7 thỏng 1 năm 2006
Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty khoỏng sản Yờn Bỏi Địa chỉ: 393 Điện Biờn - Yờn Bỏi
Điện thoại: MST: 52001175191
Họ và tờn người mua hàng: Cụng ty Granite Tiờn Sơn Địa chỉ: Khu Cụng nghiệp Tiờn Sơn - Bắc Ninh
Hạn thanh toỏn : Thanh toỏn sau
STT Tờn hàng húa Đơn vị Số lượng Đơn giỏ Thành tiền 1 Bột cao lanh xương Kg 100.000 605 60.500.000
Cộng tiền hàng 60.500.000
Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 6.050.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn 66.550.000
Số tiền bằng chữ: Sỏu mươi triệu ba trăm năm mươi ba ngàn đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rừ họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký, ghi rừ họ tờn) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rừ họ tờn)
Sau khi nhận húa đơn GTGT thỡ nhõn viờn thu mua vật liệu mang về phũng kế hoạch để kiểm tra đối chiếu với hợp đồng và kế hoạch thu mua để cú quyết định nhận hàng hay khụng.
Đối với cỏc loại nguyờn vật liệu chớnh này, trước khi nhập kho phũng kỹ thuật lập biờn bản kiểm nghiệm và tiến hành kiểm tra quy cỏch, chất lượng.
Sau khi kiểm tra thỡ kết quả được ghi vào biờn bản nghiệm thu nguyờn vật liệu nhập kho.
Biểu 08:
BIấN BẢN NGHIỆM THU NGUYấN VẬT LIỆU NHẬP KHO
Bắc Ninh, ngày 8 thỏng 1 năm 2006
Tại Cụng ty Granite Tiờn Sơn, gồm cú:
1, ễng Nguyễn Văn Chiến - Quản đốc phõn xưởng sản xuất 2, ễng Nguyễn Văn Thuận - Thủ kho nguyờn vật liệu 3, ễng Trịnh Ngọc Bảo - Trưởng phũng kỹ thuật 4, Bà Nguyễn Thị Hồng - Phũng kế hoạch
Sau khi kiểm tra số lượng và chất lượng nguyờn vật liệu nhập kho do cụng ty khoỏng sản Yờn Bỏi cung cấp trong thỏng 1 năm 2006.
Theo cỏc chứng từ kốm theo sau:
Húa đơn GTGT số 1289 ngày 7/1/ 2006 Bản kết quả phõn tớch thành phần húa học
Bản theo dừi kết quả về độ ẩm nguyờn vật liệu nhập kho. Kết luận: đủ số lượng, chất lượng tốt
Phũng Kế hoạch Thủ kho Phũng kỹ thuật Quản đốc PX
Đối với một số nguyờn vật liệu cụng ty mua trờn thị trường mà khụng phải ký hợp đồng cung cấp thỡ khi vật liệu về kho thỡ nhõn viờn phũng kỹ thuật sẽ lập phiếu giao nhận vật tư dựa trờn hoỏ đơn của người bỏn.
Ngày 8/1/2006 cụng ty mua Mụdun của cụng ty Thương mại và dịch vụ kinh doanh xuất khẩu tổng hợp theo húa đơn GTGT số 50
Trước khi nhập kho nguyờn vật liệu thỡ cụng ty lập phiếu giao nhận vật tư như sau:
Biểu 09:
PHIẾU GIAO NHẬN VẬT TƯ
Bắc Ninh, ngày 8 thỏng 1 năm 2006
Tại Cụng ty Granite Tiờn Sơn, gồm cú:
1, ễng Nguyễn Ngọc Cần: đại diện cụng ty Thương mại và dịch vụ kinh doanh XNK tổng hợp
2, ễng Nguyễn Văn Thuận: Thủ kho Cựng giao nhận số vật tư như sau: STT Tờn, quy cỏch
sản phẩm Mó ký hiệu Đơn vị Số lượng Ghi chỳ
1 Bộ Modun C3000-HX PT124 Bộ 1
2 Modun CHB1-NA200 PT104 Bộ 1
Người giao Thủ kho bờn nhận
Vật liệu sau khi được kiểm nghiệm thỡ phũng kế toỏn lập phiếu nhập kho vật liệu. Sau đú thỡ cỏc phiếu nhập kho được cập nhật vào mỏy tớnh để xử lý dữ liệu.
Biểu 10:
PHIẾU NHẬP KHO
Bắc Ninh, ngày 8 thỏng 1 năm 2006 Chứng từ số 08 Liờn 2
Người giao dịch: Anh Phương Địa chỉ phũng kế hoạch
Diễn giải: Nhập vật tư theo hợp đồng số 1289 ngày 7/1/2006 Nhập kho tại: K01 Dạng nhập: phải trả người bỏn (331) STT Tờn vật tư TK vật tư Mó vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giỏ Thành tiền 1 Bột cao lanh xương 1521 NL1001 kg 100.000 605 60.500.000 Tổng tiền hàng: 60.500.000 Thuế GTGT: 6.050.000 Tổng tiền thanh toỏn: 66.550.000
Viết bằng chữ: sỏu mươi sỏu triệu năm trăm, năm mươi nghỡn
Người giao hàng Thủ kho Phụ trỏch KT trưởng TT đơn vị
Phiếu nhập kho được lập làm 3 liờn. Người giao hàng mang phiếu nhập kho xưởng kho vật liệu… Thủ kho kiểm tra vật liệu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho, cũn 2 liờn cũn lại chuyển về phũng kế toỏn.
Dựa trờn cỏc phiếu nhập kho, húa đơn GTGT và cỏc chứng từ khỏc cú liờn quan, kế toỏn ghi vào sổ Nhật ký chung sau đú ghi sổ cỏi tài khoản 152
Việc thanh toỏn tiền mua nguyờn vật liệu chớnh nhập kho thỡ cụng ty mua trả chậm hoặc trả bằng tiền gửi ngõn hàng.
Việc thanh toỏn với người bỏn được theo dừi trờn sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn. Số này được lập riờng cho từng người bỏn.
Với nghiệp vụ nhập bột xương cao lanh của cụng ty khoỏng sản Yờn Bỏi, căn cứ vào húa đơn GTGT số 1289 ngày 7 thỏng 1 năm 2006, phiếu nhập kho số 08 ngày 8/1/2006, kế toỏn vào sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn theo định khoản sau:
Nợ TK 1521: 60.500.000
Nợ TK 133: 6.050.000
Cú TK 331 - KSYB 66.550.000
Kế toỏn ghi vào sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn như sau:
Biểu 011:
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Từ ngày 1/1/2006 đến ngày 31/1/2006
Mó khỏch hàng: KH - 03 cụng ty khoỏng sản Yờn Bỏi
Loại tiền: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phỏt sinh Số dư Số Ngà y Nợ Cú Nợ Cú 128 9 Nhập bột cao lanh xương 152 1 6.050.000 133 1 605.000 6.655.000 148 2 15/1 Nhập Feldpar 152 1 190.000.0 00 27555000 0 133 1 19.000.00 0 20.900.00 0 112 25/2 Thanh toỏn cho 112 66.550.0
3 người bỏn (HD 1289)
00
31/1 Dư cuối kỳ 209.000.0
00
Trong trường hợp mua nguyờn vật liệu trả bằng tiền gửi ngõn hàng thỡ kế toỏn căn cứ vào giấy bỏo nợ, húa đơn GTGT và phiếu nhập kho kế toỏn hạch toỏn.
Ngày 15/1/2006 cụng ty nhập bột đỏ theo húa đơn 400 của Cụng ty húa chất Việt Trỡ, thanh toỏn bằng chuyển khoản theo giấy bỏo nợ số 459 vật liệu nhập kho theo phiếu nhập kho số 17 kế toỏn định khoản và ghi sổ như sau:
Biểu 12:
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Kớnh gửi: Giỏm đốc cụng ty Granite Tiờn Sơn
Tờn tụi là: Nguyễn Sỹ Hà Cụng tỏc tại: Phũng kế hoạch
Được giỏm đốc giao nhiệm vụ mua vật tư phục vụ cho sản xuất Tụi cú chi cỏc khoản sau:
Thanh toỏn tiền mua Modun QN12 và Mụdun CXN23 đó nhập kho theo cỏc chứng từ sau:
Phiếu nhập kho số 03 ngày 4/1/2006: 35.750.000 Tổng cộng: 35.750.000
Bằng chữ: Ba mươi năm triệu bảy trăm năm mươi nghỡn đồng chẵn Tụi xin cam đoan cỏc khoản chi trờn là đỳng sự thật, nếu cú sai xút tụi xin chịu hoàn toàn trỏch nhiệm.
Bắc Ninh, ngày 7 thỏng 1 năm 2006
Kế toỏn kiểm tra giấy đề nghị trờn và lập giấy thanh toỏn tạm ứng như sau:
Biểu 13:
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG
Ngày 7 thỏng 1 năm 2006
Họ và tờn người thanh toỏn: Nguyễn Sỹ Hà
Địa chỉ: Phũng kế hoạch
Diễn giải Số tiền
I. Số tiền tạm ứng 40.000.000
II. Số tiền đó chi
1. Chứng từ số 03 ngày 4/1/2006 35.750.000 III. Số chờnh lệch 1. Số tạm ứng chi khụng hết 2. Chi quỏ số tạm ứng 4.250.000 4.250.000 0
Thủ trưởng đơn vị Kế toỏn trưởng KT thanh toỏn Người thanh toỏn
Nghiệp vụ này được kế toỏn vào sổ như sau: Nợ TK 1524 32.500.000
Nợ TK 133 3.250.000
Cú TK 141 35.750.000
Số tiền tạm ứng để mua nguyờn vật liệu được vào sổ chi tiết thanh toỏn tạm ứng, số này được mở theo dừi từng đối tượng và ghi chộp tương tự sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn.
Ngoài cỏc hỡnh thức thanh toỏn trờn, chỉ cú một số ớt vật liệu được cụng ty mua bằng tiền mặt, thường là cỏc loại vật liệu phục vụ việc giao dịch, sử dụng ở cỏc phũng ban. Cỏc nghiệp vụ thu chi tiền đều được xem xột trờn cỏc chứng từ hợp lý.