2 .1 Đặc điểm về quy trỡnh sản xuất sản phẩm:
3.1 Một vài nhận xột:
3.1.2.2 Về tổ chức cụng tỏc quản lý tại cụng ty:
Cho đến nay, khi đó cổ phần hoỏ nhưng cơ cấu tổ chức quản lý tại Cụng ty khụng cú nhiều sự thay đổi. Do là loại hỡnh cụng ty cổ phần nờn đứng đầu là Đại hội đồng cổ đụng và sau đú là Hội đồng quản trị và Ban Giỏm đốc; cũn lại cỏc bộ phận, phũng ban, xớ nghiệp khụng cú sự thay đổi đỏng kể. Xột thấy mụ hỡnh tổ chức của Cụng ty hiện nay là khỏ hợp lý. Tất cả cỏc lĩnh vực phục vụ cho quỏ trỡnh kinh doanh đều cú những bộ phận với chức năng tương ứng đảm nhiệm; tuy nhiờn khụng bị chồng chộo. Mọi bộ phận đều phỏt huy vai trũ của mỡnh để hoàn thành những cụng việc riờng biệt, tuy nhiờn vẫn luụn cú sự hỗ trợ nhau để cụng việc diễn ra suụn sẻ. Cơ cấu lao động trực tiếp và giỏn tiếp hợp lý, lao động giỏn tiếp khụng quỏ nhiều (chiếm tỷ lệ 14%). Do đú xột thấy Cụng ty chỉ cần thực hiện theo những sắp xếp đó được vạch ra đú là đó thực hiện được mục tiờu quản lý của mỡnh.
Tuy nhiờn để nõng cao hơn nữa hiệu quả quản lý, đặc biệt là việc quản lý trong lĩnh vực tài chớnh – vỡ tài chớnh - kế toỏn vốn được quan niệm là xương sống của một tổ chức, cụng ty nờn thành lập thờm ban kiểm toỏn nội bộ. Vẫn biết cụng ty đó cú Ban Kiểm soỏt nhưng ban này cú chức năng thực hiện việc soỏt xột chung đối với mọi mặt của quỏ trỡnh kinh doanh, khụng tập trung vào lĩnh vực tài chớnh. Kiểm toỏn nội bộ là
thường chỉ bao gồm cỏc kiểm toỏn viờn nội bộ, cú thể là những người được đào tạo như một kế toỏn viờn, khụng nhất thiết phải là những kiểm toỏn viờn độc lập. Kiểm toỏn nội bộ tập trung vào vấn đề hiệu quả, hiệu năng quản lý nờn hiện nay đang cú dấu hiệu phỏt triển mạnh mẽ tại cỏc cụng ty lớn do nhu cầu được cung cấp những thụng tin trung thực, kịp thời của nhà quản lý để ra những quyết định quản trị phự hợp. Khụng những với chức năng này, kiểm toỏn nội bộ cũn cú vai trũ tư vấn hướng dẫn nghiệp vụ cho cụng tỏc kế toỏn, đặc biệt khi hiện nay, cỏc chớnh sỏch và thủ tục kế toỏn thường xuyờn thay đổi. Do đú, kiểm toỏn nội bộ chắc chắn sẽ phỏt huy tỏc dụng tốt tại một cụng ty lớn như Cụng ty cổ phần Cao su Sao Vàng, khi mà tại đú số lượng nghiệp vụ phỏt sinh rất lớn.
Về việc thiết lập và tổ chức ban kiểm toỏn nội bộ này, gợi ý với đơn vị nờn tuyển dụng đội hỡnh gồm ba người, một trưởng ban và hai uỷ viờn đều được đào tạo chớnh quy, chuyờn nghiệp, cú kinh nghiệm làm việc với cương vị một kế toỏn viờn hoặc kiểm toỏn viờn. Kiểm toỏn nội bộ sẽ là bộ phận trực thuộc Ban Giỏm đốc và hoàn toàn độc lập với kế toỏn. Chi phớ thành lập ban này khụng lớn, mà điều đỏng quan tõm hơn là chi phớ lương cho ban này. Mức lương mà mỗi người được hưởng bằng với mức lương của một kế toỏn viờn (2 triệu đồng/người), cựng với mức thưởng và trợ cấp theo quy định. Riờng đối với trưởng ban, vỡ trỏch nhiệm và khối lượng cụng việc đảm nhiệm, nờn ngoài ra cũn được hưởng hệ số trợ cấp chức vụ như một trưởng phũng. Xột thấy chi phớ lương cho ban này như vậy là khụng lớn, chỉ tương đương với việc huy động thờm ba lao động lành nghề. Điều kiện và cụng cụ lao động phục vụ cho ban này cũng khụng quỏ phức tạp và tốn kộm. Hiện nay cơ sở hạ tầng phũng ban làm việc của Cụng ty là khỏ rộng rói, nếu khụng muốn núi là hơi lóng phớ, do đú việc thiết kế một phũng làm việc cho ban này là một cụng việc dễ dàng. Cụng việc tiếp theo là mua sắm 3 bộ mỏy vi tớnh, cựng những phương tiện làm việc khỏc như bàn ghế, giấy tờ, file làm việc,… Mỏy fax và mỏy photocopy cú thể dựng chung với cỏc phũng ban khỏc. Như vậy chi phớ trang bị cho phũng ban này là nhỏ, tuy nhiờn những lợi ớch mà ban này mang lại là rất
Cụng ty hiện nay cú một bộ mỏy kế toỏn cú trỡnh độ chuyờn mụn cao và dầy dạn kinh nghiệm. Đội hỡnh gồm 14 người, được phõn cụng, phõn nhiệm rừ ràng, đồng thời thường xuyờn cú sự đối chiếu, trao đổi nghiệp vụ với nhau. Bờn cạnh đú, Cụng ty đó thiết lập được quy trỡnh kế toỏn, từ khõu lập và luõn chuyển chứng từ, đến khõu phản ỏnh vào sổ sỏch và lờn bỏo cỏo rất chặt chẽ và đỳng chuẩn mực, chế độ kế toỏn do Bộ tài chớnh ban hành. Đội ngũ nhõn viờn kế toỏn thường xuyờn được cập nhật bổ trợ kiến thức, nờn việc tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty núi chung là tốt.
Tuy nhiờn, cụng ty vẫn chưa khai thỏc triệt để cỏc thành tựu mà khoa học mỏy tớnh mang lại trong cụng tỏc kế toỏn, do đú cụng tỏc kế toỏn tiến hành vẫn cũn chậm. Hiện nay cụng ty chủ yếu làm kế toỏn trờn phần mềm viết trờn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro được thiết kế từ những năm 90, kết hợp sử dụng phần mềm Excel. Phần mềm Excel là một phần mềm tốt nhưng chưa thực sự chuyờn biệt, và thường chỉ ỏp dụng cho những doanh nghiệp nhỏ, số lượng nghiệp vụ khụng lớn. Để giảm bớt cụng việc kế toỏn, Cụng ty nờn trang bị một phần mềm kế toỏn mỏy được thiết kế riờng cho đơn vị, đặc biệt khi khối lượng nghiệp vụ kế toỏn tại Cụng ty tương đối lớn, trong khi phần mềm kế toỏn cũ đó quỏ lạc hậu, khụng cập nhật được những chế độ mới, tốc độ xử lý chậm lại ớt tớnh năng.
Bản thõn cỏc phần mềm kế toỏn hiện nay thường được xõy dựng rất mềm dẻo và linh hoạt, cho phộp người sử dụng vận dụng một cỏch linh hoạt để phục vụ hiệu quả nhất cho cụng tỏc kế toỏn. Cỏc phần mềm kế toỏn Việt Nam, với giao diện thõn thiện và Việt hoỏ, giỏ cả phự hợp, bảo trỡ thuận tiện, đang tỏ ra phự hợp với nhu cầu quản lý kế toỏn với cỏc doạnh nghiệp Việt Nam. Thụng qua kiểu giao diện thực đơn hay biểu tượng, cỏc kế toỏn viờn cú thể thực hiện cụng việc của mỡnh một cỏch nhanh chúng và hiệu quả bằng cỏch sử dụng bàn phớm như một thiết bị chuẩn, kết hợp với con chuột mà khụng đũi hỏi một kỹ năng lập trỡnh hay kiến thức đặc biệt gỡ về hệ thống cả.
Cú cỏc giải phỏp phần mềm sau để Cụng ty lựa chọn. Thứ nhất: Tự viết chương trỡnh kế toỏn. Giải phỏp này cú ưu điểm là chương trỡnh sẽ hoàn toàn phự hợp với yờu
tớch, thiết kế, triển khai, bảo trỡ hệ thống. Xột thấy đõy là một phương ỏn khú thực thi và rất tốn kộm.
Thứ hai là mua cỏc phần mềm kế toỏn trọn gúi. Theo phương ỏn này, nhà cung cấp phần mềm sẽ tiến hành tất cả cỏc khõu, từ cài đặt đến đào tạo người sử dụng cũng như bảo trỡ hệ thống, tuy nhiờn vẫn cần thời gian để nhà cung cấp tiến hành “may đo” lại chương trỡnh cho phự hợp với yờu cầu cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty. Xột thấy đõy là phương ỏn phự hợp.
Giỏ một phần mềm kế toỏn hiện nay được phõn làm 3 nhúm:
- Nhúm cao cấp với giỏ trờn 10.000 USD như Sun Systems, Exact Solomon, SAP…
- Nhúm trung cấp cú giỏ từ 500 đến 10.000 USD như Accnet, Effect, Lemon 3, Fast Accouting…
- Nhúm thấp nhất cú giỏ dưới 7 triệu đồng như AC-Soft, Unesco…
Tớnh ổn định của phần mềm tỷ lệ thuận với giỏ cả của nú. Đồng thời xột trờn cả tớnh kinh tế cũng như khối lượng, độ phức tạp của cỏc nghiệp vụ kế toỏn tại Cụng ty Cổ phần Cao su Sao Vàng, gợi ý đơn vị nờn lựa chọn sử dụng phần mềm kế toỏn ở tầm trung như Effect hay Fast Accouting. Qua tỡm hiểu thấy rằng, phần mềm kế toỏn Fast Accouting cú nhiều ưu điểm sau:
- Giỏ cả hợp lý: Vào khoảng 800 USD trọn gúi bao gồm giỏ bản quyền, cụng thao tỏc lại cho phự hợp với yờu cầu cụng tỏc kế toỏn tại đơn vị, cài đặt, đào tạo người sử dụng và bảo trỡ hệ thống.
- Cập nhật cỏc chế độ kế toỏn mới nhất.
- Cú nhiều sự lựa chọn cỏc hỡnh thức ghi chộp sổ sỏch kế toỏn khỏc nhau, trong đú cú hỡnh thức Nhật ký - Chứng từ mà Cụng ty đang ỏp dụng.
- Giao diện thõn thiện cho người sử dụng.
- Cho phộp liờn kết, giao tiếp với cỏc ứng dụng khỏc: Như nhập, chiết suất dữ liệu sang Excel, Access và ngược lại.
- Tổng chi phớ trọn gúi đưa phần mềm vào sử dụng phải trả cho nhà cung cấp: 800 USD (tương đương với khoảng 13 triệu đồng)
- Số mỏy tớnh trang bị mới: 3 mỏy (trong đú cú một mỏy chủ và 2 mỏy trang bị thờm thay thế cho 2 mỏy cũ đó hết thời gian khấu hao), hết khoảng 30 triệu đồng/3 mỏy. Như vậy tổng chi phớ đầu tư ban đầu vào khoảng 43 triệu đồng. Tuy nhiờn trong dài hạn đem lại lợi ớch hết sức to lớn:
- Cú thể giảm biờn chế được 3 nhõn viờn kế toỏn vỡ giờ đõy, một người cú thể đảm nhận được nhiều cụng việc kế toỏn một lỳc (Kế toỏn nguyờn vật liệu – Cụng cụ dụng cụ chỉ cần 2 người, kế toỏn bỏn hàng chỉ cần 2 người, kế toỏn tiền lương và Bảo hiểm xó hội, và kế toỏn tiền mặt cú thể chỉ cần một người đảm nhiệm). Do đú giảm được chi phớ lương là 2triệu đồng x 3 người = 6 triệu đồng/thỏng. Như vậy chỉ riờng chi phớ lương tiết kiệm được cũng chỉ cần khoảng 7 thỏng là hoà vốn.
- Cụng việc kế toỏn được giảm bớt đỏng kể, đồng thời vỡ cỏc dữ liệu được xử lý trờn chương trỡnh nờn trỏnh nhầm lẫn, sai sút cũng như những hành vi gian lận của bản thõn cỏc nhõn viờn kế toỏn.
- Việc lờn cỏc bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo quyết toỏn thuế, bỏo cỏo quản trị cũng trở nờn đơn giản và nhanh chúng hơn rất nhiều. Khi đó cú sự trợ giỳp của phần mềm, việc lấy cỏc bỏo cỏo cú thể được thực hiện vào bất cứ thời điểm nào, phục vụ tốt hơn cho nhu cầu quản lý, thống kờ, lập kế hoạch.
Vài khảo sỏt trờn đõy cho phộp đỏnh giỏ được lợi ớch của việc đưa một phần mềm kế toỏn chuyờn biệt vào sử dụng. Dự ở lĩnh vực nào chăng nữa, việc khai thỏc tối đa sức mạnh của cụng nghệ thụng tin sẽ đem lại những thành cụng đỏng kể.
3.1.2.4 Những thành cụng và nguyờn nhõn * Những thành cụng * Những thành cụng
Với bề dày hơn 40 năm hoạt động của mỡnh, Cụng ty CP Cao su Sao Vàng đó khụng ngừng phỏt triển mở rộng sản xuất kinh doanh. Hoạt động bỏn buụn cho cỏc đại lý trờn thị trường đó giỳp cụng ty đạt được một số thành cụng:
trước, thu nhập bỡnh quõn đầu người tăng núi lờn Cụng ty vừa phỏt triển cả về quy mụ và chất lượng. Doanh thu năm sau luụn cao hơn năm trước, cụ thể trong năm 2009 tổng doanh thu đạt hơn 850 tỉ đồng tăng 7,51% tương ứng với 50,456 tỷ đồng so với năm 2008; năm 2008 tổng doanh thu tăng 6,66% tương đương 32,56 tỷ đồng so với năm 2007; thu nhập bỡnh quõn của cỏn bộ cụng nhõn viờn cũng tăng dần theo cỏc năm.
Trong thời kỳ bao cấp, thương hiệu cao Sao Vàng là một niềm tự hào của ngành cụng nghiệp Việt Nam. Trong thời kỳ này ở Việt Nam, núi đến săm lốp xe đạp là núi đến sản phẩm của Cụng ty. Thương hiệu cao su Sao Vàng đó ăn sõu vào trong tõm trớ của người dõn thời kỳ này. Thời kỳ đổi mới đó tạo ra sự cạnh tranh giữa cỏc doanh nghiệp, giữa sản phẩm trong nước và nhập ngoại. Tuy nhiờn thương hiệu Sao Vàng vẫn là lựa chọn số một của người tiờu dựng trong thời điểm hiện nay.
Việc quản lý vốn và tài sản ngày càng được tăng cường và cú hiệu quả hơn, đồng thời làm tốt nghĩa vụ với Nhà nước.
Năng lực thiết bị, cụng nghệ của Cụng ty đó cơ bản đỏp ứng được yờu cầu về chất lượng, giảm giỏ thành sản phẩm, tăng năng suất lao động. Trỡnh độ sử dụng mỏy múc thiết bị của doanh nghiệp là tương xứng và phỏt huy được tối đa cụng suất.
* Nguyờn nhõn thành cụng
Trong những năm qua, Cụng ty khụng ngừng đổi mới cụng nghệ sản xuất và đầu tư những dõy chuyền thiết bị tiờn tiến nhằm nõng cao hơn nữa năng suất và chất lượng, đi đụi với giảm giỏ thành sản phẩm. Những chủng loại nguyờn vật liệu chất lượng cao nhập khẩu kết hợp với cao su thiờn nhiờn của Việt Nam đó đi vào những dõy chuyền sản xuất hiện đại này để rồi chuyển hoỏ thành những sản phẩm chất lượng tốt đi ra thị trường.
Bờn cạnh đú là những nỗ lực khụng mệt mỏi của Ban lónh đạo, tập thể cỏn bộ cụng nhõn viờn toàn Cụng ty. Bằng sự cố gắng và kiờn trỡ trong cụng tỏc đổi mới, với tinh thần dỏm nghĩ dỏm làm và chủ động sỏng tạo, Cụng ty CP cao su Sao Vàng đó vương lờn trở thành một trong số những cụng ty vững mạnh, uy tớn của nghành kinh
lớn.
Cụng ty đó phấn đấu nõng cao chất lượng, đa dạng hoỏ sản phẩm bằng con đường đẩy mạnh đầu tư chiều sõu, đổi mới cụng nghệ, ỏp dụng khoa học kỹ thuật mới. Cụng ty cú định hướng đỳng trong việc đầu tư cú trọng điểm, cú chọn lọc.
Cụng ty cú một lực lượng kỹ sư cú trỡnh độ chuyờn mụn, cú kinh nghiệm lao động đụng đảo đỏp ứng được hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
3.1.2.5 Những tồn tại và nguyờn nhõn* Những tồn tại * Những tồn tại
Hệ thống kờnh phõn phối cũn nhiều hạn chế, chất lượng đại lý khụng tốt dẫn đến số lượng sản phẩm tiờu thụ được ở khu vực thị trường này quỏ thấp so với tiềm năng.
Cụng tỏc Marketing của Cụng ty chưa được quan tõm đỳng mức, chưa xõy dựng được phũng chức năng Marketing, cũn một tỉ lệ khỏ cao cỏc mỏy múc thiết bị lạc hậu, cụng nghệ khụng đồng bộ.
Vị trớ đặt cỏc đại lý chưa hợp lý dẫn đến tỡnh trạng khỏch hàng cũn thiếu tự tin trong quỏ trỡnh sử dụng sản phẩm của cụng ty.
Một số cỏn bộ quản lý cũn thiếu sự am hiểu cỏc kiến thức kinh tế, tài chớnh và marketing, chưa chủ động sỏng tạo dỏm nghĩ dỏm làm, lực lượng cụng nhõn lành nghề, khả năng tiếp cận cụng nghệ cao cũn hạn chế. Cụng tỏc quy hoạch đào tạo cỏn bộ kế cận, từ cỏn bộ lónh đạo đến cỏn bộ nghiệp vụ cũn chưa tốt.
* Nguyờn nhõn
Cỏc sản phẩm của Cụng ty phải cạnh tranh trực tiếp với cỏc sản phẩm của cỏc đối thủ cạnh tranh tại địa phương. Cỏc hệ thống kờnh phõn phối chưa hoàn chỉnh, chất lượng của đại lý kộm. Cụng tỏc xỳc tiến bỏn hàng cũng như quảng bỏ sản phẩm, quảng bỏ thương hiệu chưa được quan tõm đỳng mức tại khu vực thị trường đầy tiềm năng này.
Hiện nay phần lớn hoạt động giới thiệu sản phẩm đều do Phũng tiếp thị bỏn hàng đảm nhận dẫn đến hạn chế so với yờu cầu đũi hỏi để thớch ứng với nền kinh tế cạnh
thiếu sỏng tạo chưa phong phỳ về hỡnh thức và quy mụ tổ chức.
Hiện tại doanh nghiệp mới chỉ đổi mới thiết bị ở từng khõu trong quỏ trỡnh sản xuất, do vậy khụng tận dụng được tối đa cụng suất mỏy múc và làm ảnh hưởng tới năng suất, chất lượng sản phẩm. Điều này xuất phỏt từ tỡnh hỡnh hạn chế nờn khả năng đầu tư đổi mới chưa được cao.
Cụng tỏc hậu cần cỏc yếu tố đầu vào cho sản xuất cũn bộc lộ những hạn chế. Chưa đa dạng hoỏ được cỏc nhà cung cấp cỏc yếu tố đầu vào, điều này khiến cụng ty bị phụ thuộc, dễ bị ộp giỏ và khụng đảm bảo được tớnh liờn tục cỏc nguyờn liệu cho quỏ trỡnh sản xuất. Cụng tỏc đặt hàng, bảo quản, quản lý nguyờn vật liệu, thành phẩm hàng