a. Lý do cần có chính sách kế toán cho địa phương
Để ghi nhận mọi giao dịch tài chính của dự án một cách có hệ thống và đơn giản, mọi giao dịch phải sử dụng nhất quán hệ thống kế toán theo đúng các nguyên tắc kế toán chung đã đề ra.
- Chuẩn bị báo cáo tài chính theo mẫu vào cuối mỗi quý.
- Thiết lập sự độc lập và củng cố khả năng kiểm soát nội bộ của đối tác dự án.
b. Chính sách
ngay từ khi bắt đầu dự án để đảm bảo đối tác quản lý tài chính hiệu quả, chính xác, rõ ràng,
- Mọi giao dịch tài chính của dự án sẽ được ghi nhận vào sổ kế toán chung theo mẫu của CSEED.
- Để xác định kết quả hoạt động và tình trạng tài chính của mỗi dự án, mọi giao dịch phải được ghi nhận đầy đủ vào báo cáo tài chính quý.
- Mọi giao dịch tài chính phải có chứng từ hóa đơn đầy đủ.
- Ngay sau khi nhận được giao dịch thu, chi, việc ghi nhận phải thực hiện ngay.
- Báo cáo quý và các báo cáo khác sẽ được gửi cho Cán bộ dự án có trách nhiệm, sau đó gửi cho Cán bộ tài chính của CSEED.
c. Hướng dẫn
•Đối tác dự án phải lưu giữ các sổ sách và mẫu sau:
- Sổ quỹ tiền mặt: để ghi lại mọi giao dịch tài chính thu và chi từ két tiền mặt. - Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng: Ghi lại mọi giao dịch ngân hàng.
- Theo dõi tài sản cố định: để đối tác dự án kiểm soát được tài sản cố định. - Đối với những tài sản đã hỏng hoặc không còn sử dụng được: đối tác dự án phải gửi đề suất thanh lý tài sản cho Cán bộ quản lý dự án có liên quan, sau đó cán bộ dự án có trách nhiệm báo với Giám đốc CSEED để có quyết định cuối cùng.
- Sổ tạm ứng: ghi nhận mọi khoản tạm ứng mà nhân viên nhận, trả và quyết toán tạm ứng.
- Xác nhận về việc nhận ngân sách: được sử dụng khi ngân sách được gửi vào tài khoản của dự án tại Ngân hàng.
kế toán kiểm kê tiền mặt tại quỹ và bảng cân đối tiền mặt.
- Bảng theo dõi ngân sách: để quản lý ngân sách đã được phê duyệt, ngân sách đã chuyển và ngân sách còn lại. Bảng theo dõi này phải được cập nhật bất cứ khi nào đối tác nhận được ngân sách do CSEED chuyển.
- Báo cáo chi phí hoạt động: được lập định kỳ hàng quý, với tổng chi phí cho từng dòng ngân sách trong quý đó và luỹ kế chi phí của từng dòng ngân sách từ đầu dự án đến thời điểm đó.
- Sổ Chi phí: chia từng khoản thanh toán theo mã hoạt động dự án. Sổ này nhằm hỗ trợ cho Cán bộ kế toán chuẩn bị Báo cáo chi phí hoạt động.
- Báo cáo tài chính quý: tổng hợp mọi chi phí và khoản thu đã thực hiện trong thời gian báo cáo.
- Lập kế hoạch tài chính: dựa trên kế hoạch thực hiện dự án. Sử dụng mẫu của CSEED làm yêu cầu chuyển tiền.
- Mọi giao dịch tài chính phải được sự đồng ý của người được ủy quyền trước khi thực hiện thanh toán và Phiếu chi được lập dựa trên các chứng từ, tài liệu bổ xung (theo quy định hiện hành của Việt Nam, những chi phí vượt quá 100.00 đồng phải có hóa đơn đỏ do Bộ tài chính phát hành)
d. Các thủ tục
- Đối tác dự án phải báo cáo dựa theo mẫu của CSEED
- Sổ quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng phải được theo dõi và cập nhật thường xuyên bất cứ khi nào có giao dịch tài chính nào thực hiện.
- Mọi phiếu chi Ngân hàng và phiếu chi tiền mặt phải có các chứng từ, tài liệu đi kèm và phải được xem xét và phê duyệt
- Các yêu cầu cụ thể trong việc làm yêu cầu tạm ứng và quyết toán tạm ứng - Bộ hồ sơ nghiệp vụ kế toán tháng gồm sổ quỹ tiền mặt được phê duyệt,
sổ kế toán chung đã được phê duyệt, báo cáo thu chi và Bảng cân đối ngân sách. Mọi báo cáo tháng/quý phải được cán bộ lãnh đạo của Ban quản lý dự án kiểm tra.
e. Tóm tắt các phương pháp quản lý tài chính của đối tác dự án
- Cán bộ kế toán chịu trách nhiệm giám sát chặt chẽ ngân sách dự án và các chi phí phát sinh thực hàng tháng, hàng quý. Cán bộ lãnh đạo của Ban quản lý dự án chịu trách nhiệm kiểm tra hàng quý. Nếu có bất kỳ chênh lệch/khác biệt nào xảy ra phải được kiểm tra và giải thích rõ ràng. Đối tác dự án sẽ gửi bản báo cáo tài chính cho Cán bộ dự án CSEED có trách nhiệm kiểm tra trước khi làm yêu cầu chuyển tiền cho dự án.
- Bảng theo dõi tài sản cố định phải được theo dõi cập nhật thường xuyên. Cán bộ kế toán dự án phải lập bản kiểm kê tài sản cố định ít nhất 1 năm 1 lần và phải được cán bộ lãnh đạo của Ban quản lý dự án phê duyệt.
- Tài sản cố định đã sử dụng: Mọi trang thiết bị được cấp cho dự án phải được sử dụng đúng mục đích theo như văn kiện dự án quy định. Phải có báo cáo định kỳ về việc sử dụng các tài sản cố định của dự án.
- Sổ quỹ tiền mặt, phiếu kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính đã được cân đối phải được cán bộ lãnh đạo của Ban quản lý dự án kiểm tra và phê duyệt bởi trước khi gửi cho CSEED.
Khi dự án kết thúc, kiểm toán độc lập sẽ tiến hành một cuộc kiểm toán toàn bộ nhằm đảm bảo tính chính xác của mọi chi phí và kiểm tra xem các chi phí dự án có nằm trong ngân sách dự án và yêu cầu của văn kiện dự án hay không và để xác định bảng cân đối tài chính của dự án. Báo cáo kiểm toán sẽ được gửi cho Cán bộ tài chính và Giám đốc của trung tâm CSEED xem xét và phê duyệt.