a. Danh mục các khoản chi
- Tạm ứng
- Yêu cầu chuyển tiền cho đối tác dự án - Tiền lương
- Hàng hoá và trang thiết bị - Thanh toán cho tư vấn viên
- Thanh toán cho cá nhân trong buổi tập huấn, hội thảo và các hoạt động - Chi phí đi lại
- V.v
b. Trình tự duyệt chi
Mọi giao dịch tài chính bao gồm tạm ứng tiền mặt, thanh toán tạm ứng, yêu cầu chuyển tiền cho đối tác dự án, nhà tư vấn và nhà cung cấp phải tuân theo trình tự trong biểu đồ sau:
Biểu đồ thanh toán:
(4) (3) (3) (5) (6a) (6b) (2) (6a) (6b) (7a) (7b) (7a) (1) (7b)
Sơ đồ 2.3: Trình tự duyệt chi tại CSEED
Các bước thực hiện như sau:
(1) Nhà cung cấp gửi hoá đơn cho cán bộ của CSEED,
Đối tác gửi yêu cầu chuyển tiền cho Cán bộ dự án của CSEED
(2) Người thanh toán phải làm yêu cầu thanh toán cùng các chứng từ kèm theo hợp lệ rồi gửi cho người quản lý trực tiếp duyệt, đồng thời phải ghi
Người quản lý trực tiếp Ngân hàng Cán bộ tài chính Giám đốc/Phó Giám đốc Thủ quỹ Đối tác/ Nhà cung cấp Cán bộ CSEED
chi tiết thời gian hoạt động và số lượng người tham gia (Người thanh toán phải làm rõ tính hợp lệ của các chứng từ khi cán bộ tài chính yêu cầu)
(3) Yêu cầu thanh toán đã được duyệt bởi người quản lý trực tiếp sẽ được chuyển đến Cán bộ tài chính để kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kèm theo.
(4) Yêu cầu thanh toán và các chứng từ sau khi đã được kiểm tra sẽ được chuyển cho Giám đốc hoặc Phó giám đốc duyệt lần cuối cùng.
(5) Giám đốc gửi lại yêu cầu thanh toán cho Cán bộ tài chính để chuẩn bị việc thanh toán qua ngân hàng hoặc bằng tiền mặt.
(6) a. Cán bộ tài chính gửi phiếu chi cho thủ quỹ b. Cán bộ tài chính gửi uỷ nhiệm chi cho ngân hàng (7) a. Thanh toán được trả bằng tiền mặt
b. Thanh toán được trả bằng chuyển khoản hoặc séc
Mọi thanh toán được thực hiện bằng đồng Việtnam, trừ một số trường hợp đặc biệt như đi công tác nước ngoài hoặc trả tiền hợp đồng tư vấn cho người nước ngoài mà chi phí đó bằng tiền đô la Mỹ.
Cán bộ tài chính chịu trách nhiệm phân bổ chi phí cho dự án và văn phòng CSEED với mã tài khoản phù hợp.
c. Chứng từ kèm theo để thanh toán
•Thủ tục áp dụng cho nhà thầu và nhà cung cấp
Dựa trên khối lượng công việc hoàn thành đã được đối tác hoặc CSEED nghiệm thu bàn giao, đối tác địa phương/CSEED sẽ tính toán và tổng hợp kết quả công việc đã hoàn thành và làm yêu cầu thanhh toán gửi cho Cán bộ CSEED liên quan (cán bộ dự án, cán bộ hành chính/Trợ lý hành chính, v.v). Cán bộ liên quan của CSEED sẽ kiểm tra và hoàn thành thủ tục thanh toán để
chuyển tiền cho nhà thầu/nhà cung cấp.
•Thanh toán một phần (tạm ứng, trả trước)
Trong trường hợp phải thanh toán một phần trước (ví dụ như công trình xây dựng, mua thiết bị) thì cán bộ đó phải làm yêu cầu tạm ứng trước, sau đó gửi cho người quản lý trực tiếp duyệt trước khi gửi cho Cán bộ tài chính kiểm tra chứng từ kèm theo
Các chứng từ kèm theo phải có: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Quyết định của cơ quan uỷ quyền về việc chấp nhận của chủ thầu (với bất kỳ công trình vào liên quan đến quá trình thầu)
- Hợp đồng gốc
- Yêu cầu tạm ứng của nhà cung cấp/ nhà thầu/ đối tác dự án.
- Nếu việc tạm ứng được trả bằng tiền mặt thì nhà cung cấp/ nhà thầu phải có giấy biên nhận (không cần thiết có giấy biên nhận trong trường hợp chuyển khoản)
- Yêu cầu thanh toán của Cán bộ CSEED (có mẫu kèm theo) - Báo giá
- Giấy chứng nhận kết quả và chất lượng công việc đã hoàn thành;
•Thanh toán hợp đồng
Các khoản tạm ứng trước một phần hoặc chuyển tiền thanh toán cho những hoạt động đã hoàn thành:
Các chứng từ kèm theo gồm:
- Hợp đồng gốc (sau khi thanh toán Cán bộ tài chính sẽ đóng dấu “đã thanh toán” để thể hiện rằng hợp đồng đã hoàn thành/ đã thanh toán)
- Hoá đơn của nhà cung cấp/nhà thầu
- Báo cáo chi tiêu cụ thể
- Giấy biên nhận (đối với những hàng giao cho CSEED) - Yêu cầu thanh toán của Đối tác Dự án
- Yêu cầu thanh toán của Cán bộ CSEED phải chỉ rõ số hợp đồng, số
tiền đã trả cho nhà cung cấp/nhà thầu và số tiền đã thanh toán.
• Các thủ tục đối với Đối tác dự án
Dựa trên báo cáo chi tiêu, bảng ngân sách dự án và yêu cầu của Cán bộ dự án liên quan, Cán bộ tài chính sẽ kiểm tra, cân đối và hoàn thành thủ tục thanh toán và gửi cho Giám đốc/ Phó giám đốc
Ngân sách cho các đối tác dự án được chuyển theo quý
Các chứng từ kèm theo gồm:
- Cán bộ dự án cần đảm bảo rằng mọi chứng từ kèm theo đã được kiểm tra và đóng dấu trước khi làm yêu cầu chuyển tiền (chứng từ cho tất cả các chi phí nêu trong báo cáo của đối tác). Cán bộ dự án phải chịu trách nhiệm tìm lại nếu bất kỳ chứng từ nào bị mất hay thất lạc.
- Yêu cầu chuyển tiền của đối tác dự án
- Báo cáo tài chính quý của đối tác (có mẫu kèm theo) và biên bản kiểm kê quỹ, đối chiếu số dư tài khoản ngân hàng vào ngày đối tác gửi yêu cầu chuyển tiền (hoặc chi tiêu cho giai đoạn trước ngày yêu cầu chuyển tiền hoặc báo cáo tài chính cập nhật vào ngày yêu cầu chuyên tiền đối với những trường hợp có yêu cầu đột suất)
- Cập nhật chi tiêu dự án bao gồm ngân sách dự án và các chi tiêu dự án do Cán bộ dự án làm (theo dòng ngân sách)
- Yêu cầu chuyển tiền do cán bộ dự án lập (có mẫu)
•Tạm ứng cho Nhân viên CSEED Yêu cầu tạm ứng
Theo kế hoạch đi thực địa hoặc yêu cầu mua sắm, cán bộ phải làm yêu cầu tạm ứng theo mẫu. Người lập yêu cầu tạm ứng phải ghi chi tiết mục đích và lý do tạm ứng kèm theo bản dự trù chi tiết. Yêu cầu tạm ứng này được chuyển cho Cán bộ tài chính thực hiện sau khi được sự phê duyệt của người quản lý trực tiếp (theo biểu đồ hướng dẫn chi tiết – Sơ đồ 3)
Sau đó Cán bộ tài chính sẽ thực hiện việc thanh toán tạm ứng thông qua quỹ tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Các chứng từ kèm theo gồm:
- Kế hoạch đi thực địa/hội thảo ghi rõ các mục tiêu của hoạt động đi thực địa, những người đi cùng trong đoàn, thời gian đi và dự toán chi phí.
- Trong Yêu cầu tạm ứng cần ghi rõ những lần tạm ứng trước đã thanh toán hay chưa (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
•Quyết toán tạm ứng
Việc quyết toán tạm ứng phải được thực hiện trong vòng 2 tuần ngay sau khi chuyến đi thực địa hay hợp đồng kết thúc. Yêu cầu tạm ứng sẽ không được giải quyết nếu như khoản tạm ứng lần trước chưa được quyết toán xong, hoặc chỉ được giải quyết trong trường hợp đặc biệt (người yêu cầu tạm ứng phải đưa ra lý do thích đáng). Cán bộ tài chính sẽ trừ khoản tiền tạm ứng chưa quyết toán vào lương trong trường hợp quyết toán muộn.
Các chúng từ kèm theo gồm:
- Báo cáo chi tiêu - Báo cáo công tác
- Hoá đơn, giấy biên nhận (gồm các chi phí đi lại liên quan không phải chỉ có phí khách sạn, dịch vụ, vé đi lại)
- Các chi phí điện thoại liên quan đến công việc cần việc kê khai cuộc gọi điện thoại di động, và các chi phí khác phải có đầy đủ hóa đơn, giấy biên nhận hợp lệ.
•Thanh toán các khoản mua bán và dịch vụ
Yêu cầu về mua bán hay dịch vụ phải được giám đốc hay phó giám đốc được ủy quyền phê duyệt để đảm bảo mọi mua bán hay dịch vụ được phục vụ cho hoạt động dự án hoặc hoạt động của văn phòng CSEED theo đúng thỏa thuận dự án và ngân sách hàng năm quy định.
Với những hàng hóa hay dịch vụ có giá trị trên 2,000,000 đồng thì phải có hợp đồng của nhà cung cấp và có ít nhất 3 báo giá kèm theo. Đối với nhà cung cấp thường xuyên với CSEED như thuê xe ô tô, vé máy bay, văn phòng phẩm có hợp đồng về các điều khoản chung với CSEED thì cán bộ tài chính và cán bộ hành chính phải kiểm tra giá của nhà cung cấp đó 6 tháng 1 lần.. Những báo giá mà nhà cung cấp đưa ra phải được so sánh và đàm phán. Cán bộ tài chính và hành chính là những người chịu trách nhiệm kiểm tra và đàm phán để đảm bảo chất lượng cũng như giá cả của sản phẩm, dịch vụ.
Tóm tắt về các thủ tục mua bán:
Người yêu cầu phải điền vào mẫu “yêu cầu mua bán” → Giám đốc (phó giám đốc được ủy quyền) duyệt → Cán bộ hành chính và trợ lý hành chính lấy 3 báo giá → Cán bộ tài chính phân tích báo giá và yêu cầu cán bộ hành chính/trợ lý hành chính cung cấp thêm thông tin để có thể phân tích và đưa ra khuyến nghị về nhà cung cấp → gửi giám đốc (phó giám đốc được ủy quyền) phê duyệt → Cán bộ hành chính và nhà cung cấp chuẩn bị hợp đồng (nếu có)
→ Cán bộ hành chính/trợ lý hành chính nhận tiền tạm ứng để tiến hành việc mua sắm (trong trường hợp nhà cung cấp đồng ý thanh toán sau khi lắp đặt và chạy thử thì không được nhận tiền tạm ứng trước) → Mua hàng hóa/ dịch vụ/ thiết lập trang thiết bị → Cán bộ hành chính/trợ lý hành chính làm yêu cầu thanh toán → Gửi cán bộ tài chính → Giám đốc (phó giám đốc được ủy quyền) duyệt → Quyết toán tạm ứng/ thanh lý hợp đồng.
Cán bộ hành chính/trợ lý hành chính chịu trách nhiệm duy trì các dịch vụ bảo hành bảo trì sau khi đã mua hàng hóa/ dịch vụ.
Các chứng từ gốc kèm theo gồm:
Người yêu cầu phải nộp các chứng từ gốc sau:
Với những háng hóa/dịch vụ có giá trị trên 2,000,000 đồng
- Yêu cầu mua bán
- Cán bộ hành chính lấy 03 báo giá, cán bộ tài chính sẽ khyến nghị sau khi đã xem 03 báo giá đó.
- Hợp đồng giao dịch và thanh lý hợp đồng - Hóa đơn thuế giá trị gia tăng
- Các chứng từ liên quan (phí đi lại, phí vận chuyển và phí bốc dỡ hàng)
- Yêu cầu thanh toán hoặc chuyển khoản
Với những háng hóa/dịch vụ có giá trị dưới 2,000,000 đồng
- Yêu cầu mua bán
- Giấy biên nhận mua bán (hóa đơn giá trị gia tăng với những hàng hóa có giá trị trên 100.000 đồng);
- Các chứng từ liên quan (phí vận chuyển, phí bốc dỡ hàng) - Yêu cầu thanh toán và chuyển khoản
CSEED sẽ thanh toán tiền phí tư vấn cho tư vấn viên theo như khối lượng công việc mà tư vấn viên đó thực hiện
Tư vấn viên sẽ được trả đầy đủ khoản tiền tư vấn theo như thỏa thuận trong hợp đồng nếu tư vấn viên ký hợp đồng trên danh nghĩa cơ quan (cơ quan của nhà tư vấn có trách nhiệm thanh toán VAT). Trong trường hợp tư vấn ký hợp đồng với danh nghĩa là tư vấn độc lập thì CSEED sẽ giữ 10% của phí tư vấn để trả thuế thu nhập cá nhân cho cơ quan thuế.
Hợp đồng tư vấn phải ghi chi tiết các khoản thanh toán về thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân.
•Thanh toán tiền lương
Dựa trên hợp đồng lao động, bảng chấm công và bảng lương tháng, cán bộ tài chính sẽ tính tổng tiền lương, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân của từng cá nhân và tiền bảo hiểm y tế, xã hội mà tổ chức phải đóng, các khoản trợ cấp khác và tổng số lương ròng cho mỗi nhân viên. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cán bộ tài chính sẽ chuẩn bị bảng lương trong thời gian từ ngày 20 đến 23 hàng tháng dựa trên hợp đồng lao động. Bảng lương cùng với uỷ nhiệm chi sẽ được trình cho giám đốc duyệt để thanh toán tiền lương.
Sau khi giám đốc ký phiếu chi thanh toán tiền lương, cán bộ tài chính sẽ gửi ra ngân hàng để đảm bảo rằng nhân viên có thể nhận lương vào ngày 25 hàng tháng. Ngân hàng sẽ chuyển thẳng vào tài khoản cá nhân của nhân viên. Việc thanh toán tiền bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân sẽ được thực hiện hàng tháng hoặc hàng quý theo luật Bảo hiểm Y tế và Xã hội Việt Nam và luật thuế thu nhập cá nhân.
- Bảng lương
- Bảng chấm công hàng tháng
- Yêu cầu thanh toán và chuyển khoản
Tiền thưởng và trợ cấp thôi việc
Thưởng hàng năm:
Nếu ngân sách của Trung tâm cho phép, khoản tiền thưởng hàng năm tương đương với 1 tháng lương cho một năm làm việc (dựa trên quy tắc tính theo tỉ lệ những tháng làm việc) sẽ chỉ thưởng cho những nhân viên đã hoàn thành tốt nhiệm vụ trong năm và tuân thủ mọi quy định của tổ chức. Thưởng hàng năm theo cách tính nêu trên sẽ được trả một lần vào dịp tết âm lịch.
Với những nhân viên xin nghỉ việc mà thời gian làm việc cho tổ chức chưa được 1 năm thì không được xét thưởng.
Quỹ trợ cấp thôi việc:
Theo quy định của chính phủ, Luật bảo hiểm thất nghiệp sẽ được áp dụng cho tất cả nhân viên CSEED. Công ty Bảo hiểm Xã hội sẽ thanh toán tiền trợ cấp thất nghiệp cho những nhân viên đóng đủ bảo hiểm thất nghiệp trong vòng 12 tháng. Theo luật này, CSEED sẽ không phải thanh toán tiền trợ cấp thất nghiệp cho nhân viên. Tuy nhiên nếu ngân sách của tổ chức trong năm đó cho phép, CSEED sẽ thanh toán tiền trợ cấp thôi việc tương đương với 1 tháng lương ròng cho một năm làm việc. Khoản tiền trợ cấp thôi việc này sẽ được thông báo chính thức đến tất cả nhân viên vào dịp cuối năm. Khoản tiền này sẽ chỉ được trả cho nhân viên nếu nhân viên đó chấm dứt hợp đồng làm việc với CSEED. Nghỉ không lương không được tính vào thời gian làm việc của năm đó.
trường hợp nhân viên nghỉ việc. Quỹ trợ cấp thôi việc của tất cả nhân viên sẽ được gửi vào tài khoản ngân hàng có kỳ hạn vào cuối mỗi năm.
Khoản tiền lãi của quỹ này sẽ được cộng vào tài khoản tiền gửi ngân hàng có định kỳ. Tổng số tiền lãi của quỹ hàng năm sẽ được phân bổ cho từng nhân viên dựa trên mức lương thực hàng tháng và được cộng vào quỹ trợ cấp thôi việc vào cuối năm.
Cán bộ tài chính chịu trách nhiệm tính tiền trợ cấp thôi việc và phân bổ khoản tiền lãi cho nhân viên