Dự trù ngân sách là công cụ hiệu quả để lập kế hoạch, phê duyệt và giám sát các hoạt động để đạt mục tiêu của tổ chức nói chung và dự án nói riêng.
Dự trù ngân sách hay xác định nguồn ngân sách giúp trung tâm CSEED xác định mục tiêu cụ thể và nguồn ngân sách hoạt động.
a. Các bước lập kế hoạch
- Xác định mục tiêu dự án hoặc tổ chức - Xác định hoạt động để đạt được mục tiêu
- Dự trù chi phí hoạt động thông qua phương pháp dự trù ngân sách dựa trên chi phí năm trước nhân với tỉ lệ trượt giá hoặc theo phương pháp dự trù tất cả chi phí theo thời giá thực tế khi lập ngân sách (dự trù sát thực chi phí nhất và cần ghi chép tất cả các chi tiết cho phần tính toán)
- Xây dựng ngân sách với các tiêu đề cụ thể
- Đảm bảo các nguồn thu và khoản chi dự kiến được trình bày trong cùng 1 tài liệu, để dễ dàng thấy rõ tổng thu và khoản chi dự kiến phải khớp nhau hoặc trong trường hợp khoản thu và khoản chi dự kiến không khớp nhau thì tổ chức phải biết sẽ tìm kiếm nguồn ở đâu đề bù vào khoản ngân sách còn
thiếu (nguyên tắc cân bằng trong lập ngân sách
b. Kế hoạch chi tiêu
CSEED lập kế hoạch chi tiêu 3 tháng, 6 tháng và 1 năm cho tất cả các dự án và văn phòng CSEED. Chu trình của việc lập kế hoạch chi tiêu được thực hiện theo các bước dưới đây:
- Các cán bộ dự án thảo luận với đối tác dự án huyện/xã và cộng đồng để chuẩn bị kế hoạch chi tiêu và thực hiện 3 tháng, 6 tháng, 1 năm một dựa trên thoả thuận dự án và đề xuất dự án đã ký.
- Các cán bộ dự án thảo luận với đối tác dự án huyện/xã và cộng đồng để kiểm tra và đánh giá kế hoạch chi tiêu và thực hiện hàng quý nếu cần thiết.
- Cán bộ tài chính thảo luận với cán bộ hành chính để chuẩn bị kế hoạch chi tiêu các chi phí hoạt động văn phòng CSEED.
- Cán bộ tài chính xem lại kế hoạch chi tiêu và ngân sách cho dự án, văn phòng CSEED (các chi phí văn phòng CSEED sẽ được tính vào dòng ngân sách hành chính của ngân sách dự án)
- Cán bộ dự án xem lại kế hoạch chi tiêu và gửi yêu cầu chuyển tiền cho nhà tài trợ.
c. Quản lý ngân sách
- Cán bộ tài chính sẽ phát hành báo cáo chi tiêu hàng tháng.
- Cuối mỗi quý, cán bộ tài chính và cán bộ dự án sẽ cùng so sánh các khoản chi tiêu so với ngân sách.
- Cán bộ tài chính sẽ trao đổi về chênh lệch giữa ngân sách với chi phí với Giám đốc/Quản lý chương trình để đưa ra quyết định nhằm mục đích quản lý.
d. Khung thời gian lập kế hoạch trù ngân sách và kế hoạch chuyển tiền Bảng 2.1: Kế hoạch ngân sách
Thời Hạn trách nhiệmNgười chịu Hoạt động
Khi xây dựng dự án mới
Các cán bộ dự án và đối tác dự án
Chuẩn bị ngân sách cho dự án mới (phân bổ thành ngân sách hàng năm)
15/ 11
Các cán bộ dự án Cán bộ tài chính
Nhắc nhở và hỗ trợ đối tác dự án (nếu cần thiết) trong việc chuẩn bị chi tiêu dự án hàng năm Nhắc nhở và hỗ trợ cán bộ hành chính (nếu cần thiết) trong việc chuẩn bị kế hoạch chi tiêu và ngân sách cho hoạt động văn phòng CSEED dựa trên các chi phí của năm trước và những thay đổi có thể xảy ra năm tới.
T.3; T.6; T.9; T.12
Cán bộ Dự án và
Cán bộ Hành chính Chuẩn bị kế hoạch chi tiêu quý.
10/12 Cán bộ tài chính Hoàn thành ngân sách hàng năm cho tổ chức và
gửi Ban quản lý phê duyệt.
10/12 Cán bộ dự án Làm yêu cầu chuyển tiền và gửi cho nhà tài trợ.
Ghi chú: Tất cả các giấy tờ phải có chữ ký của người lập và của Cán bộ quản lý trực tiếp