BÀI 2 : HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.1 ĐỊNH NGHĨA VÀ SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.1.1 Định nghĩa.
Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các khái niệm khác nhau, nhƣng đến nay khái niệm đƣợc chấp nhận rộng rãi là: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do ngƣời quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó đƣợc thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dƣới đây”
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy
- Các luật lệ và quy định đƣợc tuân thủ - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
Trong định nghĩa trên, các nội dụng cơ bản là quá trình, con ngƣời, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng đƣợc hiểu nhƣ sau:
- Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Bao gồm một chuỗi hạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và đƣợc kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm sốt là phƣơng tiện để giúp cho đơn vị đạt đƣợc các mục tiêu của mình.
- Kiểm soát nội bộ đƣợc thiết kế và vận hành bỡi con ngƣời: Cần hiểu rằng kiểm sốt nội bộ khơng chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục biểu mẫu…mà phải bao gồm cả những con ngƣời trong tổ chức nhƣ Hội đồng quản trị, Ban Giám Đốc, các nhân viên.
- Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: chứ không phải đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu sẽ đạt đƣợc. Vì khi vận hành Hệ thống kiểm soát nội bộ những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con ngƣời…nên dẫn đến có thể
Giáo trình Kiểm tốn Tổ bộ mơn Kế tốn
34
không đạt đƣợc những mục tiêu, kiểm sốt nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhƣng không thể đảm bảo chúng không bao giờ xảy ra
2.1.2 Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ:
Với sự đa đạng của hình thức kinh doanh, với mức độ tăng truởng ngày càng cao của nguồn vốn kinh doanh tại mỗi doanh nghiệp, đặc biệt với quá trình đẩy nhanh việc vốn hố thị trƣờng vốn của mơi trƣờng kinh doanh tại Việt Nam, hiện nay, nhà đầu tƣ vốn đã và đang dần tách rời khỏi vai trò quản lý doanh nghiệp. Chính vì vậy một hệ thống Kiểm sốt nội bộ vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ƣu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu tƣ, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng nhƣ kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp nhất cho mỗi doanh nghiệp, trƣớc hết, cần xác định rõ những đặc điểm trọng yếu của lĩnh vực kinh doanh, hình thức quản trị, cơ cầu hệ thống các phòng ban điều hành, mối quan hệ tác nghiệp của mỗi phòng ban trong từng doanh nghiệp cụ thể.
Kế đến, ta phải đề ra đƣợc một chính sách kiểm sốt nội bộ rõ rành, minh bạch để tất cả Ban điều hành đều thấu hiểu đƣợc tầm quan trọng cũng nhƣ hiệu quả hỗ trợ cho cơng tác điều hành từ các cơng cụ tích cực của hệ thống kiểm sốt nội bộ, với các nội dung chủ yếu nhƣ sau:
2.1.2.1 Mục tiêu của chính sách Kiểm Sốt nội bộ
- Xác lập công cụ quản lý nghiệp vụ đối với tất cả các hoạt động của từng cá nhân, phòng ban bộ phận trong toàn doanh nghiệp
- Là hƣớng dẫn, là căn cứ làm cơ sở cho việc xây dựng các tài liệu phục vụ công tác quản lý điều hành các hoạt động trên toàn doanh nghiệp.
- Xây dƣng các công cụ để làm căn cứ để tiến hành các thủ tục KSNB, căn cứ đánh giá tính tn thủ, trung thực, đúng đắn trong cơng tác quản lý điều hành các hoạt động của doanh nghiệp.
2.1.2.2 Đối tƣợng và phạm vi điều chỉnh của chính sách KSNB
- Chính sách kiểm sốt nội bộ đƣợc áp dụng đối với tất cả các đối tƣợng là cá nhân, tổ chức, tất cả các nguồn vốn, tài sản thuộc doanh nghiệp.
- Chính sách kiểm sốt nội bộ đƣợc áp dụng theo tiêu chí linh động và phù hợp với đặc thù quản lý điều hành sản xuất kinh doanh của của doanh nghiệp.
Giáo trình Kiểm tốn Tổ bộ mơn Kế tốn
35
2.1.2.3 Quá trình tác nghiệp KSNB
- Nội dung của cơng việc kiểm sốt nội bộ :
Kiểm tra, đánh giá các thơng tin kinh tế, tài chính và phi tài chính đã và đang cũng nhƣ sẽ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Xác nhận và báo cáo về chất lƣợng và độ tin cậy của thơng tin quản trị, thơng tin tài chính do các cá nhân, phòng ban, bộ phận và Ban điều hành doanh nghiệp báo cáo cho Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị hay cho chủ doanh nghiệp.
Xác nhận việc tuân thủ pháp luật, tuân thủ nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, của chủ doanh nghiệp mà Ban điều hành doanh nghiệp đã và đang thực hiện trong quá trình điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
Kiến nghị giải pháp quản lý rủi ro tiềm tàng vốn có và có thể xảy ra trong tƣơng lai đối với hoạt động của doanh nghiệp.
Kiến nghị giải pháp ngăn ngừa các sai phạm đã và đang xảy ra hoặc có thể sẽ xảy ra.
Khuyến nghị/giám sát thực hiện các giải pháp để chỉnh sửa, khắc phục sai phạm, rủi ro trong mỗi bộ phận, phòng ban, mỗi quyết định trong tồn bộ q trình hoạt động của doanh nghiệp.
- Phƣơng pháp thực hiện cơng cuộc kiểm sốt nội bộ :
Tổ chức xây dựng, kiểm tra, đánh giá độ tin cậy, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống các tài liệu quản trị, hệ thống quy trình tác nghiệp thực hiện cơng tác điều hành, tiến hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Tiếp nhận, thẩm định tính xác thực, độ tin cậy của các thông tin trong công tác quản lý điều hành hoạt động.
Giám sát tính tuân thủ luật pháp và các quy định nội bộ.
Xem xèt, quản lý các sai phạm, rủi ro, đề ra biện pháp đảm bảo an toàn tài sản và nguồn vốn.
Kiến nghị giải pháp khắc phục sai phạm, rủi ro. - Quyền hạn của kiểm soát nội bộ :
Quyền chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình.
Quyền yêu cầu cung cấp đầy đủ, kịp thời tồn bộ các thơng tin cần thiết có liên qian đến nội dung kiểm sốt nội bộ.
Giáo trình Kiểm tốn Tổ bộ mơn Kế tốn
36
Quyền tiếp cận, phỏng vấn các cá nhân, tổ chức, đơn vị thành viên có liên quan đến nội dung kiểm soát.
Quyền tham dự/ yêu cầu cung cấp tất cả các thông tin từ các cuộc họp của tất cả các cấp quản lý.
Quyền yêu cầu và giám sát các hoạt động khắc phục, hoàn thiện đối với các vấn đề mà kiểm sốt nội bộ đã ghi nhận và có khuyến nghị.
Độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, không bị chi phối hoặc can thiệp khi thực hiện công việc.
Từ chối thực hiện các công việc không thuộc phạm vi nghiệp vụ kiểm soát nội bộ.
- Trách nhiệm:
Bảo mật tài liệu, thơng tin kiểm sốt nội bộ theo quy định của pháp luật và quy định nội bộ của Tập đoàn.
Chịu trách nhiệm trƣớc Cổ đông về những đánh giá, kết luận, kiến nghị đề xuất trong báo cáo kiểm soát nội bộ.
- Nguyên tắc hoạt động:
Độc lập về tổ chức với các đơn vị, các bộ phận điều hành.
Độc lập về hoạt động với các hoạt động quản lý điều hành, với các nghiêp vụ đƣợc kiểm sốt.
Độc lập về đánh giá và trình bày ý kiến trong báo cáo kiểm soát.
Khách quan, trung thực trong q trình thực hiện nhiệm vụ kiểm sốt nội bộ Chuyên trách và không kiêm nhiệm các cƣơng vị, các công việc chuyên môn khác trong bộ máy điều hành.
- Nguyên tắc lƣu trữ báo cáo, hồ sơ, tài liệu kiểm soát nội bộ:
Hồ sơ kiểm soát bao gồm các báo cáo, hồ sơ, tài liệu đƣợc lƣu giữ theo từng đối tƣợng đƣợc kiểm soát.
Các báo cáo, hồ sơ, tài liệu kiểm soát nội bộ phải đƣợc lƣu giữ tại bộ phận Kiểm sốt nội bộ ít nhất 05 (năm) năm.
Phải đƣợc ghi chép thành văn bản, dữ liệu điện tử lƣu giữ theo trình tự thời gian.
Giáo trình Kiểm tốn Tổ bộ mơn Kế tốn
37
Thực hiện hậu kiểm tra, đánh giá thời gian, kết quả theo những kiến nghị của Kiểm soát nội bộ.
- Giám sát, quản lý chất lƣợng cơng tác kiểm sốt
Trƣởng ban Kiểm soát phải thực hiện:
Phân công, chỉ đạo, điều hành công việc của các thành viên Nhóm kiểm sốt; Giám sát tiến độ thực hiện cơng tác kiểm sốt;
Xử lý các vấn đề phát sinh và rà sốt các cơng việc trong q trình kiểm sốt Tuân thủ theo kế hoạch công việc và đạt đƣợc chất lƣợng theo yêu cầu của kế hoạch kiểm soát.