Công việc này cần thực hiện: - Đánh giá kĩ năng, tay nghề
- Lập sơ đồ qui hoạch cán bộ kế cận - Dự báo cung - cầu
- Dự báo cầu NL
- Dự báo về cung NL gồm nguồn cung bên trong và cung lao động thị trường
- Kế hoạch NL
- Mục tiêu của KH NL trong kỳ
2.2.2. Thực trạng công tác tuyển dụng
Lập kế hoạch tuyển dụng là giai đoạn quá trình thực hiện tiếp theo của việc xác định nhu cầu nhân lực. Trên thực tế tại Công ty Cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phòng, việc lập kế hoạch tuyển dụng dựa vào bản báo cáo tổng hợp nhu cầu nhân lực của Phòng Tổ chức Lao động đã được sự xét duyệt của Tổng giám đốc.
* Phòng Tổ chức Lao động tiến hành lên kế hoạch tuyển dụng bao gồm:
- Nơi cung cấp nhân lực (thông báo tuyển dụng nội bộ, website của công ty, website việc làm trực tuyến)
- Thời gian tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng - Thời gian thi và phỏng vấn
- Những chức danh là quản lý bắt buộc phải thành lập hội đồng tuyển dụng như: chức danh về Trưởng phịng, phó phịng, vị trí quản đốc phân xưởng, phó quản đốc phân xưởng, tổ trưởng,...
Sau khi kế hoạch tuyển dụng được phê duyệt, Phịng Tổ chức cơng tác sẽ ra thông báo tuyển dụng với các yêu cầu cụ thể như sau:
Phòng tổ chức lao động tiếp nhận hồ sơ của ứng viên, hướng dẫn ứng viên quy trình tuyển dụng của công ty.
Tất cả các tài liệu phải được lập trong vòng 6 tháng kể từ ngày Phòng Tổ chức Lao động kiểm tra.
Nếu đạt u cầu thì Phịng Tổ chức Lao động lập danh sách ứng viên. Thực hiện thông báo tới các ứng viên bằng hình thức thư mời.
+ Phịng Tổ chức Lao động thơng báo lịch kiểm tra cho ứng viên; + Phòng Tổ chức Lao động tổ chức cho ứng viên được kiểm tra;
+ Các ứng viên không đáp ứng đủ và không đạt yêu cầu Phịng Tổ chức Lao động thơng báo kết quả tuyển dụng qua thư.
Quy trình tuyển mộ
Sơ đồ 2.3 Quy trình tuyển mộ tại Cơng ty Cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phịng
(Ng̀n: Phịng Tài chính - Kế tốn - Cơng ty)
Cùng với quy trình trên, các bước để hồn thành quy trình tuyển dụng trong Cơng ty được trình bày chi tiết như sau:
Xác định nhu cầu lao động
Do tính chất và u cầu của cơng việc dẫn đến việc cần bổ sung hoặc thay đổi nhân lực, nếu có thể đáp ứng được thì bộ phận cần thêm nhân lực hoặc bộ phận Tổ chức - Hành chính xét thấy cần thiết phải thực hiện. giám đốc để tuyển dụng thêm nhân viên. Phịng Tài chính - Kế tốn có trách nhiệm
Nhu cầu về lao động
Tập hợp nhu cầu, trình Giám đốc
Duyệt trình bổ sung nhân lực
Thông báo tuyển dụng
Các giải pháp thay thế
phối hợp với phòng này nghiên cứu nhu cầu và lập báo cáo trình Giám đốc. Giám đốc sau khi xem xét nhu cầu, nếu xét thấy không cần thiết phải tuyển dụng thêm thì có thể áp dụng biện pháp thay thế. Trường hợp cần thiết, phê duyệt và hướng dẫn phịng Tài chính - Kế tốn thơng báo tuyển dụng lao động bằng các hình thức thơng tin khác nhau.
Xác định nhu cầu nhân lực của công ty:
Công ty xác định nhu cầu chủ yếu theo kế hoạch kinh doanh của công ty để lập kế hoạch
. - Dự báo nhu cầu: được chia làm hai giai đoạn: dự báo nhu cầu ngắn hạn, dự báo nhu cầu dài hạn.
- Dự báo nguồn cung lao động: bao gồm nguồn cung nhân lực bên trong công ty và nguồn cung nhân lực bên ngồi cơng ty.
Ngoài ra, trong trường hợp thừa hoặc thiếu nhân lực, Cơng ty cũng có một số biện pháp để cân đối nguồn nhân lực như:
- Trường hợp dư thừa lao động: + Giảm bớt giờ làm
+ Chia sẻ công việc
- Trường hợp thiếu nguồn lao động:
+ Thực hiện thông báo tuyển dụng nhân sự trên tồn cơng ty và các phương tiện thông tin đại chúng.
+ Thuê lao động thời vụ, hoặc lao động phổ thông. Quản lý sử dụng nguồn nhân lực tại đơn vị:
- Hàng năm, trên cơ sở báo cáo và kế hoạch sản xuất, phịng Tài chính - Kế tốn tiến hành cơng tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực của công ty.
- Xác định số lượng công nhân cần thiết của từng bộ phận, phân xưởng, tổ
- Sắp xếp lại nhân viên để đưa đúng người vào đúng vị trí - Tuyển dụng thêm lao động nếu cần.
Bảng 2.5 Nhu cầu lao động trong 05 năm 2017-2021 TT 2017 2018 2019 2020 2021 TT 2017 2018 2019 2020 2021 Bộ phận Kinh doanh 5 6 7 12 11 Bộ phận Xí Nghiệp 3 5 9 15 13 Quản lý cấp cao 0 0 0 1 1 Kế toán 0 1 0 0 1
(Nguồn: Tác giả tổng hợp báo cáo kinh doanh của phịng Kế tốn – Tài chính)
Tập hợp nhu cầu trình Giám đốc
Sau khi tập hợp đầy đủ thơng tin từ các phịng ban, Phịng Tài chính - Kế tốn có trách nhiệm thống kê và sàng lọc lại thông tin một cách khoa học nhất, đồng thời làm tờ trình gửi lênGiám đốc. Với số liệu ở Bảng 2.4 trên Giám đốc duyệt ở mỗi bộ phận là 95% và riêng bộ phận Quản lý cấp cao và Kế toán duyệt 100% trên tổng số người mà trưởng phịng trình.
Duyệt bổ sung nhân lực
Sau khi phê duyệt mỗi bộ phận là 80% trên tổng số mà người trưởng phịng trình. Nếu trong khoảng thời gian đó số lượng ứng viên khơng đáp ứng được tiến độ cơng việc thì phịng Tài chính - Kế tốn lập báo cáo trình lên Giám đốc và được sự nhất trí thì tiến hành thơng báo tuyển dụng lao động bằng các hình thức thơng tin khác nhau.
Bảng 2.6 Bảng số liệu duyệt bổ sung nhân lực của Công ty năm 2017-2021
TT 2017 2018 2019 2020 2021
Bộ phận Kinh doanh 0 1 0 2 1
Bộ phận Xí Nghiệp 0 1 0 3 0
Bộ phận cấp cao 0 0 0 0 0
Kế toán 1 0 1 0 0
(Nguồn: Tác giả tổng hợp báo cáo kinh doanh của phịng Kế tốn- Tài chính) Thơng báo tuyển dụng
Thơng báo tuyển dụng là bước cuối cùng của quy trình tuyển chọn nguồn nhân lực tại Công ty. Sau khi nhận được phản hồi xét duyệt của Giám đốc bằng văn bản cụ thể, phịng Tổ chức-Hành chính có nhiệm vụ soạn thảo nội dung tuyển dụng; hình thức tuyển dụng là dán giấy ở các điểm trung tâm như trường học, chợ, UBND và đăng bài lên các trang thông tin đại chúng.
Sau đây là mẫu phiếu đề nghị tuyển nhân lực của Công ty Cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phòng:
Các giải pháp thay thế quá trình tuyển dụng
Do việc tuyển dụng nhân viên rất tốn kém và việc tìm kiếm mất nhiều thời gian nên khi cần nhân lực cho một vị trí nào đó trong cơng ty, Cơng ty Cổ phần Cơng viên cây xanh Hải Phịng thường cân nhắc các phương án thay thế trước khi tuyển dụng.
- Chỉ đạo tổ chức, sắp xếp lại công việc sao cho hợp lý: Tổ chức điều động, luân chuyển lực lượng lao động trong công ty.
- Làm thêm giờ: Biện pháp này đôi khi được áp dụng đối với nhân viên phục vụ và nhân viên hành chính.
- Nhân viên tạm thời: Đôi khi khối lượng công việc của công ty tăng lên, mặc dù đã cố gắng tổ chức điều động và luân chuyển lao động nhưng vẫn luôn thiếu nhân lực nên công ty sẽ hỗ trợ nhân viên tạm thời. Sau khi hồn thành cơng việc hoặc nhiệm vụ, người lao động trở lại cơng việc của mình.
Bảng 2.7 Phương pháp thay thế tuyển dụng
TT 2017 2018 2019 2020 2021
Làm thêm giờ 120 giờ 246 giờ 150 giờ 256 giờ 278 giờ
Nhân viên tạm thời 5 6 11 9 7
Sắp xếp lại 4 6 9 15 12
(Nguồn: Tác giả tổng hợp báo cáo kinh doanh của phịng Kế tốn – Tài chính) Thơng báo tuyển dụng.
Việc viết nội dung, thiết kế thông báo tuyển dụng và mời làm việc do phòng Tài chính - Kế tốn thực hiện. Nội dung thông báo tuyển dụng dựa trên phiếu yêu cầu tuyển dụng mà phòng cần tăng cường hoặc phòng tài chính - kế tốn đã đưa cho giám đốc.
Dưới đây là mẫu tuyển dụng của Công ty Cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phịng về vị trí dự tuyển cấp cao:
2.2.3. Thực trạng cơng tác bố trí và sử dụng
Ngày nay, tại Công ty Cổ phần Công viên Cây xanh Hải Phịng, cơng việc của các cấp quản lý từ trưởng phòng, trưởng phòng, tổ trưởng đều do tổng giám đốc trực tiếp phân cơng, từ cấp phó đến nhân viên sẽ do tổng giám đốc phân cơng quản lý và trưởng nhóm phân cơng nhiệm vụ cụ thể. Công ty Cổ phần Công viên Cây xanh Hải Phịng là một cơng ty chuyên cung cấp các sản phẩm nhựa phục vụ cho các ngành cơng nghiệp khác, trong đó chủ yếu là ngành hàng không nên tính chất cơng việc trong cơng ty cũng có nhiều điểm khác biệt so với các hình thức sản xuất và hoạt động khác. Người lao động có quan tâm đến cơng việc của mình hay khơng, việc phân cơng và bố trí cơng việc có hợp lý hay khơng vẫn chưa được cơng ty xem xét một cách thỏa đáng.
* Đào tạo hội nhập cho nhân viên mới:
Công tác tập huấn đào tạo hội nhập kiến thức cho nhân viên mới giúp cho cá nhân nhân viên dễ tiếp thu kiến thức kinh nghiệm làm việc, tạo môi trường hịa đồng, hội nhập gắn kết hơn trong cơng việc cũng như mơi trường văn hóa cơng ty.
Tại Công ty Cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phòng, nội dung đào tạo hội nhập cho nhân viên mới bao gồm:
2.2.3.1. Xây dựng chương trình đào tạo theo chức danh
Tất cả nhân viên mới đều trải qua khóa đào tạo bao gồm các chủ đề sau: - Đào tạo về quy chế, cơ cấu tổ chức, lịch sử đào tạo, văn hóa doanh nghiệp ...
- Đào tạo về nghiệp vụ chuyên mơn.
Chương trình đào tạo do Phịng Tổ chức Cơng việc phối hợp với các trưởng bộ phận của cơng ty xây dựng và trình Tổng Giám đốc phê duyệt. Khi xuất hiện chức danh mới, sau khi giao việc và xây dựng bản mô tả công việc, Phịng Tổ chức cơng việc phải xây dựng kế hoạch đào tạo cho chức danh đó. Vào tháng 6 và tháng 12 hàng năm, Phòng Tổ chức cơng tác rà sốt lại tồn bộ kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ, trên cơ sở kiểm tra kiến thức và kỹ năng cần thiết để điều chỉnh kế hoạch đào tạo nhân viên.
2.2.3.2. Xây dựng chương trình đào tạo chi tiết
Chương trình đào tạo chi tiết bao gồm hai loại: - Chương trình đào tạo về cơng ty, nội quy, quy chế. - Đào tạo về nghiệp vụ.
Kế hoạch đào tạo nội quy:
- Kế hoạch đào tạo nội quy được các giảng viên chịu trách nhiệm kế hoạch chi tiết chuyển đến Phòng Đào tạo.
- Trước khi lập kế hoạch, cán bộ đào tạo cần xem xét nội dung cần đào tạo, ai cần được đào tạo, liên hệ với người đào tạo để xác định thời gian và địa điểm đào tạo.
- Sau khi thống nhất nội dung, cán bộ đào tạo xây dựng kế hoạch trình Phó Tổng phụ trách đào tạo phê duyệt.
Kế hoạch đào tạo nghiệp vụ:
- Cán bộ quản lý trưởng bộ phận, giám đốc có trách nhiệm lập kế hoạch đào tạo nghiệp vụ chi tiết và chuyển cho phòng Đào tạo.
- Cán bộ đào tạo có trách nhiệm nhắc chuyên viên lập kế hoạch và chuyển xuống phịng đào tạo, sau đó chuyển cho phó tổng phụ trách đào tạo xem xét. Nếu cần trao đổi thêm thì Phịng Tổ chức Lao động sẽ trực tiếp mời người lập kế hoạch để thảo luận.
- Sau khi được phê duyệt kế hoạch dạy nghề, Phòng Tổ chức lao động gửi kế hoạch cho cán bộ phụ trách đào tạo để triển khai thực hiện.
2.2.3.3. Tiến hành đào tạo
- Đào tạo về quy chế, nội quy:
+ Nhân viên đào tạo có trách nhiệm tổ chức và thực hiện kế hoạch đào tạo về nội quy, quy chế của cơng ty. Trong q trình đào tạo, nhân viên nên ghi lại và giải quyết các thắc mắc của nhân viên. Đối với những vấn đề vượt quá khả năng giải quyết, nhân viên đào tạo cần báo cáo Giám đốc đào tạo để giải quyết.
+ Sau khi hồn thành khóa đào tạo, cán bộ đào tạo lập hồ sơ đào tạo và nộp cho Phòng Đào tạo.
- Đào tạo nghiệp vụ: Trình tự đào tạo nghiệp vụ bao gồm: Giải thích ngắn gọn từng nhiệm vụ trong bản mơ tả cơng việc.
+ Giải thích chi tiết từng tác vụ gỡ lỗi cụ thể: Giải thích các bước thực hiện; Giải thích tại sao điều này nên được thực hiện; Giải thích những yêu cầu và tiêu chuẩn cho mỗi bước.
+ Làm mẫu thử cho nhân viên xem.
+ Cho nhân viên thực hành thử và kiểm tra, giải thích. + Giao nhiệm vụ cho người kèm cặp.
+Giao nhiệm vụ cho nhân viên và hướng dẫn các tiêu chuẩn cần đạt được.
+ Cuối cùng người phụ trách phải lập hồ sơ đào tạo và gửi về phòng đào tạo.
2.2.3.4. Kiểm tra quá trình đào tạo hội nhập
Các hình thức trong việc kiểm tra quá trình đào tạo hội nhập của nhân viên thực hiện như sau:
+ Cho nhân viên khác đánh giá nhân viên mới. + Gửi bản câu hỏi tự đánh giá cho nhân viên mới.
Thực hiện chế độ Biên chế nội bộ trong các công việc như việc Thuyên chuyển, đề bạt, xuống chức, thôi việc. Tại Công ty Cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phịng, cơng việc này được thực hiện như sau:
- Đối với các chức danh lãnh đạo, quản lý từ cấp phó trở lên thì quyết định thun chuyển, đề bạt, xuống chức, thơi việc cần có sự đồng ý của Ban giám đốc công ty thông qua họp bàn đánh giá năng lực làm việc của các đối tượng (Phụ lục 09).
- Đối với nhân viên bình thường, lao động phổ thơng thì quyết định thuyên chuyển, đề bạt, xuống chức, thôi việc do Tổng giám đốc quyết định thơng qua u cầu của Trưởng các phịng, ban, đơn vị (phụ lục 10, 11,12).
Giai đoạn từ năm 2019 đến hết năm 2021, công tác biên chế nội bộ tại Công ty Cổ phần Cơng viên, cây xanh Hải Phịng được trình bày chi tiết tại Phụ lục 8).
Nhận xét hoạt động bố trí sử dụng nhân lực tại Cơng ty Cổ phần Cơng viên, cây xanh Hải Phịng:
Một trong những yếu tố phản ánh chính xác nhất chất lượng cơng tác bố trí sử dụng nhân lực tại Công ty đó là kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo như phân tích ở phía trên thì trong giai đoạn 2017-2021, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phịng có sự tăng trưởng khá tốt, công ty đã khắc phục được những ảnh hưởng tiêu cực từ cuộc khủng hoảng tài chính thế giới, vực dậy sản xuất kinh doanh tiến nhanh hơn trong hoạt động của mình. Qua đó có thể nhận thấy cơng tác bố trí sử dụng nhân lực tại Cơng ty là có hiệu quả.
2.2.4. Thực trạng công tác đào tạo, phát triển
Trong quá trình hoạt động của mình, với đặc thù ngành nghề và công việc ngày càng mở rộng, hoạt động đào tạo đội ngũ nhân lực luôn là công việc thường xuyên tại Công ty Cổ phần Công viên, cây xanh Hải Phòng. Việc xác định nhu cầu đào tạo đối với đội ngũ nhân lực được Phòng Tổ chức Lao động xác định bằng phương pháp bảng đánh giá phát hiện nhu cầu đào tạo
của nhân viên kỹ thuật kết hợp với việc sử dụng phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp BIZZONE 2020 trong phân tích nhu cầu cơng việc.
Ngồi việc quan tâm đúng đắn cho công tác đánh giá nhu cầu đào tạo nhân lực, công ty luôn chú trọng đến các điều kiện đảm bảo hiệu quả của công tác đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ nhân lực:
- Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng dựa trên nhu cầu công việc:
Xây dựng kế hoạch đào tạo, khuyến khích và phát triển nguồn nhân lực