6. Kết cấu đề tài
3.2. Giải pháp hoàn thi hệ thố ng qu ản lý ch ất lượ ng ại công ty LBC
3.2.5.4. Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu phù hợp mục đích phân tích của cơng ty
Công ty hiện đã và đang phát triển một phần mềm liên kết các chức năng của các phòng ban trong cơng ty với nhau, đồng thời chứa tồn bộ cơ sở dữ liệu mà công ty thu thập được. Tuy nhiên, cơng ty chưa thể hồn toàn sử dụng cơ sở dữ liệu này để tổng kết, đánh giá lại kết quả hoạt động, cũng như làm bằng chứng chứng tỏ sự phù hợp và tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.
Để có thể sử dụng hiệu quả nguồn thông tin, dữ liệu này, cơng ty cần phải thực hiện qua một số bước sau:
• Xác định mục đích sử dụng thơng tin, phân tích và xác định rõ ràng cơng ty đang mong muốn có những gì từ những nguồn thơng tin.
• Xác định các thơng tin cần thu thập dựa trên mục đích đã xác định. • Xác định cách thức thu thập các thơng tin cần thiết đã nêu bên trên. • Thu thập theo định kỳ các thông tin đã xác định.
Sau khi thực hiện các bước trên, công ty nên áp dụng các cơng cụ thống kê để phân tích và đưa ra các quyết định dựa trên những con số phân tích được. Làm được việc này là công ty sẽ áp dụng được nguyên tắc thứ 7 trong 8 nguyên quản lý chất lượng dành cho lãnh đạo mà tiêu chuẩn ISO 9004:2009 đưa ra, đó nguyên tắc ra quyết định dựa trên các sự kiện, số liệu chính xác, khơng dựa trên một cảm tính cá nhân nào.
Cơng cụ thơng dụng nhất mà cơng ty có thể sử dụng là bảy công cụ thống kê cơ bản: biểu đồ tiến trình, phiếu kiểm tra, biểu đồ phân bố tần số, biểu đồ Pareto, biểu đồ nhân quả (hay còn gọi là biểu đồ xương cá), biểu đồ phân tán, biểu đồ kiểm soát.
Trong các cuộc họp giao ban hàng tuần và hàng tháng, cơng ty sẽ phân tích và từ đó chỉnh sửa và bổ sung thêm mục đích sử dụng, các thơng tin khác so với những thơng tin đã có, từ đó tạo ra nhiều cơ hội cải tiến hơn cho hệ thống quản lý chất lượng.