Nhóm tài liệu Ký hiệu Nhóm tài liệu Ký hiệu
Quy trình QP Hướng dẫn cơng việc GL
Sổ tay MNL Biểu mẫu FR
Theo bộ phận chức năng:
Bảng 3.3: Ký hiệu theo bộ phận chức năng Nguồn: Tác giả đề xuất Nguồn: Tác giả đề xuất
Phịng/Bộ phận Ký hiệu Nhóm tài liệu Ký hiệu
Phịng hành chánh, tổ chức ADM Hướng dẫn cơng việc GL-ADM-0xx
Phịng kế tốn ACC Hướng dẫn cơng việc GL-ACC-0xx
Phịng cơng nghệ thơng tin IT Hướng dẫn cơng việc GL-IT-0xx
Phịng kỹ thuật ENG Hướng dẫn công việc GL-ENG-00xx
1. Bộ phận công nghệ PR Hướng dẫn công việc GL-ENG-001~100 2. Bộ phận đường ống PP Hướng dẫn công việc GL-ENG-101~200 3. Bộ phận cơ khí tĩnh ME Hướng dẫn cơng việc GL-ENG-201~300 4. Bộ phận cơ khí động MA Hướng dẫn cơng việc GL-ENG-301~400 5. Bộ phận xây dựng CV Hướng dẫn công việc GL-ENG-401~500
6. Bộ phận điện EE Hướng dẫn công việc GL-ENG-501~600
7. Bộ phận điều khiển IN Hướng dẫn cơng việc GL-ENG-601~700
Phịng quản lý dự án
1. Bộ phận quản lý dự án GEN Hướng dẫn công việc GL-GEN-0xx 2. Bộ phận quản lý thi công CON Hướng dẫn công việc GL-CON-0xx 3. Bộ phận an tồn HSE Hướng dẫn cơng việc GL-HSE-0xx 4. Bộ phận mua hàng PC Hướng dẫn cơng việc GL-PC-0xx
Phịng đảm bảo và kiểm soát chất lượng
1. Bộ phận đảm bảo chất lượng
QA Hướng dẫn cơng việc GL-QA-0xx 2. Bộ phận kiểm sốt chất
lượng
QC Hướng dẫn cơng việc GL-QC-0xx Phịng bán hàng và tiếp thị MAR Hướng dẫn công việc GL-MAR-0xx
Hiện tại ngôn ngữ sử dụng cho hệ thống tài liệu của công ty là tiếng Anh, do vậy các ký hiệu cũng phải theo các chữ viết tắt của tiếng Anh. Các ký hiệu này sẽ giúp
các phòng ban, bộ phận và phòng đảm bảo chất lượng dễ dàng kiểm sốt tài liệu cũng như giúp người đọc nhanh chóng truy xuất tài liệu khi cần.
Các bộ phận cần thường xuyên lập, duy trì và cập nhật danh mục, mục lục tài liệu hồ sơ khi có thay đổi. Từ đó mới đảm bảo việc truy xuất hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, giúp việc kiểm sốt tài liệu dễ dàng khơng gây thất lạc.
Bộ phận chất lượng cần phải tin học hóa hệ thống tài liệu quản lý chất lượng, dùng các phần mềm để quản lý những tài liệu đã được ban hành để đảm bảo các phòng ban và người sử dụng luôn được sử dụng bản cập nhật mới nhất cũng như truy cập thơng tin nhanh chóng phục vụ cho cơng việc.
3.2.2 Nhóm giải pháp hồn thiện chức năng trách nhiệm của lãnh đạo
Về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng
Qua phân tích ở chương 2 cho thấy, chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng tại bộ phận đã được lập ra. Tuy nhiên, việc đo lường kết quả thực hiện chưa có các công cụ và phương pháp đo lường định lượng để cho kết quả sát với thực tế.
Để đảm bảo chính sách chất lượng được nêu ra theo định hướng phát triển của công ty và nhằm thoả mãn nhu cầu của khách hàng, các chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng cần phải triệt để phổ biến, truyền đạt đến từng nhân viên trong từng bộ phận đặc biệt là các nhân viên mới để hiểu rõ về nội dung của chính sách, mục tiêu và cam kết thực hiện đầy đủ. Việc lập một quy trình xây dựng và triển khai mục tiêu như hình 3.1.
- Chính sách chất lượng của công ty (2): được thành lập cho một giai đoạn ngắn hạn hoặc dài hạn tùy theo định hướng chiến lược của công ty và cam kết đến khách hàng. Chính sách chất lượng kết hợp với kết quả hoạt động trước đó để đề ra các mục tiêu chất lượng.
- Mục tiêu chất lượng của công ty (3): Mục tiêu chất lượng được phát triển cụ thể dựa trên chính sách chất lượng, căn cứ trên các mục tiêu chất lượng của cơng ty các
Kết quả hoạt đơng (1)
Chính sách chất lượng của công ty (2)
Mục tiêu chất lượng của công ty (3)
Mục tiêu chất lượng của bộ phận (4)
Kế hoạch tháng/quý của bộ phận (5)
Tổ chức thực hiện (6)
Chưa đạt yêu cầu (8)
Đánh giá Điều chỉnh (7)
bộ phận sẽ xem xét tình hình và kế hoạch hoạt động của bộ phận để thiết lập và đưa ra các mục tiêu chất lượng cho bộ phận mình.
Hình 3.1: Quy trình xây dựng và triển khai mục tiêu Nguồn: Tác giả đề xuất Nguồn: Tác giả đề xuất
- Kế hoạch dựa trên các mục tiêu chất lượng, bộ phận sẽ lập kế hoạch công việc của bộ phận theo tháng hoặc quý để phổ biến và triển khai thực hiện.
- Tổ chức thực hiện các kế hoạch và triển khai đánh giá để có thể điều chỉnh lại kế hoạch kịp thời nhằm đạt được mục tiêu chất lượng của bộ phận và công ty.
Đo lường mục tiêu chất lượng
Để để tăng cường và thúc đẩy hồn thành mục tiêu chất lượng, cơng ty cần đưa ra các chỉ tiêu đánh giá kết quả công việc thực hiện, mục tiêu cho từng bộ phận và kết quả nền cũng phải được phản ảnh vào việc xem xét tăng lương và thưởng vào cuối năm. Ngồi ra, cơng ty nên có các giải thưởng cho các thứ hạng hoàn thành mục tiêu để động viên, khích lệ mọi người tiếp tục nỗ lực, cố gắng hồn thành cơng việc và mục tiêu đã đề ra, đồng thời cũng cơng nhận sự đóng góp của mọi người vào sự hồn thành mục tiêu của cơng ty.
Để đo lường mục tiêu chất lượng, công ty nên xây dựng bộ chỉ số đo lường hiệu suất (KPI) để đo lường đánh giá thực hiện công việc. Một khi đã định hình được các chỉ số KPI chuẩn, hãy sử dụng chúng như là những cơng cụ quản trị. KPI giúp tồn bộ nhân viên thấy được bức tranh tổng thể về những nhân tố quan trọng, về những việc họ cần ưu tiên thực hiện. Sử dụng chúng để đo lường hiệu quả, cần bảo đảm mọi nhân viên tập trung vào việc đạt mục tiêu đề ra trong chỉ số KPI. Dán chỉ số KPI này ở nhiều nơi: bảng thông báo, trên tường phịng họp, hệ thống thơng tin nội bộ intranet, thậm chí trên website. Chỉ ra mục tiêu cho từng chỉ số KPI và tiến trình đạt mục tiêu, mọi nhân viên sẽ cảm thấy khích lệ để hồn thành mục tiêu.
Xem xét lãnh đạo
Các cuộc họp xem xét lãnh đạo rất quan trọng trong việc quyết định giải pháp xử lý các vấn đề còn tồn tại cũng như xem lại kết quả thực hiện cho những cuộc họp lần trước. Cuộc họp xem xét lãnh đạo nên được tiến hành ít nhất 1 năm một lần hoặc bất thường khi có các vấn đề cấp bách, cuộc họp phải tiến hành dưới sự chủ trì của người lãnh đạo cao nhất trong công ty để đưa ra các quyết định thực hiện. Các nội dung cuộc họp xem xét bao gồm một phần hoặc toàn bộ các mục tiêu dưới đây:
- Việc thực hiện các chính sách và mục tiêu trong thời gian qua. - Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến thời gian quản lý. - Việc thực hiện, hiệu quả của các quá trình hệ thống. - Biên bản của cuộc họp xem xét lãnh đạo kỳ trước.
- Các kết quả đánh giá nội bộ, bên ngoài và bên thứ ba.
- Các ý kiến, khiếu nại của khách hàng và cơ quan kiểm tra, các báo cáo sản phẩm khơng phù hợp.
- Tình trạng thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa.
- Các mục tiêu quản lý cần được thực hiện cho thời gian tới, các vấn đề liên quan đến yêu cầu của khách hàng và thủ tục mới.
- Nhu cầu về nguồn lực, kế hoạch huấn luyện và đào tạo. - Tính hiệu quả, tính phù hợp của hệ thống quản lý. - Các vấn đề phát sinh.
Biên bản cuộc họp phải được phân phối đến tất cả các thành phần tham dự sau khi được phê duyệt của lãnh đạo cao nhất công ty, lãnh đạo cao nhất công ty có trách nhiệm cung cấp đủ nguồn lực để thi hành các hành động đã đề ra và ban lãnh đạo có trách nhiệm giám sát những hành động đưa ra được thực hiện có hiệu quả tốt. 3.2.3Nhóm giải pháp hoàn thiện chức năng về quản lý nguồn lực của công ty
Công ty phải ln đảm bảo cung cấp và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực để đáp ứng và thỏa mãn yêu cầu của khách hàng, mang đến những giá trị cốt lõi cho công ty.
Theo phân tích thực trạng về quản lý nguồn lực tại công ty, những đề xuất, các giải pháp về nguồn nhân lực và vật lực bên dưới nên được xem xét và áp dụng ngay vào công ty để thực hiện:
- Đối với nguồn nhân lực:
Cơng ty phải hồn hiện cơ cấu tổ chức cho phù hợp với tình hình thực tế và định hướng phát triển của công ty.
Hồn thiện các bảng mơ tả cơng việc cho từng chức danh dựa trên chức năng nhiệm vụ của từng phòng, ban, bộ phận và các chỉ tiêu đánh giá kết quả thực hiện công việc dựa trên các mục tiêu của bộ phận và công ty.
Để định hướng nghề nghiệp cho các nhân viên trong từng bộ phận, các trưởng bộ phận phải xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá và cấp bậc năng lực cơng việc
cho thích hợp để nhân viên dựa vào như là những nấc thang cho sự thăng tiến trong cơng việc giúp cho họ có định hướng, xây dựng cho mình kế hoạch phát triển bản thân, tạo động lực cho nhân viên ln có tinh thần cầu tiến phấn đấu, nâng cao và hoàn thiện kỹ năng kiến thức chuyên môn phục vụ cho công việc.
Công ty cần phải có kế hoạch xây dựng nhân sự kế thừa cho những vị trí quản lý chủ chốt trong cơng ty, qua kế hoạch này đề ra chương trình bồi dưỡng huấn luyện và giao đảm nhiệm các vị trí thử thách để đánh giá, lựa chọn nguồn nhân sự kế thừa, đảm bảo và không bị động trong cơ cấu nhân sự. Đồng thời cũng tạo động lực cho mọi người có năng lực muốn trở thành nhân sự cấp cao luôn phấn đấu, rèn luyện kỹ năng và kiến thức chuyên môn trong công việc.
Theo phần phân tích thực trạng nguồn lực của cơng ty, đội ngũ nhân viên cịn rất trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm trong chuyên môn cũng như các kỹ năng mềm cần thiết cho việc phối hợp và tổ chức cơng việc. Do đó để đánh giá nhu cầu đào tạo sát với thực tế, công ty phải tổ chức kiểm tra đánh giá toàn bộ số lao động hiện có, việc kiểm tra đánh giá phải dựa vào cấp bậc của từng vị trí, số năm kinh nghiệm. Qua kết quả đánh giá, công ty nên chia nhu cầu đào tạo ra làm 2 nhóm như sau để xác định nội dung cần đào tạo lại, xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo:
+ Đối với nhân viên mới: được định nghĩa là dưới 2 năm làm việc từ khi ra trường và dưới một năm làm việc tại công ty, công ty cần định hướng đào tạo về các quy định của công ty, các hướng dẫn công việc của bộ phận, các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng, các tiêu chuẩn áp dụng thiết kế, các luật định, quy định của nhà nước phải tuân thủ và áp dụng, các kỹ năng mềm cần thiết.
+ Đối với nhân viên cũ: được định nghĩa là làm việc tại công ty trên 1 năm và
ra trường trên 2 năm, công ty cần đào tạo lại các quy chế, quy định nội bộ, các quy trình, hướng dẫn cơng việc trong hệ thống quản lý chất lượng ISO của công ty để cập nhật lại các thông tin mới, đào tạo nâng cao các kiến thức, kỹ
năng chuyên môn cấp cao và tổng quan để đảm đương các công việc cần phối hợp, lập kế hoạch, cách thức triển khai kế hoạch và giám sát thực hiện cũng như giải quyết vấn đề phát sinh.
Để đảm bảo nguồn nhân lực của công ty được sử dụng hiệu quả, Phòng nhân sự phải phối hợp với các phòng ban, bộ phận để đánh giá 3 tháng một lần (4 lần cho một năm) cho hiệu quả sử dụng nguồn lực tại các đơn vị để có các giải pháp và điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với tình hình hoạt động của cơng ty.
Dựa vào kế hoạch phát triển và tình hình kinh doanh, cơng ty nên xem xét lại việc xác định và lên kế hoạch nhân lực cho từng dự án đang làm thầu để chủ động trong công tác phân bố, điều chuyển kế hoạch nhân sự cho phù hợp với từng dự án, tránh bị động khi dự án đi vào triển khai thực hiện.
Về đội ngũ nhân lực cho việc kiểm tra nội bộ, trong thời gian qua việc đào tạo và thực hành cho các nhân viên thực hiện đánh giá nội bộ chưa tốt như trong phần chương 2 về thực trạng đã nêu. Vì vậy, cơng ty cần phải có kế hoạch đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ nhân lực này để khi đánh giá mang lại những kết quả sát với thực tế giúp cho công tác cải tiến luôn được tốt.
- Đối với nguồn vật lực:
Công ty cần phải trang bị thêm và mới các phần mềm về vẽ mơ phỏng mơ hình 3D trong thiết kế, các phần mềm về quản lý và lưu trữ tài liệu, các phần mềm tính tốn trong thiết kế và phần mềm về quản lý dự án. Việc trang bị các phần mềm chuyên dụng sẽ giúp cho công ty luôn quản lý tốt các công cụ thực hiện cơng việc, tránh những sai sót của con người lặp đi lặp lại và tối ưu nguồn lực vật lực của công ty.
Công ty phải đảm bảo cung cấp các thiết bị, dụng cụ, phương tiện, tài liệu tác nghiệp, trang thiết bị kiểm tra và đánh giá chất lượng trong thi cơng xây dựng. 3.2.4 Nhóm giải pháp hồn thiện chức năng tạo sản phẩm và thiết kế
Qua phân tích thực trạng về tạo sản phẩm và thiết kế của công ty trong chương 2, có một số vấn đề cịn tồn tại cần phải giải quyết để thúc đẩy cải tiến và hồn thiện
hệ thống chất lượng của cơng ty. Tác giả xin đề xuất một số ý kiến để giải quyết các tồn tại này:
- Bổ sung các quy trình mới cho hoạt động thiết kế, sàng lọc các quy trình cũ để loại bỏ những điểm chồng chéo, không phù hợp giúp cho việc vận hành hệ thống hiệu quả.
- Các nguồn thông tin đầu vào phục vụ cho thiết kế cần phải được sàng lọc và kiểm soát chặt chẽ và phân phối đến các bộ phận liên quan kịp thời để tránh sử dụng thông tin lỗi thời.
- Cơng ty nên kiểm sốt chặt chẽ quy trình thay đổi trong thiết kế so với hợp đồng là phần rất quan trọng để giải trình với khách hàng và nâng cao tối ưu thiết kế, tuy nhiên việc thay đổi khơng kiểm sốt tốt sẽ bị ảnh hưởng đến chi phí và truy xuất thơng tin phục vụ cho hồn cơng cơng trình sau này.
- Cần phải đẩy mạnh hơn nữa việc phân tích các góp ý của khách hàng để tìm nguyên nhân và đề ra các biện pháp khắc phục, cải tiến cũng như giải đáp những thắc mắc của khách hàng.
3.2.5 Nhóm giải pháp hồn thiện chức năng mua hàng
- Đánh giá nhà thầu phụ và nhà cung cấp:
Đánh giá đầy đủ về năng lực năng lực tài chính để đảm bảo đủ khả năng thực hiện công việc theo hợp đồng thông qua giấy phép đăng ký kinh doanh và báo cáo tài chính hàng năm.
Đánh giá về kinh nghiệm và năng lực về thiết kế, chế tạo và cung cấp thực hiện cho các cơng trình và dự án trước đây.
Đánh giá về hệ thống quản lý chất lượng và hồ sơ của công ty để đảm bảo kiểm soát chất lượng sản phẩm tốt khi cung cấp.