Nguồn: Tác giả đề xuất
- Kế hoạch dựa trên các mục tiêu chất lượng, bộ phận sẽ lập kế hoạch công việc của bộ phận theo tháng hoặc quý để phổ biến và triển khai thực hiện.
- Tổ chức thực hiện các kế hoạch và triển khai đánh giá để có thể điều chỉnh lại kế hoạch kịp thời nhằm đạt được mục tiêu chất lượng của bộ phận và công ty.
Đo lường mục tiêu chất lượng
Để để tăng cường và thúc đẩy hồn thành mục tiêu chất lượng, cơng ty cần đưa ra các chỉ tiêu đánh giá kết quả công việc thực hiện, mục tiêu cho từng bộ phận và kết quả nền cũng phải được phản ảnh vào việc xem xét tăng lương và thưởng vào cuối năm. Ngồi ra, cơng ty nên có các giải thưởng cho các thứ hạng hoàn thành mục tiêu để động viên, khích lệ mọi người tiếp tục nỗ lực, cố gắng hồn thành cơng việc và mục tiêu đã đề ra, đồng thời cũng cơng nhận sự đóng góp của mọi người vào sự hồn thành mục tiêu của cơng ty.
Để đo lường mục tiêu chất lượng, công ty nên xây dựng bộ chỉ số đo lường hiệu suất (KPI) để đo lường đánh giá thực hiện công việc. Một khi đã định hình được các chỉ số KPI chuẩn, hãy sử dụng chúng như là những cơng cụ quản trị. KPI giúp tồn bộ nhân viên thấy được bức tranh tổng thể về những nhân tố quan trọng, về những việc họ cần ưu tiên thực hiện. Sử dụng chúng để đo lường hiệu quả, cần bảo đảm mọi nhân viên tập trung vào việc đạt mục tiêu đề ra trong chỉ số KPI. Dán chỉ số KPI này ở nhiều nơi: bảng thông báo, trên tường phịng họp, hệ thống thơng tin nội bộ intranet, thậm chí trên website. Chỉ ra mục tiêu cho từng chỉ số KPI và tiến trình đạt mục tiêu, mọi nhân viên sẽ cảm thấy khích lệ để hồn thành mục tiêu.
Xem xét lãnh đạo
Các cuộc họp xem xét lãnh đạo rất quan trọng trong việc quyết định giải pháp xử lý các vấn đề còn tồn tại cũng như xem lại kết quả thực hiện cho những cuộc họp lần trước. Cuộc họp xem xét lãnh đạo nên được tiến hành ít nhất 1 năm một lần hoặc bất thường khi có các vấn đề cấp bách, cuộc họp phải tiến hành dưới sự chủ trì của người lãnh đạo cao nhất trong công ty để đưa ra các quyết định thực hiện. Các nội dung cuộc họp xem xét bao gồm một phần hoặc toàn bộ các mục tiêu dưới đây:
- Việc thực hiện các chính sách và mục tiêu trong thời gian qua. - Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến thời gian quản lý. - Việc thực hiện, hiệu quả của các quá trình hệ thống. - Biên bản của cuộc họp xem xét lãnh đạo kỳ trước.
- Các kết quả đánh giá nội bộ, bên ngoài và bên thứ ba.
- Các ý kiến, khiếu nại của khách hàng và cơ quan kiểm tra, các báo cáo sản phẩm khơng phù hợp.
- Tình trạng thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa.
- Các mục tiêu quản lý cần được thực hiện cho thời gian tới, các vấn đề liên quan đến yêu cầu của khách hàng và thủ tục mới.
- Nhu cầu về nguồn lực, kế hoạch huấn luyện và đào tạo. - Tính hiệu quả, tính phù hợp của hệ thống quản lý. - Các vấn đề phát sinh.
Biên bản cuộc họp phải được phân phối đến tất cả các thành phần tham dự sau khi được phê duyệt của lãnh đạo cao nhất công ty, lãnh đạo cao nhất công ty có trách nhiệm cung cấp đủ nguồn lực để thi hành các hành động đã đề ra và ban lãnh đạo có trách nhiệm giám sát những hành động đưa ra được thực hiện có hiệu quả tốt. 3.2.3Nhóm giải pháp hoàn thiện chức năng về quản lý nguồn lực của công ty
Công ty phải ln đảm bảo cung cấp và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực để đáp ứng và thỏa mãn yêu cầu của khách hàng, mang đến những giá trị cốt lõi cho công ty.
Theo phân tích thực trạng về quản lý nguồn lực tại công ty, những đề xuất, các giải pháp về nguồn nhân lực và vật lực bên dưới nên được xem xét và áp dụng ngay vào công ty để thực hiện:
- Đối với nguồn nhân lực:
Cơng ty phải hồn hiện cơ cấu tổ chức cho phù hợp với tình hình thực tế và định hướng phát triển của công ty.
Hồn thiện các bảng mơ tả cơng việc cho từng chức danh dựa trên chức năng nhiệm vụ của từng phòng, ban, bộ phận và các chỉ tiêu đánh giá kết quả thực hiện công việc dựa trên các mục tiêu của bộ phận và công ty.
Để định hướng nghề nghiệp cho các nhân viên trong từng bộ phận, các trưởng bộ phận phải xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá và cấp bậc năng lực cơng việc
cho thích hợp để nhân viên dựa vào như là những nấc thang cho sự thăng tiến trong cơng việc giúp cho họ có định hướng, xây dựng cho mình kế hoạch phát triển bản thân, tạo động lực cho nhân viên ln có tinh thần cầu tiến phấn đấu, nâng cao và hoàn thiện kỹ năng kiến thức chuyên môn phục vụ cho công việc.
Công ty cần phải có kế hoạch xây dựng nhân sự kế thừa cho những vị trí quản lý chủ chốt trong cơng ty, qua kế hoạch này đề ra chương trình bồi dưỡng huấn luyện và giao đảm nhiệm các vị trí thử thách để đánh giá, lựa chọn nguồn nhân sự kế thừa, đảm bảo và không bị động trong cơ cấu nhân sự. Đồng thời cũng tạo động lực cho mọi người có năng lực muốn trở thành nhân sự cấp cao luôn phấn đấu, rèn luyện kỹ năng và kiến thức chuyên môn trong công việc.
Theo phần phân tích thực trạng nguồn lực của cơng ty, đội ngũ nhân viên cịn rất trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm trong chuyên môn cũng như các kỹ năng mềm cần thiết cho việc phối hợp và tổ chức cơng việc. Do đó để đánh giá nhu cầu đào tạo sát với thực tế, công ty phải tổ chức kiểm tra đánh giá toàn bộ số lao động hiện có, việc kiểm tra đánh giá phải dựa vào cấp bậc của từng vị trí, số năm kinh nghiệm. Qua kết quả đánh giá, công ty nên chia nhu cầu đào tạo ra làm 2 nhóm như sau để xác định nội dung cần đào tạo lại, xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo:
+ Đối với nhân viên mới: được định nghĩa là dưới 2 năm làm việc từ khi ra trường và dưới một năm làm việc tại công ty, công ty cần định hướng đào tạo về các quy định của công ty, các hướng dẫn công việc của bộ phận, các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng, các tiêu chuẩn áp dụng thiết kế, các luật định, quy định của nhà nước phải tuân thủ và áp dụng, các kỹ năng mềm cần thiết.
+ Đối với nhân viên cũ: được định nghĩa là làm việc tại công ty trên 1 năm và
ra trường trên 2 năm, công ty cần đào tạo lại các quy chế, quy định nội bộ, các quy trình, hướng dẫn cơng việc trong hệ thống quản lý chất lượng ISO của công ty để cập nhật lại các thông tin mới, đào tạo nâng cao các kiến thức, kỹ
năng chuyên môn cấp cao và tổng quan để đảm đương các công việc cần phối hợp, lập kế hoạch, cách thức triển khai kế hoạch và giám sát thực hiện cũng như giải quyết vấn đề phát sinh.
Để đảm bảo nguồn nhân lực của công ty được sử dụng hiệu quả, Phòng nhân sự phải phối hợp với các phòng ban, bộ phận để đánh giá 3 tháng một lần (4 lần cho một năm) cho hiệu quả sử dụng nguồn lực tại các đơn vị để có các giải pháp và điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với tình hình hoạt động của cơng ty.
Dựa vào kế hoạch phát triển và tình hình kinh doanh, cơng ty nên xem xét lại việc xác định và lên kế hoạch nhân lực cho từng dự án đang làm thầu để chủ động trong công tác phân bố, điều chuyển kế hoạch nhân sự cho phù hợp với từng dự án, tránh bị động khi dự án đi vào triển khai thực hiện.
Về đội ngũ nhân lực cho việc kiểm tra nội bộ, trong thời gian qua việc đào tạo và thực hành cho các nhân viên thực hiện đánh giá nội bộ chưa tốt như trong phần chương 2 về thực trạng đã nêu. Vì vậy, cơng ty cần phải có kế hoạch đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ nhân lực này để khi đánh giá mang lại những kết quả sát với thực tế giúp cho công tác cải tiến luôn được tốt.
- Đối với nguồn vật lực:
Công ty cần phải trang bị thêm và mới các phần mềm về vẽ mơ phỏng mơ hình 3D trong thiết kế, các phần mềm về quản lý và lưu trữ tài liệu, các phần mềm tính tốn trong thiết kế và phần mềm về quản lý dự án. Việc trang bị các phần mềm chuyên dụng sẽ giúp cho công ty luôn quản lý tốt các công cụ thực hiện cơng việc, tránh những sai sót của con người lặp đi lặp lại và tối ưu nguồn lực vật lực của công ty.
Công ty phải đảm bảo cung cấp các thiết bị, dụng cụ, phương tiện, tài liệu tác nghiệp, trang thiết bị kiểm tra và đánh giá chất lượng trong thi cơng xây dựng. 3.2.4 Nhóm giải pháp hồn thiện chức năng tạo sản phẩm và thiết kế
Qua phân tích thực trạng về tạo sản phẩm và thiết kế của công ty trong chương 2, có một số vấn đề cịn tồn tại cần phải giải quyết để thúc đẩy cải tiến và hồn thiện
hệ thống chất lượng của cơng ty. Tác giả xin đề xuất một số ý kiến để giải quyết các tồn tại này:
- Bổ sung các quy trình mới cho hoạt động thiết kế, sàng lọc các quy trình cũ để loại bỏ những điểm chồng chéo, không phù hợp giúp cho việc vận hành hệ thống hiệu quả.
- Các nguồn thông tin đầu vào phục vụ cho thiết kế cần phải được sàng lọc và kiểm soát chặt chẽ và phân phối đến các bộ phận liên quan kịp thời để tránh sử dụng thông tin lỗi thời.
- Cơng ty nên kiểm sốt chặt chẽ quy trình thay đổi trong thiết kế so với hợp đồng là phần rất quan trọng để giải trình với khách hàng và nâng cao tối ưu thiết kế, tuy nhiên việc thay đổi khơng kiểm sốt tốt sẽ bị ảnh hưởng đến chi phí và truy xuất thơng tin phục vụ cho hồn cơng cơng trình sau này.
- Cần phải đẩy mạnh hơn nữa việc phân tích các góp ý của khách hàng để tìm nguyên nhân và đề ra các biện pháp khắc phục, cải tiến cũng như giải đáp những thắc mắc của khách hàng.
3.2.5 Nhóm giải pháp hồn thiện chức năng mua hàng
- Đánh giá nhà thầu phụ và nhà cung cấp:
Đánh giá đầy đủ về năng lực năng lực tài chính để đảm bảo đủ khả năng thực hiện công việc theo hợp đồng thông qua giấy phép đăng ký kinh doanh và báo cáo tài chính hàng năm.
Đánh giá về kinh nghiệm và năng lực về thiết kế, chế tạo và cung cấp thực hiện cho các cơng trình và dự án trước đây.
Đánh giá về hệ thống quản lý chất lượng và hồ sơ của công ty để đảm bảo kiểm soát chất lượng sản phẩm tốt khi cung cấp.
Phải đi kiểm tra thực tế các sản phẩm đã cung cấp cho các cơng trình, cũng như những cơng trình đã thực hiện hoàn thiện để xem xét quy mô và khả năng thực hiện thực tế.
Về kiểm sốt chất lượng: cơng ty phải theo dõi lịch tiến độ chế tạo của bên nhà cung cấp và đưa ra các công đoạn cần phải được kiểm tra trước khi hoàn thành sản phẩm và xuất xưởng. Phần này công ty nên gửi bảng kể hoạch kiểm tra và nghiệm thu tại xưởng đến nhà cung cấp biết và phối hợp thực hiện.
Về tiến độ mua hàng: công ty phải kiểm sốt chặt chẽ từng cơng đoạn của thiết kế, mua sắm vật tư, chế tạo, lắp ráp, lắp đặt và nghiệm thu chuyển giao. Một trong các bước trên bị trễ thì các bước sau phải rút ngắn lại để đạt được tiến độ chung của kế hoạch.
3.2.6 Nhóm giải pháp hồn thiện chức năng hoạt động sản xuất dịch vụ
Cung cấp đủ nguồn lực cần thiết đến công trường trong từng giai đoạn như nhân lực, vật tư thiết bị cơng trường và văn phịng, an tồn.
Phải tăng cường kiểm soát chất lượng thi công bằng các biện pháp huấn luyện kỹ năng và phương pháp giám sát cho các giám sát viên để giám sát chất lượng và tiến độ tốt hơn.
Phải u cầu nhà thầu thi cơng đệ trình phương án thi cơng và biện pháp an tồn đầy đủ trước khi thực hiện cơng việc và giám sát theo đúng phương án thi công đã được duyệt.
Phải kiểm soát chặt chẽ nguồn vật tư đầu vào như nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị để đảm bảo chất lượng và an toàn trong q trình thi cơng.
Phải có giải pháp và tăng cường cơng tác an ninh, an tồn và mơi trường cho các hoạt động tại công trường và không phải bị chi phối bởi tiến độ thực hiện dự án.
3.2.7 Nhóm giải pháp hồn thiện chức năng đo lường phân tích và cải tiến
Mọi quyết định có hiệu lực được dựa trên việc phân tích dữ liệu và thơng tin. Trước khi đưa ra bất kỳ một quyết định nào, người ra quyết định cần phải có những cơ sở chắc chắn, thơng tin chính xác. Đối với các quyết định liên quan đến chất lượng ta cần phải xác định rõ yếu tố nào ảnh hưởng đến chất lượng, xem xét những yếu tố nào có thể kiểm sốt được, phân tích các quyết định có liên quan
đến các yếu tố đầu vào. Việc phân tích dữ liệu có thể giúp chúng ta xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đang tồn tại hoặc tiềm ẩn và vì vậy giúp chỉ dẫn cho việc ra các quyết định về hành động khắc phục và phòng ngừa cần thiết để cải tiến.
3.2.7.1Áp dụng kỹ thuật thống kê
Áp dụng các kỹ thuật thống kê là phương pháp phổ biến để phân tích dữ liệu, các bước áp dụng kỹ thuật thống kê như sau:
- Xác định mục đích thống kê, - Xác định vấn đề cần giải quyết,
- Liệt kê đầy đủ các nguyên nhân có thể,
- Chọn lựa các công cụ thống kê phù hợp, khả thi, - Thu thập đầy đủ, chính xác, khách quan dữ liệu,
- Tiến hành thực hiện thống kê, phân tích đánh giá một cách chính xác, - Đưa ra các biện pháp xử lý vấn đề và đề phòng sự lặp lại của vấn đề, - Báo cáo kết quả theo quy trình trong cơng ty.
Các kỹ thuật kiểm soát chất lượng bằng thống kê thường sử dụng cho các dữ liệu bằng số và các dữ liệu không bằng số theo bảng 3.4 và 3.5 trang 77.
Áp dụng kỹ thuật thống kê không phải là sử dụng các kỹ thuật kiểm tra mà là giải quyết các vấn đề chất lượng. Do vậy, không nên quá bận tâm đến các kỹ thuật cao siêu mà hãy chọn những kỹ thuật đơn giản, mọi người trong tổ chức biết sử dụng. Ngoài ra, tùy thuộc vào nội dung cần thống kê, đặc điểm của hoạt động thống kê mà lựa chọn công cụ và kỹ thuật phù hợp. Một số chỉ tiêu thông dụng cần phân tích bằng kỹ thuật thống kê theo bảng 3.6 trang 78.
Bảng 3.4 Các cơng cụ và kỹ thuật phân tích các dữ liệu khơng bằng số Nguồn: Trung tâm năng suất Việt Nam [13]
Công cụ và kỹ thuật Ứng dụng
Biểu đồ quan hệ
Ghép thành nhóm một số lượng lớn ý kiến, quan điểm hoặc vấn đề có liên quan về một chủ đề cụ thể.