Nguồn: Bảng theo dõi hệ thống tài liệu nội bộ của công ty [5]
STT Mã Tên tài liệu Phát hành
lần đầu Năm sửa đổi
Cấp 1
1 QM Sổ tay chất lượng 9/1/2001
2001, 2004, 2010, 2012 Cấp 2
1 QP-100 Xem xét hồ sơ dự thầu và hợp đồng 9/1/2001
2003, 2004, 2010, 2012
2 QP-101 Kế hoạch chất lượng dự án 9/1/2001 2005, 2009, 2012
3 QP-200 Kiểm soát thiết kế chi tiết 9/1/2001 2005, 2010
4 QP-300 Kiểm soát mua sắm vật tư thiết bị hàng hóa 9/1/2001
2001, 2004, 2010, 2011 5 QP-301 Đánh giá và lựa chọn nhà cungcấp 9/1/2001
2005, 2007, 2010, 2012 6 QP-302 Kiểm sốt quy trình nghiệm thu tại xưởng chế tạo 9/1/2001 2005, 2010
7 QP-400 Kiểm sốt vật tư tại cơng trường 9/1/2001 2005, 2010
8 QP-401 Kiểm soát hoạt động xây dựng 9/1/2001 2005, 2010, 2012
9 QP-402 Phê duyệt vận hành nhà máy 9/1/2001 2005, 2010
10 QP-600 Sơ đồ tổ chức 9/1/2001 2002, 2005, 2010, 2012
11 QP-601 Xem xét của lãnh đạo 9/1/2001 2002, 2004, 2009, 2011
12 QP-700 Kiểm tra chất lượng nội bộ 9/1/2001 2004, 2010, 2012
13 QP-701 Kiểm sốt sự khơng phù hợp 9/1/2001 2005, 2010, 2012
14 QP-702 Kiểm soát hành động ngăn ngừa
và khắc phục 9/1/2001 2005, 2012
15 QP-800 Cải tiến liên tục 9/1/2001 2005, 2012
16 QP-801 Đào tạo 9/1/2001 2005, 2012
17 QP-802 Sự thỏa mãn khách hàng 9/1/2001 2005, 2010
18 QP-900 Kiểm soát tài liệu 9/1/2001 2001, 2010, 2012
Sau nhiều lần tái đánh giá vào năm 2004, 2007 và 2010 của bên ngoài và đánh giá nội bộ hàng năm, đến nay hệ thống tài liệu của công ty đã cơ bản hồn thiện để vận hành hệ thống cơng ty với một kết quả tốt. Tuy nhiên theo nhu cầu cơng việc và tình hình hoạt động mở rộng của cơng ty, hệ thống tài liệu vẫn cịn một số tồn tại cần tiếp tục cập nhật, sửa đổi, khắc phục và cải tiến.
Công tác quản lý hệ thống và hệ thống tài liệu được khảo sát tại công ty thông qua bảng câu hỏi về các vấn đề liên quan, với kết quả như sau:
Bảng 2.4: Tổng hợp điểm trung bình chức năng “Quản lý hệ thống và hệ thống tài liệu” Số quan sát Độ lệch chuẩn Điểm số nhỏ nhất Điểm số lớn nhất Điểm trung bình Các cơng việc hay hoạt động
cần thiết trong bộ phận được lập thành quy trình hướng dẫn cơng việc
164 0.761 2 4 2.90
Các quy trình hướng dẫn cơng việc đã ban hành được áp dụng
vào công việc 164 0.693 2 4 3.24
Hệ thống tài liệu hiện tại trong công ty và bộ phận có đầy đủ, sẵn sàng và phù hợp với hoạt động thực tế của công việc
164 0.717 2 4 2.98
Nguồn: Trích từ phụ lục 02 Trong 3 tiêu chí trong nhân tố “Quản lý hệ thống và hệ thống tài liệu”, ta nhận
thấy số điểm trung bình đạt được trên trung bình nhưng chưa cao. Như vậy vẫn cịn một tỷ lệ người đánh giá chưa cao về các tiêu chí như bên dưới:
- Tiêu chí “Các cơng việc hay hoạt động cần thiết trong bộ phận được lập thành quy trình hướng dẫn công việc”: số điểm trung bình là 2.90 với kết quả thống kê không tốt chiếm 34.1%, kết quả chấp nhận được chiếm 41.5%, kết quả tốt chiếm 24.4%. Kết quả trên đã thể hiện các công việc cần thiết chưa thành lập các quy trình đầy đủ để áp dụng vào thực hiện công việc. Công ty cần rà sốt lại các quy trình và loại bỏ hoặc bổ sung các quy trình hướng dẫn cơng việc để hồn thiện hệ thống tài liệu áp dụng cho cơng việc.
- Tiêu chí “Các quy trình hướng dẫn cơng việc đã ban hành được áp dụng vào cơng việc”: số điểm trung bình là 3.24 với kết quả thống kê không tốt chiếm 14.6%, kết quả chấp nhận được chiếm 46.3%, kết quả tốt chiếm 39%. Kết quả này thể hiện các quy trình hướng dẫn đã được ban hành được áp dụng tốt vào thực hiện công việc, tuy nhiên một số quy trình đã thành lập rất lâu cần xem xét những điểm chưa được hợp lý để sửa đổi bổ sung cho phù hợp với tình hình áp dụng vào cơng việc hiện tại.
- Tiêu chí “Hệ thống tài liệu hiện tại trong cơng ty và bộ phận có đầy đủ, sẵn sàng và phù hợp với hoạt động thực tế của cơng việc”: số điểm trung bình là 2.98 với kết quả thống kê tại phụ lục 02, kết quả không tốt chiếm 26.8%, kết quả chấp nhận được chiếm 48.8%, kết quả tốt chiếm 24.4% . Tiêu chí này có số điểm dưới trung bình, theo đánh giá của CB-CNV là hệ thống tài liệu của cơng ty và bộ phận có chưa đầy đủ, sẵn sàng và phù hợp với hoạt động thực tế của công việc. Cơng ty cần rà sốt, loại bỏ hay bổ sung quy trình hướng dẫn để hệ thống tài liệu khơng chồng chéo, đơn giản dễ thực hiện và phù hợp.
Tóm lại về hệ thống quản lý chất lượng bao gồm vấn đề quản lý hệ thống và hệ thống tài liệu tại công ty vẫn còn những hạn chế sau:
- Về hệ thống tài liệu của công ty là khá đầy đủ, tuy nhiên hiện nay rất nhiều quy trình, quy định và hướng dẫn chồng chéo lên nhau gây ra nhầm lẫn, khó khăn cho việc áp dụng vào cơng việc. Cơng ty và bộ phận cần rà sốt lại tài liệu hướng dẫn để thống nhất và loại bỏ những chồng chéo, bất cập để áp dụng quy trình vào cơng việc.
- Các quy trình hướng dẫn đã được ban hành nhưng vẫn khó khăn khi áp dụng vào thực hiện công việc.
- Các công việc đang thực hiện vẫn chưa được lập thành quy trình hướng dẫn đầy đủ, việc này có thể dẫn đến việc thực hiện và chất lượng công việc không đồng nhất và kết quả không tốt.
2.2.5.3 Phân tích thực trạng về cam kết và trách nhiệm triển khai của lãnh đạo.
Trách nhiệm của lãnh đạo phải truyền đạt kế hoạch, chiến lược định hướng hoạt động và phát triển công ty đến tồn thể nhân viên. Qua đó, thiết lập và triển khai
chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng đến từng phòng ban cho hoạt động của công ty nhằm đạt được sứ mệnh và tầm nhìn đã thiết lập.
Lãnh đạo phải đảm bảo sẵn có các nguồn lực cần thiết để đáp ứng các mục tiêu đề ra và luôn xem xét các nhu cầu, phản hồi và mong đợi của các bên liên quan để đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng của công ty ln được duy trì, xây dựng và cải tiến liên tục.
Để có thêm thơng tin về việc đánh giá kết quả thực hiện cam kết và trách nhiệm triển khai của lãnh đạo, tác giả tiến hành khảo sát ý kiến của cán bộ công nhân viên với kết quả tổng hợp như sau:
Bảng 2.5: Tổng hợp điểm trung bình chức năng “Trách nhiệm lãnh đạo” Số quan sát Độ lệch chuẩn Điểm số nhỏ nhất Điểm số lớn nhất Điểm trung bình Chính sách chất lượng và mục tiêu
chất lượng cho hoạt động công ty đã được lãnh đạo cao nhất truyền
đạt
và triển khai quy trình hướng dẫn cơng việc 164 0.795 2 5 3.39 Lãnh đạo đảm bảo sẵn có các nguồn lực cần thiết để đáp ứng các mục tiêu 164 0.741 2 4 2.88
Cơng ty có thường xun khảo sát nhu cầu và mong đợi của khách hàng
164 0.663 2 4 2.95
Mục tiêu của bộ phận bạn được đo
lường và đánh giá việc thực hiện 164 0.663 2 4 3.05
Trách nhiệm và quyền hạn của
nhân viên được định nghĩa rõ ràng 164 0.645 2 4 3.02
Việc thu thập và tổng hợp thông tin đã phù hợp cho việc xem xét của lãnh đạo
164 0.618 2 4 3.24
Nguồn: Trích từ phụ lục 02
Thơng qua việc khảo sát ý kiến của CB-CNV với bảng câu hỏi và kết quả ở phụ lục 02, có thể đưa ra các nhận xét như sau:
- Đối với tiêu chí “Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng cho hoạt động công ty đã được lãnh đạo cao nhất truyền đạt và triển khai quy trình hướng dẫn cơng việc” ta thấy số điểm trung bình đạt được là 3.39, số điểm đạt được trên mức trung bình nhưng vẫn thấp. Điều đó cũng có nghĩa rằng chính sách chất lượng và mục tiêu
chất lượng đã thực hiện nhưng chưa được truyền đạt và triển khai sâu rộng đến nhân viên hoặc truyền đạt và triển khai chưa hiệu quả đến nhân viên cấp dưới.
- Đối với tiêu chí “Lãnh đạo đảm bảo sẵn có các nguồn lực cần thiết để đáp ứng các mục tiêu” số điểm trung bình là 2.88, số điểm đạt được nằm ở dưới mức trung bình. Theo kết quả thống kê của phụ lục 02 thì kết quả khơng tốt chiếm 34.1%, kết quả chấp nhận được 43.9%, kết quả tốt 22%. Kết quả trên cho thấy nguồn lực chưa đầy đủ để đáp ứng các mục tiêu của công ty đề ra, công ty phải xem xét lại về nguồn lực hiện tại của các bộ phận để có giải pháp điều chuyển, hay bổ sung cho phù hợp.
- Đối với tiêu chí “Cơng ty có thường xun khảo sát nhu cầu và mong đợi của khách hàng” số điểm trung bình đạt được là 2.95, có số điểm thấp hơn mức trung bình và chưa đạt được mong muốn của CB-CNV. Hiện nay sau khi kết thúc mỗi dự án cơng ty có gửi phiếu khảo sát ý kiến đánh giá của khách hàng, tuy nhiên về bảng câu hỏi chưa đi sâu vào các vấn đề cần lấy thông tin để phục vụ cho mục tiêu cải tiến nên kết quả thu được là chưa sát với thực tế. Công ty cần xem xét lại bảng câu hỏi để thể hiện các thông tin cần thu thập cho mục tiêu cải tiến, khắc phục và phịng ngừa.
- Đối với tiêu chí “Mục tiêu của bộ phận bạn được đo lường và đánh giá việc thực hiện”, theo bảng khảo sát cán bộ cơng nhân viên thì số điểm trung bình đạt được là 3.05 chỉ ở mức trung bình. Cũng theo kết quả thống kê tại phụ lục 02 thì kết quả khơng tốt chiếm 19.5%, kết quả chấp nhận được 56.1%, kết quả tốt 24.4% . Các mục tiêu là do các bộ phận xem xét nhiệm vụ và mong đợi từ bộ phận để đưa ra theo định hướng của chính sách chất lượng cơng ty. Hiện tại mục tiêu của bộ phận và công ty chưa có cơng cụ để đo lường định tính nên kết quả có được chỉ dựa trên định tính ước lượng làm cho kết quả chưa chính xác ảnh hưởng đến kết quả xem xét của lãnh đạo.
- Tiêu chí “Trách nhiệm và quyền hạn của của nhân viên được định nghĩa rõ ràng” với số điểm trung bình đạt được là 3.02. Theo kết quả thống kê của phụ lục 02, số người đánh giá kết quả không tốt chiếm 19.5%, kết quả chấp nhận được 58.5%, kết quả tốt 22%. Trong hệ thống tài liệu quản lý chất lượng, cơng ty có quy trình số QP-600 - Sơ đồ tổ chức trong đó thể hiện rõ vị trí cấp bậc, dịng cơng việc và mơ tả nhiệm vụ cơng việc của từng vị trí trong cơng ty. Vì vậy trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên luôn được định nghĩa rõ ràng và kết quả đã phản ánh thực tế của vấn
đề. Tuy nhiên các bộ phận mới thành lập như bộ phận mua hàng, bộ phận dự án cần phải cụ thể rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn của các vị trí để tránh chồng chéo hay thiếu sót.
- Tiêu chí “Việc thu thập và tổng hợp thông tin đã phù hợp cho việc xem xét của lãnh đạo” số điểm trung bình đạt được là 3.24, theo thống kê kết quả của phụ lục 02 số người đánh giá kết quả không tốt chiếm 9.8%, kết quả chấp nhận được/ khơng có ý kiến là 56.1%, kết quả tốt 34.1%. Thông thường việc thu thập và tổng hợp thông tin phục vụ cho việc xem xét của lãnh đạo là của cấp quản lý từ nhóm trưởng, phó trưởng phịng trở lên, vì thế một số cán bộ cơng nhân viên họ phản ảnh không biết thơng tin để đánh giá tiêu chí này và họ đã đánh vào mục khơng có ý kiến. Tuy nhiên với kết quả tốt là 34.1% đã phần nào phản ảnh kết quả thu thập thông tin phù hợp cho việc xem xét của lãnh đạo.
2.2.5.4 Phân tích thực trạng về quản lý nguồn lực
Quản lý nguồn lực là quản lý về con người, cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc, thông tin ra quyết định, các nhà cung ứng và mối quan hệ đối tác, các nguồn lực tự nhiên và các nguồn lực tài chính.
- Tiêu chí “Nguồn lực trong bộ phận đã đủ để đáp ứng thực hiện công việc và đáp ứng nhu cầu của khách hàng” với số điểm trung bình 2.90, số điểm đạt được dưới mức trung bình. Điều đó cho thấy rằng nguồn lực trong bộ phận chưa đủ để đáp ứng thực hiện công việc và nhu cầu của khách hàng, với đội ngũ nhân viên còn rất trẻ chưa nhiều kinh nghiệm đã thực sự là một khó khăn cho việc đáp ứng yêu cầu về tiến độ, chất lượng đầu ra của sản phẩm. Ngoài đội ngũ nhân viên cịn trẻ thì phương tiện, thiết bị và dụng cụ đáp ứng cho nhu cầu cơng việc chưa đầy đủ cũng là một khó khăn cho việc đáp ứng u cầu cơng việc.
- Tiêu chí “Cơng tác tuyển dụng và đào tạo trong cơng ty” có số điểm trung bình đạt được 2.90, số điểm đạt được thấp hơn mức trung bình và kết quả thơng kê phản ảnh công tác tuyển dụng và đào tạo tại cơng ty chưa tốt. Từ trước đến nay, khi có nhu cầu về nhân lực công ty thường tuyển những nhân viên trẻ mới vừa ra trường chưa có kinh nghiệm để đào tạo, tuy nhiên do nhân lực thiếu và công việc đang khẩn trương để kịp tiến độ các bạn mới được tuyển vào phải tham gia thẳng vào công việc
và đào tạo theo công việc. Điều này đã làm cho công việc bị chậm và chất lượng đầu ra sai sót nhiều, trong khi đó cơng ty chưa giữ chân được những người có kinh nghiệm làm việc lâu năm tại công ty làm cho khâu kiểm tra chất lượng sản phẩm đầu ra chưa được chặt chẽ.
Bảng 2.6: Tổng hợp điểm trung bình chức năng “Quản lý nguồn lực” Số quan sát Độ lệch chuẩn nhỏ nhấtĐiểm số Điểm số lớn nhất Điểm trung bình Nguồn lực trong bộ phận đã đủ để
đáp ứng thực hiện công việc và đáp ứng nhu cầu của khách hàng
164 0.694 2 4 2.90
Công tác tuyển dụng và đào tạo
trong công ty 164 0.657 2 4 2.90
Chất lượng của việc cung cấp và duy trì cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của công ty
164 0.661 2 4 3.17
Hoạt động kiểm sốt an tồn, sức khỏe cho người lao động làm việc tại văn phịng và cơng trường
164 0.608 2 4 3.44
Nguồn: Trích từ phụ lục 02 Theo số liệu thống kê về số năm kinh nghiệm của công ty thể hiện nguồn
nhân
lực hiện tại như sau: