II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHO VAY TẠI NHNO&PTNT THANH HOÁ
3. Quy trình hạch tốn cho vay theo HMTD, cho vay từng lần
3.2. Quy trình hạch tốn phương thức cho vay từng lần.
Phƣơng thức cho vay từng lần áp dụng đối với khách hàng có nhu cầu vay vốn từng lần. Mỗi lần vay vốn, khách hàng và ngân hàng nông nghiệp nơi cho vay lập thủ tục vay vốn theo quy định và ký hợp đồng tín dụng.
3.2.1. Quy trình hạch tốn khi cho vay.
Cán bộ tín dụng là ngƣời trực tiếp nhận hồ sơ vay vốn của khách hàng, kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp cuả bộ hồ sơ và tiến hành thẩm định xét duyệt cho vay, sau đó trình trƣởng phịng kinh doanh và giám đốc duyệt. Khi thủ tục xét duyệt cho vay làm đầy đủ hồ sơ vay vốn của khách hàng đƣợc chuyển sang bộ phận kế toán.
Cán bộ kế tốn đƣợc phân cơng phụ trách tài khoản tiền vay tiến hành kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của bộ hồ sơ vay vốn. Nếu bộ hồ sơ hợp lệ hợp pháp thì tiến hành giải ngân cho khách hàng. Tuỳ theo yêu cầu của khách hàng kế tốn có thể giải ngân bằng tiền mặt hoặc chuyển trả vào tài khoản khác theo yêu cầu của khách hàng Và căn cứ vào mức duyệt cho vay của giám đốc và kế hoạch giải ngân hạch tốn.
Nợ Tài khoản cho vay
Có Tài khoản thích hợp (tiền mặt, tiền gửi)
Sau khi hạch toán song kế toán chuyển hồ sơ sang kế toán kiểm soát, kế toán kiểm soát kiểm tra lại một lần nữa các yếu tố trên chứng từ xem đã đầy đủ chƣa, có hợp lệ hợp pháp khơng, nếu bộ hồ sơ đảm bảo đầy đủ các yếu tố theo quy định thì kế tốn kiểm sốt ký kiểm soát chứng từ và xử lý nhƣ sau:
Trƣờng hợp khách hàng lĩnh bằng tiền mặt kế toán kiểm soát vào sổ nhật ký quỹ và chuyển phiếu chi tiền, chứng minh thƣ, sổ vay vốn hoặc hợp đồng tíndụng kềm 1 liên giấy đề nghị vay vốn sang thủ quỹ để chi tiền cho khách hàng.
Thủ quỹ sau khi chi tiền cho khách hàng song vào sổ quỹ và trả lại phiếu chi kèm giấy đề nghị vay vốn cho kiểm soát để đƣa vào lƣu trữ chứng từ. Sổ vay vốn giao cho khách hàng giữ.
Trƣờng hợp khách hàng yêu cầu chuyển tiền vay trả vào tài khoản của một khách hàng khác thì kế tốn kiểm sốt kiểm sốt hồ sơ song ký kiểm soát và đƣa một liên UNC kèm 1 giấy đề nghị vay vốn vào lƣu trữ từ nếu là chuyển đi cho khách hàng có tài khoản tại ngân hàng khác thì chuyển 1 liên UNC sang cho bộ phận chuyển tiền điện tử để chuyển tiền đi. Sổ vay vốn giao cho khách hàng.
Sau khi giải ngân song phiếu chi (hoặc UNC) kèm 1 giấy đề nghị vay vốn đƣợc đƣa vào lƣu trữ chứng từ cịn lại tồn bộ hồ sơ vay vốn đƣợc kế toán viên phụ trách tài khoản tiền vay lƣu trữ tại quầy giao dịch để theo dõi thu nợ của khách hàng.
Đối với các khách hàng vay vốn phải cầm cố thế chấp bằng tài sản thì kế tốn lập phiếu nhập kho các giấy tờ hoặc tài sản thế chấp, cầm cố đó.
Nhập Tài khoản 994 tài sản thế chấp cầm cố.
Giấy tờ và tài sản thế chấp cầm cố của ngân hàng đƣợc nhập vào kho và bảo quản cẩn thận.
Cụ thể : Ngày 25 tháng 12 năm 2002 ông Lê Văn Thanh 242 Nguyễn Trãi - TP Thanh Hoá làm giấy đề nghị vay vốn số tiền là 200 triệu đồng. Qua
xem xét thẩm định ngân hàng Thạch thành đồng ý cho ông vay số tiền 150 triệu đồng, ông Thanh thế chấp bằng nhà đất kèm theo giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đứng tên ông trị giá 300 triệu đồng , hồ sơ đã đƣợc ký duyệt đầy đủ chuyển cho bộ phận kế tốn. Kế tốn kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của bộ hồ sơ đảm bảo. Căn cứ vào số tiền giám đốc duyệt vay lập phiếu hạch toán
Nợ Tài khoản cho vay số tiền 150.000.000 Có Tài khoản tiền mặt số tiền 150.000.000
Nhập Tài khoản tài sản thế chấp cầm cố số tiền 300.000.000.
Sau đó chuyển sang kế toán kiểm soát kiểm tra lại một lần nữa nếu khơng có gì sai sót thì vào sổ nhật ký quỹ, ký kiểm soát và chuyển phiếu chi tiền, sổ vay vốn, chứng minh thƣ của khách hàng, một liên giấy đề nghị vay vốn sang thủ quỹ chi tiền cho khách.
Thủ quỹ sau khi chi tiền cho khách và nhập gấy tờ thế chấp vào kho trả lại chứng minh thƣ và sổ vay vốn cho khách hàng, phiếu chi và giấy đề nghị vay vốn trả lại cho kế tốn đóng chứng từ lƣu trữ.
Sổ lƣu, phụ lục theo dõi tiền vay, các hồ sơ vay vốn đƣợc lƣu taị quâỳ giao dịch của kế toán để theo dõi thu nợ.
3.2.2. Quy trình hạch tốn khi thu nợ.
Mọi khoản vay đều phải đƣợc thu đủ, đúng hạn đã ghi trong số hoặc hợp đồng vay vốn. Khách hàng vay vốn đƣợc quyền trả nợ trƣớc hạn tuỳ theo khả năng của khách hàng. Quy trình thu nợ tại ngân hàng đƣợc thực hiện nhƣ sau
*Thu trực tiếp
Khách hàng mang tiền kèm sổ vay vốn (hoặc hợp đồng tín dụng) đến ngân hàng đề nghị trả nợ.
Trƣờng hợp khách hàng trả bằng tiền mặt kế toán căn cứ vào yêu cầu trả nợ của khách hàng lập phiếu thu nợ gốc, lãi chuyển sang kiểm soát trƣớc quỹ vào sổ nhật ký quỹ sau đó chuyển sang thủ quỹ thu tiền. Thủ quỹ thu tiền song trả lại sổ vay vốn hoặc hợp đồng tín dụng cho khách hàng, kế tốn hạch toán số tiền gốc lãi đã thu vào sổ theo dõi tiền vay của khách hàng và hạch toán.
Nợ: Tài khoản tiền mặt: Tổng số tiền khách hàng trả Có: Tài khoản cho vay của khách hàng Số tiền gốc.
Có Tài khoản thu lãi Số tiền lãi. Có Tài khoản lãi cộng dồn dự thu (số lãi đã hạch toán sang tài khoản lãi cộng dồn dự thu nếu có).
Trƣờng hợp khách hàng có tài khoản tiền gửi và yêu cầu trích tài khoản tiền gửi để thu nợ kế toán kiểm tra số dƣ tiền giử của khách hàng kiểm tra tính
hợp lệ, hợp pháp của chứng từ nếu tài khảon có đủ số dƣ theo yêu cầu của khách hàng thì hạch tốn.
Nợ Tài khoản tiền gửi của khách hàng Tổng số tiền Có Tài khoản cho vay Số tiền gốc
Có Tài khoản thu lãi Số tiền lãi
Có Tài khoản lãi cộng dồn dự thu (số lãi đã hạch toán sang tài khoản lãi cộng dồn dự thu nếu có).
Ghi sổ lƣu cho khách hàng và chuyển chứng từ sang kế toán kiểm soát. Kế toán kiểm soát kiểm tra lại một lần nữa chứng từ nếu đảm bảo các yếu tố đúng theo quy định ký kiểm soát trên chứng từ ký kiểm soát. Trả lại sổ vay vốn hoặc hợp đồng tín dụng cho khách hàng.
*Thu gián tiếp
Ngân hàng thành lập các tổ thu nợ lƣu động đến các thôn, xã để cho khách hàng thuận tiện trong việc trả nợ, trả lãi. Các cán bộ của tổ thu lƣu động thu tiền của khách hàng và lập bảng kê về nộp tại ngân hàng.
Kế toán khi nhận đƣợc bảng kê của tổ thu gửi đến kiểm tra các yếu tố trên bảng kê nếu đầy đủ, đúng đắn thì căn cứ vào bảng kê ghi vào sổ theo dõi tiền vay của khách hàng và hạch toán căn cứ vào bảng kê thu nợ lập phiếu thu chuyển sang kiểm soát vào sổ nhật ký quỹ, chuyển sang quỹ thu tiền hạch toán.
Nợ Tài khoản tiền mặt Tổng số tiền trên bảng kê Có Tài khoản cho vay Số tiền gốc
Có Tài khoản thu lãi Số tiền lãi
Có Tài khoản lãi cộng dồn dự thu ( số lãi đã hạch toán sang tài khoản lãi cộng dồn dự thu nếu có).
Bảng kê thu nợ đƣợc đƣa vào lƣu trữ kèm với phiếu thu tiền.
Cụ thể Ngày 30 tháng 12 năm 2002 ông Hoàng văn Thanh đến ngân hàng trả nợ số tiên ông đã vay ngân hàng ngày 25 tháng 9 năm 2002 là 10.000.000 đ lãi suất trên hợp đồng tín dụng là 0,85% thời hạn cho vay 6 tháng. Kế tốn tính lãi nhƣ sau: Số tiền lãi phải thu = 10. 000.000 x 96 ngày x 0. 85% = 272.000 đồng 30
Kế toán hạch toán ghi Nợ Tài khoản tiền mặt: 5.272.000 đồng. Có Tài khoản thu lãi: 272.000 đồng.
Kế toán rút hồ sơ vay vốn của ơng Thanh đƣa và đóng chứng từ lƣu trữ cón sổ lƣu thì lƣu tại quầy giao dịch để trƣờng hợp khách hàng có nhu cầu vay vốn lần tiếp theo xẽ lấy ra.
3.2.3. Tính và thu lãi.
Theo văn bản số 1788/NHNo –TCKT ngày 29/6/2001 của NHNo Việt Nam quy định phƣơng pháp tính và hạch tốn thu lãi, trả lãi về nghiệp vụ cho vay, huy động vốn. Hƣớng dẫn cách hạch toán thu lãi theo phƣơng pháp dự thu dự chi.
Ngân hàng nơng nghiệp đã áp dụng tính và thu lãi theo phƣơng pháp dự thu, dự chi từ tháng 12 năm 2001.
Đối với cho vay từng lần, tính và thu lãi theo món cơng thức tính lãi Nhƣ sau :
Số tiền lãi =
Số dƣ nợ x số
ngày x lãi xuất
30
Theo định kỳ trả lãi đã thoả thuận giữa ngân hàng và khách hàng ghi trên hợp đồng tín dụng kế tốn tính số lãi phải trả của khách hàng. Nếu khách hàng đến nộp lãi ngay trong kỳ thì hạch tốn. Nợ Tài khoản tiền mặt
Có Tài khoản thu lãi Và ghi vào sổ theo dõi cho vay thu nợ của khách hàng.
Trƣờng hợp khách hàng khơng trả đƣợc lãi kế tốn tính lãi và hạch tốn vào tài khoản lãi cộng dồn dự thu.
Nợ Tài khoản dự thu Có Tài khoản thu lãi.
Khi thu đƣợc số lãi đã hạch toán vào tài khoản dụ thu hach toán Nợ Tài khoản tiền mặt (hoặc tài khoản thích hợp )
Có Tài khoản tiền lãi cộng dồn dự thu.
Theo quy định nếu quá kỳ hạn trả lãi 3 tháng mà khách hàng vẫn không trả đƣợc tiền lãi hoặc số nợ gốc đó bị chuyển sang nợ q hạn thì phải hạch tốn thối thusố tiền lãi đó .
Nợ Tài khoản thu lãi Có Tài khoản lãi dự thu
3.2.4. Điều chỉnh kỳ hạn nợ, gia hạn nợ, chuyển nợ quá hạn.
+ Điều chỉnh kỳ hạn nợ Trƣờng hợp khách hàng không trả nợ gốc lãi đúng kỳ hạn hoặc không trả hết số nợ gốc, lãi trong thời hạn cho vay đã thoả thuận với ngân hàng trên hợp đồng tín dụng , ngƣời vay muốn kéo dài thời hạn tả nợ gốc lãi thì phải làm giấy đề nghị gia hạn nợ. Cán bộ tín dụng kểm tra ký xác nhận và trình giám đốc duyệt.
Nếu đƣợc giám đốc đồng ý cho gia hạn nợ kế toán căn cứ vào đơn đề nghị ra hạn nợ đã đƣợc duyệt ghi bổ xung vào sổ lƣu hoặc khế ƣớc thời hạn đã đƣợc gia hạn nợ để tiện theo dõi. Bổ xung kỳ hạn mới vào hồ sơ khế ƣớc trên máy tính sau đó chuyển giấy đề nghị gia hạn nợ lƣu trữ vào hồ sơ vay vốn của khách hàng.
Thời gian gia hạn nợ đối với cho vay ngắn hạn tối đa không quá 12 tháng, đối với cho vay trung và dài hạn tối đa bằng 1/2 thời hạn đã thoả thuận trên hợp đồng tín dụng.
+ Chuyển nợ quá hạn: Theo văn bản 405/NHNN- CSTT ngày 16/04/2001
về việc “ Hƣớng dẫn thực hiện qui định về chuyển nợ quá hạn”, Theo quyết định 72 của hội đồng quản trị NHNo Việt Nam thì “ Khi đến kỳ hạn trả nợ gốc hoặc lãi, nếu khách hàng không trả nợ đúng hạn và không đƣợc điều chỉnh kỳ hạn nợ gốc, hoặc lãi, hoặc không đƣợc gia hạn nợ gốc hoặc lãi, thì ngân hàng Nơng nghiệp nơi cho vay chuyển tồn bộ số dƣ nợ sang nợ quá hạn và khách hàng phải trả lãi xuất nợ quá hạn”. Căn cứ vào số dƣ nợ của hợp đồng tín dụng cịn lại đến ngày quá hạn kế toán lập phiếu chuyển nợ quá hạn
Nợ Tài khoản nợ trong hạn Có Tài khoản nợ quá hạn
Và ghi vào sổ theo dõi vay vốn số tiền chuyển nợ quá hạn, áp dụng lãi suất quá hạn băng 150% lãi suất cho vay đã thoả thuận trên HĐTD.
Trƣờng hợp khách hàng bị chuyển nợ quá hạn do đến kỳ hạn trả gốc, lãi trong thời hạn cho vay đã thoả thuận trên hợp đồng tín dụng mà khơng trả đúng hạn số nợ gốc, lãi phải trả của kỳ hạn đó và khơng đƣợc ngân hàng chấp thuận cho điều chỉnh kỳ hạn nợ thì chuyển tồn bộ số dƣ nợ gốc thực tế cịn lại của hợp đồng tín dụng đó sang nợ quá hạn. Trƣờng hợp này chỉ áp dụng lãi suất quá hạn đối với phần dƣ nợ gốc đến kỳ hạn mà không trả đƣợc, phần dƣ nợ gốc chƣa đến kỳ hạn trả nhƣng phải chuyển nợ quá hạn áp dụng lãi suất cho vay trong hạn đã thoả thuận trƣớc đó trên hợp đồng tín dụng.
Trƣờng hợp cụ thể Ngày 01/03/2001 Khách hàng A Vay 10 triệu đồng thời hạn trả nợ đƣợc thoả thuận trên hợp đồng tín dụng nhƣ sau
Đến ngày 01/06/2002 Trả 3 Triệu đồng 01/09/2002 Trả 2 triệu đồng 31/12/2002 Trả 5 triệu đồng
Nhƣng đến ngày 01/06/2002 khách hàng A không trả đƣợc số tiền 3 triệu đồng và không đƣợc ngân hàng đồng ý cho điều chỉnh kỳ hạn nợ, kế toán chuyển nợ quá hạn hạch toán
Nợ Tài khoản nợ quá hạn 10.000.000 đ Có Tài khoản cho vay trong hạn 10.000.000 đ và áp dụng lãi suất quá hạn đối với số dƣ nợ 3.000.000 đ
Đến ngày 20/07/2002 khách hàng A Trả hết số nợ 3.000.000 đ bị quá hạn kế toán lập phiếu chuyển số dƣ nợ cịn lại về nợ trong hạn lập phiếu hạch tốn:
Nợ Tài khoản cho vay trong hạn 7.000.000 đ Có Tài khoản nợ quá hạn 7.000.000 đ.