II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHO VAY TẠI NHNO&PTNT THANH HOÁ
4. Ứng dụng công nghệ tin học trong kế toán cho vay tại NHNo&PTNT Thanh Hoá
NHNo&PTNT Thanh Hoá
Hoạt động kinh doanh ngày càng đƣợc mở rộng khối lƣợng khách hàng ngày càng tăng lên địi hỏi ngân hàng phải có những bƣớc cải tiến quy trình nghiệp vụ đảm bảo nhanh chóng, chính xác, đầy đủ đáp ứng đƣợc yêu cầu kinh doanh trong giai đoạn hiện nay. Một trong những biện pháp hữu hiệu để nâng cao năng suất lao động trong hoạt động kế toán, đảm bao cung cấp đầy đủ kịp thời số liệu phục vụ cho quản lý điều hành kinh doanh là đƣa các ứng dụng công nghệ vào nghiệp vụ kế toán. Thực tế hiện nay cho thấy rằng nếu không áp dụng tin học trong nghiệp vụ kế tốn thì cơng tác kế tốn khơng thể đáp ứng đƣợc yêu cầu ngày càng cao của khách hàng, không thực hiện đƣợc việc đƣa các sản phẩm ngân hàng hiện đại đến với khách hàng đƣợc.
4.1. Các ứng dụng tin học đang đựơc áp dụng tại ngân hàng NHNo&PTNT Thanh Hoá NHNo&PTNT Thanh Hoá
Hiện nay các chƣơng trình ứng dụng tin học tại NHNo&PTNT Thanh Hoá, chủ yếu gồm các chƣơng trình sau:
- Chƣơng trình “Chuyển tiền điện tử” áp dụng thanh tốn trong tồn quốc.
- Chƣơng trình “Thơng tin báo cáo” là chƣơng trình tổng hợp và cung cấp tồn bộ các thơng tin về hoạt động kinh doanh trong hệ thống NHNo.
- Chƣơng trình “Giao dịch trực tiếp “ là chƣơng trình phục vụ cho giao dịch với khách hàng và quản lý các thơng tin về khách hàng.
- Chƣơng trình “Thơng tin khách hàng” chƣơng trình này nhằm trao đổi thông tin giữa các ngân hàng về các khách hàng của mình nhằm hạn chế và phịng ngừa rủi ro.
- Chƣơng trình "Ngân hàng bán lẻ hay còn gọi là giao dịch một cửa" đƣợc triển khai áp dụng tại Hội sở NHNo tỉnh từ tháng 4/2003: Khách hàng chỉ cần giao dịch với một giao dịch viên tất cả các quy trình từ A đến Z.
4.2. Qui trình thực hiện kế toán cho vay trên máy tính tại NHNo Thanh Hoá. Thanh Hoá.
Hiện nay kế tốn cho vay áp dụng chƣơng trình “Giao dịch trực tiếp” của NHNo Việt Nam theo quyết định số 680/QĐ-NHNo – 04 ngày 6/9/1999 của tổng giám đốc ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam “Về việc ban hành quy trình giao dịch trực tiếp trên mạng NOVELL-NETWARE”.
Chƣơng trình “Giao dịch trực tiếp” đƣợc viết trên nền FOXPROX25. Kể từ năm 1999 đến nay chƣơng trình đã đƣợc sửa đổi bổ sung nhiều lần để phù hợp với yêu cầu cuả hoạt động kinh doanh phù hợp với quy trình nghiệp vụ.
4.2.1. Quản lý hồ sơ khách hàng trên máy tính
Hiện nay hồ sơ của khách hàng đƣợc thu nhập và quản lý trên máy tính chủ yếu các thông tin sau:
Mã số khách hàng.
Họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân, giới tính, năm sinh, ngành nghề kinh doanh .
Khi nhận đƣợc hồ sơ của cán bộ tín dụng chuyển đến kế tốn tiến hành nhập các thơng tin về khách hàng vào máy tính và lƣu trữ trên máy trong hồ sơ khách hàng theo các thông tin trên hồ sơ vay vốn.
4.2.2. Quản lý hợp đồng vay vốn, và theo dõi kỳ hạn nợ.
Khi nhận đƣợc hồ sơ vay vốn của khách hàng do cán bộ tín dụng chuyển tới, trƣớc khi giải ngân cho khách hàng kế toán phải tiến hành nhập đầy đủ các thông tin trên hợp động tín dụng vào máy tính gồm
- Số hợp đồng vay vốn. - Mã số khách hàng - Loại vay.
- Nguồn vốn để cho vay.
- Tổng nhu cầu vốn của khách hàng. - Vốn tự có của khách hàng.
- Nhu cầu xin vay và mức duyệt cho vay của ngân hàng.
- Thời hạn nợ đã đƣơc ngân hàng và khách hàng thoả thuận trên hợp đồng tín dụng.
- Lãi suất cho vay, lãi suất nợ quá hạn.
- Định kỳ trả lãi cho ngân hàng, kiểu trả lãi ( theo mmón hay tính theo tích số tài khoản, tích số khế ƣớc ).
- Tài khoản cho vay, tài khoản thu lãi. - Mục đích vay vốn.
- Mã số cán bộ tín dụng phụ trách. - Hình thức đảm bảo tiền vay.
- Tài sản thế chấp ( chủng lại , số lƣơng, giá trị ).
Toàn bộ các thông tin này đƣợc lƣu trữ trong hồ sơ khế ƣớc trên máy tính.
Sau khi đã nhập đầy đủ các thông tin theo yêu cầu vào máy tính kế tốn giải ngân cho khách hàng. Toàn bộ các hoạt động vay, trả nợ, trả lãi, dƣ nợ của khách hàng đƣợc quản lý trong hồ sơ cho vay trên máy tính.
4.2.3. Sao kê hợp đồng tín dụng.
Định kỳ cuối tháng kế tốn cho vay phải tập hợp tồn bộ q trình cho vay và thu nợ, đƣợc thực hiện bằng việc sao kê HĐTD, đối chiếu hợp đồng vay vốn với sao kê nhằm phát hiện các sai sót đảm bảo sự chính xác giữa hạch tốn phân tích và hạch tốn tổng hợp, đảm bản an toàn tài sản, tiền vốn của ngân hàng.
Việc sao kê HĐTD đƣợc thực hiện trên máy tính thƣờng vào cuối tháng hoặc đột xất theo yêu cầu. Sau khi khoá sổ cập nhật số liệu song kế toán tiến hành sao kê. Máy tính sẽ kết nối các hồ sơ “ Hồ sơ khách hàng” “Hồ sơ khế ứơc”, “Hồ sơ cho vay” tạo sao kê khế ƣớc vay tiền. Có nhiều cách sao kê có thể sao kê theo từng loại vay, sao kê theo từng đơn vị xã phƣờng, hoặc sao kê theo từng tài khoản vay , sao kê theo thời hạn nợ v. v. . Tuỳ theo yêu cầu cơng việc mà kế tốn có thể lựa chọn mẫu sao kê cho phù hợp.
Kế tốn cho vay đối chiếu hợp đồng tín dụng, sổ vay vốn với sao kê nếu phát hiện có trênh lệch gốc và lãi thì phải tìm nguyên nhân xử lý kịp thời.
Thực tế hiện nay với lƣợng khách hàng ngày càng tăng cơng việc kế tốn ngày càng đòi hỏi phải khoa học từ việc sắp xếp hồ sơ vay vốn của khách hàng nhƣ thế nào để dễ tìm, dễ lấy, đảm bảo thực hiện giao dịch nhanh rút ngắn tối thiểu thời gian giao dịch với một khách hàng, tạo tâm lý thoải mái cho khách hàng, tạo sự tin tƣởng của khách hàng đối với ngân hàng.