a. Hoàn thiện mạng khai thỏc.
Với nhiệm vụ là trung tõm đầu mối khai thỏc bưu gửi tại khu vực phớa bắc, Trung tõm I là một trong những mắt xớch quan trọng trong dõy chuyền khai thỏc bưu gửi EMS, vỡ vậy cụng tỏc tổ chức mạng khai thỏc rất quan trọng, nú ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của dịch vụ. Muốn hoàn thiện mạng khai thỏc Trung tõm phải thường xuyờn nghiờn cứu, ỏp dụng cỏc phương phỏp, cỏc mụ hỡnh khai thỏc tiờn tiến, thường xuyờn theo dừi, nắm bắt, cập nhật kịp thời cỏc thụng tin về mọi mặt để điều chỉnh mạng khai thỏc sao cho phự hợp với tỡnh hỡnh thực tế tại từng thời điểm, để rỳt ngắn thời gian toàn trỡnh của bưu gửi, đảm bảo tiết kiệm được chi phớ cho phộp sử dụng hợp lý lao động trong khai thỏc, tạo điều kiện cho việc nõng cao chất lượng dịch vụ.
Hiện nay tại Trung tõm I đang thực hiện đúng chuyển EMS quốc tế đi 50 nước cụ thể như sau:
Trao đổi chuyến thư thẳng với 25 quốc gia ( gồm 27 bưu cục EMS quốc tế) Gửi rời qua Bưu chớnh Anh gồm 18 quốc gia (Albanie, Algeri, Austria, Brazil, Bulgari, Camerun, Caymen Islands, Cuba, Ethiopia, Iran, Kuwait, Moroco, Mozambique, Norway, Romania, Spain, Yogoslavia, Finland).
Gửi rời qua hóng Singapore UPS gồm 05 quốc gia (France, Germany, Holland, Swenden, Canada).
Gửi rời qua Singapore : 01 quốc gia (Brunei Darussalam) Gửi rời qua Liờn bang Nga : 01 quốc gia (Georgia)
Tr-ờng Đại học kinh tế quốc dân Khoa quản trị kinh doanh
Với hiện trạng mạng khai thỏc tại Trung tõm như hiện nay, việc tổ chức trao đổi chuyến thư cũn cú một số điểm chưa thực sự hợp lý cần phải nghiờn cứu cải tiến như sau:
- Đối với bưu gửi EMS của 05 nước đúng chuyển qua hóng Singapore UPS: Hiện nay khi thực hiện đúng chuyển bưu gửi EMS qua UPS, theo quy định ngoài việc thực hiện cỏc bước tỏc nghiệp để đúng một chuyến thư như bỡnh thường, nhõn viờn khai thỏc cũn phải mất rất nhiều thời gian để thực hiện thờm cỏc cụng việc khỏc như khai bỏo họ tờn, địa chỉ người gửi, người nhận, nội dung, giỏ trị hàng húa.... Tuy nhiờn bưu gửi đi France, Germany đúng qua UPS cú lưu lượng tương đối lớn, trong khi cú đường bay thẳng từ Việt Nam đến France, ngoài ra đường bay thẳng từ Việt Nam đến Germany hiện nay đó được khụi phục trở lại hoạt động bỡnh thường. Vỡ vậy để giảm thiểu cỏc bước tỏc nghiệp khụng cần thiết, hạn chế được cỏc sai sút cú thể xẩy ra, cắt giảm được chi phớ trong khai thỏc, việc xem xột thay đổi hướng chuyển đối với cỏc bưu gửi EMS đi France, Germany từ đúng gửi rời qua UPS chuyển sang đúng thẳng đi France và Germany là cần thiết và hợp lý.
- Đối với bưu gửi đúng quỏ giang qua Anh : Thực tế cho thấy sản lượng bưu gửi EMS quỏ giang qua Anh tương đối nhiều (gồm 18 nước), tuy nhiờn trong thực tế Bưu chớnh Anh thường xuyờn khụng trả lời cỏc khiếu nại về bưu gửi EMS của Việt Nam đi cỏc nước quỏ giang, do đú gõy khú khăn cho việc điều tra trả lời khiếu nại cho khỏch hàng làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ. Mặt khỏc việc đúng gửi rời qua Anh đối với một số nước là chưa phự hợp, để khắc phục tỡnh trạng này cần phải xem xột thay đổi hướng chuyển đối với bưu gửi EMS đi một số nước cú lưu lượng bưu gửi lớn như Spain, Austria,... từ đúng quỏ giang qua Anh chuyển sang đúng thẳng cho bưu chớnh nước phỏt bưu gửi để cú thể nắm bắt rừ hơn cỏc thụng tin về bưu gửi tạo điều kiện cho cụng tỏc điều tra trả lời khiếu nại trờn toàn mạng và rỳt ngắn thời gian toàn trỡnh của bưu gửi.
Tr-ờng Đại học kinh tế quốc dân Khoa quản trị kinh doanh
b. Hoàn thiện mạng vận chuyển
Mạng vận chuyển cú một ý nghĩa quan trọng đối với sự hoạt động của hệ thống dịch vụ EMS và quyết định đến thời gian toàn trỡnh của bưu gửi. Nõng cao chất lượng mạng vận chuyển là một cụng tỏc khụng thể thiếu trong việc nõng cao chất lượng dịch vụ EMS.
Với năng lực và điều kiện như hiện nay trong thời gian tới vẫn phải sử dụng thờm cỏc phương tiện vận chuyển xó hội, bởi ngay cả cỏc nước phỏt triển thỡ ngành Bưu chớnh cũng khụng thể đảm nhận vận chuyển 100% bằng phương tiện chuyờn ngành vỡ phải tớnh đến hiệu quả kinh tế. Song để hạn chế tối đa mức độ phụ thuộc vào cỏc hóng vận chuyển xó hội như hiện nay, cụ thể để khắc phục tỡnh trạng bưu gửi bị chuyển tiếp đi chậm so với hành trỡnh quy định, tỳi gúi khụng được chuyển đi trọn chuyến, tỳi gúi bị trả lại, tỳi gúi về muộn so với thời gian quy định ... đặc biệt là vận chuyển theo đường bay, Trung tõm nờn xem xột lựa chọn những đối tỏc tốt cú uy tớn, chất lượng hoặc xem xột cú thể thuờ trọn chuyến bay để đảm bảo an toàn cho bưu gửi và lưu thoỏt hết lưu lượng bưu gửi, trờn cơ sở đú mới đảm bảo được chỉ tiờu chất lượng đề ra
Mặt khỏc để giảm bớt mức độ phụ thuộc vào chất lượng của phương tiện vận chuyển xó hội, trong thời gian tới Trung tõm cũng cần cú kế hoạch đầu tư để nõng cấp phương tiện vận chuyển chuyờn nghành. Đồng thời cần phải xem xột, đỏnh giỏ lại hành trỡnh của cỏc chuyến thư về sự phự hợp, ăn khớp với khõu khai thỏc chia chọn và phương tiện vận chuyển xó hội, tớnh toỏn số lượng đường thư, phương tiện vận chuyển, lao động trong vận chuyển (gồm lỏi xe, hộ tống viờn), tớnh toỏn chi phớ vận chuyển, thời gian biểu hành trỡnh đường thư (thời gian khởi hành, thời gian đi trờn đường, thời gian dừng lại để trao đổi ở từng bưu cục và thời gian kết thỳc chuyến thư). Nếu phỏt hiện khõu nào chưa phự hợp phải điều chỉnh ngay để giảm bớt thời gian và chi phớ vận chuyển.
Tr-ờng Đại học kinh tế quốc dân Khoa quản trị kinh doanh
Nõng cao chất lượng vận chuyển được thể hiện ở cỏc chỉ tiờu: nhanh chúng, chớnh xỏc, an toàn, ổn định trong đú cỏc chỉ tiờu nhanh chúng, chớnh xỏc, an tồn đó được thể hiện ở phần trờn, riờng chỉ tiờu ổn định được thể hiện là ổn định chuyến, ổn định tuyến, ổn định thời gian biểu hành trỡnh chuyến thư, để đảm bảo độ ổn định trong vận chuyển Trung tõm cần ỏp dụng cỏc giải phỏp: Chọn hành trỡnh hợp lý, cú ớt cỏc yếu tố gõy trở ngại làm cho việc vận chuyển khụng ổn định, chọn phương tiện vận chuyển thớch hợp (cú độ tin cậy cao, phự hợp với điều kiện vận chuyển), xõy dựng thời gian biểu hành trỡnh hợp lý, quản lý chặt chẽ chất lượng vận chuyển cú biện phỏp kịp thời khi cú hiện tượng khụng ổn định xẩy ra.