5. KẾT CẤU KHÓA LUẬN
2.3. ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN TÌNH HÌNH VÀ ẢNH HƯỞNG CỦA NHÂN TỐ
2.3.2.4. Môi trường khoa học – kỹ thuật
Khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, tạo điều kiện thuận lợi cho nhiều doanh nghiệp phát triển hơn. Công nghệ hiện đại giúp làm giảm các chi phí như thuê nhân viên, các cơng việc giấy tờ thơng qua q trình đặt hàng, chào hàng điện tử, quảng cáo và xúc tiến điện tử thông qua Internet. Tuy nhiên, công nghệ càng hiện đại thì u cầu về chi phí đầu tư càng lớn. Để phát triển website riêng có thể mất rất nhiều chi phí, cũng như muốn ứng dụng các cơng cụ truyền thơng điện tử có thể phải có những hệ thống phần mềm và phần cứng đắt tiền. Bởi vậy, muốn thành công cần phải chú trọng cả công nghệ và chiến lược cho dù doanh nghiệp có sử dụng Internet hay khơng.
Một trang web sơ sài, thiếu sự hấp dẫn, sinh động thường không giữ chân được khách hàng cho đến khi thực hiện xong việc truyền tải thông điệp đến khách hàng. Ngồi ra, truyền thơng điện tử đòi hỏi khách hàng phải biết sử dụng các kỹ thuật mới và không phải mọi khách hàng đều có thể sử dụng chúng. Đường truyền tốc độ chậm cũng là một tác nhân gây khó khăn…
Trong q trình thực tập tại Cơng ty TNHH thiết kế Monotone, em đã được chứng kiến những khó khăn do đường truyền Internet kém ổn định mang lại. Một ngày khơng có Internet, cơng việc hơm đó gặp rất nhiều trở ngại, giao dịch với khách hàng khó khăn, nhận mail của khách hàng khơng được khiến cơng việc bị trì trệ, gây ảnh hưởng đến uy tín của Cơng ty.
Những điều vừa kể trên nói lên rằng, cơng nghệ là yếu tố quan trọng ảnh hưởng rất lớn đến việc ứng dụng các công cụ truyền thông điện tử.
2.3.2.5. Mơi trường vi mơ
Ngồi việc chịu ảnh hưởng của các yếu tố thuộc vĩ mơ thì hoạt động truyền thơng điện tử của doanh nghiệp còn chịu nhiều ảnh hưởng của các yếu tố thuộc môi trường vi mô như: khách hàng, nhà cung ứng trung gian và đối thủ cạnh
Mục tiêu và đối tượng của mọi hoạt động truyền thơng điện tử chính là khách hàng. Công ty sẽ không thể truyền tải thông điệp qua các công cụ truyền thông điện tử nếu khách hàng chẳng bao giờ online, lướt web. Các công cụ truyền thông điện tử phải được ứng dụng phù hợp theo từng nhóm khách hàng mục tiêu thì mới đạt được hiệu quả nhất định. Nhóm khách hàng khác nhau sẽ ảnh hưởng đến những quyết định sử dụng công cụ truyền thông điện tử khác nhau.
Để công cụ truyền thông điện tử phát triển lên tốt hơn cần có sự cạnh tranh. Quảng cáo khơng bao giờ có hiệu quả nếu nó giống hệt mẫu quảng cáo của đối thủ cạnh tranh trước đó. Khi đối thủ cạnh tranh áp dụng những cơng nghệ mới thì doanh nghiệp cũng cần có những thay đổi tương tự để nâng cao sức cạnh tranh, nếu không khách hàng sẽ dần dần chuyển sang tiêu dùng sản phẩm dịch vụ của đối thủ cạnh tranh hoặc các doanh nghiệp khác.
2.3.3. Ảnh hưởng của môi trường bên trong
Những yếu tố mơi trường bên ngồi tác động vào các hoạt động ứng dụng các công cụ truyền thông điện tử của Công ty là những yếu tố khó có thể kiểm sốt được, Cơng ty chỉ có thể cập nhật thơng tin và có những chiến lược phù hợp với các yếu tố đó. Ngồi ra, cịn một nhóm yếu tố có ảnh hưởng khơng nhỏ đến doanh nghiệp mà Cơng ty có thể kiểm sốt được, đó là các yếu tố thuộc về mơi trường bên trong doanh nghiệp như: Nguồn nhân lực, hạ tầng công nghệ thơng tin, nguồn lực tài chính…
2.3.3.1. Nguồn nhân lực
Hình 2.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH thiết kế Monotone
(Nguồn: Cơng ty TNHH thiết kế Monotone)
Ban Giám Đốc Phịng kế tốn Phịng marketing Phịng sản xuất Phòng thiết kế Phòng kinh doanh
Ban Giám Đốc: Là người đại diện và là ban điều hành cao nhất mọi hoạt
động của công ty, hoạch định, kiểm soát chiến lược chung của toàn doanh nghiệp, đồng thời giản lý, giám sát, kiểm tra các hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các hoạt động hàng ngày.
Phòng kinh doanh: Thiết lập duy trì và mở rộng các mối quan hệ với
khách hàng, trực tiếp nhận các thơng tin phản hồi từ khách hàng. Phịng kinh doanh xây dựng và triển khai các kế hoạch kinh doanh, đưa ra ý kiến trong việc quản lý, điều hành mạng lưới kinh doanh dịch vụ. Đồng thời tư vấn, giới thiệu dịch vụ với khách hàng.
Phịng thiết kế: Phịng thiết kế có nhiệm vụ sáng tạo và thể hiện các ý
tưởng theo yêu cầu của khách hàng, hỗ trợ khách hàng trong phần thiết kế ý tưởng sao cho phù hợp với mục đích sử dụng.
Phịng sản xuất: Chịu trách nhiệm thi cơng, biến các ý tưởng của phòng
thiết kế thành sản phẩm phục vụ khách hàng.
Phịng marketing: Phịng marketing đóng vai trị quan trọng trong việc
nghiên cứu thị trường, dự báo nhu cầu của khách hàng, đưa ra các ý tưởng, các chương trình, chiến dịch marketing, quảng bá hình ảnh của Cơng ty, duy trì hình ảnh tốt đẹp của Cơng ty trong mắt khách hàng.
Phịng kế tốn: Tổ chức kiểm tra cơng tác kế tốn, kiểm tra quyết tốn và
kiểm tra sử dụng vốn và tài sản của Công ty; Thực hiện phân phối và tổ chức luân chuyển vốn; Thực hiện các việc như giao dịch, hạch toán các hoạt động, thực hiện cơng tác thanh tốn, xây dựng kế hoạch tài chính, quyết tốn thu chi theo kế hoạch tài chính, tổng hợp lưu giữ hồ sơ, lập báo cáo thống kê…
Trong các phịng ban trên, phịng có ảnh hưởng lớn nhất đến các chiến lược truyền thông, các hoạt động ứng dụng công cụ truyền thông điện tử là ban giám đốc và phòng marketing. Đội ngũ nhân lực ở phòng marketing đều là những người tốt nghiệp các trường đại học như Ngoại Thương, RMIT… họ nắm bắt xu thế truyền thông mới rất nhanh và thường đưa ra các chiến lược truyền thông và ứng dụng các công cụ truyền thông điện tử phù hợp với các sự kiện Công ty tổ
chức. Truyền thông điện tử là một lĩnh vực mới, địi hỏi nhân viên phải có chun mơn về thương mại điện tử nói chung và những cơng tác truyền thơng trực tuyến nói riêng.
Công ty muốn áp dụng những công cụ truyền thơng điện tử phù hợp thì phải đào tạo hoặc tuyển dụng thêm những nhân viên chuyên về lĩnh vực này. Một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp cũng cho phép Cơng ty có được thơng tin chính xác về khách hàng, đối thủ cạnh tranh, và tình hình thị trường để có những chiến lược áp dụng công cụ truyền thông điện tử phù hợp với từng thời điểm.
2.3.3.2. Hạ tầng công nghệ thông tin
Lượng dữ liệu thông tin về Công ty đưa vào website tương đối lớn, tuy website vẫn đang trong giai đoạn thử nghiệm hoàn thiện nhưng lượng truy cập cũng đang lớn dần. Chất lượng hosting do Viettel cung cấp cũng dần ổn định hơn giúp website hoạt động tốt hơn.
Các nhân viên trong Cơng ty được trang bị đầy đủ máy tính, laptop. Hệ thống mạng Internet vừa được thay mới bằng đường truyền cáp quang. Tốc độ đường truyền cải thiện đáng kể.
Các phần mềm Công ty sử dụng như: SVN (phần mềm chia sẻ thơng tin nội bộ), phần mềm kế tốn, phần mềm photoshop và các phần mềm khác.
Nói chung, hệ thống cơ sở hạ tầng cơng nghệ của Cơng ty đang được hồn thiện. Trang web của Công ty cũng được chú ý hơn. Những điều kiện về cơ sở hạ tầng này cũng quyết định một phần cho việc lựa chọn hoạt động truyền thông điện tử của Công ty. Tuy nhiên, nếu muốn áp dụng truyền thông điện tử một cách tồn diện thì Cơng ty phải đầu tư nhiều hơn nữa cho hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.
2.3.3.3. Nguồn lực tài chính
Tài chính là một vấn đề quan trọng với tất cả các doanh nghiệp hiện nay. Để tồn tại và phát triển, Cơng ty cần có nguồn lực tài chính nhất định.
Một Cơng ty có tiềm lực tài chính mạnh hay thì việc xây dựng và hồn thiện website, các cơng cụ truyền thông điện tử là điều đơn giản. Nhưng thế
khơng có nghĩa là khơng có tiềm lực về tài chính thì khơng thể xây dựng các hệ thống như thế, các tính năng đơn giản trên website, các công cụ truyền thông điện tử hiện nay, đa phần có chi phí khơng cao. Vì thế, Cơng ty cần chú trọng phát triển và hoàn thiện website tạo tiền đề để phát triển mối quan hệ tốt với khách hàng.
2.4. KẾT QUẢ PHÂN TÍCH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU VỀ CÁC VẤN ĐỀPHÁT TRIỂN CÔNG CỤ TRUYỀN THÔNG ĐIỆN TỬ PHÁT TRIỂN CÔNG CỤ TRUYỀN THÔNG ĐIỆN TỬ
Qua năm câu hỏi phỏng vấn chuyên gia và mười câu hỏi trong phiếu điều tra nhân viên Công ty TNHH thiết kế Monotone về việc phát triển các công cụ truyền thông điện tử.
Kết quả của cuộc phỏng vấn như sau:
Công ty đã tiến hành áp dụng các công cụ truyền thông điện tử sau: - Quảng cáo trực tuyến:
• Quảng cáo truyền hình
• Quảng cáo trên các báo điện tử
• Banner quảng cáo
- Marketing quan hệ cơng chúng điện tử:
• Website
• Cộng đồng điện tử
- Marketing điện tử trực tiếp:
• Viral marketing
Có thể thấy, cịn một số cơng cụ truyền thông điện tử khác mà Công ty chưa áp dụng như email marketing, SMS, tổ chức sự kiện điện tử cho chính Cơng ty…
Nhân viên trong Công ty chưa được đào tạo bài bản về truyền thông điện tử nên việc điều tra thị trường gặp nhiều khó khăn. Ban lãnh đạo Cơng ty vẫn chưa thực sự tâm huyết với lĩnh vực mới này. Điều này có thể thấy rõ là, cho đến tháng 3 gần đây, trang web của Cơng ty vẫn đang trong q trình hồn thiện và
Các yếu tố khách quan có thể tác động đến hiệu quả áp dụng các công cụ này là những yếu tố như: Chính trị - pháp luật, biến động kinh tế, lãi suất, khoảng cách địa lý…
Ngồi ra, yếu tố chủ quan là Cơng ty chưa tiến hành đầu tư nhiều cũng như chưa có chiến lược mang tính tồn diện cho các hoạt động kinh doanh dịch vụ như tổ chức sự kiện để có thể mang lại hiệu quả cao.
Cơng ty chun về các loại hình dịch vụ nên khó có thể quảng bá cho khách hàng về chất lượng trước khi khách hàng sử dụng dịch vụ của Công ty.
Từ khi áp dụng các công cụ truyền thông điện tử thì lượng khách hàng liên hệ với Cơng ty có tăng lên. Tuy nhiên chưa có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phịng ban trong Cơng ty nên những dữ liệu về khách hàng còn nhiều hạn chế.
Kết quả của phiếu điều tra nhân viên trong Công ty:
Phiếu điều tra nhân viên chủ yếu nhằm tìm hiểu quan điểm, hiểu biết của cán bộ công nhân viên trong Công ty TNHH thiết kế Monotone và thực trạng ứng dụng công cụ truyền thông điện tử mà Công ty đã áp dụng thông qua 10 câu hỏi.
Với 15 phiếu điều tra thu thập được, kết quả xử lý phiếu điều tra được tổng hợp và thống kê ở phần phụ lục. Kết quả phiếu điều tra cho thấy sự am hiểu về các công cụ truyền thông điện tử của các nhân viên trong Cơng ty cịn hạn chế. Thực trạng sử dụng các cơng cụ này ở Cơng ty cịn chưa cao (60% chọn khá). Website của Công ty chưa được cập nhật thông tin thường xun. Ngồi ra, kết quả cịn cho thấy Công ty vẫn chưa thực sự chú trọng vào đầu tư phát triển các cơng cụ truyền thơng điện tử.
Ngồi kết quả từ các phiếu điều tra, phỏng vấn, các dữ liệu thứ cấp thu thập được từ hai nguồn chính là doanh nghiệp và các thiết bị thông tin đại chúng cũng là một phần quan trọng trong đề tài.
Các dữ liệu thu được từ doanh nghiệp đa phần là những báo cáo, tổng kết hoạt động kinh doanh nói chung của doanh nghiệp. Những dữ liệu này phản ánh ít nhiều thực trạng hoạt động truyền thông điện tử của doanh nghiệp.
Đối với các dữ liệu thu thập từ các thiết bị thông tin đại chúng như sách báo, tạp chí, luận văn, giáo trình các trường đại học, Internet… chủ yếu nghiên cứu về lý thuyết và thực tế phát triển ứng dụng các công cụ truyền thông điện tử hiện nay. Các dữ liệu cho thấy sự phát triển nhanh chóng của các cơng cụ truyền thơng, nó đang trở thành một phần khơng thể thiếu được của các doanh nghiệp. Và Internet là công cụ quan trọng nhất trong q trình truyền thơng điện tử. Các bài viết cũng đề cập quan điểm, nếu doanh nghiệp không muốn bị thụt lùi so với đối thủ cạnh tranh thì phải áp dụng cho mình những chiến lược truyền thơng điện tử thích hợp để quảng bá cho doanh nghiệp mình một cách có hiệu quả.
CHƯƠNG 3
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CHO VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.1. CÁC PHÁT HIỆN VÀ KẾT LUẬN QUA QUÁ TRÌNH NGHIÊNCỨU CỨU
3.1.1. Những kết quả đạt được
Mặc dù website của Cơng ty đã có từ lâu nhưng đến năm 2013, Monotone đã quyết định đổi mới website. Đây là một trong những hoạt động đầu tiên cho thấy Công ty đã coi trọng hơn các cơng cụ truyền thơng điện tử.
Trước đó, khoản đầu tư ít ỏi cho việc xây dựng, duy trì và hoạt động website của Công ty khiến trang chủ quá sơ sài nên tác dụng truyền thơng rất kém.
Cơng ty khơng có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nhưng hiện nay, đã áp dụng nhiều công cụ truyền thông điện tử vào hoạt động này. Cụ thể là Công ty triển khai Fanpage trên FB thu hút rất nhiều lượt like.
Ví dụ như chương trình “30 người 31 chân” mà Cơng ty vừa tổ chức gần đây: Chương trình này được lập Fanpage và website riêng để cập nhật thơng tin, hình ảnh cho những người tham gia và những người quan tâm đến chương trình muốn biết thêm về chương trình. Có thể thấy viral marketing rất hiệu quả khi lượt like Fanpage này tăng từ vài trăm người lên đến 14.300 người trong khoảng 3 tháng diễn ra sự kiện. Ngồi ra, Cơng ty cũng áp dụng quảng cáo truyền hình, quảng cáo Internet, quảng cáo báo chí điện tử cho sự kiện này rất thành cơng. Chương trình “30 người 31 chân” là chương trình dành cho học sinh lớp 6 và hiện tại có thể nói khơng một em học sinh lớp 6 nào lại khơng biết đến chương trình.
Hình 3.1. Biểu đồ thống kê lượng người like Fanpage từ ngày 14/1/2013 – 11/3/2013
(Nguồn: Fanpage 30 người 31 chân trên Facebook)
Song song với việc các sự kiện Cơng ty tổ chức được biết đến nhiều hơn thì số lượng khách hàng biết đến Cơng ty thông qua website mới cũng tăng lên đáng kể. Một phần do website của Công ty được chú trọng đầu tư hơn, một phần do giao diện mới khá bắt mắt. Trên website có đầy đủ các thơng tin mà khách hàng cần tìm hiểu về Cơng ty như Cơng ty là ai, có thể làm gì, những doanh nghiệp mà Cơng ty đã từng làm việc cùng, Cơng ty đã làm được gì, các giải thưởng đã đạt được và cách thức liên hệ.
Mới chỉ áp dụng các công cụ truyền thông điện tử ở dạng đơn giản Công ty TNHH thiết kế Monotone đã đạt được những kết quả trông thấy, điều này cho thấy nếu được hoạch định đi đúng hướng thì hoạt động truyền thơng điện tử tại Cơng ty cịn có thể mang lại hiệu quả lớn hơn rất nhiều.
3.1.2. Những tồn tại chưa giải quyết
Trong q trình ứng dụng và triển khai các cơng cụ truyền thơng điện tử vẫn cịn bộc lộ một số hạn chế như:
Một số công cụ truyền thông điện tử chưa thực sự hiệu quả như mong
Một số công cụ khác như cộng đồng điện tử, quảng cáo qua các phương tiện di động, SMS, email marketing chưa được nghiên cứu ứng dụng.
Các công cụ truyền thông được áp dụng một cách rời rạc nên chưa phát
huy hết hiệu quả.
Cơng ty chưa có nhân viên chun về truyền thơng điện tử. Các phịng