5. Kết cấu khóa luận:
2.4. Chu trình quản lý hàng tồn kho công tyCPTT HDC Việt Nam
Để có thể nắm bắt những hoạt động chính liên quan đến hàng tồn kho của doanh nghiệp, ta cần biết chu trình tổ quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp đó. Chu trình này sẽ thể hiện được các chức năng, hay các hoạt động chính của việc quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Chức năng của chu trình quản lý hàng tồn kho Chức năng mua hàng
Bộ phận thực hiện chức năng này là phòng kinh doanh. Tuy nhiên, quyền quyết định mua hàng thuộc về giám đốc dựa trên các báo cáo và kế hoạch sản xuất của phòng kinh doanh kết hợp với các chứng từ, sổ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng tồn kho của phịng kế tốn tài chính. Một nghiệp vụ mua bắt đầu bằng việc bộ phận phụ trách kinh doanh sau khi đã nghiên cứu kỹ lưỡng nhu cầu thị trường và tình hình tại cơng ty viết phiếu u cầu mua hàng kèm theo bản giải trình phương
án kinh doanh. Tại cơng ty CPTT HDC Việt Nam, phiếu yêu cầu mua hàng được lập đơn giản với mẫu chung như sau:
MB2.2: Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng của công ty CPTT HDC Việt Nam Công ty cổ phần truyền thông HDC Việt Nam
PHIẾU YÊU CẦU MUA HÀNG Số: 1234 Ngày 24/11/20XX
Nơi yêu cầu: Phòng Kinh doanh Loại hàng: sever
Số lượng: 2 chiếc
Xác nhận của đơn vị yêu cầu
(Trích theo tài liệu phịng kinh doanh Công tyCPTT HDC Việt Nam)
Phiếu này cùng với bản giải trình phương án kinh doanh sẽ được trình lên Ban giám đốc chờ xét duyệt. Sau khi được nhất trí thơng qua, phịng kinh doanh sẽ có trách nhiệm soạn đơn đặt mua hàng. Trong đơn đặt mua hàng của công ty, những nội dung yêu cầu đều được chỉ rõ. Sự rõ ràng trong chứng từ sổ sách cũng là một yếu tố giúp các nhà quản lý thực hiện được tốt nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho của mình. Khi lập phiếu yêu cầu mua hàng, phòng kinh doanh sẽ chuẩn bị hai liên: một liên gửi đến phịng kế tốn tài chính, một liên chuyển tới đơn vị yêu cầu mua hàng để làm căn cứ đối chiếu.
MB 2.3: Mẫu đơn đặt hàng của Công ty CPTT HDC Việt Nam Công ty cổ phần truyền thông HDC
Việt Nam
Văn Quán- Hà Đông- Hà Nội
ĐƠN ĐẶT MUA HÀNG Số: AB123
Ngày: 24/11/20XX
Gửi tới: Công ty Cổ phần thiết bị truyền thông Nhật Quang
Đ/c: Số 48- Lê Duẩn-Tp Nam Định Chúng tôi đặt mua:
Loại hàng Đơn vị đo Số lượng Đơn giá Thành tiền
Ram Chiếc 20 9.600.000.VND 840.000.000VND
Phương thức vận chuyển: Giao tận nơi
chuyển khoản qua Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.
(Trích từ phịng Kinh doanh cơng ty CPTT thông HDC Việt Nam)
Để đảm bảo sự tách biệt trong quản lý, hàng hoá vật tư mua về sẽ được giao cho phịng nhận hàng kiểm tra. Tại cơng ty CPTT HDC Việt Nam, tuy chưa có hẳn một phịng ban riêng nhưng đã có một bộ phận kiểm hàng. Bộ phận này có trách nhiệm xác định số lượng hàng nhập, kiểm định ngẫu nhiên xem hàng có phù hợp với yêu cầu trong đơn đặt hàng không, loại bỏ các hàng bị đổ vỡ hoặc bị lỗi hỏng, lập biên bản nhận hàng, chuyển hàng nhận tới bộ phận kho.
Chức năng lưu kho
Tất cả hàng sẽ được chuyển tới kho, được quản lý kho kiểm tra chất lượng và số lượng một lần nữa, sau đó sẽ được nhập kho. Mỗi khi nhập kho, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho và bộ phận kho thơng báo lên phịng kế tốn tài chính về số lượng hàng nhận và cho nhập kho.
MB2.4: Phiếu xuất kho Công ty CPTT HDC Việt Nam Công ty cổ phần truyền thông HDC Việt Nam
PHIẾU XUẤT KHO Ngày: 20/12.20XX Số phiếu: 1964 Nhập tại: Kho máy tính
STT Chủng loại Đơn vị Số lượng Đơn giá (VND) Thành tiền (VND)
1 Sever Chiếc 1 89.670.000 86.560.000
2 Thân máy Chiếc 26 56.890.984 50.960.000
Tổng cộng 127.520.000
Ghi chú Người giao hàng Thủ kho
Tồn Tâm
(Trích từ phịng kinh doanh cơng ty CPTT HDC Việt Nam)
Sản phẩm hoàn thành trong khâu sản xuất được kiểm định xong sẽ được nhập kho lưu trữ chờ bán.
Xuất thành phẩm đi tiêu thụ
Khi có Đơn đặt hàng của khách hàng được phòng kinh doanh – bộ phận bán hàng phê chuẩn. Khi xuất kho thành phẩm thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho như mẫu
biểu số 2.4 ở trên, bộ phận vận chuyển sẽ lập phiếu vận chuyển hàng có nội dung cụ thể. Phiếu này cũng được lập làm ba liên: một liên lưu tại bộ phận tiếp vận, một liên lưu tại bộ phận bán hàng cùng đơn đặt hàng làm căn cứ ghi hoá đơn cho khách hàng, liên thứ ba sẽ được đính kèm bên ngồi bao kiện của hàng hố trong q trình vận chuyển.
MB 2.5: Phiếu vận chuyển hàng kiêm biên bản bàn giao Công ty CPTT HDC Việt Nam
Công ty cổ phần truyền thông HDC Việt Nam
Ngày: 21/10/20XX Số: VC124
PHIẾU VẬN CHUYỂN HÀNG KIÊM BIÊN BẢN GIAO NHẬN
Chuyển tới: Công ty TNHH Thái Phú Theo đơn đặt hàng số: 9469
Đơn vị vận chuyển: Bộ phận tiếp vận
STT Chủng loại Đơn vị
Tổng số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Yêu cầu Thực xuất 1 Ứng dụng game di động ứng dụng 2 2 94.400.000 94.400.000 Tổng cộng 94.400.000 Người đóng hàng Khang Người nhận hàng Lâm
(Trích từ phịng kinh doanh Cơng ty CPTT HDC Việt Nam)
2.4.1. Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho
Hệ thống sổ sách kế tốn hàng tồn kho đóng vai trị quan trọng nhất trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty đối với hàng tồn kho. Nhận thức được vấn đề này, phịng kế tốn tài chính và các phịng ban có liên quan đã lập và ghi chép một cách cẩn thận những nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho. Hệ thống sổ sách kế tốn của cơng ty đã phản ánh được những thơng tin về lượng hàng tồn kho đang có, tình hình mua, bán hàng tồn kho cũng như tình hình sử dụng ngun vật liệu, cơng
cụ dụng cụ, giá trị sản phẩm dở dang và giá thành phẩm nhập kho. Chứng từ bao gồm sổ chi tiết, sổ phụ, sổ cái, các báo biểu liên quan.
Một cách tổng quan, hệ thống sổ sách và phương cách tổ chức liên hệ các phòng ban trong hoạt động quản lý hàng tồn kho của công ty CPTT HDC Việt Nam đã được chú ý và thực hiện cơ bản có hiệu quả trong những năm qua.
Để có thể đánh giá kĩ lưỡng về hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại công ty ta cần xem xét trên một số khía cạnh quan trọng như qua phân tích tài chính, qua so sánh mơ hình dự trữ hiệu quả và tham khảo ý kiến của kiểm toán độc lập về hệ thống kiểm sốt hàng tồn kho tại cơng ty.