5. Kết cấu khóa luận:
3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
3.1.1. Kết quả đạt được khi nghiên cứu tại công ty CPTT HDC Việt Nam.
Qua quá trình được thực tập và nghiên cứu về đề tài quản trị hàng tồn kho tại Công ty CPTT HDC Việt Nam, em nhận thấy công tác quản trị hàng tồn kho của công ty được ban lãnh đạo tổ chức khá chặt chẽ:
- Thứ nhất: Do đặc thù của công ty là chuyên cấp thiết bị máy tính, phần mềm, game nên Cơng ty ln tìm hiểu thị yếu người tiêu dùng, ứng dụng, sản phẩm để phù hợp với sở thích từng nhóm người, phù hợp với từng thời đại. Các sản phẩm của công ty luôn đáp ứng được nhu cầu khách hàng, và trong kho ln dự trữ số lượng máy móc nhất định để cung cấp những đơn hàng bất ngờ từ khách hàng.
- Thứ hai: Với công tác dự tốn nhu cầu tiêu thụ và từ đó xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần để sản xuất. Hiện nay cơng ty đang tích cực đẩy mạnh đầu tư vào cơng tác dự tốn nhu cầu tiêu thụ của thị trường, tránh tình trạng sản xuất quá nhiều nhưng tiêu thụ khơng hết hoặc cịn q nhiều làm tăng chi phí tồn kho dự trữ và làm giảm hiệu quả sự dụng vốn và lợi nhuận của công ty. Tuy công tác này chưa thật sự đạt hiệu quả nhưng chúng ta vẫn ghi nhận sự cố gắng của cơng ty vẫn đang tiếp tục tìm hiểu, phân tích để có thể đưa ra mức dự tốn gần sát nhất, giảm thiểu tối đa chi phí cho cơng ty nhất. Bên cạnh đó, trong việc xác định nguyên vật liệu cần đưa vào sản xuất, công ty đã xây dựng được kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cụ thể cho từng đơn vị đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục và hiệu quả, có sơ đồ và q trình nhập kho riêng giúp cho việc dự toán mua hàng được dễ dàng hơn trong hoạch định số lượng nguyên vật liệu cần thiết cho q trình sản xuất.
- Thứ ba: Cơng tác tổ chức, tiếp nhận hàng vào kho được thực hiện khá chặt chẽ. Quy trình xuất, nhập chặt chẽ và kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập vào kho. Công ty đã xây dựng được bộ chứng từ để kiểm sốt trong q trình lưu thơng hàng hóa và giúp cơng tác quản trị hàng tồn kho được dễ dàng hơn.
- Thứ tư: Công tác tổ chức quản lý và kiểm tra kho hàng thường xuyên giúp công ty kịp thời phát hiện sai sót và tiến hành sửa chữa, bổ sung. Hạn chế số lượng
hàng hóa hư hỏng, mất mát, giảm thiếu tối đa những chi phí phát sinh đồng thời hồn thiện cơng tác quản trị hàng tồn kho.
- Thứ năm: Cơng ty đã lắp đặt hệ thống kiểm sốt giờ giấc làm việc của nhân viên trong tồn cơng ty nói chung và nhân viên trong bộ phận sản xuất và quản lý hàng hóa trong kho nói chung bằng hệ thống nhận dạng dấu vân tay.Nhân viên đi làm vào buổi sáng và tan ca vào buổi chiều có đúng giờ giấc có camera giám sát trong giờ làm việc.
- Thứ sáu: Về mặt tổ chức, dựa trên sơ đồ tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phịng ban ta có thể thấy: Cơng ty đã có bộ phận cụ thể chịu trách nhiệm quy định mức tồn kho và thực thi nhiệm vụ bằng việc kết hợp của các bộ phận. Đồng thời sự tương tác nhịp nhàng giữa các phòng ban trên tinh thần hỗ trợ lẫn nhau: Phịng kế tốn hỗ trợ trong việc kiểm kê hàng tháng cuối quý, cuối năm, phối hợp nhịp nhàng trong việc giao nhận thành phẩm, cung cấp dự toán hàng tháng đúng hạn để dự toán mua hàng được lên kế hoạch đúng lúc. Phòng kinh doanh cung cấp các hợp đồng để dựa vào đó phịng kế hoạch tự chủ trong việc lên kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu đúng lúc.
3.1.2. Hạn chế còn tồn tại
- Công tác đặt hàng: Chưa áp dụng thật hiệu quả các mơ hình vào cơng tác đặt hàng, gây ra tình trạng hàng cịn nhiều trong kho chưa tiêu thụ được nhưng vẫn tiếp tục đặt hàng để nhập nguyên vật liệu về tiếp tục sản xuất. Nhân viên trong công ty chưa thực sự có kinh nghiệm, chưa đạt hiệu quả tối ưu trong công tác đặt hàng.
Mặc dù công ty đáp ứng được nhu cầu khách hàng nhưng vẫn có tình trạng hàng hóa được nhập hay xuất khơng đúng thời điểm.
- Dự tốn nhu cầu tiêu thụ sản phẩm: Cơng ty chưa thực hiện thực sự tốt trong khâu dự toán nhu cầu tiêu thụ sản phẩm, số lượng hàng hóa sản xuất ra nhiều hơn rất nhiều so với lượng thực tế tiêu thụ, làm gia tăng lượng hàng tồn kho thành phẩm, gây ứ đọng vốn, tăng chi phí và giảm lợi nhuận của cơng ty.
- Dự toán mua hàng: Mặc dù cơng ty có quy trình dự tốn mua hàng chặt chẽ tuy nhiên với dự báo nhu cầu chưa chính xác khiến cho dự tốn mua hàng cũng kém chính xác so với thực tế.
+ Việc sắp xếp hàng hóa trong kho: Do diện tích kho chứa của cơng ty chật hẹp, mà lượng hàng trong kho quá nhiều cả thành phần nguyên vật liệu cho sản xuất lẫn thành phẩm tồn kho khiến cho việc sắp xếp hàng hóa trong kho lộn xộn, chồng chéo. Việc sắp xếp hàng trong kho được diễn ra một cách tự do, hàng tồn kho chưa được mã hóa, phân loại rõ ràng, hiện tại cơng ty chưa áp dụng hình thức phân loại hàng tồn kho để phù hợp với đặc điểm của hàng hóa trong kho, do vậy xảy ra khó khăn trong việc kiểm tra, kiểm kê và chất lượng hàng cũng bị giảm sút do bị ẩm mốc, mối mọt.
+ Kho NVL: Diện tích kho NVL của cơng ty vẫn cịn hạn chế do vậy việc sắp xếp, nhập, xuất, kiểm tra, theo dõi NVL cịn gặp nhiều khó khăn.
- Việc xây dựng định mức tồn kho dự trữ hàng tồn kho: Công ty đã xây dựng định mức dự trữ hàng tồn kho tốt. Tuy nhiên, tại công ty CPTT HDC Việt Nam định mức dự trữ đối với một số nguyên vật liệu phụ chưa được dự toán trước để phù hợp với kế hoạch sản xuất thực tế, do vậy nhiều NVL được nhập kho quá nhiều chưa sử dụng đến gây tồn ứ, hư hỏng khơng sử dụng được gây lãng phí.
- Ứng dụng cơng nghệ: Đơi khi internet hay bị ngưng đường truyền, nghẽn mạng, tốc độ chậm, làm ảnh hưởng tới công việc của nhân viên trong cơng ty nói chung và bộ phận kế tốn, quản lý hàng tồn kho nói riêng.
- Cơng tác kiểm kê ở cơng ty cịn vướng mắc một số vấn đề sau:
+ Thứ nhất, rất khó đánh giá chính xác những ngun liệu, bán thành phẩm đang trên dây chuyền sản xuất.
+ Thứ hai, thủ kho ở các phân xưởng là những người thiếu kinh nghiệm trong việc kiểm soát số lượng ( khi chuyển bán thành phẩm từ phân xưởng này qua phân xưởng khác lại khơng có phiếu ký nhận, do đó rất dễ xảy ra tình trạng số lượng lý thuyết thì ở phân xưởng này nhưng thực tế lại ở phân xưởng khác).
+ Thứ ba, khi kiểm kê vào cuối năm cho tất cả các kho thì kế tốn khơng đủ nhân lực có kinh nghiệm về kiểm kê để kiểm cho tất cả các kho nên chủ yếu chỉ đủ thời gian kiểm kê về mặt số lượng.
3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế
- Thứ nhất: Công ty chưa áp dụng thật hiệu quả mơ hình quản trị hàng tồn kho
nhiều, nguyên vật liệu dùng để sản xuất trong kho vẫn còn nhưng vẫn tiếp tục mua vào. - Thứ hai: Chưa áp dụng được mơ hình phân loại hàng tồn kho, mã hóa các mặt hàng nhằm phục vụ tốt cho công tác kiểm kê, bảo quản, làm giảm hiệu quả công tác quản trị hàng tồn kho.
- Thứ ba: Công ty chưa thật chú trọng tới hoạt động Marketing, cũng như về mặt quảng bá rộng rãi thương hiệu, tích cực tìm những bạn hàng mới để đẩy nhanh tiến độ tiêu thụ hàng hóa, giảm nhanh lượng hàng tồn kho trong công ty và tăng doanh thu cho cơng ty.
- Thứ tư: Do trình độ nguồn nhân lực: Cơng ty có đội ngũ lao động trẻ, năng động, nhiệt tình trong cơng việc, tuy nhiên hiện nay một số vẫn cịn đang kiêm nhiệm vì vậy khó tránh khỏi sai sót khi khối lượng cơng việc nhiều. Hơn nữa, mức lương thưởng ở bộ phận kho chưa thỏa mãn được người lao động nên họ chưa thực sự nhiệt tình và có trách nhiệm với cơng việc.
- Thứ năm: Cơng ty chưa có một quy định nào về việc kiểm tra hàng hóa mua vào cũng như chưa có trang thiết bị chuyên dụng phục vụ cho quá trình kiểm tra mà chỉ mang tính chất kiểm tra trên nội dung công việc phải làm.
- Thứ sáu: Chế độ đãi ngộ của cơng ty cịn chưa cơng bằng với tất cả các nhân viên, cơng ty cũng chưa có chế độ khuyến khích, khen thưởng nhân viên tồn cơng ty nói chung và nhân viên bộ phận kho nói riêng. Vì vậy, nhiều khi nhân viên khơng thực sự nhiệt tình trong cơng việc, chỉ hồn thành cơng việc một cách hình thức, đối phó, hàng hóa được kiểm tra một cách qua loa mà khơng thực sự chú trọng vào chất lượng của hàng hóa.
- Thứ bảy: Htại cơng ty mới chỉ có một kho chứa hàng và với diện tích nhỏ, dẫn đến việc các nguyên vật liệu nhập nhiều khi phải để tràn sang khu sản xuất. Hơn nữa, cơng tác sắp xếp hàng hóa nguyên vật liệu cũng chưa được thực hiện một cách nghiêm túc, hàng hóa xếp khơng đúng quy cách, chồng chéo lẫn lộn lên nhau vừa khó kiểm tra quản lý và vừa ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hóa.