3.3.3 .Quy trình tuyển dụng của Cơng ty
4.2. Các đề xuất nhằm nâng cao cơng tác tuyển dụng từ nguồn bên ngồi của
4.2.4. Hoàn thiện quytrình tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng là một yếu tố quan trọng của tuyển dụng nhân sự, nếu quytrình tuyển dụng khơng hợp lý, khơng khoa học thì chắc chắn kết quả tuyển dụng thu được cũng sẽ không tốt.
Để thực hiện việc tuyển dụng nhân sự Cơng ty CP cơng trình đường thủy Vinawaco đã áp dụng một quy trình tuyển dụng gồm có 4 bước. Tuy nhiên trong q trình hoạt động sơ đồ này đã có những thiếu sót nhất định nên để nâng cao được công tác tuyển dụng nhân sự từ nguồn bên ngồi của Cơng ty tác giả xin đưa ra một quy trình tuyển dụng nhân sự gồm 7 bước như sau:
Hình 3 : Quy trình tuyển dụng từ nguồn bên ngoài
(Nguồn: Theo nghiên cứu của tác giả)
Với quy trình này nhiều hơn 3 bước so với quy trình tuyển dụng mà hiện nay Công ty đang áp dụng. Tuy nhiên các bước trong quy trình tuyển dụng của
Cơng ty được thực hiện chưa tốt và chưa chuyên nghiệp. Với quy trình vừa đề xuất tác giả đưa ra đề xuất các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng: Là việc xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực ở các bộ phận, các phịng ban của Cơng ty. Thực tế tại Công ty cũng đã có tiến hành xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực. Các bộ phận sẽ tự xác định nhu cầu nhân lực của mình, sau đó gửi nên cấp trên, cấp trên sẽ xem và thông qua các yêu cầu của các bộ phận dựa vào tình hình nhân lực của bộ phận do cấp dưới báo nên, sẽ ra quyết định tuyển dụng nhân lực, do đó chưa có sự chuyên mơn hóa cao trong cơng tác tuyển dụng nhân lực.
Xác định nhu cầu tuyển dụng khơng chỉ có xác định tại các bộ phận chức năng mà còn phải dựa trên các mục tiêu phương hướng phát triển của Công ty. Khi xác định nhu cầu cần tuyển dụng cần trả lời các câu hỏi như: Cần tuyển vị trí nào? Số lượng cần tuyển là bao nhiêu? Những tiêu chuẩn tuyển dụng là gì?
Sau khi xác định được nhu cầu nhân lực rồi thì Cơng ty lên chuẩn bị thơng tin, tài liệu cần thiết, lựa chọn người tiến hành tuyển dụng, lựa chọn hình thức tuyển dụng phù hợp để đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng lao động của Công ty.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng: Hiện tại, việc thông báo tuyển dụng của Công ty chưa thực sự được tốt. Do nguồn chi phí dành cho cơng tác tuyển dụng nhân lực cịn hạn hẹp nên hình thức đăng tuyển của Công ty chủ yếu là dán niêm yết tại trụ sở chính của Cơng ty, trên Website của Cơng ty. Chính vì vậy có nhiều ứng viên giỏi có mong muốn và nhu cầu tìm việc làm chưa biết đến thơng báo tuyển dụng của Công ty. Để khắc phục nhược điểm này, Công ty cần đầu tư hơn nữa cho công tác thơng báo tuyển dụng khi chọn cho mình các kênh đăng tuyển thông báo rộng rãi, hiệu quả, đảm bảo thông tin tuyển dụng của doanh nghiệp đến được với mọi ứng viên, như đăng tuyển thông báo tuyển dụng trên các báo tìm việc là trên đài phát thanh, tivi, và các Website.
Ví dụ: những trang web đăng thơng tin tuyển dụng hữu hiệu cũng như có uy tín hiện nay như: www.sannghnghiep.vn miễn phí đăng tin tuyển dụng, nội dung và thời lượng khơng hạn chế; www.vietnamworks.com có rất nhiều ứng viên truy cập vào Ngoài những trang web chuyên đăng tin tuyển dụng Cơng ty cịn có thể tận dụng các mạng xã hội như: www.Facebook.com
Bước 3: Thu nhận và xử lí hồ sơ: Bước này nhằm xem xét các loại giấy tờ có đầy đủ các yêu cầu , có tin cậy khơng. Trong bước này thời gian thu nhận hồ sơ của cơng ty ngắn nên só lượng hồ sơ mà Cơng ty nhận được nhiều khi chưa đạt được số lượng cần thiết để tổ chức thi tuyển gây ảnh hưởng đế q trình tuyển dụng. Bởi vậy Cơng ty nên đưa ra thời gian thu nhận hồ sơ dài hơn. Trong bước này, Cơng ty nên xem xét kí những hồ sơ không đạt yêu cầu cần phải lại ngay để tiết kiệm chi phí, thới gian tuyển dụng, nhưng cũng cần tránh sơ suất để lọt những hồ sơ có chất lượng.
Bước 4: Tiến hành khám sức khỏe: Nhưng năm qua khi tuyển dụng Công ty hầu như đã bỏ qua bước này. Mới nghe ta có thể thấy bước này khơng quan trọng nhưng khi một nhân viên mới được tuyển vào Công ty nhưng lại không đủ sức khỏe để làm việc sẽ dẫn đến tình trạng nhân viên bỏ việc hay làm việc kết quả khơng cao thì khi đó sẽ rất tốn kém cho Cơng ty. Do vậy để đảm bảo cho việc tuyển dụng được những ứng viên đáp ứng được yêu cầu mà lại bảo đảm về sức khỏe Công ty cần tổ chức khám sức khỏe cho các ứng viên đã vượt qua vòng sơ loại.Cụ thể bước này cần được tiến hành như sau: Sau khi sơ loại hồ sơ ứng viên, các ứng viên đạt tiêu chuẩn sẽ được người làm công tác tuyển dụng của Cơng ty gọi điện thơng báo trực tiếp, sau đó sẽ hẹn lịch cho các ứng viên đến kiểm tra sức khỏe.
Bước 5: Tổ chức thi tuyển: Sau khi vượt qua vịng kiểm tra sức khỏe, các ứng viên được thơng báo về lịch thi tuyển tiếp vào Công ty. Hiện tại, thi tuyển của Công ty được tổ chức thi tuyển dưới hình thức thi viết gồm có thi kiến thức chun mơn, test IQ, Tiếng Anh và phỏng vấn. Những ứng viên sau khi đã qua vòng thi viết sẽ được bước tiếp vào vòng phỏng vấn. Việc tổ chức thi tuyển của Cơng ty qua các vịng thi là khá tốt, tuy nhiên, nhiều khi chưa thực sự được quan tâm. Nội dung thi chưa được Công ty chuẩn bị một cách khoa học và phù hợp với vị trí, cơng việc u cầu. Chính vì vậy mà trước khi bước vào thi tuyển, Cơng ty nên chuẩn bị sẵn các nội dung thi. Thi kiến thức cần hỏi những kiến thức liên quan đến vị trí cơng việc yêu cầu. Khi phỏng vấn các ứng viên, phải xem qua hồ sơ của các ứng viên, để biết mình sẽ hỏi ứng viên những gì, và chỉ hỏi những gì liên quan đến các kỹ năng, tính cách, … phù hợp với vị trí cơng việc u cầu.
Bước 6: Đánh giá và lựa chọn ứng viên: Hiện tại Công ty nhưng chưa được xây dựng thành bảng tiêu chuẩn lựa chọn ứng viên. Mặt khác, việc đánh giá các ứng
viên được gộp chung vào phỏng vấn. Sau khi phỏng vấn, người làm công tác tuyển dụng sẽ căn cứ vào tiêu chuẩn, yêu cầu đặt ra với các vị trí tuyển dụng cùng với những hiểu biết, biểu hiện và thái độ chủ quan của người làm công tác tuyển dụng để ra quyết định. Chính vì vậy, nó ảnh hưởng rất nhiều đến việc lựa chọn và đánh giá khách quan các ứng viên. Để tránh những quyết định sai lầm trong việc ra quyết định lựa chọn ứng viên, Công ty cần xây dựng các bản tiêu chuẩn lựa chọn, đánh giá ứng viên cụ thể, rõ ràng bằng văn bản trước khi tiến hành lựa chọn ứng viên. Đối với mỗi vị trí tuyển dụng sẽ có một bản đánh giá ứng viên riêng phù hợp với những tiêu chuẩn tuyển dụng cụ thể theo yêu cầu của từng công việc. Và việc tiến hành đánh giá các ứng viên, thường được tiến hành dưới hình thức thang điểm được coi là hợp lý và phù hợp hơn cả. Sau khi tiến hành đánh giá các ứng viên, Cơng ty tiến hành lựa chọn các ứng viên có số điểm cao nhất
Bước 7: Hội nhập nhân viên mới: Hội nhập nhân viên mới vào Công ty là cách để nhân viên mới vào Công ty nhằm giúp nhân viên tiếp cận được với Công việc, làm quen với nhân viên cũ, tìm hiểu thêm về Cơng ty, hoạt động kinh doanh, văn hóa của Cơng ty…Cơng ty cần phải có chương trình hội nhập nhân viên mới để tránh tình trạng nhân viên mới vào bỡ ngỡ, sợ sệt khi mới vào làm, không biết khi cần liên hệ công việc đến các bộ phận sẽ phải liên hệ với ai, như thế nào… Công ty nên cử ra những người phụ trách, hướng dẫn giúp đỡ nhân viên mới cả trong công việc lẫn hũa nhập vào mơi trường văn hóa của Cơng ty.
Trên đây là quy trình tuyển dụng mà tác giả xin đưa ra để Công ty tham khảo nhằm hồn thiện quy trình tuyển dụng của Cơng ty từ đó nâng cao chất lượng công tác tuyển dụng nhân sự từ nguồn bên ngồi ở Cơng ty.