5 .Kết cấu của khoá luận tốt nghiệp
2.1. Tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến vấn đề nghiên
2.1.2. Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn vật liệu tại cụng ty
2.1.2.1. Tổ chức bộ mỏy tại cụng ty
Trong quá trình quản lý kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào thì cơng tác kế tốn cũng ln có một vai trị hết sức quan trọng là làm công cụ điều hành, quản lý kiểm tra, tính tốn hiệu quả sử dụng vốn.
Thực hiện chức năng giám đốc về mặt tài chính, hướng dẫn đơn đốc kiểm tra và thu thập thông tin đầy đủ, kịp thời, giúp cho giám đốc có quyết định đúng đắn kịp thời tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty.
Phụ trách công việc hạch tốn thống kê ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ, TSCĐ và tính giá thành các sản phẩm, để từ đó xác định được kết quả kinh doanh một cách đầy đủ và chính xác.
BỘ MÁY KẾ TỐN TẠI CƠNG TY SEEN.
Nguồn: Phũng kế toỏn cụng ty Cổ phần chế tạo thiết bị SEEN.
Kế toán trưởng: quản lý tổng hợp về mặt tài chính kế tốn của tồn cơng ty,
bảo tồn và phát triển vốn của cơng ty. Ngồi ra, kế tốn trưởng cịn có chức năng tham mưu lãnh đạo thực hiện các chức năng quản lý nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Kế tốn TSCĐ và chi phí: có nhiệm vụ quản lý TSCĐ của cơng ty, cơng tác
trích khấu hao TSCĐ và lập báo cáo chi phí phát sinh, lập các báo cáo tài chính quan hệ với các cơ quan chức năng có liên quan tới các chính sách kinh tế và thuế và tham mưu cho kế toán trưởng trong việc quản lý thực hiện cơng tác kế tốn
Kế toán mua và bán hàng: quản lý các khoản phải thu và công nợ với khách
hàng, lập sổ sách, cùng với kế tốn trưởng xác định các khoản nợ khó địi.
Kế toán thanh toán kiêm quỹ: chịu trách nhiệm lập danh sách, yêu cầu thanh
toán hàng tuần cho các khoản nợ đến hạn lập kế hoạch cân đối sổ sách, cân đối số dư tài khoản ở các ngân hàng giao dịch. Ngồi ra cịn tính và chi trả lương cho cán bộ nhân viên công ty.
2.1.2.2. Chớnh sỏch kế toỏn tại cụng ty Cổ phần chế tạo thiết bị SEEN.
Công ty SEEN đang áp dụng hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ - BTC GVHD: Th.S Hồng Thị Bích Ngọc SVTH: Nguyễn Thị Dinh-K8CK7A KẾ TỐN TRƯỞNG Kế tốn TSCĐ và chi phí Kế toỏn mua và bỏn hàng
Kế toỏn thanh toỏn kiờm quỹ
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 1/1 kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, Phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác:
- Đơn vị sử dụng tiền tệ trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng.
- Chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình qn liên ngân hàng tại thời điểm thanh tốn.
- Hình thức sổ kế tốn áp dụng: Nhật ký chung - Phương pháp kế toán tài sản cố định:
+ Nguyên tác xác định nguyên giá tài sản cố định hữu hình, TSCĐ vơ hình: Giá ghi trên hố đơn cộng thuế trước bạ (nếu có)
+ Phương pháp khấu hao, thời gian sử dụng hữu ích, tỷ lệ khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vơ hình: Theo QĐ số 206/2003/QĐ – BTC ngày 12/12/2003 của bộ tài chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu haoTSCĐ.
- Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: giá gốc
+ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Bình qn gia quyền. + Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: kê khai thường xun.
- Tình hình trích lập và hồn lập dự phịng: Không
- Phương pháp xác định doanh thu và phân cơng việc đã hồn thành của hợp đồng mua bán, giao dịch, cung cấp dịch vụ:
- Khi biên bản thanh lý hợp đồng đước ký kết hoặc thoả thuận giữa hai bên đã hoàn thành trong các trường hợp cụ thể.
2.1.3. Ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty.
2.1.3.1. Ảnh hưởng của nhân tố bên ngồi
- Mơi trường chính trị pháp luật: Chính trị ổn định ln ln là tiền đề cho việc phát triển và mở rộng các hoạt động đầu tư của doanh nghiệp trong và ngoài nước mà các hoạt động này có ảnh hưởng rất lớn tới các hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp. Còn luật pháp là nhân tố kìm hãm hoặc khuyến khích sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, do đó nó cũng ảnh hưởng tới các kết quả cũng như hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
- Thị trường và sự cạnh tranh: đây là nhân tố có sự ảnh hưởng khơng lớn lắm, vì nguyên vật liệu mua vào thuộc loại đặc chủng, nên ít có sự cạnh tranh. Thị trường mua nguyên vật liệu rất rộng lớn, chủ yếu mua từ Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Thái Nguyên, Hà Nội...
- Sự biến động giá trị tiền tệ và lãi suất: đây là nhân tố có sức ảnh hưởng rất lớn. Bởi, khi lãi suất vay của ngân hàng cao thì việc đi vay để mua nguyên vật liệu gặp nhiều khó khăn.
2.1.3.2. Nhân tố mơi trường bên trong
- Nhân tố con người
Có thể nói con người ln đóng vai trị trung tâm và có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Trình độ quản lý cũng như sự nhanh nhạy nắm bắt cơ hội, xu thế kinh tế của người lãnh đạo trong cơ chế thị trường ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, trình độ kỹ thuật, năng lực chuyên môn và ý thức trách nhiệm trong lao động của cán bộ cơng nhân viên cũng đóng một vai trị rất quan trọng, quyết định sự thành cơng của mỗi doanh nghiệp. Với đội ngũ cán bộ cơng nhân viên có trình độ cao thích ứng với u cầu thị trường, doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất lao động, tạo điều kiện cho sự phát triển của doanh nghiệp.
- Khả năng về vốn:
Vốn là tiền đề vật chất cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, do vậy nó là một trong những nhân tố quan trọng quyết định đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình cạnh tranh trên thương trường, doanh nghiệp nào có lợi thế về vốn thì sẽ có lợi thế kinh doanh.
Vốn là một yếu tố không thể thiếu đồng thời là nhân tố tái lập khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có nguồn lực tài chính lớn mạnh sẽ tạo điều kiện đổi mới công nghệ mua sắm sửa chữa trang thiết bị để nâng cao chất lượng sản xuất, gia công nguyên vật liệu, tăng dần khả năng cạnh tranh cho mình.
2.2.Thực trạng về kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty cổ phần chế tạo thiết bị SEEN.
2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu và đánh giá nguyên vật liệu tại doanh nghiệp
2.2.1.1. Đặc điểm vật liệu và phân loại nguyên vật liệu.
+ Đặc điểm:
- Trong công ty Cổ phần chế tạo thiết bị SEEN, nguyên vật liệu do công ty sử dụng chủ yếu là các sản phẩm công nghiệp không cần qua chế biến như cò bơm, ê cu sắt cổ xoay, công tắc đỏ, ống inox phi 34….. Nguyên vật liệu mà công ty cổ phần chế tạo thiết bị SEEN sử dụng rất phong phú, đa dạng bao gồm nhiều loại, nhóm, thức khác nhau, mỗi loại nguyên vật liệu có một tính năng lý hóa riêng và đóng vai trị khác nhau trong việc cấu thành nên giá trị sản phẩm.
- Nguyên vật liệu của công ty chủ yêu được thu mua từ các nhà cung cấp chứ khơng tự gia cơng chế biến, chính vì thế, kiểm sốt lượng vật liệu nhập xuất cũng như bảo quản vật liệu là rất quan trọng.
+Phân loại:
Trong công ty cổ phần chế tạo thiết bị SEEN, nguyên vật liệu được phân loại như sau:
Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế tốn:
- Nhóm ngun vật liệu: bao gồm vật liệu chính ( ví dụ: Cị bơm, dây bơm, khởi động từ, biến áp nguồn….)và vật liệu phụ như ( bulon, cơng tắc cị, cầu đấu, van thở, màng chít….) , tuy nhiên để tiện cho việc hạch tốn bên thuế và quản lí, cơng ty khơng phân vật liệu chính phụ và chỉ quản lý chung thơng qua TK 152.
- Nhóm nhiên liệu: là loại nhiên liệu dùng để bảo dưỡng, bôi trơn máy móc như dầu nhớt, mỡ bơi trơn, dầu thủy lực, dầu cầu……
- Nhóm phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải….
Căn cứ vào nguồn nhập:
- Nguyên vật liệu mua ngoài: thu mua từ thị trường trong nước hoặc nhập khẩu - Nguyên vật liệu tự gia công chế biến
Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng: - Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, tiêu thụ sản phẩm….
2.2.1.2. Tình hình quản lý vật liệu
lượng để đảm bảo cung cấp cho bộ phận sản xuất nguyên vật liệu đúng về số lượng, chất lượng, chủng loại và đúng tiến độ. Cán bộ phịng vật tư phải ln bám sát, kiểm tra kho một cách thường xuyên, đối chiếu sổ sách với thực tế để phát hiện ra những vấn đề phát sinh, kịp thời giải quyết, giảm thiệt hại đến mức thấp nhất.
Vật liệu về đến cụng ty, trước khi nhập kho sẽ được nhân viên phòng vật tư kiểm tra chất lượng về quy cách, phẩm chất. Nếu đủ quy cách, chất lượng, chủng loại thì người kiểm tra phải ký tên đóng dấu, sau đó mới tiến hành nhập kho.
Tại kho của cụng ty, thủ kho có nhiệm vụ quản lý nguyên vật liệu xem có đúng quy cách về chủng loại, chất lượng, có đầy đủ số lượng hay khơng? Thủ kho chịu trách nhiệm toàn bộ về số nguyên vật liệu nhập kho của mình, nghiêm cấm việc vay mượn nhập hàng trước. Hàng về nhập kho phải có hố đơn chứng từ, mọi việc ngoài quy định phải xin ý kiến và được sự đồng ý của giám đốc, ban lãnh đạo. Thủ kho cịn có trách nhiệm ghi chép cẩn thận, nắm chắc các con số để thơng báo cho phịng vật tư, sắp xếp cho khoa học và hợp lý
Song song với sự quản lý của thủ kho, tại phịng kế tốn, kế tốn ngun vật liệu căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ để tiến hành tổng hợp, phản ánh đầy đủ, chính xác số liệu về tình hình mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu; kiểm tra tình hình mua vật tư về số lượng, chất lượng, giá cả,... nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời vật liệu cho sản xuất.
Về bộ phận bốc vác vận chuyển, làm việc theo sự điều động của phòng kế hoạch vật tư và cụng ty. Bốc vác vận chuyển phải đảm bảo kịp thời theo tiến độ. Phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào yêu cầu chất lượng của sản phẩm có nhiệm vụ tìm ra các loại vật liệu đáp ứng tiêu chuẩn đặt ra. Các loại nguyên vật liệu, phụ tùng nếu không thể xem xét chất lượng bằng mắt thì phải sử dụng các cơng cụ kiểm tra để thử hoặc cho vào máy chạy để đánh giá.
Như vậy, có thể nói thủ kho quản lý nguyên vật liệu về mặt hiện vật cịn kế tốn ngun vật liệu quản lý về mặt giá trị.
2.2.1.3. Đánh giá vật liệu
Đối với những nguồn cung cấp khác nhau thì việc đánh giá vật liệu cũng khác nhau. Do vật liệu là tài sản lưu động nên đòi hỏi phải được đánh giá theo giá
thực tế. Song, để thuận lợi cho công tác kế tốn vật liệu cịn có thể đánh giá theo giá hạch tốn. Nhưng thực tế tại cụng ty thì kế tốn chỉ sử dụng giá thực tế để hạch toán.
Đối với nguyên vật liệu nhập kho :
+ Giá thực tế của vật liệu mua ngồi nhập kho được tính bằng giá mua ghi trên hoá đơn từng lần nhập ( khơng bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ ). Đến cuối tháng, khi đã tập hợp được chi phí thu mua, kế tốn sẽ phân bổ chi phí cho từng lần nhập. Vớ dụ: mua nguyờn vật liệu ngày 17/3/2014 nhập contactor theo phiếu nhập kho PN03/03 giỏ trị thực tế của vật liệu là đơn giá ghi trên phiếu nhập kho 187.500đ/ 1 cái
Đối với vật liệu xuất kho :
Giá thực tế của vật liệu xuất kho xí nghiệp tính theo giá theo phương pháp bỡnh qũn gia quyền.
Đơn giá thực tế bình quân =
Giá thực tế tồn đầu kỳ + giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ
Trị giá vật liệu xuất dùng
= Đơn giá bình quân
x Số lượng từng loại vật liệu xuất dùng trong kỳ
Ví dụ: Trong q I năm 2014 đối với bulon M8*20 có tình hình nhập xuất tồn như sau: - Tồn đầu kỳ: + Số lượng: 100 + Số tiền : 630.000đ - Nhập trong kỳ: + Số lượng: 600 + Số tiền: 3.900.000đ - Xuất trong kỳ: +Số lượng: 500
Tính giá trị vật liệu xuất kho =?
Đơn giá bình quân bulon M8*20 THỎNG 3/2014 = 630.000+ 3.900.000 = 6.471đ 100+600
2.2.2. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu
2.2.2.1. Thủ tục nhập kho
Ví dụ: Ngày 17/3/2014, phịng kế hoạch vật tư báo cáo lên ban giám đốc nhu cầu công ty cần nhập nguyên vật liệu là Contactor mã vật tư là K0052 để phục vụ sản suất, số lượng 100 cái, ban giám đốc xem xét yêu cầu và ký duyệt sau đó cán bộ phòng vật tư sẽ liên hệ với bên nhà cung cấp là công ty TNHH thiết bị điện Phú An để tiến hành thỏa thuận và mua hàng, với hóa đơn có giá trị lớn cơng ty thường thanh tốn bằng hình thức chuyển khoản, cán bộ phịng vật tư sau khi mua NVL sẽ cầm theo hóa đơn (GTGT số 0001900 phụ lục số 05) về công ty và tiến hành kiểm hàng, thủ kho kiểm tra và lập phiếu nhập kho sau đó chuyển chứng từ lên phịng kế tốn để tiến hành hạch toán (phiếu nhập kho phụ lục 06)
2.2.2.2. Thủ tục xuất kho - Xuất cho sản xuất:
Ví dụ: -Ngày 17/03/2014 khi phát sinh nhu cầu sử dụng TMC- Lốc Tominaga (cơ) cho phân xưởng điện tử để phục vụ cho sản xuất, phân xưởng điện tử lập Phiếu yêu cầu vật tư.
Phòng kỹ thuật và thủ trưởng đơn vị ký xét duyệt.
Kế toán vật tư lập Phiếu xuất kho, phụ trách phòng ký PXK.
Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, xuất vật liệu và ghi số thực xuất vào phiếu xuất, sau đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng loại vào thẻ kho định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật tư.
Kế tốn kiểm tra kế tốn tính giá hồn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán, ghi sổ và lưu.
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: + Liên 1: Lưu lại Phòng vật tư. + Liên 2: Giao cho kế toán vật liệu + Liên 3: Giao cho thủ kho
(Phiếu xuất kho phụ lục số 07)
Xuất bán: Khi khách hàng có nhu cầu mua ngun vật liệu cơng ty sẽ tiến
hành xuất bán cho khách hàng ăn chênh lệch.
Ví dụ: Ngày 25/ 3/2014, cơng ty bán Motor 3 pha ½ cho cơng ty TNHH Trung Long đơn giá là 2.500.000đ/ 1 cái, thuế VAT 10%, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho (phụ lục số 08) Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu lại Phòng vật tư. + Liên 2: Giao cho kế toán vật liệu + Liên 3: Giao cho thủ kho
Cán bộ phòng vật tư chuyển PXK lên phịng kế tốn để làm căn cứ tiến hành xuất hóa đơn VAT cho bên nhà cung cấp, thanh toán và nhận hàng.
2.2.2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Tại Công ty Cổ phần chế tạo thiết bị SEEN, hạch toán chi tiết vật liệu áp dụng theo phương pháp thẻ song song. Với ưu điểm đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, cung cấp thông tin