3.4.2.2 .Nguyên nhân
4.2. Các đề xuất nhằm hồn thiện quy trình thực hiện thủ tục hải quan
khẩu Bu lông bằng đồng sang thị trường Singapore của công ty CP Seoul Metal Việt Nam
4.2.1. Khâu chuẩn bị hồ sơ hải quan
- Nhân viên phịng XNK cần kiểm tra thơng tin về lơ hàng cẩn thận trước khi gửi cho đối tác Singapore bằng thư điện tử, giảm thiếu tối đa nhưng sai sót, nhiểu lầm do khơng diễn đạt được hết ý hoặc bất đồng ngôn ngữ. Bởi hầu hết đối tác của công ty đều sử dụng tiếng anh để giao dịch, do vậy, cần những nhân viên có trình độ tiếng anh thơng thạo, biên dịch tốt, đảm bảo nguồn thơng tin khơng bị sai lệch.
- Ngồi ra, phải đảm bảo khai đúng và đủ các thông tin trên tờ khai, chuẩn bị mọi chứng từ theo yêu cầu của Hải quan. Nên tập hợp toàn bộ giấy tờ liên quan đến lô hàng mà bên hải quan đã thông báo trước khi khai báo hải quan 2 ngày, để nếu có thiếu sót nào xảy ra thì vẫn cịn thời gian cho công ty bổ sung, sửa đổi.
- Trong trường hợp, sau khi đã khai báo hải quan xong, trong vòng 30 ngày kể từ ngày đăng ký hải quan, cơng ty có phát hiện ra sai sót về chứng từ, hồ sơ thì nên tự giác báo cho cơ quan hải quan được biết và bổ sung ngay những chứng từ còn thiếu, sửa lại những chứng từ bị sai (dưới sự cho phép của cán bộ hải quan). Như vậy vừa tăng độ uy tín cho cơng ty, lại vừa giúp cán bộ hải quan hồn thành trách nhiệm quản lí hồ sơ của mình.
4.2.2. Khâu kiểm hóa
Thường thì khâu kiểm tra thực tế hàng hóa có nhiều thủ tục, mất khá nhiều thời gian, gây cản trở và ảnh hưởng tới việc giao hàng đúng hẹn cho đối tác.
Do vậy, công ty nên phối hợp với cơ quan hải quan để giải quyết sự việc nhanh nhất có thể. Nếu lơ hàng hóa xuất khẩu nào bị rơi vào luồng đỏ thì doanh nghiệp nên tự giác xuất trình hàng hóa cho cơ quan hải quan kiểm tra, thực hiện đúng các yêu cầu đặt ra, kết hợp với nhân viên kiểm hóa để cơng tác kiểm tra được tiến hành nhanh chóng, khơng mất thời gian của cả hai bên, đồng thời cũng tiết kiệm chi phí về thời gian và nguồn lực của công ty, đảm bảo thời gian giao hàng cho khách hàng.
4.2.3. Đề xuất khác
- Luôn cập nhật thơng tin một cách nhanh chóng, nắm bắt kịp thời các thông tư, luật định mới về hải quan đồng thời cũng phải bắt kịp với sự thay đổi của công nghệ thơng tin. Cập nhật biểu thuế thường xun, tránh tình trạng áp mã thuế nhầm, tính sai thuế cho hàng hóa.
- Áp dụng hải quan điện tử cho tồn bộ nghiệp vụ hải quan của cơng ty, bắt kịp với xu thế hiện nay. Việc này giúp công ty quản lý tốt hơn mọi công tác chứng từ cũng như giảm thiểu sự sai sót của nhân viên khai báo hải quan, rút ngắn thời gian làm thủ tục cho hàng hóa, đẩy nhanh tiến độ thông quan.
- Cũng như đã đề cập đến ở chương III, cơ sở vật chất về hệ thống máy in, máy fax, máy tính hay đường truyền mạng cần được xem xét và củng cố lại. Vì
trong một số trường hợp, khi nhân viên đang thực hiện đường truyền dữ liệu thì máy tính bị hỏng, làm mất thời gian, cơng sức, gây khó khăn trong cơng tác hồn chỉnh thủ tục hải quan cho hàng hóa. Vì vậy cơng ty nên trích một phần lợi nhuận hoặc là sửa chữa toàn bộ những máy cũ, hoặc là nên đầu tư mua mới hồn tồn những máy móc đó để cơng tác phịng XNK được diễn ra suôn sẻ hơn.
- Về mặt nhân lực, công ty nên bổ sung nhân viên cho phịng XNK, bởi khối lượng và u cầu cơng việc ngày càng nhiều, đòi hỏi đội ngũ thực hiện phải đáp ứng được áp lực cơng việc. Đặc biệt, cơng ty có thể mở một buổi đào tạo cho toàn bộ nhân viên mới phịng XNK, một mặt để nâng cao chun mơn nghiệp vụ, kỹ năng sử dụng phần mềm khai báo điện tử, mặt khác, giúp cơng ty hiểu rõ hơn những khó khăn mà nhân viên khai báo đã và đang gặp phải để có thể tìm ra hướng giải quyết sớm nhất.