Bên SMV sẽ xuất các chứng từ nhận hàng sang cho bên đối tác Singapore gồm: bản sao hóa đơn thương mại (invoice), vận tải đơn (Bill of landing) và bản sao giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO).
Nhân viên phịng XNK của cơng ty sẽ tổng hợp những chứng từ cần thiết để tiến hành làm TTHQ cho hàng hóa. Những chứng từ đó bao gồm:
- Tờ khai hải quan (bản chính), tờ khai trị giá hàng hóa (bản chính)
- Hợp đồng mua bán hàng hóa (bản chính), hóa đơn thương mại (1 bản chính, 1 bản sao), vận tải đơn (bản sao)
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (bản chính)
47.5% 12.5% 40.0% Xử lý giấy tờ và hồn thiện hồ sơ cịn chậm Phải bổ sung chứng từ sau để làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Chứng từ đầy đủ, hồ sơ hải quan đạt tiêu chuẩn
(Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra)
Biểu đồ 3.3. Kết quả chuẩn bị hồ sơ hải quan của công ty SMV hiện nay
Theo số liệu thu được, 47.5% nhận xét là công tác xử lý giấy tờ và hồn thiện hồ sơ cịn chậm chạp, chưa thống nhất các bước trong quy trình thực hiện TTHQ và khoảng 12.5% cho rằng đôi khi công ty vẫn phải bổ sung chứng từ sau để
tiếp tục làm thủ tục hải quan xuất khẩu cho hàng hóa. Cịn lại 40% đánh giá là hồ sơ HQ công ty trong sạch, đạt tiêu chuẩn. Điều này cho thấy, bên cạnh những thiếu sót thì SMV đã đạt được những thành công nhất định trong công tác chuẩn bị hồ sơ HQ của mình.
Bảng 3.6. Tổng hợp hồ sơ hải quan cho hàng hóa xuất khẩu sang Singapore
của SMV 2010 - 2012
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Giá trị xuất khẩu
(USD) 445,100 424,000 493,000
Số hợp đồng đã kí kết 23 21 34
Số hồ sơ đầy đủ 22 20 33
Số hồ sơ phải bổ sung 0 1 1
Số hồ sơ phải kiểm
hóa 1 0 0
(Nguồn: Phịng xuất nhập khẩu cơng ty CP Seoul Metal Việt Nam)
Sau 3 năm kể từ năm 2010, số lượng hợp đồng được ký kết đã tăng lên đáng kể (năm 2012 gấp 1.48 lần so với năm 2010), đồng nghĩa với số lượng hồ sơ hải quan cũng tăng lên tương ứng. Thông qua số liệu điều tra và ý kiến của các chuyên gia trong cơng ty thì cơng tác chuẩn bị hồ sơ HQ đã được chú trọng và hoàn thiện hơn, góp phần giảm thiểu số lượng hồ sơ bị thiếu sót, sai lẫn và những lơ hàng bị kiêm tra thực tế xuống mức đáng kể. Thực tế trong suốt năm 2011 và 2012, khơng có lơ hàng nào xuất sang Singapore bị rơi vào luồng đỏ, bị kiểm hóa mà chỉ có 1 hồ sơ HQ phải bổ sung và kiểm tra lại chứng từ.