5. Kết cấu chính của luận văn
2.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Samdo Việt Nam
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận
Giám đốc: Điều hành công ty, là người chịu trách nhiệm trong hoạt động
của tồn cơng ty, điều hành tất cả mọi cơng việc hàng ngày. Chịu trách nhiệm lập kế hoạch, định hướng chiến lược chung cho công ty. Đưa ra mục tiêu, hướng phát triển và chiến lược của công ty.Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật, đại diện cho quyền lợi của tồn bộ nhân viên cơng ty.
Phòng kinh doanh: Xây dựng kế hoạch kinh doanh và tiêu thụ sản
phẩm.Tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường cho doanh nghiệp. Nghiên cứu, tìm hiểu tình hình thị trường, cập nhật giá cả các mặt hàng liên quan máy móc… cơng ty đang kinh doanh. Xây dựng các chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp. Tham gia đấu thầu, chuẩn bị hồ sơ, đàm phám ký kết hợp đồng. Kết hợp với phòng kế tốn thu hồi cơng nợ, quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp.
Phịng hành chính: Tham mưu cho giám đốc về việc sắp xếp, bố trí cán bộ,
đào tạo và phân loại lao động để bố trí đúng người, đúng ngành nghề cơng việc. Thanh quyết tốn chế độ cho người lao động theo chính sách chế độ nhà nước và quy chế của công ty. Và làm các cơng việc của phịng tài chính kế tốn:
Phịng tài chính, kế tốn: Giúp giám đốc trong việc thực hiện quản lý tồn
bộ vốn của cơng ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về chế độ hạch tốn kinh tế độc lập. Đồng thời tính tốn lãi lỗ lập các báo cáo kế toán, tờ khai thuế, quyết tốn thuế, quyết tốn tài chính trình giám đốc ký gửi các cơ quan nhà nước. Tập hợp
Giám đốc ( Phụ trách ))chung) Phòng hành chính Phịng kinh doanh
chứng từ, hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế. Tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty về quản lý tài chính tài sản Cơng ty đúng quy định trong pháp lệnh kế toán thống kê. Lập dự trù kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm theo quy định của Cơng ty, có trách nhiệm xây dựng trình đăng ký kế hoạch hàng năm.. Lập báo cáo kế tốn tài chính hàng q, năm theo quy định của Công ty Tổ chức tập hợp chi phí và doanh thu theo đúng các quy định tiến hành. Thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh kế toán thống kê, chế độ kế tốn và báo cáo tài chính hiện hành đối với Cơng ty
2.1.4. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
Hiện nay, toàn bộ cơng tác kế tốn từ khâu thu nhận, xử lý, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế tốn, lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh doanh đều được thực hiện tại phịng kế tốn tài chính của Cơng ty. Phịng kế tốn sau khi nhận được các chứng từ kế toán,tiến hành kiểm tra,phân loại, xử lý chứng từ, ghi sổ chi tiết, tổng hợp, sau đó cung cấp thơng tin kế toán phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Cuối niên độ kế toán, xác định kết quả kinh doanh, thực hiện nghĩa vụ với nhà nước và lập báo cáo tài chính.
Như vậy, phịng kế tốn của cơng ty có nhiệm vụ tổ chức tồn bộ cơng tác hạch toán kế toán. Cơ cấu bộ máy kế tốn: Phịng kế tốn gồm 1 người(kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: kế toán vật tư, kế toán tiền lương, kế toán TSCĐ kế toán bán hàng... kiêm thủ quỹ)
- Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: là người chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Giám Đốc và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc và Nhà nước về thông tin kế tốn cung cấp; có trách nhiệm tổ chức điều hành cơng tác kế tốn; đơn đốc, giám sát, hướng dẫn và kiểm tra các cơng việc do các nhân viên kế tốn thực hiện. Đồng thời, kế toán trưởng tổng hợp số liệu, đưa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán các phần hành khác cung cấp, trực tiếp cung cấp thông tin kế tốn cho Giám Đốc và chịu trách nhiệm về thơng tin do mình cung cấp.
- Kế tốn vật tư, hàng hóa tài sản cố định, tiền mặt, ngân hàng công nợ, thuế:
hạch tốn chính xác, đầy đủ tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, hàng hóa tại Cơng ty, tiến hành đối chiếu, kiểm tra thẻ kho, sổ sách với tình hình tồn kho thực tế. Lập bảng phân bổ vật tư phục vụ cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành.
: Hàng này, dựa vào các chứng từ gốc, kế toán tiền mặt ghi sổ theo dõi tiền mặt, đối chiếu số tồn quỹ trên sổ sách với số tồn thực tế của thủ quỹ. Cuối tháng nộp cho kế toán tổng hợp báo cáo chi tiết tài khoản tiền mặt. Đồng thời hàng ngày căn cứ vào chứng từ do kế tốn cơng nợ chuyển đến, đối chiếu với các hóa đơn; chứng từ mua; bán hàng hóa nhập số liệu vào máy các khoản thu, chi liên quan đến tiền gửi ngân hàng
Có nhiệm vụ theo dõi, xác nhận các khoản tạm ứng nội bộ, công nợ với khác hàng. Cuối tháng lập bảng kê chi tiết theo dõi tài khoản tạm ứng và bảng kê chi tiết theo dõi tài khoản thanh toán với nhà cung cấp. Thu nhập, xử lý và lưu trữ các hóa đơn, chứng từ kế toán, định kỳ lập tờ khai thuế GTGT, thuế TNCN và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, có trách nhiệm theo dõi và báo cáo nghĩa vụ thuế, phí… với cơ quan thuế.
- Kế tốn tiền lương, các khoản trích theo lương: tính lương, thanh tốn lương, thưởng, BHXH và các khoản thu nhập cho toàn bộ lao động trong Cơng ty, thanh tốn bảo hiểm với cơ quan bảo hiểm xã hội.
- Thủ quỹ: thực hiện công tác thu chi tiền mặt và tiền lĩnh nộp ngân hàng và
kho bạc, phát tiền đồng thời lập báo cáo thu chi tiền mặt hàng ngày.
2.1.4.2. Các chính sách, chế độ kế tốn áp dụng tại Cơng ty
Kỳ kế tốn năm của cơng ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ được sử dụng để ghi chép kế tốn và trình bày trên báo cáo là Đồng Việt Nam (VND).
Cơng ty đang áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung trên phần mềm MISA SME.NET 2012.
Hệ thống sổ bao gồm: sổ Nhật ký chung; sổ báo cáo chi tiết số phát sinh các tài khoản, sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn Việt Nam TT 133/2016/TT-BTC
Hàng tồn kho: được tính theo phương pháp bình qn cuối kỳ. Hàng tồn kho được hạch tốn theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Tài sản cố định hữu hình và vơ hình được ghi nhận theo giá gốc. Khấu hao được trích theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian ước tính của tài sản theo thơng tư số 45/2013/TT – BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài Chính.
Thuế giá trị gia tăng được tính theo phương pháp khấu trừ ( 10%).
Đặc điểm phần mềm kế toán Misa SME.NET 2012 được sử dụng tại công ty
Tất cả các công việc của các phần hành kế tốn được cơng ty thực hiện trên phần mềm kế toán Misa SME.NET 2012. Phần mềm kế toán Misa bao gồm các phần hành kế tốn là cổ đơng, ngân sách, quỹ, ngân hàng, mua hàng, bán hàng, kho, TSCĐ, tiền lương, giá thành, thuế, hợp đồng, tổng hợp
Tại công ty, kế tốn khơng sử dụng hết tất cả các phần hành mà phần mềm có, kế toán chỉ sử dụng một số phần hàng cơ bản chủ yếu như: Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, CCDC, TSCĐ, Thuế, Tổng hợp.
Hàng ngày: Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ nhập dữ liệu vào phần mềm kế tốn trong máy tính, đồng thời ghi vào sổ tổng hợp chứng từ.Cuối năm: In sổ, báo cáo cuối năm và đối chiếu với các sổ liên quan trong phần mềm.
Đặc điểm phần mềm kế toán MISA SME.NET
+ Phần mềm kế toán MISA SME.NET là giải pháp kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa với ưu điểm dễ sử dụng, được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến và đặc biệt là dịch vụ hỗ trợ khách hàng chun nghiệp của cơng ty phần mềm kế tốn Misa.
+ Ưu điểm của phần mềm kế toán Misa sme.net 2012
- Giao diện thân thiện dễ sử dụng, cho phép cập nhật dữ liệu linh hoạt. Hệ thống báo cáo đa dạng đáp ứng nhiều nhu cầu quản lý của đơn vị
- Phần mềm cho phép tạo nhiều cơ sở dữ liệu, tức là mỗi đơn vị được thao tác trên 01 cơ sở dữ liệu độc lập
- Tính chính xác: số liệu tính tốn trong Misa rất chính xác, ít xảy ra các sai sót bất thường, giúp kế tốn n tâm hơn.
- Tính bảo mật: Vì Misa chạy trên cơng nghệ microsoft.net nên khả năng bảo mật rất cao
+ Nhược điểm của phần mềm kế toán Misa sme.net 2012
- Địi hỏi cấu hình máy tính phải tương đối cao, nếu khơng chương trình sẽ chạy chậm.
2.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn Bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Cơng ty TNHH Samdo Việt Nam
2.2.1.1.Kế tốn doanh thu bán hàng
2.2.1.1.1.Quy trình bán hàng của cơng ty
Bước 1: NV kinh doanh chốt báo giá, hợp đồng với khách hàng Bước 2: Giám đốc ký duyệt hợp đồng, báo giá
Bước 3: Khách hàng xác nhận báo giá, thanh toán tạm ứng
Bước 4: Kế toán nhận tiền nhập quỹ, lập phiếu thu, ghi sổ nhật ký bán hàng, vào sổ theo dõi cơng nợ
Bước 5: Sắp xếp quy trình bán hàng, giao hàng, lập biên bản giao nhận hàng với khách hàng
Bước 6: Viết hóa đơn , ký và giao hóa đơn
Bước 7: Lập phiếu thu, quyết tốn cơng nợ, lưu hồ sơ. 2.2.1.1.2. Các phương thức bán hàng của công ty
Phương thức bán buôn
Khách hàng/ Đại lý đặt hàng: Khi khách hàng hoặc các đại lý có nhu cầu về
sản phẩm nào đó của Cơng ty, khách hàng/đại lý sẽ gọi điện thông báo hoặc gửi email yêu cầu xuất hàng với nhân viên thị trường phụ trách đại lý đó hoặc báo trực tiếp với nhân viên bán hàng. Yêu cầu về đơn hàng của khách hàng/đại lý sẽ được tổng hợp thành các Giấy đề nghị xuất hàng.
Kiểm tra tồn kho: Căn cứ vào yêu cầu, nhân viên kiểm tra danh mục hàng sẵn
có trong kho về cả số lượng lẫn chất lượng. Nếu số hàng trong kho đáp ứng đủ nhu cầu của đại lý/khách hàng thì nhân viên xác nhận lên Phiếu đề nghị xuất hàng và làm thủ tục xuất hàng.
Thông báo khách hàng: Trường hợp hàng trong kho khơng cịn đủ đáp ứng
nhu cầu đơn hàng, nhân viên bán hàng phải thông báo lại cho đại lý/khách hàng biết để hai bên điều chỉnh lại đơn hàng. Có thể giảm số lượng đơn hàng hoặc lùi ngày giao hàng để chờ cơng ty huy động đủ hàng.
Hồn thành thủ tục giao hàng: Phiếu giao hàng có xác nhận sẽ được duyệt và
hóa đơn. Bộ phận kho tiến hành giao hàng. Kế toán căn cứ các chứng từ để ghi nhận doanh thu.
Phương thức bán lẻ
Đặt hàng: Khách hàng có nhu cầu liên hệ trực tiếp với nhân viên thị trường
hoặc nhân viên bán hàng về loại hàng cần mua hoặc đến trực tiếp tại kho của công ty để mua hàng. Dựa vào yêu cầu của khách, nhân viên tiến hành lập Phiếu yêu cầu xuất kho.
Xuất kho hàng hóa: Nhân viên bán hàng hoặc nhân viên thị trường kiểm tra
hàng hóa trong kho và tiến hành xác nhận trên yêu cầu xuất kho. Bộ phận kho tiến hành lập phiếu xuất kho và xuất hàng hóa cho khách.
Phát hành hóa đơn: Bộ phận kế tốn lập hóa đơn và phát hành hóa đơn cho
khách hàng. Nếu khách hàng khơng có nhu cầu lấy hóa đơn thì kế tốn lập hóa đơn bình thường nhưng khơng xé ra khỏi quyển. Kế tốn ghi nhận doanh thu bán hàng. 2.2.1.1.3. Các phương thức thanh tốn của cơng ty
- Cơng ty có cả hai hình thức bán bn và bán lẻ.
Phương thức thanh toán chủ yếu là tiền mặt hoặc chuyển khoản. - Hiện nay công ty mở một tài khoản tại ngân hàng :
+ Ngân hàng thương mại cổ phần ngoại thương Việt Nam (STK : 0901000555555
Chủ yếu các khoản thu chi của công ty đều giao dịch qua ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam.
2.2.1.1.4. Các mặt hàng chủ yếu của công ty
Bảng 1.1: Một số mặt hàng kinh doanh trong công ty
STT MÃ HÀNG TÊN HÀNG ĐVT
1 TKG304 Ghế nhựa Cái
2 TKG Hộp bút Hộp
3 TKGCU430 laptop Cái
5 TKGC201 Thép không gỉ cuộn inox 201 Kg
... ... ... ...
... ... ... ...
2.2.1.1.5. Nội dung
Cơng ty thực hiện kế tốn thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do vậy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán chưa có thuế GTGT.
Khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm sẽ tới đặt yêu cầu với phòng kế hoạch, kỹ thuật, thị trường. Sau khi trình duyệt Giám đốc ký chấp nhận yêu cầu mua hàng, tại đây sẽ lập và ký hợp đồng bán hàng.
Tài khoản sử dụng
Để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến kế toán doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản:
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
TK 156: Hàng hóa.
TK 632: Giá vốn hàng bán.
Các tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 131, ..
Chứng từ sử dụng
Hoá đơn GTGT Phiếu thu. Phiếu xuất kho
Các chứng từ liên quan khác: giấy báo có,… 2.2.1.1.6.Quy trình ln chuyển chứng từ
Khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng, phòng kinh doanh – bán hàng tiếp nhận yêu cầu này và yêu cầu nhân viên kế tốn kiểm tra trên máy số hàng tồn kho có đủ yêu cầu khách hàng khơng. Khi có đủ hàng để bán, kế tốn viết hóa đơn GTGT giao cho khách hàng. Nhân viên bán hàng xuất hàng cho khách hàng.
Nếu khách hàng thanh toán tiền ngay bằng tiền mặt, kế toán viết phiếu thu, bằng tiền gửi ngân hàng có chứng từ là giấy báo Có của ngân hàng.
Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1 Lưu tại cuống (phòng kinh doanh) Liên2: Giao cho khách hàng.
Liên 3: Dùng để hạch toán lên phàn mềm .
Minh họa nghiệp vụ bán hàng tại công ty
TH1: Bán hàng đã thu tiền
Ngày 28/10/2019, Công ty TNHH Samdo Việt Nam bán cho Chi nhánh Công ty TNHH sản xuất – thượng mại Tiến Lộc :Máy hút bụi 1 cái đơn giá 2.570.000 và hóa chất tẩy rửa 3.8 lít 75000/lít .
B2: Kế tốn lập phiếu thu
Biểu số 02: Phiếu thu
Mẫu số 01 - TT
Công ty TNHH Samdo Việt Nam (Ban hành theo Thơng tư số 133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính)
Lý Nhân – Hà Nam – Việt Nam
PHIẾU THU Quyển số:
Ngày 28 tháng 10 năm 2019
Số: PT00110 Nợ
: 1111
Có: 5111, 33311 Họ tên người nộp tiền: Chi nhánh Công ty TNHH sản xuất – thượng mại Tiến Lộc
Địa chỉ: Thanh Châu – Phủ Lý – Hà Nam
Lý do nộp: Bán hàng Chi nhánh Công ty TNHH sản xuất – thượng mại Tiến Lộc Số tiền:3.140.500 VNĐ
Viết bằng chữ: Ba triệu một trăm bốn mươi nghìn năm trăm đồng.
Kèm theo: ............... chứng từ gốc
Ngày..... tháng ..... năm.............
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
Biểu số 03: Phiếu xuất kho
Công ty TNHH Samdo Việt Nam Mẫu số: 02 - VT
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC
Lý Nhân – Hà Nam – Việt Nam