Cỏc giải phỏp ngắn hạn

II. Một số giải phỏp nõng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhõn lực tại cụng

1. Cỏc giải phỏp ngắn hạn

1.1. Giỳp người lao động hồ nhập vào mụi trường làm việc.

Đõy là việc giới thiệu về tất cả nhữnh gỡ liờn quan đến tổ chức, chớnh sỏch, điều lệ mà nhõn viờn mới sẽ phải đảm trỏch. Việc làm này được chia

làm 3 giai đoạn: Chương trỡnh hồ nhập vào mụi trường làm việc; Chương trỡnh chuyờn mụn; Đỏnh giỏ theo dừi. Cụ thể như sau:

Giai đoạn 1: Chương trỡnh tổng quỏt hồ nhập vào mụi trường làm

việc, bao gồm cỏc bước sau: (Nguồn: W.D.St.John,"The complete Employee Orientation Program", Personnel Journal (May 1980), tr. 366- 367, trớch từ Lloyd L.Byars and Lộlie W. Rue, Human Rộeurce and Personnel Management, tr.152-153).

1. Tổng quan về cụng ty:

 Lời chào mừng.

 Lịch sử thành lập, sự tăng trưởng, xu hướng, mục đớch, cỏc thứ tự ưu tiờn và cỏc vấn đề ưu tiờn và cỏc vấn đề khú khăn.

 Truyền thống, phong tục, chuẩn mực, tiờu chuẩn.

 Chức năng nhiệm vụ hiện nay của cụng ty.

 Cơ cấu tổ chức của cụng ty và cỏc xớ nghiệp thành viờn.

 Ban lĩnh đạo.

2. Túm tắt cỏc chớnh sỏch chủ yếu và cỏc thủ tục. 3. Lương bổng:

 Mức lương và thang lương.

 Giờ phụ trội.

 Tiền nghỉ lễ.

 Khấu trừ lương… 4. Phỳc lợi:

 Bảo hiểm xĩ hội.

 Bảo hiểm y tế.

 Nghỉ lễ.

 Nghỉ phộp, trợ cấp cỏ nhõn bị bệnh, gia đỡnh bị bệnh, thai sản…

 Cơ hội đào tạo tại chức.

 Giải trớ và cỏc hoạt động xĩ hội. 5. An tồn và phũng ngừa tai nạn:

 An tồn lao động.

 Tường trỡnh về cỏc rủi ro.

 Phũng ngừa và kiểm tra hoả hoạn.

6. Tương quan giữa cụng nhõn và cụng đồn:

 Thời kỳ và điều kiện duyệt xột tuyển dụng.

 Thời kỳ tập sự và đào tạotại chỗ

 Tường trỡnh về ốm đau và đi làm trễ.

 Quyền hạn và trỏch nhiệm của cụng nhõn.

 Quyền hạn của cỏc cấp lĩnh đạo.

 Sự kiểm tra và đỏnh giỏ hồn thành cụng việc.

 Kỷ luật và khiển trỏch.

 Hết hạn tuyển dụng.

 Vệ sinh.

 Mặc đồ bảo hộ lao động và đồng phục. 7. Cơ sở vật chất:

 đi tham quan cỏc cơ sở vật chất.

 Cỏc khu vực hạn chế.  Chỗ cứu thương.  Cỏc phũng vệ sinh.  Dụng cụ và tranh thiết bị. 8. Cỏc vấn đề kinh tế.  Chi phớ hư hỏng.  Chi phớ do vắng mặt, chậm trễ.

Giai đoạn 2. Chương trỡnh chuyờn mụn.

Đõy là cụng việc mà cỏc cấp quản lý trực tiếp của người cụng nhõn mới phải đảm nhận. Nội dung của chương trỡnh nàyn tuỳ thuộc vào kỹ năng và kinh nghiệm của nhõn viờn mới. Trong giai đoạn này nhõn viờn mới sẽ được giới thiệu cỏc thụng tin về chức năng của bộ phận phũng ban, nhiệm vụ và trỏch nhiệm đối với cụng việc, cỏc thủ tục, chớnh sỏch, luật lệ và quy định. Nhõn viờn mới được tham quan cỏc nơi cụng tỏc, được giới thiệu với

cỏc dồng nghiệp cựng đơn vị. Giai đoạn này được tiến hành cụ thể qua cỏc bước sau: (nguồn: W.D.St.John, như trờn, tr377, trớch tỏc phẩm của Loyd L.Byars and Leslie W.Rue, sỏch đĩ dẫn, tr.154):

1. Giới thiệu chức năng của bộ phận phũng ban:

 Mục đớch và cỏc mục tiờu ưu tiờn hiện nay.

 Cơ cấu tổ chức.

 Cỏc hoạt động.

2. Nhiệm vụ và trỏch nhiệm đối với cụng việc:

 Giải thớch chi tiết về cụng việc hiện tại và cỏc kết quả mong đợi.

 Giải thớch tầm quan trọng của cụng việc đú và mối liờn hệ của nú với cỏc cụng việc khỏc trong cụng ty.

 Thảo luận về những khú khăn thường lệ và cỏch khắc phục khú khăn đú.

 Cỏc tiờu chuẩn hồn thành cụng việc và cơ sở để đỏnh giỏ hồn thành cụng việc.

 Số giờ làm việc trong ngày và số ngày làm việc trong tuần.

 Nhu cầu giờ phụ trội.

 Giải thớch lấy dụng cụ ở đõu, làm thế nào để lấy dụng cụ, bảo trỡ và sửa chữa dụng cụ.

3. Chớnh sỏch, thủ tục, điều lệ và quy định:

 Cỏc luật lệ, điều lệ đối với cụng việc và/hoặc đối với cụng ty.

 Sử lý cỏc trường hợp cấp bỏch.

 An tồn lao động và phũng ngừa tai nạn.

 Cỏc tiờu chuẩn sạch sẽ và vệ sinh.

 Những vấn đề an ninh trộm cắp và chi phớ cho những vấn đề này.

 Tiếp xỳc với người bờn ngồi.

 Bảng chấm cụng , giờ giấc.

 Những lỳc giải lao và nghỉ ngơi.

 Giờ giấc ăn trưa.

 Gọi và nhận điện thoại.

 Việc kiểm tra và đỏnh giỏ hồn thành cụng tỏc. 4. Tham quan đơn vị phũng ban:

 Phũng vệ sinh.

 Bỡnh chữa lửa và trạm cứu hoả.

 Xin phộp vào và ra khỏi cơ quan.

 Hệ thống nước.

 Khu vực của cỏc quản đốc.

 Phũng y tế an ninh.

 Bộ phận cứu thương.

5. Giới thiệu với cỏc đồng nghiệp: đõy là việc rất quan trọng tạo ra bầu khụng khớ thõn thiện trong đơn vị.

Giai đoạn 3.

Người quản lý nờn thường xuyờn kiểm tra nhõn viờn mới làm việc như thế nào và trả lời bất cứ cõu hỏi nào cú thể nảy sinh sau khi thực hiện chương trỡnh. Việc theo dừi này nờn thực hiện tối thiểu hai lần trong tuần lễ đầu mà người nhõn viờn mới bắt đầu làm việc và ớt nhất một lần trong hai hay tuần kế tiếp theo. Sau đú cần thực hiện một cuộc đỏnh giỏ hàng năm tồn bộ chương trỡnh hồ nhập vào mụi trường làm việc nhằm cải tiến và hồn thiện nú.

Việc giỳp nhõn viờn mới vào mụi trường làm việc giỳp họ làm quen với cụng ty, với đồng nghiệp và cụng việc. Từ đú họ khụng cảm thấy bỡ ngỡ, lạc lừng và cú thể nhanh chúng thực hiện tốt cụng việc của mỡnh. Mặt khỏc họ cảm thấy thoải mỏi, thấy tầm quan trọng của mỡnh, biết được phải ứng xử như thế nào cho phự hợp. Điều đú ảnh hưởng hoặc trực tiếp hoặc giỏn tiếp tới chất lượng nguồn nhõn lực của Cụng ty.

1.2. Giải quyết tốt cỏc mối quan hệ trong Cụng ty.

Ngày nay cỏc cụng ty hơn nhau hay khụng một phần lớn được quyết định bởi phẩm chất, trỡnh độ và gắn bú của cụng nhõn viờn đối với cụng nhõn đối với cụng ty. Muốn đạt được điều đú thỡ cỏc nhà quản lý phải giỳp cụng nhõn viờn của mỡnh giải quyết những vấn đề của riờng họ.

Trước hết người quản lý phải biết cụng nhõn viờn đũi hỏi những gỡ ở họ. Là một người lĩnh đạo bất cứ ở cấp bậc nào dự là tổ trưởng sản xuất hay quản đốc phõn xưởng, họ cũng cần thiết phải biết nhu cầu của nhõn viờn mỡnh là gỡ, tử đú giỳp nhõn viờn giải quyết những vấn đề của họ nếu cú thể. Sau đõy là một số vấn đề cơ bản mà người cụng nhõn thường quan tõm:

 Đối với việc làm và điều kiện lao động, người cụng nhõn cần.

 Một việc làm an tồn.

 Một việc làm mà cụng nhõn sử dụng được cỏc kỹ năng sở trường của mỡnh.

 Một khung cảnh làm việc thớch hợp.

 Cơ sở vật chất thớch hợp.

 Việc tuyển dụng ổn định.

 Đối với quyền lợi cỏ nhõn và lương bổng, cụng nhõn đũi hỏi như sau:

 Được đối sử theo cỏch tụn trọng phẩm giỏ của con người.

 Được cảm thấy mỡnh quan trọng và cần thiết.

 Được làm việc dưới quyền điều khiển của cấp trờn là một người cú khả năng làm việc với người khỏc.

 Được cấp trờn lắng nghe.

 Được quyền tham dự vào cỏc quyết định cú ảnh hưởng trực tiếp đến mỡnh.

 Được biết cấp trờn trụng đợi gỡ qua việc hồn thành cụng tỏc của mỡnh.

 Việc đỏnh giỏ thành tớch phải dữa trờn cơ sở khỏch quan.

 Khụng cú vấn đề đặc quyền, đặc lợi và thiờn vị.

 Hệ thống lương bổng cụng bằng.

 Cỏc quỹ phỳc lợi hợp lý.

 Được trả lương theo mức đúng gúp của mỡnh cho cụng ty.

 Cơ hội thăng tiến: cụng nhõn cần cú cỏc cơ hội sau:

 Cơ hội được học hỏi cỏc kỹ năng mới.

 Cơ hội cú cỏc chương trỡnh đào tạo và phỏt triển.

 Được cấp trờn nhập biết qua cỏc thành tớch trong quỏ khứ.

 Cơ hội cải thiện mức sống.

 Một cụng việc cú tương lai.

Cụng ty nờn ưu tiờn giải quyết cỏc vấn đề con người, phiải thiết lập được cỏc lũng tin của người cụng nhõn đối với lĩnh đạo- đú cũng là một bước đi quan trọng tới sự thành cụng.

Trong cỏc cơ quan tổ chức ở Việt Nam núi chung và cụng ty núi riờng, cỏc mối quan hệ cú sự lẫn lộn tỡnh cảm với cụng việc làm trỡ trệ cỏc hoạt động của cụng ty. Vấn đề này rất khú khắc phục, song cũng cần phải từng bước cải thiện nú.

Người Việt Nam vẫn được coi là những người cú bản chất siờng năng cần cự. Tuy nhiờn từ một nước nụng nghiệp chuyển sang sản xuất cụng nghiệp, con người vẫn chưa thớch ứng được ngay với tỏc phong cụng nghiệp: cần phải nhanh nhẹn; làm việc cú tinh thần trỏch nhiệm, cú khẳ năng làm việc dưới ỏp lực cao; cú tinh thần làm việc tập thể…

Ta biết rằng, khi cấp dưới làm việc với ý thức trỏch nhiệm cao và tự do trự liệu là lỳc họ học được nhiều nhất, nhờ vậy họ sẽ phỏt huy được tinh thần sỏng tạo, nõng cao thành quả cụng việc và trưởng thành hơn. Để được như vậy cấp trờn cần phải biết lắng nghe cấp dưới và cố gắng sử dụng những ý kiến đú. Trong xĩ hội núi chung và trong cỏc xớ nghiệp cơ quan núi riờng lũng đố kỵ, ghen tuụng, chia rẽ đĩ mọc rễ sõu trong tõm hồn người Việt Nam từ thời Phỏp thuộc đĩ buộc chỳng ta phải ngồi lại tỡm cỏch chữa trị. Một trong những cỏch mà hiện nay chỳng ta cú thể thực hiện là: trỏnh mọi sự thiờn vị trong tập thể; tạo ra những mối quan hệ giỳp họ quan tõm đến nhau; Phối hợp cỏc nhúm làm việc sao cho cỏc thành viờn trong nhúm cú thể bổ xung cho nhau những đức tớnh tốt; Người lĩnh đạo cần biết cỏch lắng nghe sự thật cho họ biết rắng người bị núi đến chưa chắc đĩ là người sấu mà chớnh họ; Ngồi ra cần đề ra một số ý kiến, quy định nào đú về cỏch ứng sử trong tập thể…

Thực hiện được cỏc yờu cầu trờn sẽ giữ được khụng khớ cởi mở, vui tươi trong hĩng, giữ được hồ khớ và tỡnh thõn ỏi, sự tụn trọng giữa mọi người trong tập thể, trỏnh được những xớch mớch, nghi kỵ nhỏ nhặt hàng ngày. Cỏc yờu cầu này cũng khụng phải là quỏ khú, vỡ vậy chỳng ta nờn tham khảo để đưa vào cỏc quy định riờng của cụng ty. Khi nào vấn đề này được giải quyết thỡ khi đú sức mạnh tập thể mới được phỏt huy. Người dữ vai trũ lĩnh đạo phải quan tõm hơn ai hết về việc"tập hợp trớ tuệ tập thể". Chớnh trớ tuệ tập thể là sức mạnh cơ bản phỏt huy sự tuyệt vời của cỏc tố chất trong con người.

Ngồi ra ta cũn phải quan tõm đến cỏc mối nhõn sự khỏc như: thi hành kỷ luật; cho nghỉ việc; xin thụi việc; giỏng chức; thăng chức; thuyờn chuyển; về hưu; giải quyết tranh chấp lao động. Việc sử lý những mối quan hệ này phải dựa trờn những quy định của cụng ty và phỏp luật mà nội dung của nú đĩ được phổ biến trong tồn bộ Cụng ty. Cần phải giải quyết cỏc mối quan hệ một cỏch khộo lộo, hợp lũng người, trỏnh gõy tai tiếng cho người cú liờn quan khi khụng cần thiết.

Khi nào trong một cụng ty hay một tổ chức bất kỳ, nhõn viờn nể sợ trưởng ban, trưởng ban nể sợ trưởng phũng, trưởng phũng nể sợ giỏm đốc, giỏm đốc nể sợ xĩ hội hay núi khỏc đi mỗi người ở từng vị thế đều thấy cỏi đỏng sợ thỡ tự mỗi người sẽ biết cỏch điều chỉnh hành vi của mỡnh cho đỳng và trưởng thành lờn.

1.3. Tạo ra bầu khụng khớ, văn hoỏ tốt lành, kết hợp với làm việc nghỉ ngơi phự hợp.

Mỗi cơ quan tổ chức đều cú bầu khụng khớ văn hoỏ, nú điều khiển cỏc thành viờn của mỡnh nờn cư sử như thế nào. Khi đối phú hay trực diện với những vấn đề khú khăn thỡ văn hoỏ của tổ chức sẽ giới hạn những điều mà nhõn viờn sẽ làm bằng cỏch gợi ra một phương thức đỳng để tổng hợp, xỏc định, phõn tớch và giải quyết vấn đề.

Trong cỏc cụng ty Nhật Bản, bầu khụng khớ văn hoỏ của họ được xõy dựng hồn hảo tới mức mỗi thành viờn trong cụng ty luụn coi cụng ty như

gia đỡnh riờng của mỡnh, họ tự hào về cụng ty của mỡnh và luụn sẵn sàng cống hiến hết sức lực cho sự phỏt triển của cụng ty. Người Nhật Bản rất khú hiểu thế nào là một cụng nhõn lười biếng, vỡ họ khụng bao giờ thấy một trường hợp như vậy trong cụng ty của mỡnh. Văn hoỏ doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng làm nờn sự thành cụng của cỏc cụng ty Nhật Bản, gúp phần làm cho Nhật Bản- một đất nước hầu như khụng cú tài nguyờn thiờn nhiờn- trở thành một cường quốc dứng thứ hai trờn thế giới sau Mỹ. Khỏc với Nhật Bản, cỏc cụng ty ở Mỹ khuyến khớch nhõn viờn của mỡnh làm việc tự do, theo cảm hứng, họ cú thể đến cụng ty bất cứ lỳc nào, làm việc bất cứ tư thế nào, miễn là cụng việc vẫn được hồn thành một cỏch tốt nhất.

Ta khụng mong muốn xõy dựng một bầu khụng khớ văn hoỏ doanh nghiệp như ở Nhật Bản, càng khụng thể xõy dựng một loại hỡnh tự do như ở Mỹ tuy rằng đõy là hai cường quốc cú nguồn nhõn lực đứng đầu thế giới về chất lượng. Vỡ mỗi một nước cú đặc thự riờng: Về con người, phong tục, tập quỏn…và kinh nghiệm của nước này khú lũng ỏp dụng cho nước khỏc. Tuy nhiờn, ta cũng phải xỏc định một bầu khụng khớ văn hoỏ theo một đặc thự nào đấy mà ớt nhất ở đú lao động cũng phải làm việc với tinh thần trỏch nhiệm cao, tinh thần đồn kết tập thể và họ luụn cảm thấy mỡnh được tụn trọng.

Muốn xõy dựng một bầu khụng khớ tốt lành, trước hết những người lĩnh đạo cấp cao phải là những tấm gương tốt về trỏch nhiệm, tinh thần, về văn hoỏ, phẩm chất và cung cỏch ứng sử, thỏi độ đối với người lao động. sau đú doanh nghiệp phải cú đội ngũ cụng nhõn viờn cú trỡnh độ văn hoỏ, chuyờn mụn, tay nghề cao, tỏc phong làm việc nhanh nhẹn, cú tinh thần trỏch nhiệm và cú thỏi độ ứng sử hồ nhĩ với mọi người. Tất cả mọi người trong doanh nghiệp phải chịu trỏch nhiệm vụ thời hạn về kết quả của mỡnh trong quỏ trỡng cụng tỏc.

Cụng ty thiết bị giỏo dục I là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc bộ giỏo dục và đào tạo do đú họ cú tinh thần trỏch nhiệm và ý thức hồn thành cụng việc là khỏ cao, mối quan hệ trong cụng ty mang nhiều tớnh tỡnh

cảm. Những đặc điểm đú đĩ mang lại cho bầu khụng khớ văn hoỏ của cụng ty những nột đặc thự riờng so với cỏc doanh nghiệp thụng thường khỏc. Tuy nhiờn muốn cú bầu khụng khớ văn hoỏ thực sự tụt lành thỡ cụng ty cần phải cú nhiều cố gắng khụng những ở cỏn bộ quản lý mà cũn ở mọi thành viờn. đặc biệt là việc giải quyết cỏc mối quan hệ nhõn sự trong cụng ty.