I. khái quát về Xí nghiệp chế biến thực phẩm FINTEC
2. Cơ cấu tổ chức
2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CỦA CÔNG TY FINTEC
ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SOÁT
Qua Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý của Cơng ty FINTEC thì đây là cơ cấu tổ chức của một Công ty cổ phần, được tổ chức theo mơ hình Trực tuyến - Chức năng. Tuy nhiên, hiện nay toàn bộ cổ phiếu của Công ty không phát hành rộng rãi ra cơng chúng, nên có thể gọi đây là một Cơng ty Cổ phần nội bộ. Loại hình này khơng thu hút được nguồn vốn bên ngoài để giúp cho nhu cầu mở rộng và phát triển Công ty. Trong tương lai, Công ty cũng đã có những dự trù cho sự phát triển thành Công ty Cổ phần đại chúng. Hiện nay, nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận, đơn vị trực thuộc trong co cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty FINTEC như sau:
Đại hội Cổ đơng là cơ quan có quyền quyết định cao nhất. Đại hội có quyền quyết định các loại cổ phần, quyết định mức Cổ tức hàng năm; Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên của Hội đồng Quản trị, thành viên Ban kiểm sốt; Quyết định tổ chức lại và giải thể Cơng ty; Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ của Công ty và các quyết định quan trọng khác theo luật doanh nghiệp quy định
Hội đồng quản trị: là cấp quản lý cao nhất, quyết định các hoạt động của Công ty. HĐQT gồm 7 thành viên, được họp ba lần trong một năm, lần
một họp vào đầu năm nhằm vạch ra kế hoạch hoạt động sản xuât trong năm, lần hai thường được tổ chức vào giữa năm để kiẻm tra tiến độ thực hiện, điều chỉnh kế hoạch nếu cần, còn lần ba được tổ chức vào cuối năm nhằm đánh giá kết quả quá trình hoạt động trong năm
Ban Kiểm soát: gồm ba thành viên không phải là thành viên của hội đồng quản trị, có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế tốn, báo cáo tài chính của Cơng ty và một số nhiệm vụ khác theo điều lệ Công ty quy định. Ban Kiểm soát phải chịu trách nhiệm về những sai phạm gây ra.
Ban Giám đốc: hiện nay gồm Tổng Giám đốc, Tiến sĩ Nguyễn Hồng Chương do HĐQT bổ nhiệm chịu trách nhiệm quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt đông của Công ty, giúp đỡ cho Tổng giám đốc điều hành Cơng ty là Phó tổng giám đốc, Kỹ sư Đỗ Hồng Minh.
Phịng Kế tốn có nhiệm vụ thu thập xử lý các thơng tin tài chính kế tốn, giúp Ban Giám đốc quản lý, giám sát một cách thường xuyên và có hệ thống mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Phịng Xuất nhập khẩu có nhiệm vụ lập và triển khai thực hiện kế hoạch xuất, nhập khẩu cung ứng vật tư, hàng hoá, trang thiết bị và các phương tiện sản xuất cho các đơn vị trực thuộc Công ty.
Văn phòng chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự, các văn bản, hợp đồng kinh tế và các giấy tờ,... tổ chức các cuộc họp, hội nghị và các phong trào hoạt động của Cơng ty.
Tóm lại với thời gian hoạt đơng chưa nhiều nhưng Công ty FINTEC đã không ngừng phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, đi đôi với việc
phát triển là đa dạng hoá các sản phẩm và dịch vụ nhằm thoả mãn tốt nhất các nhu cầu của khách hàng. Hiện nay cơng ty FINTEC có sáu đơn vị thành viên hạch toán độc lập hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau, chịu sự chỉ đạo chung của Ban Giám đốc Công ty FINTEC. tại mỗi đơn vị đều có Giám đốc điều hành, chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, điều hành đơn vị mình cũng như chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trước Ban giám đốc Công ty. Công việc quản lý được thực hiện theo mơ hình Trực tuyến- Chức năng, phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thị trường đối với các công ty vừa và nhỏ ở nước ta. Theo mơ hình này, quan hệ quản lý trực tuyến từ trên xuống dưới vẫn tồn tại, nhưng để giúp cho người quản lý ra quyết định đúng đắn đã có các bộ phận chức năng giúp việc trong các lĩnh vực chun mơn của mình.
2.2 Cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp
Xí nghiệp Chế biến Thực phẩm FINTEC là một chi nhánh thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh, hạch toán độc lập như một doanh nghiệp. Chính vì vậy, bộ máy quản lý của xí nghiệp cũng được tổ chức như một doanh nghiệp độc lập. Sau đây em xin trình bày sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của Xí nghiệp:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CỦA XÍ NGHIỆP
GIÁM ĐỐC
Bộ máy của Xí nghiệp được tổ chức theo kiểu trực tuyến, chức năng đứng đầu là Ban giám đốc, chỉ đạo trực tiếp đến từng đơn vị, giúp việc cho ban giám đốc có các phòng ban chức năng và nghiệp vụ. Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp đều chịu sự chỉ đạo theo chế độ một thủ trưởng. Giám đốc có quyền quyết định, điều hành mọi hoạt động theo chính sách, pháp luật của Nhà nước và thoả ước với tập thể lao động. Giám đốc Xí nghiệp chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty và tập thể lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp và đời sống của toàn thể cán bộ cơng nhân viên trong Xí nghiệp. Các phó giám đốc chịu sự phân cơng uỷ quyền của giám đốc, giúp Giám đốc trực tiếp chỉ đạo cán bộ được phân cơng. Bên cạnh đó, các phịng ban trong Xí nghiệp cịn nắm giữ những nhiệm vụ cụ thể sau:
- Phịng kinh doanh: Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch của Xí nghiệp, giao dịch với khách hàng trong và ngoài nước để ký
- Phịng kỹ thuật: Có nhiệm vụ cải tiến máy móc, quy trình sản xuất, đảm bảo sản xuất an toàn, liên tục. Kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho thành phẩm.
- Phịng kế tốn: Làm cơng tác tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về vấn đề tài chính, kế tốn, theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp.
- Các phân xưởng: Có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất, thừa lệnh sản xuất của phòng kinh doanh trên cơ sở các hợp đồng kinh tế đã ký kết.
- Hệ thống cửa hàng: gồm một số các cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Xí nghiệp.
Nhìn chung, cơ sở tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp được hình thành rất phù hợp với q trình sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Mơ hình tổ chức quản lý gọn nhẹ giúp Xí nghiệp tận dụng tối đa năng suất làm việc của nhân viên, ban giám đốc dễ dàng điều chỉnh và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
3. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật ảnh hƣởng tới cơng tác tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp
- Xí nghiệp Chế biến thực phẩm trực thuộc Cơng ty cổ phần Đầu tư - Cơng nghệ - Kỹ nghệ - Thương mại có nhiệm vụ chuyên sâu trong lĩnh vực sản xuất, chế biến các mặt hàng nông sản và thực phẩm xuất khẩu. Hàng năm Xí nghiệp cung cấp nhiều loại sản phẩm tiêu dùng thiết yếu phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng nội địa và xuất khẩu. Thơng qua đó xí nghiệp đã góp phần:
- Thúc đẩy q trình phân phối và lưu thơng hàng hố.
- Tạo công ăn việc làm và đảm bảo thu nhập ổn định cho cán bộ công nhân viên
- Xuất khẩu, tiêu thụ một lượng lớn nông sản trên thị trường.
Bên cạnh đó, xí nghiệp cịn kinh doanh và xuất khẩu các sản phẩm do liên doanh liên kết, làm đại lý tiêu thụ cho các tổ chức và cá nhân khác.
- Xí nghiệp Chế biến Thực phẩm - Công ty FINTEC vừa thực hiện chức năng sản xuất vừa thực hiện chức năng kinh doanh. Xí nghiệp chuyên sản xuất và kinh doanh những mặt hàng thuộc các loại sản phẩm tiêu dùng mạng lưới kinh doanh rộng rãi ở nhiều thành phố. Đấy chính là điều kiện thuận lợi cho q trình tiêu thụ hàng hố của Xí nghiệp, từ đó có thể giúp xí nghiệp thực hiện tốt mục tiêu tăng doanh thu, tối đa hoá lợi nhuận.
Các sản phẩm được Xí nghiệp chế biến khá đa dạng, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng phong phú của nhân dân. Hiện nay một số sản phẩm chủ yếu của xí nghiệp bao gồm:
- Mứt lạc
- Măng đóng hộp.
- Nấm, mộc nhĩ sấy khô
- Tương ớt, mai, dưa chuột dầm dấm ,…
Mỗi loại hàng lại có rất nhiều loại cho khác lựa chọn. Tuy nhiên, việc sản xuất các loại mặt hàng này lại sử dụng công nghệ khá đơn giản và lao động thủ công là chủ yếu. Điều này cũng đã phần nào ảnh hưởng đến năng xuất lao động của cơng nhân Xí nghiệp.
Hoạt động sản xuất của Xí nghiệp mang nặng tính gia cơng và thời vụ. Số lượng sản phẩm sản xuất tuỳ thuộc nhiều vào đơn đặt hàng ở phía nước ngồi vì khách hàng chủ yếu của xí nghiệp là thị trường Nga. Với đặc điểm như vậy hoạt động sản xuất của Xí nghiệp có ưu điểm và nhược điểm riêng. Ưu điểm là ở chỗ Xí nghiệp có thể dễ dàng xác định được khối lượng cần xản xuất khơng tốn nhiều chi phí dự trữ nhưng đồng thời xí nghiệp lại không chủ động trong sản xuất khi gặp phải những khó khăn về mùa vụ,...
Sau đây là một qui trình sản xuất mứt lạc - một sản phẩm đặc trưng của Xí nghiệp.
Quy trình sản xuất trên được thực hiện tại ba phân xưởng khác nhau: Phân xưởng phân loại:
Tại đây lạc mua về được cơng nhân chọn lọc loại bỏ những hạt thối,lép,sau đó được sàng bằng máy lấy loại lạc dùng được cho sản xuất ( qui cách 210 - > 230 hạt/100 gr).
Phân xưởng chế biến
Tại đây lạc được qua các công đoạn chế biến như bao cốt, làm nguội, đánh bóng sau đó đem sấy khơ.
Phân xưởng đóng gói
Lạc bán thành phẩm được đưa vào máy đóng gói tự động, sau đó đóng thùng carton.
Lạc đã qua chọn lọc
Bao cốt bằng
dung dịch Bao cốt nguội Làm bằng dung dịch Đánh bóng đường
II. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH TIÊU THỤ SẢN PHẨM VÀ QUẢN TRỊ TIÊU THỤ SẢN PHẨM CỦA XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM TIÊU THỤ SẢN PHẨM CỦA XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM FINTEC
BẢNG TỔNG QUAN KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM NĂM 1999 – 2000 - 2001
BẢNG TỔNG QUAN TÌNH HÌNH DOANH NGHIỆP
(ĐV: 1000Đ)
CHỈ TIÊU NĂM 1999 NĂM 2000 NĂM 2000 SO VỚI 1999 NĂM 2001 NĂM 2001 SO VỚI 2000
Tăng (giảm) % Tăng (giảm) %
Tổng doanh thu 2,967,492 5,164,332 2,196,840 174.03% 6,361,841 1,197,509 123.19% Tổng chi phí 2,787,693 4,788,327 2,000,634 171.77% 5,925,512 1,137,185 123.75% Lợi nhuận 181,914 380,950 199,036 209.41% 398,560 17,610 104.62% Các khoản nộp ngân sách 60,203 124,732 64,529 207.19% 130,525 5,792 104.64% Tổng quĩ lương 180,000 414,000 234,000 230.00% 627,000 213,000 151.45% Số CBCNV 25 46 21 184.00% 55 9 119.57% Thu nhập bình quân tháng 600 750 150 125.00% 950 200 126.67%
Qua bảng trên ta thấy doanh thu của năm 2000 tăng lên so với 1999 là 2.196.840.000 đ (174,03% ) trong khi đó chi phí tăng 2.000.634.000 đ (171,77%) và lợi nhuận tăng199.036.000 đ (209,41 %).Vào năm 2000 XN đã ổn định được sản xuất và có thị trường xuất khẩu (thị trường Nga) nên mặc dù doanh thu chỉ tăng 1,74 lần nhưng lợi nhuận lại tăng thêm là 2,09 lần và số CBCNV tăng nhưng thu nhập vẫn tăng đảm bảo đời sống cũng như khuyến khích được người lao động gắn bó thêm với doanh nghiệp.
Sang đến năm 2001 doanh thu tăng thêm 1,23 lần tương ứng chi phí cũng tăng thêm 1,23 lần, số CBCNV cũng tăng 1,19. Qua đây ta nhận thấy DN cần phải xem lại cách quản lý cũng như việc sử dụng lao động, sử dụng các yếu tố đầu vào đã hợp lý chưa.
1.1 Nguồn vốn, cơ cấu sử dụng vốn của doanh nghiệp
- Nguồn vốn
Ngoài mảng xuất khẩu,ở thị trường nội địa xí nghiệp chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực phân phối tiêu thụ .Do vậy, nguồn vốn của doanh nghiệp chủ yếu dựa vào nguồn vốn của các nhà sản xuất, nguồn vốn của các nhà sản suất chiếm tới 70% số vốn của cơng ty, trong đó hai nhà cung cấp lớn nhất là công ty TNHH Thành Mỹ (sản xuất bimbim) và cơng ty TNHH Hồng Long( cháo Ăn liền) ngồi ra cịn các nhà cung cấp như công ty TNHH Sa Giang(sản xuất Phồng Tôm) công ty TNHH Rồng Việt và một số nhà cung cấp khác,...Thị phần cịn lại do các cổ đơng đóng góp với tỷ lệ và số vốn như đã trình bầy ở trên
Cũng từ đặc điểm của xí nghiệp nên cơ cấu sử dụng vốn rất phù hợp với thực tế, vốn lưu động chiếm tới 80% , chỉ còn 20% dành cho vốn cố định
1.2. Hoạt động kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm của Công ty
- Hoạt động phân tích và nghiên cứu thị trường
Để làm được điều này Cơng ty đã có những nhân viên trẻ năng động với những kiến thức được đào tạo ở các trường đại học họ đã mổ sẻ thành nhiều phân đoạn để phân tích qua các phiếu điều tra từ đại lý cấp 1 cho tới những người tiêu dùng. Cụ thể họ đã điều tra được sản lượng, giá cả, kênh phân phối của các đối thủ cạnh tranh trên thị trường từ đó giúp ban lãnh đạo Cơng ty có những chính sách phù hợp
- Hoạt động giới thiệu sản phẩm và bán hàng
Với vị thế là một Công ty nhỏ ban lãnh đạo đã xác định được Công ty không tiến hành quảng cáo rầm dộ mà tiến hành từng bước một tới tận tay người tiêu dùng. Vấn đề này em sẽ trình bày kỹ hơn ở mục Cơng tác chuẩn bị hoạch định tiêu thụ sản phẩm
- Hoạt động sau bán hàng
Sau khi đưa hàng hoá vào thị trường, tới các đại lý hay tới tay người tiêu dùng bằng nhiều hình thức thanh tốn khác nhau, như ký gửi, hoặc thu tiền ngay. Cơng ty đều xác định hàng hố đợt sau phải được tiêu thụ nhiều hơn đợt trước chính vì vậy với bất kỳ hình thức thanh tốn nào Cơng ty đều cho nhân viên kiểm tra hàng tồn đúng kỳ hạn và sẵn sàng thu hàng tồn lại nếu chủ hàng yêu cầu hoặc đổi hàng khi lô hàng cũ đã hết thời gian sử
dụng chính vì vậy người tiêu dùng cũng như các đại lý rất tin tưởng ở cách phục vụ, chất lượng sản phẩm của Công ty.
2. Đánh giá các mặt quản trị tiêu thụ sản phẩm của công ty
2.1 Công tác chuẩn bị hoạch định tiêu thụ sản phẩm
Việc tiêu thụ sản phẩm của các doanh nghiệp thương mại diễn ra trên thị trường, chính vì vậy mà các mỗi doanh nghiệp buộc mỗi doanh nghiệp phải tự tìm khách hành cho mình. Trong khi đó, cạnh tranh lại địi hỏi mọi doanh nghiệp đều phải ra sức cố gắng dành vị thế cao trên thị trường . Để đạt được điều này, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều biện pháp khác nhau mà hai biện pháp quan trọng nhất là chính sách giá cả và quảng cáo. Dựa vào cơ sở chi phí kinh doanh thấp nhất cho một đơn vị sản phẩm, doanh nghiệp có thể xác định được mức giá mà doanh nghiệp chấp nhận được. ở đây FINTEC sản xuất mặt hành xuất khẩu, còn thị trường nội đìaINTEC khơng tự sản xuất sản phảm mà nhập lại của cấ doanh ghiệp sản xuất, do vậy giá thành sản xuất chinh là giá sản phẩm mua vào. Bộ phân kế toán trưởng của Cơng ty sau khi tính chi phí kinh doanh phát sinh có giá vốn của hàng bán vấn đề ở đây là chỗ FINTEC là một Công ty như sau các sản