I. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN Ở CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ VẬN TẢI HÀ TÂY.
KHỐI LƢỢNG HÀNH KHÁCH VẬN CHUYỂN
(từ năm 1999 – 2002).
Luận văn tèt nghiÖp. Đỗ thị thu Hiền - 35 D2 ________________________________________________ Người Tốc độ phát triển (1999 =100%) Người / Km Tốc độ phát triển (1999 = 100%) 1999 545.235 100 60.556.995 100 2000 560.112 102 63.423.567 104 2001 570.626 104 65.261.442 108 2002 575.834 105 72.443.821 119
1.2.Mục tiêu và nội dung hoạt động kinh doanh của công ty.
1.2.1 .Mục tiêu của công ty là không ngừng phát triển sản xuất kinh doanh, thu lợi nhuận tối đa có thể có được của công ty, tạo việc làm, cải thiện điều kiện làm việc, nâng cao thu nhập cho người lao động trong công ty, tăng lợi tức cho các cổ đông, làm trịn nghĩa vụ đóng ngân sách nhà nước và phát triển công ty lớn mạnh.
1.2.2. Nội dung hoạt động kinh doanh của công ty.
- Kinh doanh vận tải hành khách, làm dịch vụ sửa chữa phương tiện vận tải đường bộ đáp ứng nhu cầu của nội bộ công ty và phục vụ các thành phần kinh tế khác .
- Đại lý xăng dầu , kinh doanh phụ tùng ô tô, xăm lốp, dịch vụ rửa xe, thay dầu mỡ các loại xe cơ giới đường bộ.
- Việc mở rộng hoặc thu hẹp, thay đổi phạm vi kinh doanh, do đại hội đồng cổ đơng quyết định và được cơ quan có thẩm quyền cho phép.
- Khi thay đổi ngành nghề SXKD, vốn điều lệ và các nội dung khác trong hồ sơ đăng kí kinh doanh, Cơng ty phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền và phải đăng báo.
Trong thời kì đổi mới của nền kinh tế thị trường nhiều thành phần có sự quản lý vĩ mô của nhà nước theo định hướng XHCN, để nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh, địi hỏi tổ chức bộ máy của cơng ty phải được củng cố và kiện toàn với cơ cấu đơn giản hiệu quả cao. Mặt khác để mở rộng sản xuất kinh doanh dựa trên nhu cầu thị trường với đặc điểm sản xuất kinh doanh của cơng ty buộc cơng ty phải có một bộ maý quản lý hợp lý, thể hiện sự nhạy bén, năng động trong hoạt động.
Từ những yêu cầu và đòi hỏi như vậy, công ty đã nhiều lần điều chỉnh và hoàn thiện cơ cấu tổ chức các đơn vị trực thuộc, các lực lượng lao động, sắp xếp được hợp lý theo từng công việc.
1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Là đơn vị hạch tốn độc lập có tư cách pháp nhân đảm nhận nhiều
hợp đồng sản xuất dịch vụ vận chuyển hành khách và hàng hố, cơng ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây đã tổ chức quản lý sản xuất phù hợp,
Luận văn tốt nghiệp. Đỗ thị thu Hiền - 35 D2 ________________________________________________
hiệu quả với tổng số 197 cán bộ công nhân viên. Cụ thể bộ máy quản lý của công ty được tổ chức như sau:
Đại hội cổ đông
Là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần gồm : đại hội cổ đông thành lập, đại hội cổ đông thường niên, đại hội cổ đông bất thường.
- Đại hội cổ đông thành lập là đại hội đầu tiên, do sáng lập viên là cổ đông đại diện cho phần vốn nhà nước triệu tập.
- Đại hội cổ đông thường niên mỗi năm họp một lần, do chủ tịch hội đồng quản trị triệu tập, họp vào quý I hàng năm, sau khi báo cáo tài chính đã được kiểm sốt viên và cơ quan chức năng kiểm tra.
- Đại hội cổ đông bất thường, được triệu tập theo đề nghị của một trong những trường hợp sau đây:
+ Chủ tịch hội đồng quản trị.
+ Nhóm cổ đơng đại diện cho ít nhất 1/4 vốn điều lệ. + Ít nhất 2/3 số thành viên hội đồng quản trị.
+ Kiểm soát viên trưởng, hoặc 2/3 kiểm soát viên.
Các nghị quyết của đại hội cổ đông được thông qua bằng hình thức biểu quyết cơng khai, hoặc bỏ phiếu kín. Riêng việc bầu cử hoặc bãi miễn các thành viên hội đồng quản trị, kiểm sốt viên cơng ty, thì bắt buộc phải tiến hành bằng cách bỏ phiếu kín.
Nghị quyết có giá trị thực hiện khi được số cổ đơng có mặt tại đại hội nắm giữ trên 50% số cổ phần tại công ty thông qua.
Hội đồng quản trị
Là cơ quan quản trị cao nhất của công ty giữa hai kỳ đại hội cổ đông.
Hội đồng quản trị công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây có 5 thành viên, do đại hội cổ đông bầu hoặc miễn nhiệm. Thành viên hội đồng quản trị được trúng cử với đa số phiếu, tính theo số cổ phần, bằng thể thức trực tiếp bỏ phiếu kín.
Hội đồng quản trị có tồn quyền nhân danh cơng ty cổ phần ơ tơ vận tải hà tây, quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của cơng ty phù hợp với pháp luật Việt Nam, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội cổ đông quyết định.
Hội đồng quản trị họp 3 tháng 1 lần, trường hợp cần thiết, HDQT có thể họp phiên bất thường theo yêu cầu của chủ tịch HDQT, của ít nhất 2/3 số thành viên hội đồng quản trị của kiểm soát viên trưởng và của giám đốc.
Luận văn tốt nghiệp. Đỗ thÞ thu HiỊn - 35 D2 ________________________________________________
Mọi nghị quyết, quyết định của HĐQT trong mỗi phiên họp đều phải ghi trong biên bản và được thông qua các thành viên tham dự với chữ ký đầy đủ. Nghị quyết của HĐQT có tính chất bắt buộc thi hành đối với tồn cơng ty. Mọi chi phí của HĐQT được tính vào chi phí của cơng ty.
Ban kiểm soát
Là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi mặt quản trị, kinh doanh điều hành của công ty.
Ban kiểm sốt có 3 người do đại hội cổ đơng bầu và bãi nhiệm với đa số phiếu bằng hình thức trực tiếp và bỏ phiếu kín.
Các kiểm sốt viên tự đề cử 1 người làm kiểm soát viên trưởng. Sau đại hội cổ đơng thành lập, các kiểm sốt viên thực hiện việc kiểm sốt q trình triển khai và hồn tất các thủ tục thành lập công ty.
Các kiểm sốt viên là các cổ đơng có trình độ, am hiểu kỹ thuật và nghiệp vụ kinh doanh của cơng ty, trong đó có ít nhất 1 kiểm sốt viên có nghiệp vụ về kế tốn tài chính và có khả năng kiểm sốt về mặt tài chính của cơng ty.
Giám đốc điều hành :
Là người đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch. Chịu trách nhiệm mọi hoạt động, công tác của công ty. Phụ trách các nhiệm vụ : sản xuất kinh doanh chính, kế hoạch, tài vụ, TC- LDTL, trực tiếp phụ trách phòng tài vụ.
Là người có quyền quyết định cao nhất về quản lý và điều hành cơng ty, có thể uỷ nhiệm cho các phó giám đốc hoặc người khác thay mình giải quyết một số công việc của công ty và chịu trách nhiệm pháp lý trước uỷ quyền, uỷ nhiệm của mình. Đồng thời, giám đốc cũng phải tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên chức trong công ty thực hiện quyền làm chủ tập thể, phát huy tinh thần làm chủ tập thể, tinh thần sáng tạo thiết thực quản lý cơng ty, góp phần hồn thiện tốt nhiệm vụ được giao.
Phòng tổ chức hành chính(quản lý con người , quản lý lao động). Có chức năng giúp việc cho giám đốc và ban lãnh đạo công ty thực hiện tốt công tác quản lý về nhân sự.
Nhiệm vụ của phịng tổ chức hành chính là:
- Theo dõi việc thực hiện cụ thể của lao động trong từng chuyến xe làm cơ sở cho công tác quản lý nghiệp vụ, thi đua khen thưởng.
- Điều động bố chí kịp thời thay thế vào đầu xeđể thực hiện tiếp nhiệm vụ kế hoạch khi xe đang hoạt động sản xuất có phát sinh như ốm đau tai nạnhoặc những lý do khác mà lái phụ xe không thể tham gia
Luận văn tốt nghiệp. Đỗ thÞ thu HiỊn - 35 D2 ________________________________________________
- Chủ động giải quyết và tiến hành làm các thủ tục khi có sự cố phát sinh xẩy ra trong hoạt động sản xuất.
Phịng thống kê - kế tốn (quản lý kinh tế- sản phẩm đầu xe) . Là một bộ phận giúp việc cho giám đốc, có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
+ Chuẩn bị và làm các thủ tục quản lý nghiệp vụ ghi chép xác nhận, thu nhận sản phẩm - đảm bảo kịp thời nhanh chóng thuận tiện khi đầu xe đi hoạt động về.
+ Tư vấn, đề xuất về cơng tác tài chính kinh tế của xe, chuyến xe, tuyến khách khi đang sản xuất phát sinh các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện nhiệm vụ chuyến xe để làm cơ sở xem xét phán quyết trong việc dừng, tiếp tục đầu xe, chuyến xe đang thực hiện hợp đồng.
+ Chủ động thường xuyên thông tin cho các bộ phận trong điều hành sản xuất về tiến độ giao nộp của đầu xe.
Phịng kinh doanh.
Có chức năng quản lý về kế hoạch, quản lý kỹ thuật. Cụ thể thực hiện những nhiệm vụ sau:
+ Triển khai thực hiện phương án tác nghiệp hàng ngày . chuẩn bị phương tiện kiểm tra cơng tác an tồn trước và sau khi hoạt động .
+ Các thủ tục cho việc thực hiện chuyến xe (nhiệm vụ kế hoạch về thời gian địa điểm, khối lượng...)
+ Chủ động nắm bắt thông tin phối hợp các bộ phận để tổ chức tốt việc hoạt động khi có những biến động về tình hình khai thác trên luồng tuyến, thời gian, thời tiết, lượng khách, đương xá,... khi cần thay thế lao động trong đầu xe đang hoạt động để thực hiện tiếp phơi lệnh .
+ Nghiệm thu phơi lệnh khi đầu xe hoạt động song nhiệm vụ được giao. Thu hồi phơi lệnh cũ và giao phơi lệnh nhiệm vụ mới.
*Xưởng sửa chữa.
Là một bộ phận phục vụ cơng tác bảo dưỡng sửa chữa, đóng mới xe ka công ty với nhiệm vụ không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng với yêu cầu của nền kinh tế thị trường hiện nay. Thực hiện thật nghiêm túc chế độ hợp đồng kinh tế, quyết tốn sản phẩm đối với cơng ty trong công tác sửa chữa lớn phương tiện.
Phân xưởng thực hiện nhiệm vụ cơng ty giao sau mỗi sản phẩm được hồn thiện, các chứng từ quyết tốn được phịng kinh doanh hoàn tất giao cho xưởng chịu trách nhiệm thanh tốn với cơng ty và tổng hợp tính tốn năng suất sản phẩm đã hồn thành.
Luận văn tốt nghiệp. Đỗ thị thu Hiền - 35 D2 ________________________________________________
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
.
1.4
Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty.
Tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây có những đặc điểm cơ bản sau:
+ Quá trình quản lý kinh doanh gồm rất nhiều khâu, trực tiếp giao dịch, hợp đồng và thanh toán với hành khách chủ hàng, kết hợp cả 4
Đại hội cổ đông Hội đồng quản trị Giám đốc Ban kiểm sốt Phịng hành chính Phịng kinh doanh Phịng kế tốn tài vụ Xưởn g sửa chữa Lực lượn g xe Bộ phận dịch vụ
Luận văn tốt nghiệp. Đỗ thị thu Hiền - 35 D2 ________________________________________________
điều vận, quản lý các khâu kỹ thuật như sửa chữa phương tiện, bảo quản, bảo dưỡng, sử dụng phương tiện.
+ Phạm vi quản lý của công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây trên một địa bàn rất rộng bởi vì đối tượng quản lý rất nhiều : đến từng chuyến xe vì lái xe làm việc chủ yếu ở ngoài doanh nghiệp và riêng lẻ, độc lập, lưu động.
+ Phương tiện vận tải có nhiều kiểu, dạng, nhãn hiệu xe khác nhau, tính năng kỹ thuật khác nhau, sử dụng nhiên liệu cũng khác nhau. Do đó yêu cầu quản lý phương tiện cũng khác nhau.
+ Việc khai thác, hoạt động vận tải ô tô của công ty nhiều khi phụ thuộc vào thời tiết, thời vụ và mùa, trạng thái kỹ thuật và giao thông của đường xá .
+ Hoạt động kinh doanh mang tính xã hội cao, trực tiếp quan hệ với dân, là nhân tố ảnh hưởng đến an tồn giao thơng.