Trong nhiều trường hợp, đặc biệt khi làm việc với các khách hàng lớn, các hoạt động của công ty cần được tổ chức tốt để đáp ứng yêu cầu về kiểm toán của khách hàng. Trên thực tế, những quy định này ln ln có xu hướng hỗ trợ công ty bạn hiệu quả về mặt năng suất và bảo vệ mơi trường… và vì thế, trong bất kỳ trường hợp nào, nhà xuất khẩu nên tính đến việc áp dụng các tiêu chuẩn này.
Dưới đây là ví dụ về các u cầu kiểm tốn của một nhà bán lẻ lớn đối với các nhà cung cấp của họ.
① Ghi chép hồ sơ nhân viên Mức độ sẵn sàng
Có Khơng
② Ghi chép thời gian làm việc 12 tháng qua
Mức độ sẵn sàng
Có Khơng
③ Ghi chép lương trong 12 tháng qua
Mức độ sẵn sàng
Có Khơng
sàng
⑤ Chứng chỉ bảo hiểm Mức độ sẵn sàng
Có Không
⑥ Chứng chỉ công nhận môi trường Mức độ sẵn sàng
Có Khơng
⑦ Ghi chép quy trình chống hoả hoạn
Mức độ sẵn sàng
Có Khơng
⑧ Danh sách máy sản xuất Mức độ sẵn sàng
Có Không
⑨ Biểu đồ tổ chức ghi rõ số lượng nhân viên ở mỗi phân xưởng/ bộ phận
Mức độ sẵn sàng
Có Khơng
⑩ Đăng ký kinh doanh Mức độ sẵn sàng
Có Khơng
⑪ Tên của chủ nhà máy hoặc người đứng đầu
Một số thơng tin khác có thể cần cung cấp để người mua tham khảo nhanh như:
a. Khu vực nhà xưởng - sản xuất: Văn phòng: Nội trú: b. Số lượng nhân viên:
c. Năng lực sản xuất theo tháng:
d. Những khách hàng lớn: e. Thời gian làm việc
thông thường:
giờ/tuần
f. Thời gian làm quá giờ trung bình:
giờ/tuần
g. Bạn đã tăng mức thanh toán làm thêm giờ theo Luật Lao động chưa:
Có Khơn g h. Bạn có chính sách cho sản phụ khơng: Có Khơn
g i. Nhân viên của bạn có được trả lương trong những
ngày nghĩ lễ theo quy định khơng:
Có Khơn g j. Bạn có phạt nhân viên bằng cách trừ lương khơng: Có Khơn
g k. Nhân viên trẻ nhất của tuổi
bạn:
l. Mức lương tối thiểu theo quy định của luật pháp: /thán g Mức lương trung bình: /tháng m. Mức lương thấp nhất: /tháng n. Cơng xưởng/ nhà máy của bạn có các cửa thốt hiểm khơng:
Có Khơn g o. Khu nội trú có cửa thốt hiểm khơng: C
ó
Khơn g
Khơn g biết p. Bạn có đồ sơ cứu trên sàn nhà xưởng/ tại khu nội
trú khơng:
Có Khơn g q. Số lượng người trung bình sử
dụng một nhà vệ sinh:
Nam Nữ
r. Số lượng người trung bình trong một phịng nội trú
Diện tích trung bình / người:
Bạn có thể nghiên cứu và áp dụng các cách thức quản lý hữu ích nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công ty như ISO, TQM (Quản lý chất lượng toàn diện), Kaizen & 5S, SA8000 hoặc 6Sigma. Tất nhiên, việc đạt được chứng nhận các tiêu chuẩn trên sẽ mất thời gian và chi phí nhưng tuân theo các tiêu chuẩn và học từ các quy trình đó sẽ giúp bạn chun nghiệp hố hoạt động cơng ty.
Nếu các khách hàng của bạn đến từ Nhật Bản, bạn sẽ có lợi thế nếu áp dụng triết lý 5S của Nhật Bản (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, và Shitsuke). Triết lý này tập trung vào việc tổ chức địa điểm làm việc hiệu quả và các quy trình cơng việc tiêu chuẩn. 5S đơn giản hố mơi trường làm việc của bạn, giảm chất thải và các hoạt động không cần thiết đồng thời nâng cao chất lượng, hiệu quả và an toàn.
Seiri (Sort – Sàng lọc): Nhằm loại bỏ tất cả mọi thứ khơng cần thiết, khơng
có giá trị ra khỏi công việc
Seiton (Set in Order - Sắp xếp ): tập trung vào các phương pháp lưu trữ hiệu
quả
Seiso (Shine - Sạch sẽ): tập trung vào việc làm sạch khu vực làm việc. Thu
dọn sạch sẽ hàng ngày rất cần thiết
Seiketsu (Standardize - Săn sóc): tập trung vào việc tiêu chuẩn hố thực tiễn
cơng việc tại khu vực làm việc
Shitsuke (Sustain - Sẵn sàng): tập trung vào việc xác định một tình trạng và
Phịng trưng bày là công cụ marketing hiệu quả nhất để thuyết phục khách
hàng khi họ đến thăm văn phòng của bạn. Nếu bạn khơng có đủ khả năng tài chính để tham gia các triển lãm thương mại quốc tế đắt đỏ, hãy bắt đầu với một phòng trưng bày ấn tượng trước.
Sản phẩm được trưng bày như thế nào cũng phản ánh giá trị như thế nào của chúng cao đến mức nào. Hãy trưng bày sản phẩm đẹp nhất có thể, sắp xếp chúng theo chủ đề/ bộ sưu tập với màu sắc và hình dáng cụ thể. Các sản phẩm mẫu cần được sắp xếp sáng tạo, sạch sẽ và hấp dẫn để khách hàng có thể nhìn thấy được chúng có cơng dụng gì và được sử dụng như thế nào. Ngồi ra, bạn cũng có thể trang trí phịng trưng bày của bạn bằng cây xanh để tạo cho căn phòng vẻ tự nhiên.
Có thể bạn khơng có các kỹ năng cần thiết để trang trí. Trong trường hợp đó, bạn có thể nhờ sự hỗ trợ của các nhà thiết kế ở các viện nghệ thuật hoặc các nhà thiết kế đến từ các thị trường mục tiêu của bạn và làm việc tại Việt Nam theo các chương trình hợp tác.