Để vận chuyển hàng đến nơi đúng thời hạn, bạn cần phải chuẩn bị bộ chứng từ
để khai báo hải quan. Theo qui định mới nhất của Bộ Tài chính, bộ chứng từ
xuất khẩu hàng thủ cơng mỹ nghệ bao gồm:
Tờ khai hải quan hàng hoá xuất khẩu: 2 bản gốc
Phiếu đóng gói: 1 bản gốc và 1 bản copy.
Tuỳ theo hợp đồng ngoại thương ký với người nhập khẩu, có thể bạn phải có nghĩa vụ xuất trình Hố đơn thương mại, Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật và Giấy chứng nhận kiểm định hàng hoá.
Trong tờ khai hải quan, bạn cần liệt kê tất cả các mặt hàng được xuất theo đúng qui định của hệ thống hài hòa thuế quan HS hay gọi tắt là mã HS. Tờ khai hải quan cũng phải nêu đầy đủ mọi chi tiết của lơ hàng. Bạn có thể dễ dàng mua tờ khai hải quan tại Chi cục Hải quan ở địa phương bạn.
Người xuất khẩu có trách nhiệm chuẩn bị phiếu đóng gói và hố đơn thương mại. Giấy kiểm dịch vệ sinh thực vật sẽ do Phòng Bảo vệ thực vật của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cấp.
Để xác định cách thức vận chuyển quốc tế tốt nhất, bạn nên tham khảo và
kiểm tra nhiều công ty giao nhận và vận tải khác nhau tại Việt Nam (tham khảo phụ lục số 8) để lựa chọn công ty cạnh tranh nhất về giá cả, thời gian giao hàng và được nhà nhập khẩu nước ngoài ưa dùng.
Bạn nên đăng ký thuê diện tích để hàng trên tàu trước ngày vận chuyển thực tế (việc đặt trước như vậy được gọi là hợp đồng vận tải theo chuyến). Đối với việc vận chuyển nội địa (từ nhà xưởng đến cảng xếp hàng), bạn có thể đề nghị công ty vận tải/giao nhận đã chọn hỗ trợ. Những cơng ty này có thể thu xếp dịch vụ vận chuyển nội địa hoặc bạn có thể ký hợp đồng với các cơng ty vận tải có kinh nghiệm trong vận chuyển hàng xuất khẩu.
Bạn nên ký kết hợp đồng với các công ty bảo hiểm để bảo hiểm lô hàng xuất khẩu đối với các rủi ro như hàng bị mất, bị hỏng và giao hàng chậm do thời gian quá cảnh. Đối với các lô hàng xuất khẩu quốc tế, trách nhiệm của người vận chuyển được giới hạn theo các qui định quốc tế và phạm vi bảo hiểm về cơ bản không giống như phạm vi bảo hiểm nội địa. Trách nhiệm ký hợp đồng với cơng
ty bảo hiểm có thể thuộc về người mua hoặc người bán, tuỳ theo điều kiện trong hợp đồng. Tốt hơn hết, bạn nên hỏi ý kiến của các công ty bảo hiểm hoặc giao nhận quốc tế để biết thêm nhiều thông tin.
Bạn phải chuẩn bị Bộ chứng từ gửi hàng và gửi cho ngân hàng của bạn hoặc
khách hàng để làm thủ tục thanh toán tuỳ theo điều khoản thanh toán qui định trong hợp đồng. Dưới đây là một số chứng từ được sử dụng phổ biến:
Vận đơn đường biển: là hợp đồng ký kết giữa chủ hàng và người vận
chuyển. Người mua thường yêu cầu vận đơn bản gốc hoặc bản sao, và coi đây là bằng chứng về quyển sở hữu hàng hoá. Ban nên cố gắng lấy được vận đơn hoàn hảo. Trong trường hợp giao hàng gấp, chưa kịp gửi bộ chứng từ gửi hàng gốc cho người mua đúng thời hạn, bạn có thể đề nghị cơng ty vận chuyển phát hành vận đơn giao hàng tại cảng (Surrendered Bill of Lading) để giải phóng lơ hàng.
Hoá đơn thương mại: Hố đơn thương mại nên có những thơng tin cơ bản
như đặc điểm hàng hoá, địa chỉ người vận chuyển và người bán, điều kiện cơ sở giao hàng và phương thức thanh toán.
Phiếu đóng gói: là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong mỗi kiện
hàng và mô tả loại bao bì đóng gói (hộp, sọt, thùng, hộp cac-tông…). Bạn cũng nên ghi rõ trọng lượng tịnh, trọng lượng tịnh được trừ ra khi hàng được cân cùng với container, trọng lượng cả bì, và kích thước của từng gói hàng.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Một số nước yêu cầu hàng nhập khẩu phải
có giấy chứng nhận xuất xứ của cơ quan có thẩm quyền. Ở Việt Nam, giấy chứng nhận xuất xứ thường do Phịng Thương mại & Cơng nghiệp Việt nam (VCCI) cấp. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, người mua yêu cầu chính cơng ty xuất khẩu phát hành chứng nhận xuất xứ. Khi xuất trình giấy chứng nhận xuất xứ cho Hải Quan, người nhập khẩu có thể được hưởng ưu đãi về thuế ngay khi nhập hàng (được miễn thuế hoặc giảm thuế) tuỳ thuộc vào nội dung trong Hiệp định ký giữa Việt Nam và nước nhập khẩu.
Trong một số trường hợp, bạn cần phải có Giấy chứng nhận kiểm định, Giấy chứng nhận bảo hiểm, Giấy chứng nhận khử trùng và Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật:
Giấy chứng nhận kiểm định: Một số người nhập khẩu và một số nước có thể
yêu cầu hàng nhập khẩu phải có giấy chứng nhận kiểm định. Đây là một chứng từ do cơ quan kiểm định độc lập chứng nhận kiểm định số hàng hố hiện có, chất lượng hoặc số lượng của hàng hoá đã được xếp lên tàu.
Giấy chứng nhận bảo hiểm: Nếu người bán mua bảo hiểm cho hàng hố, thì
giấy chứng nhận bảo hiểm phải ghi rõ hình thức và phạm vi bảo hiểm.
Giấy chứng nhận khử trùng/ Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: chứng
từ này xác nhận sản phẩm đã được kiểm tra và xử lý về mặt kiểm dịch, an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại. Trong các giấy chứng nhận kiểm dịch trên đây, các cơ quan có thẩm quyền xác nhận rằng ngoài việc đã kiểm tra các phương pháp xử lý như khử trùng hoặc làm lạnh phù hợp với yêu cầu của nước nhập khẩu, cũng cần phải ghi hàng hoá xuất đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn về sâu hại.