6 Tham gia hội chợ thương mạ
6.3 Chi phí tham gia hội chợ
Kinh phí là vấn đề quan trọng cần phải quản lý chặt chẽ và cẩn thận trước khi quyết định tham gia hội chợ, triển lãm. Nếu là doanh nghiệp lần đầu tiên tham gia, thì kinh phí có thể là một vấn đề nan giải.
Bảng dưới đây liệt kê các chi phí cần có để một đoàn gồm hai người tham dự hội chợ triển lãm Tendence 2005 với diện tích thuê gian hàng là 12m2:
STT T Mô tả Đơn vị Số lượng Đơn giá EUR Thành tiền (EUR)
1 Phí xin visa người 2 48 96.00 2 Chi phí sản xuất/ mua
sản phẩm/ hàng trưng bày
Lô 1 1,500 1,500.00
3 Chi phí thuê gian hàng m2 12 160 1,920.00 4 Chi phí dựng gian hàng m2 12 100 1,200.00 5 Xây dựng catalô chữ 1 170 170,00 6 Chuẩn bị tài liệu
marketing
Lô 1 500 500.00
7 Cước vận tải đường biển Lô 1 300 300.00 7 Vé máy bay người 2 750 1,500.00 8 Khách sạn Đêm 8 150 1,200.00 9 Đồ ăn ngày 8 700.00 10 Chi phí đi lại tại Đức ngày 8 500.00 11 Chi phí liên lạc ngày 8 200.00
Tổng cộng 9,786.00
Lưu ý:
Ở ví dụ trên, bạn có thể thấy chi phí cước vận chuyển đường biển rất thấp vì những đơn vị tham gia triển lãm được nhận mức giá tốt do tập hợp hàng hoá cùng với hàng của các đơn vị tham gia triển lãm khác để vận chuyển cả container đến Frankfurt theo hình thức từ cửa đến cửa. Thơng thường, chi phí vận chuyển cao hơn nhiều (nhất là khi vận chuyển hàng đến gian hàng triển lãm)
Đặt phòng khách sạn sớm vì giá thuê phòng sẽ tăng lên rất cao trong thời gian diễn ra hội chợ.
Khơng chỉ có đơn vị tổ chức hội chợ mới cung cấp dịch vụ thuê chỗ và gian hàng, bạn có thể hỏi văn phịng đại diện của các đơn vị này hoặc các công ty hội chợ triển lãm khác tại nước diễn ra hội chợ.
Kiểm tra lại các tiểu mục trong bảng tổng chi phí bao gồm cả chi phí vận chuyển hàng trưng bày tới gian hàng với đơn vị tổ chức hội chợ hoặc văn phịng đại diện của đơn vị đó. Rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam phải trả chi phí rất cao để vận chuyển hàng trưng bày từ cổng Trung tâm triển lãm vào tới gian hàng (đặc biệt là ở các hội thương mại Mỹ). Nhiều khi, bạn còn phải trả tiền dịch vụ lau dọn gian hàng sau hội chợ.
Bạn có thể thoả thuận với các công ty Việt Nam khác tham gia triển lãm cùng sử dụng chung một gian hàng lớn. Điều này sẽ giúp bạn có ưu thế khi thương lượng với đơn vị tổ chức hội chợ.
Trước khi diễn ra hội chợ, bạn nên suy nghĩ xem sản phẩm nào có thể bán được và sản phẩm nào nên tặng cho khách hàng (lưu ý rằng các đơn vị tổ chức hội chợ thường không cho phép bạn làm điều này).
Một gian hàng bố trí, trưng bày hợp lí chắc chắn sẽ thu hút được sự quan tâm của khách hàng. Sau đây là một số cách để bạn có một gian hàng trưng bày sản phẩm thành công:
Thu thập kích thước chính xác của gian hàng và chuẩn bị bản thiết kế phác thảo để gian hàng đẹp, lạ mắt và sáng tạo trước khi đến hội chợ. Suy nghĩ cách trưng bày sản phẩm (cách kê bàn, giá để hàng ...).
Lựa chọn hàng mẫu và giới thiệu một vài bộ sưu tập sản phẩm độc đáo nhất của doanh nghiệp. Đừng cố gắng giới thiệu tất cả những sản phẩm doanh nghiệp bạn có mà thay vào đó nên sắp xếp hàng trưng bày theo chủ đề hoặc theo bộ sưu tập sử dụng những màu sắc và hình dáng cụ thể. Đừng biến gian hàng trưng bày thành nhà kho để hàng.
Đặt những sản phẩm có kích thước lớn ở những chỗ dễ nhìn nhằm thu hút sự chú ý của khách thăm quan. Có rất nhiều người đến đây để thăm quan hàng trăm gian hàng với cách bố trí, trưng bày khác nhau nên họ không đủ thời gian để dừng q lâu ở một gian hàng nào đó. Vì thế bạn hãy cố gắng thu hút được sự quan tâm của khách hàng với những mặt hàng thật nổi bật và độc đáo .