6 Tham gia hội chợ thương mạ
6.2 Chuẩn bị tham gia hội chợ triển lãm
Trước khi tham dự hội chợ triển lãm với tư cách là đơn vị trưng bày sản phẩm, bạn nên đến đó với tư cách là khách tham quan. Bạn có thể nói chuyện với các đơn vị triển lãm và các khách tham quan khác, xác định được vị trí lí tưởng để trưng bày sản phẩm và tận dụng cơ hội để thiết lập mối quan hệ với những khách hàng tiềm năng.
Đặc điểm chung của hội chợ là gì? Thiết kế, chất lượng và giá cả như thế nào? Những mặt hàng nào được trưng bày? Loại hình của các cơng ty tham dự là gì?
Sản phẩm và xu hướng thiết kế như thế nào?
Những gian hàng như thế nào được nhiều khách tham quan lui tới?
Các sản phẩm được trưng bày như thế nào? Cách sắp xếp các gian hàng?
Nhà tổ chức cung cấp những dịch vụ phát triển mạng lưới kinh doanh gì (ví dụ như địa chỉ liên hệ với người mua, đại diện bán hàng)? Cung cấp những dịch vụ trưng bày nào? (ví dụ như kho hàng, ánh sáng, bố trí gian hàng, danh mục các đơn vị triển lãm)
Các chi phí và dịch vụ hậu cần, đây có thể là những vấn đề quan trọng khi bạn đã quyết định tham dự hội chợ triển lãm (hoặc đến thăm văn phòng quản lý hội chợ).
Bảng dưới là một số hướng dẫn cơ bản của CBI khi lập kế hoạch chi tiết tham dự hội chợ, triển lãm:
STT Hoạt động Thời hạn
1 Thông tin hội chợ và nộp đơn đăng ký 12 – 8 tháng 2 Quyết định về ngân sách 12 – 8 tháng 3 Quyết định tham dự hội chợ 11 – 7 tháng 4 Đặt thuê diện tích gian hàng 11 – 6 tháng 5 Họp công ty lên kế hoạch lần thứ nhất 10 – 6 tháng 6 Đề nghị xác nhận của đơn vị tổ chức hội chợ 8 – 5 tháng 7 Lấy báo giá thuê gian hàng 7 – 5 tháng 8 Lập kế hoạch ngân sách chi tiết 7 – 5 tháng 9 Đặt chỗ ở khách sạn 5 tháng 10 Lựa chọn lần cuối các sản phẩm mang đi trưng bày 5 tháng 11 Quyết định về chiến dịch quảng bá sản phẩm 5 tháng 12 Chuẩn bị danh sách gửi thư 5 tháng 13 Nhận được sự chấp thuận của đơn vị tổ chức về
thiết kế gian hàng
4 tháng
14 Lấy báo giá của công ty giao nhận 4 tháng 15 Gửi mẫu catalog cho đơn vị tổ chức 4 tháng 16 Chuẩn bị tài liệu giới thiệu về công ty, sản phẩm 4 tháng 17 Gửi mẫu đặt hàng cho đơn vị tổ chức 4 tháng 18 Chỉ định nhân viên phụ trách gian hàng 4 tháng 19 Đặt vé máy bay, phương tiện đi lại phục vụ cho 4 tháng
chuyến đi
20 Sắp xếp người tiếp đón, nhân viên bản địa, người phiên dịch
3 tháng
21 Chuẩn bị thẻ ra vào cho nhân viên và doanh nghiệp tham dự hội chợ
3 tháng
22 Tổng kết danh sách gửi thư 3 tháng 23 Gửi thơng cáo báo chí cho đơn vị tổ chức hội chợ
và các báo chí thương mại
3 tháng
24 Gửi thư mời cho khách tham quan (lần thứ nhất) 2 tháng 25 Giao hàng triển lãm cho đại lý giao nhận 1 tháng 26 Gửi thư mời cho khách tham quan (lần thứ hai) 1 tháng 27 Lập danh sách khách hàng chào hàng qua điện
thoại
2 tuần
28 Hàng gửi đi triển lãm tới được hội chợ 10 ngày 29 Các nhân viên tham gia đoàn tới được hội chợ 2 ngày
Trước khi tham gia hội chợ, bạn nên chuẩn bị những tài liệu cần thiết giới thiệu về doanh nghiệp (ví dụ như danh mục hàng cung cấp, bảng giá, catalog, địa chỉ trang web, tờ rơi, danh thiếp…) để phát cho khách tham quan và các doanh nghiệp nhập khẩu tại hội chợ. Bạn nên mang theo catalog giới thiệu sản phẩm vì như thế khách hàng sẽ hiểu rõ hơn, nhanh hơn về tất cả các sản phẩm của bạn. Ngoài ra, nếu bạn có thể mời những khách hàng tiềm năng đến thăm gian hàng thì việc đó có ý nghĩa rất quan trọng. Nhất là ở những hội chợ thương mại quốc tế qui mô lớn, nếu là doanh nghiệp mới tham gia thì bạn rất khó thu hút sự chú ý của khách tham quan và người nhập khẩu. Vì thế, bạn nên gửi thư mời tới những nhà nhập khẩu và khách hàng tiềm năng trước khi đến hội chợ, thơng báo vị trí gian hàng và thu hút họ đến thăm gian hàng của bạn.