II. Kế toán lƣu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ
3. Kế toán hàng hoá tồn kho
3.1. Tại kho:
Thủ kho tiến hành ghi chép trên các thẻ kho theo từng lô hàng hoặc theo từng mặt hàng. Định kỳ, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đã ghi vào thẻ kho, thủ kho tiến hành lập bảng kê nhập, xuất, tồn hàng hoá.
3.2. Tại quầy:
Nhân viên bán hàng trực tiếp ghi chép theo một trong hai hƣơng pháp sau:
Phƣơng pháp hạch toán về mặt giá trị: Nhân viên bán hàng nhận hàng để bán tính thành tiền theo giá bán lẻ và chịu trách
nhiệm về số hàng đã nhận, bán đến đâu nộp tiền đến đó. Cuối tháng hoặc định kỳ tiến hành kiểm kê số hàng có ở quầy, đối chiếu với số tiền chƣa thanh toán, xác định số tiền thừa hoặc thiếu. Nhân viên bán hàng phải mở sổ nhận hàng và thanh toán theo mẫu sau:
SỔ NHẬN HÀNG VÀ THANH TOÁN Chứng
từ Diễn giải hàng đã Trị giá nhận Số tiền đã nộp Số tiền còn lại SH NT
Phƣơng pháp hạch toán về số lƣợng và giá trị: ở quầy hàng, nhân viên bán hàng phải mở “thẻ quầy hàng” để theo dõi tình hình biến động theo từng mặt hàng.
THẺ QUẦY HÀNG Tờ số : Tên hàng : ...................................................... Quy cách:............................................... Đơn giá : ........................................................ Đơn vị :.................................................. Ngà y thán g Tên ngƣờ i bán hàng Tồn đầu ca (ngày ) Nhập Từ kho trong ca (ngày ) Nhập khác trong ca (ngày ) Cộng tồn và nhập trong ca (ngày ) Xuất bán Xuất khác Tồn cuối ca (ngà y) Lƣợn g Tiền Lƣợn g Tiề n A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Cộn g BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ
Tên cơ sở kinh
doanh:........................................................................................ Địa chỉ:........................................................................... Mã số:........................................ Họ tên ngƣời bán hàng...................................................................................... Địa chỉ nơi bán hàng:........................................................................................ TT Tên hàng hoá ,dịch vụ ĐVT Số lƣợng
Tổng cộng tiền thanh toán Tổng số tiền bằng chữ: Ngày..... tháng..... năm.......... Ngƣời bán (Ký và ghi rõ họ ,tên)
Đối với các đối tƣợng khơng thuộc diện phải lập hố đơn bán hàng, nhân viên bán hàng phải lập bảng kê hàng bán lẻ theo từng lần bán , từng loại hàng và cuối ngày lên bảng kê gửi bộ phận kế toán làm căn cứ tính doanh thu và thuế GTGT.
3.3 Tại phịng kế tốn.
Kế toán tổng hợp sử dụng TK 156 – hàng hoá để theo dõi hàng tồn kho , tăng giảm trong kỳ, kế toán chi tiết sử dụng phƣơng pháp thẻ song song hoặc phƣơng pháp số dƣ để hạch toán.
* Phương pháp thẻ song song:
Tƣơng ứng với thẻ kho kế toán sẽ mở thẻ hạch toán chi tiết hàng hoá , thẻ này khác với thẻ kho là ghi chép cả về số lƣợng và giá trị. Khi nhận đƣợc phiếu nhập kho, xuất kho kế toán sẽ đối chiếu với các chứng từ khác có liên quan và ghi đơn giá hạch tốn vào thẻ kế tốn chi tiết và tính ra số tiền. Sau đó lần lƣợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết hàng hố có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho.
Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập , xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật tƣ. Số liệu của bảng này đƣợc đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp.
Ƣu nhƣợc điểm của phƣơng pháp này là ghi chép đơn giản nhƣng bị trùng lặp làm tăng khối lƣợng cơng việc kế tốn .
Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tƣ hàng hoá theo phƣơng pháp thẻ song song:
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết hàng hoá Bảng tổng hợp nhập xuất, tồn kho vật tư Kế toán tổng hợp
* Phƣơng pháp sổ số dƣ:
Định kỳ, nhân viên phịng kế tốn phải xuống kho để hƣớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận đƣợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính đƣợc của từng nhóm hàng vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho. Bảng này đƣợc mở cho từng kho ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất. Tiếp đó cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dƣ đầu tháng để tính ra số dƣ cuối tháng, số dƣ này đƣợc dùng để đối chiếu với cột” số tiền” trên sổ số dƣ.
Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phƣơng pháp sổ số dƣ.
4. Kế tốn chi phí lưu thơng và chi phí quản lý
4.1 Kế tốn chi phí mua hàng.
Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn
Phiếu giao nhận chứng từ xuất Thẻ kho
Sổ số dư
Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho
Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng
Là chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra trong q trình mua hàng hố nhƣ chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí thuê kho, thuê bãi, thuê bến, chi phí cầu phà phát sinh khi mua hàng hoặc chi phí mơi giới hoặc hao hụt hàng mua trong định mức.
Do chi phí thu mua liên quan đến toàn bộ hàng hoá trong kỳ nên cần phải phân bổ cho hàng tiêu thụ và hàng còn lại theo tiêu thức phù hợp (Theo doanh thu, theo trị giá mua, theo số lƣợng, trọng lƣợng...) cơng thức phân bổ nhƣ sau:
Phí thu mua ; phân bổ cho ; hàng tiêu thụ = Lỗi! x Lỗi!
Trong đó hàng cịn lại cuối kỳ bao gồm hàng còn tồn quầy, kho, hàng đang gửi bán, hàng gửi đại lý, ký gửi, hàng mua đang đi đƣờng. Phƣơng pháp kế tốn chi phí mua hàng nhƣ sau:
- Tập hợp chi phí thu mua thực tế phát sinh: Nợ TK156 (1562)
Có TK311,111,112,334...
- Phân bổ phí thu mua cho hàng tiêu thụ: Nợ TK632
Có TK156 (1562)
4.2. Kế tốn chi phí bán hàng:
Chi phí bán hàng là những chi phí phát sinh trong q trình tiêu thụ hàng hố bao gồm: chi phí cho nhân viên bán hàng (lƣơng phụ cấp và các khoản trích theo lƣơng), chi phí vật liệu bao bì, chi phí dụng cụ đồ dùng bán hàng nhƣ thiết bị cân đo, máy tính, chi phí khấu hao TSCĐ bán hàng nhƣ kho hàng, quầy hàng, chuyển hàng, phƣơng tiện vận tải, cầu cảng, chi phí dịch vụ mua ngồi nhƣ điện nƣớc, điện thoại, quảng cáo, vận tải, bốc xếp, hoa hồng và các chi phí khác bằng tiền.
SƠ ĐỒ 3: SƠ ĐỒ KẾ TỐN CHI PHÍ BÁN HÀNG TK 334, 338 TK 641 TK 111,112 (1) (7) TK 152, 153, 142, 242 TK 911 (2) (8) TK 214 TK142, 242 (3) (9a) (9b) TK331 (4) TK 133 TK 335 (5)
TK 142
(6)
(1) Tính tiền lƣơng, phụ cấp, tiền ăn ca, BHXH, BHYT, KPCĐ cho nhân viên trong quá trình tiêu thụ các sản phẩm
(2) Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng (3) Trích khấu hao tài sản cố định của bộ phận bán hàng (4) Chi phí điện nƣớc điện thoại mua ngồi
(5) Trích trƣớc chi phí sửa chữa tài sản cố định vào chi phí bán hàng
(6) Trƣờng hợp chi phí sửa chữa tài sản cố định phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm trong nhiều kỳ hạch tốn. Định kỳ tính vào chi phí bán hàng từng phần chi phí đã phát sinh
(7) Khi phát sinh các khoản chi giảm chi phí bán hàng
(8) Cuối kỳ kế tốn kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911-xác định kết quả kinh doanh
(9a) Đối với các cơng trình xây lắp khơng đƣợc thực hiện hạch toán kết quả trong từng giai đoạn, cuối kỳ chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 142
(9b) Ở kỳ kế toán sau, khi cơng trình đã hồn thành và đƣợc bàn giao
4.3. Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp
TK642-chi phí quản lý doanh nghiệp dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp (lƣơng chính, lƣơng phụ, phụ cấp lƣơng ...), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn của nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi phí vật liệu văn phịng, cơng cụ lao động, khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý doanh
nghiệp, chi phí vật liệu văn phịng, cơng cụ lao động, khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý doanh nghiệp, các khoản thuế nhà đất, thuế môn bài.
Chi phí quản lý doanh nghiệp cần đƣợc dự toán và quản lý chi tiết, tiết kiệm, hợp lý - Đây là khoản chi phí gián tiếp và có liên quan đến mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Vì vậy cần thiết và có thể tính tốn phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng loại hoạt động để có thể đánh giá đúng đắn hiệu quả riêng biệt của từng loại hoạt động có thể phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp . Trình tự hạch tốn chi phí quản lý doanh nghiệp đƣợc thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 4
Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 334, 338 TK 642 TK 111, 112 (1) (10) TK 152, 133 (2) TK 333 TK 336 TK153 (11) (3) (12) TK 133 TK 214 TK 911 (4) (13) TK 333 (5) (14) TK 142 TK 111, 112 (6) TK 133 TK 159 (7) TK 111, 112, 331, 335
(8)
(9)
(1) Tiền lƣơng, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí cơng đồn của nhân viên quản lý doanh nghiệp
(2) Trị giá vật liệu xuất dùng hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp, vật liệu dùng cho sửa chữa tài sản cố định
(3) Trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay (không qua kho) cho bộ phận quản lý đƣợc tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp (4) Trích khấu hao tài sản cố định dùng chung cho cả doanh
nghiệp
(5) Thuế môn bài, thuế nhà đất, phải nộp nhà nƣớc (6) Lệ phí giao thơng, lệ phí qua cầu, phà phải nộp
(7) Dự phịng các khoản phải thu khó địi để tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ
(8) Tiền điện thoại, tiền nƣớc mua vào phải trả, chi phí sửa chữa tài sản cố định một lần giá trị nhỏ
(9) Chi phí phát sinh về hội nghị tiếp khách
(10) Các khoản đƣợc ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ
(11) Đối với doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp trực tiếp, cuối kỳ xác định thuế giá trị gia tăng phải nộp
(12) Số phải nộp cấp trên về chi phí quản lý
(13) Cuối kỳ kế toán xác định và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để tính kết quả kinh doanh
(14) Trƣờng hợp phải phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho sản phẩm, hàng hoá còn lại chƣa tiêu thụ ở cuối kỳ, trên cơ sở xác định để kết chuyển sang chi phí chờ kết chuyển
5. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ
5.1. Phương pháp xác định kết quả tiêu thụ
Kết quả tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp kinh doanh thƣơng mại đƣợc biểu hiện qua chỉ tiêu “ Lợi nhuận” hay “Lỗ” từ tiêu thụ. Kết quả đó đƣợc thể hiện qua cơng thức sau:
Kết quả tiêu thụ hàng hoá = Doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
5.2. Phương pháp kế toán
Phƣơng pháp kế toán xác định kết quả tiêu thụ đƣợc thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 5: Sơ đồ kế toán xác định kết quả tiêu thụ
TK 632 TK 911 TK511 (2) (1) TK 641 (3) TK 642 (4) TK 142
(5)
TK 421
(7) (6)
(1) Cuối kỳ kế toán thực hiện kết chuyển doanh thu bán
hàng thuần
(2) Kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ
(3) Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong
kỳ
(4) Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát
sinh trong kỳ
(5) Tính và kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý
doanh nghiệp cịn lại cuối kỳ trước trừ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ này
(6) Tính và kết chuyển số lãi hoạt động kinh doanh trong kỳ (7) Kết chuyển số lỗ hoạt động kinh doanh trong kỳ
6. Sổ kế toán hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ
Sổ kế toán là khâu trung tâm của tồn bộ cơng tác kế tốn. Sổ kế toán là phƣơng tiện sổ sách dùng để ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong thời kỳ kế toán và trong niên độ kế tốn, đồng thời nó là cầu nối giữa chứng từ kế toán và báo cáo kế toán qua việc ghi chép hệ thống hố thơng tin từ chứng từ ban đầu theo từng đối tƣợng hoặc thời gian. Để hệ thống hố thơng tin, sổ kế
toán của các doanh nghiệp đƣợc phân thành hai loại là: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
Kết cấu mẫu sổ kế tốn tổng hợp phụ thuộc vào hình thức kế tốn sử dụng, vì mỗi hình thức kế tốn có số lƣợng sổ kế tốn tổng hợp khác nhau, trình tự hệ thống hố thơng tin khác nhau và cách kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế tốn tổng hợp cũng khác nhau. Còn các sổ chi tiết thì kết cấu mẫu sổ tƣơng tự nhau, khơng phụ thuộc vào hình thức kế tốn sử dụng mà chủ yếu phụ thuộc vào yêu cầu quản lý nội bộ doanh nghịêp
Hệ thống sổ kế toán sử dụng phải đảm bảo hệ thống hố đƣợc tồn bộ thơng tin về hoạt động kinh tế, tài chính vì vậy địi hỏi việc tổ chức một hệ thống sổ kế toán ở doanh nghiệp phải đáp ứng đƣợc những yêu cầu sau:
- Phải đảm bảo mối quan hệ giữa ghi sổ theo trật tự thời gian với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở doanh nghiệp khi tổ chức sổ kế toán tổng hợp
- Phải đảm bảo mối quan hệ giữa ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết đối với các chỉ tiêu kinh tế, tài chính cần ghi chép kế tốn chi tiết
- Phải đảm bảo mối quan hệ kiểm tra , đối chiếu số liệu nhằm đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trong q trình hệ thống hố thơng tin kế tốn từ các chứng từ kế toán
Hiện nay các doanh nghiệp ở Việt Nam sử dụng 4 hình thức sổ kế tốn sau:
* Hình thức Nhật ký sổ cái: Hình thức này có các đặc điểm sau: - Kết hợp trình tự ghi chép sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào một sổ kế tốn tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái
- Tách biệt ghi chép kế toán tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng là: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
- Cuối tháng, cuối kỳ không cần lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc phản ánh các nghịêp vụ kinh tế , tài chính phát sinh trong kỳ và các tài khoản cấp 1, vì có thể kiểm tra ở ngay dòng tổng cộng cuối tháng cuối quý trong nhật ký sổ cái
Hình thức kế tốn này chỉ sử dụng phù hợp với những đơn vị nhỏ, khối lƣợng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ không nhiều và đơn vị sử dụng ít tài khoản kế tốn. Hiện nay chỉ có các đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp nhỏ thuộc sở hữu tƣ nhân và tập thể sử dụng hình thức kế tốn này. Theo hình thức này kế tốn nghiệp vụ luân chuyển hàng hoá tại các doanh nghịêp thƣơng mại sử dụng các mẫu sau:
+ Sổ nhật ký sổ cái
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết nhƣ: Sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua, thẻ kho....
Sơ đồ 6: Quy trình ghi sổ kế tốn theo hình thức sổ Nhật ký sổ cái Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ (thẻ), kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký sổ cái
Sổ quỹ tiền mặt
43
* Hình thức kế tốn nhật ký chung : Hình thức này có đặc