I. ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY ĐIỆN MÁY TP. HCM MÁY TP. HCM
1. Lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh.
Do yêu cầu cấp thiết của nền kinh tế thị trƣờng, nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của nhân dân, ngày 28/05/1993, Bộ Thƣơng Mại đã ra quyết định số 608, TM/TCCB quyết định thành lập doanh nghiệp có tên: Cơng ty điện máy thành phố Hồ Chí Minh thuộc tổng công ty Điện máy và xe đạp xe máy trực thuộc Bộ Thƣơng Mại. Trụ sở chính của cơng ty đặt tại 29 Tôn Đức Thắng, Quận I , TP.HCM.
Chi nhánh công ty điện máy TP. HCM là đơn vị trực thuộc công ty Điện máy TP.HCM.
Công ty đƣợc trọng tài kinh tế TP.HCM cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ngày 07/06/1993 với vốn cố định là 3.787.600.000(Ba tỷ bảy trăm tám bảy triệu sáu trăm ngàn đồng).
Ngành nghề kinh doanh ban đầu đƣợc Bộ Thƣơng Mại phê duyệt là kinh doanh hàng điện máy, kim khí tiêu dùng.
Sau 7 năm từ 1993- 2000, công ty đã không ngừng phát triển, mở rộng qui mô kinh doanh.Do nhu cầu tiêu dùng của nhân dân ngày càng gia tăng đòi hỏi phải đa dạng về mặt hàng kinh doanh nên công ty đã đăng ký thay đổi ngành nghề kinh doanh, đồng thời nguồn vốn kinh doanh của công ty cũng tăng dần lên 13.108.958.021 đồng .Trong đó :
Vốn cố định : 2.278.061.182 đồng. Vốn lƣu động : 10.255.382.182 đồng. Vốn khác : 575.514.657 đồng.
Cơng ty có ngành nghề kinh doanh đa dạng từ kinh doanh vật liệu xây dựng, hàng trang trí nội thất, khách sạn - dịch vụ ăn uống, giải khát, du lịch, vật tƣ nguyên liệu phục vụ sản xuất, đồ điện lạnh điện gia dụng, xe đạp, xe máy, ơ tơ và phụ tùng, máy vi tính, khí cụ điện và các loại linh kiện phụ tùng gia công lắp ráp, hàng tiêu dùng đến các hàng điện tử, thiết bị viễn thơng, văn hố,văn phịng phẩm, thực phẩm công nghiệp, thực phẩm tƣơi sống, vải sợi may mặc, nguyên liệu, thiết bị phụ tùng ngành dệt.
Phạm vi kinh doanh của công ty rộng lớn từ Nam ra Bắc. Tại Hà Nội có trạm trung chuyển hàng hố của cơng ty tại phía Bắc đó là Trạm kinh doanh Điện máy đặt tại số 8 Phan Bội Châu.
Nhu cầu thị trƣờng phía Bắc ngày càng gia tăng, công ty đề nghị Bộ Thƣơng Mại cho mở rộng thị trƣờng, qui mô kinh doanh tại Hà Nội. Công ty xin chuyển Trạm kinh doanh tại Hà Nội thành Chi nhánh cơng ty để có thể xâm nhập thị trƣờng, tìm kiếm doanh thu, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên. Xét đề nghị của Giám đốc công ty điện máy TP.HCM, Bộ Thƣơng Mại đã ra quyết định ngày 20/07/1996 và ngày 18/09/2000 về việc chuyển Trạm kinh doanh Điện máy TP.HCM tại Hà Nội thành Chi nhánh công ty Điện máy TP.HCM tại Hà Nội, với chế độ hạch toán kinh tế đầy đủ, mở tài khoản riêng tại ngân hàng, sử dụng con dấu riêng theo qui định của nhà Nƣớc, sáp nhập với công ty bông vải sợi Hà Nội.
Trụ sở chính đặt tại : Số 6 Nguyễn Thái Học- Ba Đình- Hà Nội. Trong những năm qua, chi nhánh không ngừng củng cố, xây dựng cơ sở vật chất, kỹ thuật, tìm kiếm khách hàng, mở thêm các cửa hàng phân phối và bán hàng đại lý. Nhờ vậy, đến nay chi nhánh đã có trụ sở văn phịng khang trang cùng với hai siêu thị lớn tầng 1 và tầng 2 tại số 5 Điện Biên Phủ, Hà Nội.
Siêu thị Điện máy (tầng 1) chuyên bán hàng điện tử, điện lạnh rất có uy tín và danh tiếng. Siêu thị tự chọn (tầng 2) phong phú về
các chủng loại hàng hoá tiêu dùng, đã bắt đầu đƣợc khách hàng tin tƣởng và đang dần trở thành cửa hàng thân thiết của nhân dân.
Chi nhánh có 3 cửa hàng trực thuộc tại: - Số 8 Phan Bội Châu - Hà Nội
- Số 475 Ngọc Lâm - Gia Lâm
- Cửa hàng P1 B2 Nguyễn Công Trứ.
Chi nhánh đang ngày một mở rộng với sự thiết lập hệ thống đại lý ở phía Bắc từ Nghệ An trở ra.
Mục đích, nhiệm vụ và quyền hạn hoạt động của chi nhánh.
Để phù hợp với điều kiện kinh doanh trong cơ chế thị trƣờng đầy biến động, chi nhánh đã sắp xếp cơ cấu tổ chức bộ máy hợp lý tạo điều kiện tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của mình.
* Mục đích hoạt động của chi nhánh:
+ Tổ chức và mở rộng thị trƣờng sản xuất kinh doanh, phát huy vai trò kinh doanh thƣơng mại nhà nƣớc ở các tỉnh phía Bắc.
+ Tổ chức ngành hàng, vật tƣ phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm.
+ Khai thác có hiệu quả nguồn vốn, tài sản, sức lao động của doanh nghiệp để góp phần đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nƣớc cũng nhƣ tạo nguồn hàng xuất khẩu, mở rộng thị trƣờng.
* Nhiệm vụ của chi nhánh
+ Nắm bắt nhu cầu thị trƣờng và sản xuất ở các tỉnh phía Bắc, lấy đó làm cơ sở hoạch định nguồn hàng, mặt hàng cho từng thời kỳ kế hoạch mở rộng thị trƣờng và mạng lƣới tiêu thụ, gắn kết với các doanh nghiệp sản xuất- dịch vụ trong và ngồi nƣớc để có nguồn hàng ổn định, phong phú đáp ứng cho nhu cầu tiêu dùng trong nƣớc và xuất khẩu, đồng thời là trung gian chuyển hàng cho công ty từ Nam ra các tỉnh phía Bắc.
+ Nghiên cứu nhu cầu thị trƣờng trong và ngoài nƣớc để xây dựng và thực hiện các phƣơng án sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Tổ chức hàng hoá đa dạng về cơ cấu, chủng loại, chất lƣợng cao, phù hợp với thị hiếu trong nƣớc.
+ Tổ chức sản xuất kinh doanh theo luật thƣơng mại và pháp luật hiện hành, thực hiện các chế độ chính sách quản lý, sử dụng tiền vốn, bảo toàn và phát triển vốn của nhà nƣớc cũng nhƣ vốn của công ty giao.
+ Tuyển dụng lao động theo yêu cầu và nhiệm vụ , đúng luật qui định hiện hành, quản lý tồn diện cán bộ cơng nhân viên của chi nhánh, thực hiện theo chính sách, chế độ theo từng nguồn lao động và theo hợp đồng lao động của công ty, chăm lo đời sống, tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho ngƣờilao động và nộp đầy đủ chế độ của nhà nƣớc về lƣơng, BHXH...
* Quyền hạn của chi nhánh:
+ Trong giao dịch đƣợc quyền đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán, liên doanh, liên kết, hợp tác đầu tƣ sản xuất kinh doanh với các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế trong và ngoài nƣớc theo đúng pháp luật.
+ Kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ do nhà nƣớc và công ty giao.
+ Chủ động xây dựng chƣơng trình, kế hoạch phát triển sản xuát kinh doanh tạo thế đứng trong thƣơng trƣờng, bảo vệ mơi trƣờng, giữ gìn an ninh trật tự an tồn xã hội, làm tốt nghĩa vụ với Nhà nƣớc.
+ Đƣợc tổ chức bộ máy quản lý, mạng lƣới kinh doanh, bố trí và sử dụng lao động phù hợp với nhiệm vụ đƣợc giao, áp dụng các hình thức trả lƣơng, thƣởng theo qui định của Nhà nƣớc, Bộ Thƣơng mại và công ty đề ra.
+ Chi nhánh chịu sự kiểm tra của công ty và các cơ quan chức năng về quản lý doanh nghiệp của Nhà nƣớc qui định.
+ Báo cáo kịp thời mọi diễn biến hoạt động của chi nhánh về công ty cho giám đốc công ty theo định kỳ. Phối hợp chặt chẽ và chịu sự hƣớng dẫn của các phòng ban chức năng công ty trong công tác chuyên môn.
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh:
Chi nhánh hoạt động dƣới sự chỉ đạo của giám đốc chi nhánh, phó giám đốc chi nhánh kiêm giám đốc siêu thị, ngoài ra cán bộ công nhân viên của chi nhánh ở các phòng ban cũng nhƣ các cửa hàng trực thuộc đêù có trình độ đại học, trung cấp trở lên giàu năng lực, kinh nghiệm trong quản lý, kinh doanh và hợp tác quốc tế.
Chi nhánh có các phòng ban và các cửa hàng, siêu thị trực thuộc tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 10: Sơ đồ tổ chức bộ máy chi nhánh Điện máy
* Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
- Giám đốc Chi nhánh : Là ngƣời đứng đầu do giám đốc Công ty bổ nhiệm và miễn nhiệm. Giám đốc Chi nhánh quản lý điều hành mọi hoạt động sản xuất của Chi nhánh theo chế độ thủ trƣởng, chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật, trƣớc Cơng ty và tồn thể cán bộ cơng nhân viên của Chi nhánh. Giám đốc Chi nhánh có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ kế hoạch của Công ty giao và đề ra các biện pháp thực hiện xây dựng chiến lƣợc thị trƣờng, chiến lƣợc mặt hàng kinh doanh, liên doanh, liên kết với các chủ thể kinh tế trong và ngoài nƣớc, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện theo đúng luật pháp
Giám đốc chi nhánh Phó Giám đốc TTTM KDXNK Phịng Phịng tổ chức hành chính Phịng kế tốn tài chính Phó GĐ TTTM 1 Phó GĐ TTTM 2 Cửa hàng 84 Nguyễn Công Trứ Cửa hàng 475 Ngọc Lâm - GL Cửa hàng số 8 Phan Bội châu
Nhà nƣớc qui định. Trình Giám đốc Cơng ty phê duyệt tổ chức bộ máy quản lý và mạng lƣới kinh doanh của Chi nhánh, trực tiếp điều hành quản lý và giao nhiệm vụ cho các tổ chức kinh doanh trực thuộc Chi nhánh.
- Giám đốc Trung tâm thƣơng mại: Do Giám đốc Công ty bổ nhiệm và miễn nhiệm, là ngƣời giúp việc cho Giám đốc Chi nhánh, đƣợc phân công phụ trách một hay một số công việc và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc Chi nhánh về lĩnh vực công tác đƣợc phân công. Giám đốc Trung tâm có nhiệm vụ cùng Giám đốc Chi nhánh hoạch định kế hoạch, biện pháp tổ chức kinh doanh cho từng kỳ kế hoạch của Chi nhánh, tổ chức thị trƣờng mạng lƣới bán buôn, bán lẻ, đại lý kinh doanh ở phía Bắc.
- Phịng hành chính tổ chức có chức năng thực hiện các chính sách chế độ của Nhà nƣớc về lao động, đảm bảo quyền lợi cho ngƣời lao động, quản lý hồ sơ nhân viên Chi nhánh, ký hợp đồng lao động và sử dụng bố trí lao động hợp lý, xây dựng mức tiền lƣơng, lập bảng lƣơng, theo dõi lập sổ BHXH, mua BHYT cho ngƣời lao động, cải thiện điều kiện lao động cho cán bộ công nhân viên.
- Phịng tài chính kế tốn có chức năng chỉ đạo hƣớng dẫn và tổ chức thực hiện công tác tài chính trong tồn bộ Chi nhánh theo đúng pháp luật của Nhà nƣớc, cung cấp thơng tin chính xác kịp thời về tình hình tài chính của Chi nhánh khi ban Giám đốc yêu cầu. Ghi chép lên sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày.
- Phịng kinh doanh xuất nhập khẩu có chức năng thu thập các thông tin, nắm bắt nhu cầu thị trƣờng trong và ngoài nuớc. Trực tiếp thực hiện các hợp đồng kinh tế ngoại thƣơng theo đúng chính sách quy định của Nhà nƣớc về luật thƣơng mại và thơng lệ Quốc tế quy định. Tìm hiểu phát triển thị trƣờng để tăng thêm khách hàng và tập trung chú trọng cho nhiệm vụ xuất khẩu.
3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh.
- Chi nhánh rực tiếp kinh doanh các mặt hàng điện tử, điện lạnh, điện gia dụng, xe máy, vật tƣ kim khí, linh kiện phụ tùng, vải sợi may mặc, mỹ phẩm, rau quả, ăn uống giải khát. Công ty đƣợc phép kinh doanh và giới thiệu quảng cáo các mặt hàng trên.
- Tổ chức sản xuất kinh doanh các mặt hàng đã đƣợc đăng ký, trực tiếp kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ các mặt hàng Công ty đƣợc phép kinh doanh.
- Đƣợc tổ chức các dịch vụ sửa chữa, lắp đặt và bảo hành sản phẩm
- Trực tiếp chỉ đạo và điều hành Trung tâm thƣơng mại. Chi nhánh có các cửa hàng lớn nhƣ:
- Cơng ty 20 Bộ Quốc Phịng. - Công ty THHH Thiên Quang. - Công ty may Thăng Long.
- Công ty hỗ trợ phát triển công nghệ TM VITAN. - Công ty thực phẩm Miền Bắc….
Ngồi ra Chi nhánh cịn có mối quan hệ với các đối tác sau: - Trung tâm thƣơng mại Công ty XNK INTIMEX.
- Chi nhánh Công ty công ty công nghệ phẩm Đà Nẵng. - Chi nhánh công ty KAO VN.
- Chi nhánh công ty sƣã VN tại Hà Nội.
II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ CƠNG TÁC KẾ TỐN.
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn.
Do tính chất hoạt động kinh doanh, qui mô hoạt động rộng lớn với các siêu thị, cửa hàng trực thuộc, phịng kế tốn chi nhánh đƣợc xây dựng trên nguyên tắc chung và tổ chức theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán.
Các siêu thị, cửa hàng trực thuộc chi nhánh thực hiện hạch toán và định kỳ gửi về chi nhánh để kiểm tra, hạch toán và tổng hợp số liệu để báo cáo về công ty.
Tại phịng kế tốn chi nhánh thực hiện cơng tác kế tốn phát sinh tại văn phòng bao gồm cả việc kiểm tra số phát sinh ở các cửa hàng trực thuộc.Tổng hợp báo cáo tồn chi nhánh và tính ra lợi nhuận và gửi về phịng kế tốn cơng ty.
Sơ đồ 11: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
* Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán. - Trƣởng phịng kế tốn có trách nhiệm giúp Giám đốc Chi nhánh bố trí mạng lƣới kế tốn từ trung tâm bán hàng chất lƣợng cao đến các cửa hàng trực thuộc của chi nhánh. Kế tốn trƣởng có nhiệm vị tổ chức cơng tác kế tốn theo quy định của Nhà nƣớc. Ghi chép tính tốn báo cáo phản ánh chính xác, trung thực kịp thời các số liệu, trích nộp đúng đủ các khoản nộp cấp trên và Cơng ty. Thanh tốn đúng hạn các khoản tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả theo quy định của Công ty. Lập đầy đủ các báo cáo kế toán thống kê và quyết toán của Chi nhánh về Công ty theo đúng thời hạn quy định. Kế toán trƣởng phải chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc Công ty, Giám đốc Chi nhánh và Nhà nƣớc về cơng tác hạch tốn kế toán của Chi nhánh.
- Phó phịng kế tốn: Chịu trách nhiệm trƣớc kế toán trƣởng và Giám đốc Chi nhánh về các việc đƣợc giao. Trực tiếp chỉ đạo và
Trưởng phịng kế tốn Phó phịng kế toán Kế toán thanh toán ngân hàng Kế toán tiền lƣơng, BH, TSCĐ Kế toán tổng hợp Kế toán kho, quầy công nợ Thủ quỹ
tổng hợp quyết tốn tồn Chi nhánh phụ trách công tác kiểm tra toàn các đơn vị, hƣớng dẫn chế độ hạch tốn trong tồn Chi nhánh và giải quyết các công việc khi kế toán trƣởng đi vắng.
- Kế tốn tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ, số liệu vào sổ cái và lập báo cáo kế toán, cuối kỳ tiến hành xác định kết quả kinh doanh, lập bảng tổng kết tài sản của tồn Chi nhánh.
- Kế tốn thanh tốn ngân hàng: Có nhiệm vụ cân đối tiền gửi Ngân hàng, cân đối kế hoạch mua ngoại tệ, theo dõi tiền vay, tiền gửi, làm thủ tục vay, trả Ngân hàng đúng hạn, đối chiếu với kế toán kho, kế toán bán hàng, phối hợp với thủ quỹ để cân đối tiền mặt, để thu chi có kế hoạch.
- Kế toán tiền lƣơng, bảo hiểm và tài sản cố định: Phòng tổ chức theo dõi và quyết tốn chi phí tiền lƣơng theo quy định, phịng kế tốn nhận quyết tốn từ phịng tổ chức tiến hành tính lƣơng, BHXH, BHYT, KPCĐ. Kế toán có nhiệm vụ ghi chép, phant ánh tổng hợp số liệu về tình hình tăng, giảm tài sản cố định, hàng tháng kế tốn lập bảng trích khấu hao tài sản cố định và tham mƣu cho Chi nhánh trong việc sử dụng tài sản cố định.
- Kế tốn kho, quầy, cơng nợ: Trực tiếp theo dõi sổ sách chi tiết về hàng hoá, tài sản trong kho. Chịu trách nhiệm trƣớc lãnh đạo về hàng tồn kho, giá bán và về công nợ bán hàng đối với khách