II. đặc điểm tổ chức bộ máy và cơng tác kế tốn
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Do tính chất hoạt động kinh doanh, qui mơ hoạt động rộng lớn với các siêu thị, cửa hàng trực thuộc, phịng kế tốn chi nhánh đƣợc xây dựng trên nguyên tắc chung và tổ chức theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán.
Các siêu thị, cửa hàng trực thuộc chi nhánh thực hiện hạch toán và định kỳ gửi về chi nhánh để kiểm tra, hạch toán và tổng hợp số liệu để báo cáo về công ty.
Tại phịng kế tốn chi nhánh thực hiện công tác kế tốn phát sinh tại văn phịng bao gồm cả việc kiểm tra số phát sinh ở các cửa hàng trực thuộc.Tổng hợp báo cáo toàn chi nhánh và tính ra lợi nhuận và gửi về phịng kế tốn cơng ty.
Sơ đồ 11: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
* Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán. - Trƣởng phịng kế tốn có trách nhiệm giúp Giám đốc Chi nhánh bố trí mạng lƣới kế tốn từ trung tâm bán hàng chất lƣợng cao đến các cửa hàng trực thuộc của chi nhánh. Kế tốn trƣởng có nhiệm vị tổ chức cơng tác kế tốn theo quy định của Nhà nƣớc. Ghi chép tính tốn báo cáo phản ánh chính xác, trung thực kịp thời các số liệu, trích nộp đúng đủ các khoản nộp cấp trên và Cơng ty. Thanh tốn đúng hạn các khoản tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả theo quy định của Công ty. Lập đầy đủ các báo cáo kế toán thống kê và quyết toán của Chi nhánh về Công ty theo đúng thời hạn quy định. Kế toán trƣởng phải chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc Công ty, Giám đốc Chi nhánh và Nhà nƣớc về cơng tác hạch tốn kế tốn của Chi nhánh.
- Phó phịng kế tốn: Chịu trách nhiệm trƣớc kế toán trƣởng và Giám đốc Chi nhánh về các việc đƣợc giao. Trực tiếp chỉ đạo và
Trưởng phịng kế tốn Phó phịng kế tốn Kế tốn thanh tốn ngân hàng Kế toán tiền lƣơng, BH, TSCĐ Kế toán tổng hợp Kế tốn kho, quầy cơng nợ Thủ quỹ
tổng hợp quyết tốn tồn Chi nhánh phụ trách công tác kiểm tra toàn các đơn vị, hƣớng dẫn chế độ hạch tốn trong tồn Chi nhánh và giải quyết các cơng việc khi kế tốn trƣởng đi vắng.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ, số liệu vào sổ cái và lập báo cáo kế toán, cuối kỳ tiến hành xác định kết quả kinh doanh, lập bảng tổng kết tài sản của toàn Chi nhánh.
- Kế tốn thanh tốn ngân hàng: Có nhiệm vụ cân đối tiền gửi Ngân hàng, cân đối kế hoạch mua ngoại tệ, theo dõi tiền vay, tiền gửi, làm thủ tục vay, trả Ngân hàng đúng hạn, đối chiếu với kế toán kho, kế toán bán hàng, phối hợp với thủ quỹ để cân đối tiền mặt, để thu chi có kế hoạch.
- Kế toán tiền lƣơng, bảo hiểm và tài sản cố định: Phòng tổ chức theo dõi và quyết tốn chi phí tiền lƣơng theo quy định, phịng kế toán nhận quyết toán từ phòng tổ chức tiến hành tính lƣơng, BHXH, BHYT, KPCĐ. Kế tốn có nhiệm vụ ghi chép, phant ánh tổng hợp số liệu về tình hình tăng, giảm tài sản cố định, hàng tháng kế tốn lập bảng trích khấu hao tài sản cố định và tham mƣu cho Chi nhánh trong việc sử dụng tài sản cố định.
- Kế tốn kho, quầy, cơng nợ: Trực tiếp theo dõi sổ sách chi tiết về hàng hoá, tài sản trong kho. Chịu trách nhiệm trƣớc lãnh đạo về hàng tồn kho, giá bán và về công nợ bán hàng đối với khách hàng cối mỗi ngày, đôn đốc đối chiếu công nợ của các quầy, các cửa hàng.
- Thủ quỹ: Quản lý và bảo quản tiền mặt tại quỹ. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.