1. Trƣớc khi kiểm kê
Thủ trƣởng đơn vị phải thành lập ban kiểm kê, kế tốn phải hồn thành việc ghi sổ tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, tiến hành khóa sổ đúng việc ghi sổ tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, tiến hành khóa sổ đúng thời điểm kiểm kê. Nhân viên quản lý tài sản cần sắp xếp lại tài sản theo từng loại, có trật tự ngăn nắp để kiểm kê đƣợc thuận tiện nhanh chóng.
1.2. Lập kế hoạch kiểm kê : khi bắt đầu chuẩn bị quá trình kiểm kê, phải lập
trƣớc kế hoạch và phải đƣợc cấp trên phê duyệt kế hoạch mới tiến hành thực hiện. hiện.
1.3. Cập nhật thông tin sản phẩm từ kế toán
Rà soát lại tất cả các mặt hàng: Những mặt hàng cận date, hàng lỗi, hàng
hỏng cần phải đƣợc thanh lý hoặc vứt bỏ để việc kiểm kê đƣợc tiến hành thuận lợi, nhanh chóng hơn. thuận lợi, nhanh chóng hơn.
Phân định khu vực kiểm kê: Đối với các nhà bán lẻ lớn và chuyên nghiệp, kho
hàng của họ thƣờng đƣợc phân vùng và đánh ký hiệu. Mỗi một mặt hàng khi đƣa vào kho đều đƣợc dán tem nhãn và quản lý bằng phần mềm. Để kiểm kê đƣa vào kho đều đƣợc dán tem nhãn và quản lý bằng phần mềm. Để kiểm kê mặt hàng nào, chỉ cần tra cứu số mã vạch của mặt hàng đó là có thể biết đƣợc số lƣợng cũng nhƣ vị trí để hàng trong kho. Nếu cửa hàng của bạn ở quy mô vừa và nhỏ, có thể vẽ sơ đồ cửa hàng và xác định vị trí từng loại hàng trên giấy. Điều này sẽ giúp bạn tránh đƣợc việc bỏ sót hàng hóa khi kiểm kê.
Kiểm tra số lượng hàng hóa: Trƣớc khi chính thức kiểm kê cửa hàng, bạn hãy
yêu cầu nhân viên tự kiểm đếm số lƣợng mỗi loại hàng trong kho cũng nhƣ ngoài cửa hàng. Các nhà bán lẻ thƣờng sử dụng phiếu kiểm kê gồm mã hàng, ngoài cửa hàng. Các nhà bán lẻ thƣờng sử dụng phiếu kiểm kê gồm mã hàng, tên hàng, số lƣợng dán trên mỗi thùng hàng. Những siêu thị lớn thƣờng yêu cầu nhân viên thực hiện công việc này trƣớc từ 2-3 ngày. Khi hàng hóa đƣợc lấy ra trƣng bày, nhân viên sẽ trừ số lƣợng trên phiếu kiểm kê.
Thông báo cho nhà cung cấp và khách hàng: Thông thƣờng để kết quả kiểm
kê đƣợc chính xác, tất cả hoạt động mua, bán của doanh nghiệp bán lẻ sẽ phải dừng lại trong một thời gian nhất định tùy thuộc vào quy mô cửa hàng. Bạn dừng lại trong một thời gian nhất định tùy thuộc vào quy mô cửa hàng. Bạn hãy thông báo trƣớc cho khách hàng và nhà cung cấp, tránh ảnh hƣởng tới uy tín của mình.
2. Trong khi kiểm kê
2.1. Thực hiện kiểm kê: Tùy theo đối tƣợng mà cần có phƣơng pháp tiến hành
kiểm kê phù hợp.
+ Kiểm kê hiện vật (hàng hóa, vật tƣ, thành phẩm, tài sản cố định), tiền
mặt và các chứng khốn, ấn chỉ có giá trị nhƣ tiền: nhân viên kiểm kê tiến hành cân, đo, đong, đếm tại chỗ có sự chứng kiến của ngƣời chịu trách nhiệm hành cân, đo, đong, đếm tại chỗ có sự chứng kiến của ngƣời chịu trách nhiệm quản lý số hiện vật, tiền mặt chứng khốn đó. Riêng đối với kiểm kê hiện vật, cần tiến hành theo một trình tự định trƣớc để tránh kiểm kê trùng lặp hoặc thiếu sót. Ngồi việc cân, đo, đong, đếm số lƣợng còn cần quan tâm đánh giá chất lƣợng hiện vật, phát hiện những trƣờng hợp tài sản, vật tƣ hƣ hỏng, kém chất lƣợng, mất phẩm chất.
+ Kiểm kê tiền gởi ngân hàng, tài sản trong thanh tốn: nhân viên kiểm
vị, có quan hệ thanh tốn. Đối chiếu trƣớc hết là số dƣ (số cịn lại ở thời điểm kiểm kê) ở sổ sách hai bên. Nếu phát sinh chênh lệch thì phải đối chiếu từng kiểm kê) ở sổ sách hai bên. Nếu phát sinh chênh lệch thì phải đối chiếu từng khoản để tìm nguyên nhân và điều chỉnh sửa sai cho khớp đúng số liệu ở hai bên.
2.2. Ghi biên bản kiểm kê
Khi thực hiện kiểm kê, phải có thƣ ký ghi chép số liệu, và tất cả quá trình kiểm kê phải đƣợc lập thành biên bản, sau khi kết thúc kiểm kê tất cả trình kiểm kê phải đƣợc lập thành biên bản, sau khi kết thúc kiểm kê tất cả nhân viên tham gia phải ký tên xác nhận.
3. Sau khi kiểm kê
3.1. Lập báo cáo kết quả kiểm kê
Kết quả kiểm kê đƣợc phản ánh trên các biên bản, có chữ ký của nhân viên kiểm kê và nhân viên quản lý tài sản đúng mẫu phiếu kiểm kê quy định. viên kiểm kê và nhân viên quản lý tài sản đúng mẫu phiếu kiểm kê quy định.
Các biên bản, báo cáo trên đƣợc gửi cho phịng kế tốn để đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ sách kế tốn. Tồn bộ kết quả kiểm kê, kết quả quả kiểm kê với số liệu trên sổ sách kế tốn. Tồn bộ kết quả kiểm kê, kết quả đối chiếu, tức là các khoản chênh lệch giữa kết quả kiểm kê và số liệu trên sổ sách nếu có, đƣợc báo cáo với thủ trƣởng đơn vị. Các cấp lãnh đạo sẽ quyết định cách xử lý từng trƣờng hợp cụ thể.
3.2. Đối chiếu kết quả kiểm kê
Sau khi kiểm kê, tiến hành đối chiếu lại số liệu trên sổ sách với số liệu thực tế đƣợc ghi chép trong quá trình kiểm kê.Các biên bản xác nhận số chênh thực tế đƣợc ghi chép trong quá trình kiểm kê.Các biên bản xác nhận số chênh lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế so với số liệu trên sổ sách và các quyết định xử lý đầy đủ thủ tục theo quy định là những chửng từ kế toán hợp lệ kế toán căn cứ vào đó để phản ánh vào sồ sách.
Nếu có chênh lệch, ngƣời chịu trách nhiệm về tồn kho cần phải giải trình về chênh lệch này. Thông thƣờng, chênh lệch sẽ do các nguyên nhân sau: trình về chênh lệch này. Thơng thƣờng, chênh lệch sẽ do các nguyên nhân sau:
Chênh lệch thừa: Do làm báo cáo hàng ngày sai, bán hàng nhƣng
không quét mã vạch hay ghi sổ, do nhập hàng mà không nhập vào hệ thống, hàng khuyến mại tặng kèm tách ra bán riêng…… hàng khuyến mại tặng kèm tách ra bán riêng……
Chênh lệch thiếu: Do thất thoát hàng, do hao hụt khi chuyển vị trí…
Cho dù là nguyên nhân gì đi chăng nữa, ngƣời chịu trách nhiệm về tồn kho phải giải trình nguyên nhân dẫn đến chênh lệch. phải giải trình nguyên nhân dẫn đến chênh lệch.