- Nhân tố nhà quản trị
1. Nội dung cơ bản của phân tích cơng việc Khái niệm
1.1. Khái niệm
Trƣớc hết ta cần có khái niệm về cơng việc. Công việc bao gồm một số cơng tác cụ thể phải hồn thành nếu một tổ chức muốn đạt đƣợc các mục tiêu của mình. Cơng việc có thể địi hỏi một số cơng tác cụ thể do một ngƣời thực hiện, chẳng hạn nhƣ cơng việc của tổng giám đốc; hoặc địi hỏi một số công tác của hàng chục, hàng trăm ngƣời làm nhƣ trƣờng hợp công tác vận hành máy dệt trong một xí nghiệp dệt lớn.
Để nghiên cứu và hồn thiện việc bố trí cơng việc tại các vị trí cơng tác trong tổ chức, các nhà quản trị nhân sự thƣờng sử dụng một cơng cụ rất hữu hiệu đó là phân tích cơng việc. Nói cách khác, phân tích cơng việc là một tiến trình
33 nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết mà ngƣời cơng nhân cấn phải có để thực hiện tốt cơng việc đó.
Mục đích của phân tích cơng việc là trả lời các câu hỏi sau đây: (1). Nhân viên thực hiện những cơng tác gì?
(2). Khi nào cơng việc đƣợc hồn tất? (3). Công việc đƣợc thực hiện ở đâu?
(4). Cơng nhân thực hiện cơng việc đó nhƣ thế nào? (5). Tại sao phải thực hiện cơng việc đó?
(6). Để thực hiện cơng việc đó cần phải hội đủ tiêu chuẩn trình độ nào? Phân tích cơng việc cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một cơng việc nào đó; mối tƣơng quan của cơng việc đó với các cơng việc khác; những kiến thức và kỹ năng cần thiết của ngƣời thực hiện cơng việc đó, các điều kiện làm việc cần thoả mãn để thực hiện cơng việc đó có hiệu quả. Để làm điều này, các nhà quản trị cần thu thập, phân tích và ghi chép lại các yếu tố liên quan đến cơng việc đúng nhƣ nó đang hiện hữu trong thực tế, chứ khơng phải đi mơ tả cơng việc đó nên nhƣ thế nào. Việc xác định công việc nhƣ thế nào là nhiệm vụ đƣợc giao cho các chuyên gia thiết kế cơng việc, họ có thể là kỹ sƣ cơng nghệ hoặc các nhà phân tích phƣơng pháp. Phân tích cơng việc thƣờng đƣợc tiến hành sau khi công việc đã đƣợc thiết kế, ngƣời công nhân đã đƣợc đào tạo và công việc cũng đã từng đƣợc thực hiện hồn chính.
Phân tích cơng việc đƣợc thực hiện trong ba trƣờng hợp sau đây:
(1). Khi tổ chức đƣợc thành lập và chƣơng trình phân tích cơng việc đƣợc tiến hành lần đầu tiên.
(2). Khi cần có thêm một số cơng việc mới.
(3). Khi các công việc phải thay đổi do hậu quả của khoa học kỹ thuật mới, các phƣơng pháp, thủ tục hoặc hệ thống mới.
1.2. Thơng tin để thực hiện phân tích cơng việc
Thơng tin về các yếu tố của điều kiện làm việc nhƣ điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lƣơng bổng, khen thƣởng, tầm quan trọng của công việc trong doanh nghiệp, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động, sự cố
34 gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lƣợng trong q trình gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lƣợng trong q trình làm việc…..
Thơng tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc nhƣ các phƣơng pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức phối hợp hoạt động với các nhân viên khác, cách thức thu thập xử lý các loại số liệu và cách thức làm việc với các loại máy móc, trang bị kỹ thuật.
Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện cơng việc cần có nhƣ trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện cơng việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện cơng việc…..
Thơng tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc nhƣ số lƣợng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và các tính năng tác dụng của các trang bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc.
Thông tin về các tiêu chuẩn mẩu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc
1.3. Ý nghĩa của phân tích cơng việc
- Phân tích các đặc điểm kỹ thuật của công việc và chỉ ra loại nhân công cần thiết để thực hiện công việc một cách hoàn hảo.
- Định hƣớng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và hồn thiện việc bố trí nhân viên. Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chƣơng trình đào tạo. Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên.
- Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc làm cơ sở cho việc xác định hệ thống tiền lƣơng và mức thù lao cần thiết cho mỗi công việc.
- Qua mô tả công việc có thể chỉ ra đƣợc những yếu tố có hại cho sức khoẻ và an toàn của ngƣời lao động. Nếu những yếu tố có hại này khơng thể khắc phục đƣợc thì cần thiết phải thiết kế lại cơng việc để loại trừ chúng.
Tóm lại: Khơng biết phân tích cơng việc, nhà quản trị sẽ khơng thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp; không thể đánh giá đựơc chính xác yêu cầu của các cơng việc đó, do đó, khơng thể trả lƣơng, kích thích họ kịp thời, chính xác.
35 Phân tích cơng việc là công cụ khá hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh Phân tích cơng việc là công cụ khá hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Hình 2.1. Lợi ích của phân tích cơng việc
1.4. Tiến trình phân tích cơng việc
Thành phần tham gia phân tích cơng việc tối thiểu phải có nhà phân tích, cơng nhân, và cấp quản trị trực tiếp nhƣ quản đốc hay trƣởng phòng. Trong các tổ chức lớn, thƣờng có một hay nhiều nhà phân tích, nhƣng đối với cơ quan nhỏ thì cấp quản đốc chịu trách nhiệm việc phân tích này. Các cơng ty thiếu chuyên viên có thể nhờ các chuyên viên tƣ vấn ở bên ngoài giúp.
Trƣớc khi thực hiện phân tích cơng việc, nhà phân tích phải nghiên cứu kỹ các công việc bằng cách xem lại sơ đồ tổ chức, nói chuyện với cá nhân quen thuộc cơng việc đó. Trƣớc khi bắt đầu, các quản đốc hay trƣởng phòng nên giới thiệu chuyên viên phân tích với cơng nhân, và giải thích lý do của phân tích cơng việc. Mặc dầu thái độ của cơng nhân khơng ảnh hƣởng gì nhiều đến nhà phân tích, nhƣng nhà phân tích phải cố gắng tạo sự tin tƣởng và hỗ tƣơng từ phía cơng nhân. Thất bại trong việc này có thể dẫn đến sự trì trệ trong cơng việc.
36 Nội dung, trình tự thực hiện phân tích cơng việc thƣờng khơng giống nhau Nội dung, trình tự thực hiện phân tích cơng việc thƣờng khơng giống nhau trong các doanh nghiệp. Theo Dessler, q trình thực hiện phân tích cơng việc gồm 6 bƣớc đây:
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thơng tin phân tích cơng việc và các
loại thơng tin nào để từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin chủ yếu nhất. Thơng thƣờng, để có thể xây dựng đƣợc bản mơ tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc chính xác, nhà phân tích cần thu thập đƣợc các loại thông tin sau đây:
(1) Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc nhƣ: điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lƣơng bổng, khen thƣởng, tầm quan trọng của công việc trong doanh nghiệp, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lƣợng trong quá trình làm việc...
(2) Thơng tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc nhƣ các phƣơng pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức phối hợp hoạt động với các nhân viên khác, cách thức thu thập, xử lý các loại số liệu và cách thức làm việc với các loại máy móc, trang bị kỹ thuật.
(3) Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện cơng việc cần có nhƣ trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc...
(4) Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc nhƣ số lƣợng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và tính năng tác dụng của các trang bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc.
(5) Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc.
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản trên cơ sở của sơ đồ tổ chức, các
văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng, quyền hạn của cơng ty, phịng ban, phân xƣởng, sơ đồ quy trình cơng nghệ và bản mơ tả cơng việc cụ thể nếu có.
37
Bước 3: Chọn lựa vị trí đặc trƣng và những điểm then chốt để thục hiện
phân tích cơng việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong khi phân tích các cơng việc nhất là khi các cơng việc tƣơng tự nhƣ nhau.
Bước 4: Áp dụng các phƣơng pháp khác nhau để thu thập các thơng tin
phân tích cơng việc. Tùy u cầu cụ thể về độ chính xác, khả năng nguồn tài chính thời gian mà có thể lựa chọn một hoặc nhiều phƣơng pháp thu thập thông tin sau đây: Quan sát trực tiếp, bấm giờ, chụp ảnh ngày làm việc, phỏng vấn, bản câu hỏi...Thông dụng nhất hiện nay là phƣơng pháp phỏng vấn và dùng bản câu hỏi.
Bước 5: Kiểm tra xác minh lại tính chính xác của các thơng tin bằng cách
phối hợp kiểm tra từ nhiều nguồn tin khác nhau và thông báo thông tin phản hồi lại cho cơng nhân để điều chỉnh kết quả lại cho chính xác.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản mô tả chi tiêt tiêu chuẩn
công việc.