3. Kỹ năng quảnlý hồ sơ
3.4. Phương pháp lưu trữ hồ sơ
3.4.1. Lưu theo vần, mẫu tự
Sử dụng cho hồ sơ tên:
- Hồ sơ cá nhân: bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng. Bên ngồi ghi tên và một số thơng tin cơ bản khác. Bên trong mỗi hồ sơ, sắp xếp các tư liệu theo ngày tháng từ gần nhất đến xa nhất.
- Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tư liệu theo vần mẫu tự để dễ truy tìm các tư liệu.
- Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục, hãy phân loại theo từng giai đoạn.
- Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên: đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt.
- Hồ sơ theo chủ đề:
+ Tên chủ đề cần đặt cụ thể,
+ Không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung
+ Sử dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tư, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng có thể tạo lập trên máy tính).
+ Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho mỗi tiêu đề chính.
+ Cần có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ sơ khơng có trong chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm.
- Hồ sơ theo địa danh:
+ Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ đề.
+ Cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ truy tìm (nên dùng máy tính).
3.4.2. Lưu theo số, mã số
- Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số.
- Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như là một dạng mã số), ví dụ: 7- 25-30.
- Hệ thống lưu trữ bằng mã số: sử dụng kết hợp chữ và số, trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó.
3.4.3. Phương tiện và thiết bị lưu trữ
Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phịng, tủ kệ mở (khơng cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an tồn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay, thiết bị bánh xe,
Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim,… – Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp „out‟
Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ trợ tìm kiếm nào, thì việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào cơng tác này là rất quan trọng trong thời đại ngày nay, mà phổ biến nhất hiện nay là máy vi tính cá nhân.
3.4.4. Cách sắp xếp hồ sơ
3.4.4.1. Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian
Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi các tài liệu đã được đánh số.
Phương pháp này có thể thực hiện theo nhiều cách. Có thể có một hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái,nó giúp loại trừ những sai sót vì người ta khơng có thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc.
Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu khơng cịn dùng đến nữa.
Những thuận lợi:
+ Nó có thề dễ dàng mở rộng;
+ Nó mang lại một sự bảo mật nào đó;
+ Nó cho phép nhận diện hiệu quả các đề mục; + Số hồ sơ cũng có thể cung cấp một số tham chiếu. Các bất lợi là:
+ Chi phí để chuẩn bị một chỉ mục và thời gian để thực hiện điều đó; + Nếu các chữ số trong các số tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ mà không may thay, điều này rất dễ xảy ra.
3.4.4.2. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian
Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào đó, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh.
Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ.
Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với nột trong những phương pháp phân loại khác. Do đó, là điều phổ biến khi hồ sơ được lưu trữ theo thứ tự chữ cái và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ.
Thuận lợi:hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian nhiều nhất vì các hồ sơ có thể được lưu trữ ngẫu nhiên vì việc truy cập tìm kiếm có thể tự động nếu địa chỉ là chính xác,ví dụ: như là biết tên file.
Nhược điểm: phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong việc bảo quản dữ liệu và không giữ được trong thời gian quá lâu.
Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia. Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống kê. Một khi đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được chia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn. Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này.
Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia.
Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống kê. Một khi đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được chia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn. Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này.
Thuận lợi: là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó khơng cần chỉ mục, dường như đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng kiểm sốt xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không.
Các bất lợi của phương pháp này bao gồm: nếu có những tên thơng dụng, có thể trùng nhau.
3.4.4.4. Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề:
Đây là một biến thể của phương pháp phân loại theo thứ tự chữ cái, trong đó các tài liệu được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề chủ đề, ví dụ như bảo hiểm hoặc bất động sản. Trong nhóm chủ yếu sẽ có những phân loại nhóm nhỏ hơn.
Thuận lợi: Phương pháp phân loại theo chủ đề dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng. Nó cũng mang lại một phương pháp hữu ích khi các chủ đề được xác định rõ ràng và khi người ta đã quen thuộc với nó thì việc truy cập sẽ dễ dàng hơn.
Khó khăn:
+ Có thể có vấn đề phải thiết lập đủ những phân loại thích hợp, thường địi hỏi rất nhiều tham chiếu qua lại và đơi khi cần có một chỉ mục phức tạp.
+ Thường khi kiểu phân loại này được dùng thì sẽ hình thành một hồ sơ lớn chứa các mục linh tinh với rất nhiều đề tài trong đó, trong khi trong một hệ thống lưu trữ tốt thì một hồ sơ chỉ chứa đựng những đề tài có liên quan. Điều này dường như do sự miễn cưỡng mở một hồ sơ riêng biệt cho từng chủ đề trong hồ sơ linh tinh.
3.4.4.5. Sắp xếp hồ sơ theo địa lý
Khi dùng phương pháp địa lý, các hồ sơ được sắp xếp theo các địa điểm như quận, thành phố… cho phân loại chủ yếu. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự.
Phương pháp địa lý đôi khi được gọi là sắp xếp theo địa điểm. Điều này là dễ hiểu vì ý niệm của nó đơn giản và người sử dụng khơng sớm thì muộn cũng sẽ quen thuộc với những khu vực địa lý có liên quan.
Thuận lợi: nó cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà không gây cản trở cho nhau; dễ hiểu và truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm. Bất lợi: là người sử dụng cần phải có một hiểu biết nào đó về khu vực địa lý có liên quan, đặc biệt khi có một số tên nơi chốn tương tự; phải biết nơi chốn của một thông tin; và phương pháp này cần được một chỉ mục hỗ trợ.
Hệ thống địa danh cũng rất có ích trong các hoạt động như nghiên cứu thị trường quảng cáo trực tiếp bằng thư từ bưu điện và dự báo thời tiết.
TÓM TẮT CHƢƠNG
Trong chương này đã đề cập một cách có hệ thống những kiến thức chung về hồ sơ, vai trò của hồ sơ trong quản lý văn phịng, các cơng việc quản lý hồ sơ qua đó giúp người học đánh giá và sắp xếp một cách có hệ thống các bước lập hồ sơ và các yêu cầu đối với việc lập hồ sơ là vô cùng cần thiết đối với nhân viên quản trị văn phòng.
Trong cơ quan, đơn vị nếu cơng văn giấy tờ trong q trình giải quyết và sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại khoa học theo từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, bộ phận sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hồn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết cơng việc có căn cứ xác đáng và kịp thời.
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH Câu 1: Anh/Chị hãy trình bày khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ?
Câu 2: Anh/Chị hãy trình bày vị trí, tác dụng, u cầu của việc lập hồ sơ? Câu 3: Anh/Chị hãy trình bày phương pháp lập hồ sơ cơng việc?
Câu 4: Anh/Chị hãy trình bày việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan? Câu 5: Anh/Chị hãy trình những quy định và trách nhiệm quản lý hồ sơ? Bài tập thực hành 1: Áp dụng phương pháp lập hồ sơ anh chị hãy lập hồ
sơ, phân loại và xử lý hồ sơ bất kỳ.
Bài tập thực hành 2: Thực hành các công việc quản lý hồ sơ trong cơ
quan hành chính nhà nước (phân loại hồ sơ, đánh giá hồ sơ, bảo quản hồ sơ).
CHƢƠNG 3: KỸ NĂNG XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH