CHƢƠNG 5 : KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
1. Khái niệm, vai trò và loại nhóm
1.1. Khái niệm kỹ năng làm việc nhóm (1, 2)
- Nhóm là tập hợp các thành viên có số lượng từ hai người trở lên, có giao tiếp trực diện, có kỹ năng bổ sung cho nhau, có sự chia sẻ mối quan tâm hoặc mục đích chung. Nhóm là một tập hợp những người có vai trị và trách nhiệm rõ ràng, có quy tắc chung chi phối lẫn nhau, thường xuyên tương tác với nhau và cùng nỗ lực để đạt được mục tiêu chung của cả nhóm.
- Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng tương tác giữa các thành viên trong một nhóm nhằm phát triển tiềm năng, năng lực của tất cả các thành viên và thúc đẩy hiệu quả cơng việc.
1.2. Vai trị kỹ năng làm việc nhóm
Trong xu thế làm việc thời đại 4.0, người ta thường chú trọng đến tính sức mạnh tập thể thay vì chỉ đơn lẻ từng cá nhân. Do đó, kỹ năng làm việc nhóm ra đời và là yêu cầu bắt buộc đối với mọi người. Kỹ năng này mang lại những lợi ích tuyệt vời như sau:
Giảm tải khối lƣợng công việc để tăng hiệu quả
Đây là vai trò quan trọng cũng là yếu tố tiên quyết của kỹ năng làm việc nhóm. Vai trò này là hiển nhiên, bởi khi làm việc tập thể thì khối lượng cơng việc sẽ được chia nhỏ cho nhiều người, từ đó áp lực cơng việc sẽ được giảm hơn rất nhiều. Các thành viên trong nhóm cũng không bị căng thẳng hay quá áp lực trước một công việc, dự án quá lớn.
Và cũng nhờ có nhiều ý kiến đóng góp từ các thành viên trong nhóm, mà sự sáng tạo, tư duy ý tưởng được đẩy mạnh hơn. Nhờ vậy, tính hiệu quả cũng được nâng cao hơn rất nhiều. Thực tế đã chứng minh, làm việc nhóm bao giờ cũng mang lại kết quả tốt hơn là làm việc cá nhân, đặc biệt là đối với những công việc mà tầm cỡ lớn.
Bổ sung khiếm khuyết giữa các thành viên
Vai trò của kỹ năng làm việc nhóm tiếp theo đó chính là bổ sung khiếm khuyết giữa các thành viên cho nhau. Cụ thể, trong quá trình làm việc, các thành viên sẽ đưa ra ý kiến của mình và các thành viên khác lắng nghe và đánh giá. Thông qua sự đánh giá, nhận xét, thành viên đó sẽ biết được mình đang sai, đang thiếu sót ở điểm nào để khắc phục và sửa chữa. Từ đó, hiệu quả làm việc của bản thân và nhóm sẽ tăng cao hơn.
Phát huy tốt tiềm năng của từng ngƣời
Trong q trình làm việc nhóm, các thành viên sẽ cùng nhau chia sẻ trách nhiệm, hỗ trợ lẫn nhau để cùng nhau phát triển tài năng. Sau một quá trình làm việc, chắc chắn từng thành viên sẽ biết được tiềm năng đang ngủ quên của mình là gì để đánh thức.
Bên cạnh đó, sự phối hợp ăn ý giữa các thành viên sẽ tạo ra được nhiều giá trị mang tính sức mạnh và bền vững, nó sẽ hiệu quả hơn rất nhiều so với việc chỉ tận dụng điểm mạnh của từng người.
Truyền cảm hứng
Đây chính là vai trị của kỹ năng làm việc nhóm đã được chứng minh rõ nét nhất. Điều này nó được thể hiện thơng qua các ý tưởng sáng tạo, cảm hứng từ những cuộc thảo luận, qua đó các thành viên sẽ tự động tạo được cảm hứng làm việc cho chính mình.
Hiểu một cách đơn giản, nếu một cá nhân có ý tưởng hay thì nó chỉ như viên ngọc thơ chưa được mài giũa. Nhưng thơng qua q trình làm việc nhóm, với sự tác động của nhiều thành viên khác, viên ngọc sẽ được mãi giũa để trở nên sáng đẹp hơn.
Nếu bạn đóng vai trị là trưởng nhóm của cả đội thì bạn phải biết truyền cảm hứng cho những người cịn lại trong nhóm, biết cách tạo cảm hứng sáng tạo.
1.3. Phân loại nhóm
Có hai hình thức phân loại nhóm gồm: Nhóm chính thức và nhóm khơng chính thức:
- Nhóm chính thức là nhóm có tổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ rõ ràng, thường tập hợp những người cùng chung chun mơn hoặc có chun mơn gần gũi nhau, tồn tại trong thời gian dài.
- Nhóm khơng chính thức thường được hình thành theo những yêu cầu nhiệm vụ đột xuất, có thể là tập hợp của những người có chuyên môn không giống nhau và ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Nhóm khơng chính thức có nhiệm vụ giải quyết nhanh một hoặc một số vấn đề trong thời gian ngắn.
Đa số các tổ chức đều xuất hiện cả nhóm chính thức và nhóm khơng chính thức.
1.4. Ngun tắc làm việc nhóm
Bên cạnh việc nắm vững vai trò của kỹ năng làm việc nhóm thì việc nắm được những ngun tắc khi làm việc nhóm cũng hết sức quan trọng. Cụ thể, bao gồm những nguyên tắc “xương máu” sau đây:
- Lắng nghe ngƣời khác: Làm việc nhóm là làm việc chung giữa nhiều
thành viên với nhau, do đó cần có sự lắng nghe và hợp tác. Khi một thành viên đưa ra ý kiến nhưng các thành viên khác phớt lờ thì có nghĩa buổi thảo luận đó hồn tồn thất bại.
- Hỗ trợ và tôn trọng lẫn nhau: Để nâng cao hiệu quả làm việc nhóm thì
bắt buộc các thành viên phải có sự hỗ trợ và tơn trọng lẫn nhau. Khi một thành viên trong nhóm gặp khó khăn thì các thành viên khác cần có sự hỗ trợ và giúp
đỡ. Ngược lại, mỗi cá nhân cũng cần có sự tơn trọng đối với ngun tắc làm việc của nhóm, những ý kiến chung trong q trình thảo luận.
- Có tinh thần trách nhiệm: Tính trách nhiệm của từng thành viên sẽ tạo
nên tính trách nhiệm chung cho cả nhóm. Do đó, trong q trình làm việc, bắt buộc các thành viên phải phát huy tinh thần trách nhiệm của mình, hồn thành tốt nhiệm vụ được giao, có tinh thần tự giác và chịu trách nhiệm.
- Gắn kết và thẳng thắn: Làm việc nhóm mà đơn lẻ, khơng có tính hợp
tác thì sẽ hồn tồn thất bại, do đó nguyên tắc khi làm việc nhóm đó là sự gắn kết. Tuyệt đối khơng được để tình cảm cá nhân xen vào cơng việc. Yếu tố thẳng thắn cũng rất quan trọng, thẳng thắn trong việc đưa ra ý kiến và thẳng thắn trong việc nhận trách nhiệm.
- Vô tƣ, ngay thẳng: Làm việc nhóm là ln đặt sự ích kỷ cá nhân lên
đầu, thường xuyên tỵ nạnh về khối lượng công việc với các thành viên trong nhóm thì sẽ dễ dẫn đến mâu thuẫn, va chạm, làm ảnh hưởng đến khơng khí và kết quả làm việc chung của cả nhóm.