CHƢƠNG 5 : KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
4. Các khó khăn và yếutố tạo nên hiệu quả trong làm việc nhóm
4.1. Các khó khăn trong q trình làm việc nhóm
Khi một thành viên hoạt động trong nhóm, điều quan trọng là họ phải hiểu những gì cần đạt được trong phần việc họ đảm nhận và tổng quan công việc chung.
Trong trường hợp họ khơng quan tâm, khơng hiểu rõ nhiệm vụ mình cần làm thì sẽ dẫn đến sự kém hiệu quả do thiếu tập trung. Hay nghiêm trọng hơn là việc thực hiện những tác vụ không phù hợp với các mục tiêu lớn hơn của dự án.
Có vấn đề trong niềm tin giữa các thành viên
Thiết lập niềm tin giữa các thành viên là điều quan trọng đối với năng suất của nhóm. Niềm tin cho phép nhân viên yêu cầu hỗ trợ, đề nghị giúp đỡ hay phối hợp cùng những người khác.
Giữa các thành viên có niềm tin với sẽ giúp mọi người trong nhóm giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả hơn. Trái lại, nếu cịn tồn tại những vấn đề về niềm tin, hiệu quả và năng suất làm việc sẽ bị giảm đi đáng kể.
Có những mâu thuẫn trong t nh cách của các thành viên
Các cá nhân đều có sở thích và tính cách riêng, và đơi khi điều này có thể dẫn đến tình huống mà hai nhân viên có xu hướng bất đồng. Việc có mâu thuẫn trong tính cách giữa các thành viên là một trong những khó khăn khi làm việc nhóm. Điều này có thể dẫn đến tinh thần chung giảm sút hoặc sự kém hợp tác khi làm việc giữa các thành viên.
Việc chia s thông tin không đƣợc công bằng giữa các thành viên
Trong công việc, sự chia sẻ thông tin liên quan đến dự án giúp các nhóm thành cơng. Vì vậy, khi một hoặc nhiều nhân viên giữ thơng tin tránh xa đồng nghiệp, điều đó có thể gây bất lợi cho hiệu suất của nhóm.
Khi một nhân viên hoạt động với thơng tin khơng đầy đủ, họ có thể bỏ lỡ cơ hội đạt hiệu quả tốt hoặc thực hiện công việc không cần thiết. Dẫn đến những khó khăn khi làm việc nhóm khơng được giải quyết.
Thiếu giao tiếp giữa các thành viên
Giao tiếp cởi mở giúp mọi nhân viên biết được đồng nghiệp của họ mong đợi điều gì cũng như đồng nghiệp mong đợi điều gì ở họ.
Điều này nâng cao độ tin cậy chung của nhóm, tăng năng suất trong nhiều hoạt động. Nếu thiếu giao tiếp giữa các thành viên, hiệu quả công việc sẽ giảm sút.
Giảm tƣơng tác giữa các thành viên với nhau và với công việc
Những thành viên có cảm giác gắn kết với cơng việc nhóm sẽ có nhiều khả năng tạo ra kết quả tích cực hơn.
Sự gắn bó giúp nhân viên duy trì sự tập trung và nhiệt tình, điều này có thể làm tăng cả số lượng và chất lượng đầu ra của họ. Khi một người mất kết nối với một dự án, điều đó có thể dẫn đến giảm năng suất. Đây là khó khăn khi làm việc nhóm rất thường thấy.
Số lƣợng thành viên lớn là khó khăn khi làm việc nhóm
Mặc dù bạn thường có thể mong đợi một đội nhiều thành viên hơn sẽ tạo ra nhiều kết quả hơn. Nhưng số lượng thành viên viên của bạn phát triển quá lớn so với hoạt động chung, kết quả là có thể dẫn đến giảm hiệu quả tổng thể.
Cạnh tranh không lành mạnh trong làm việc nhóm
Mặc dù một số cạnh tranh trong các thành viên trong nhóm có thể có lợi. Đây là một cách khuyến khích nhau làm việc tốt nhất. Tuy nhiên, ngược lại sẽ có một số nhân viên có thể quá cạnh tranh.
Khi các thành viên cạnh tranh q mức, họ có thể ít giao tiếp hoặc ít giúp đỡ lẫn nhau. Nó có thể làm tăng khả năng xảy ra sai lầm hoặc các thành viên trong nhóm khơng chia sẽ các thơng tin cần thiết cho nhau.
Mục tiêu đối lập là khó khăn khi làm việc nhóm
Điều quan trọng trong làm việc nhóm là giữ cho các thành viên làm việc hướng tới một sản phẩm cuối cùng thống nhất để duy trì cả tinh thần và tính nhất qn. Khi các nhân viên theo đuổi các mục tiêu đối lập với nhau, nó có thể dẫn đến cơng việc khơng tương thích hoặc thậm chí là mâu thuẫn.
Làm việc trong sự cô lập
Một hoặc vài thành viên có xu hướng làm việc q độc lập, khơng phối hợp và kém liên kết với những thành viên khác. Điều này có thể sẽ kéo tinh thần của cả nhóm đi xuống. Đây là một trong những khó khăn khi làm việc nhóm cần tránh khi làm việc nhóm. Ngồi ra, xu hướng làm việc trong sự cơ lập cũng có
thể khiến các thành viên này rơi vào trạng thái ôm đồm hoặc bị đùn đẩy công việc từ thành viên khác.
Thiếu nhận thức về bản thân
Một cá nhân có nhận thức khơng về bản thân có thể gây ra khó khăn khi làm việc nhóm. Điển hình cho khó khăn này là có một thành viên quá tự tin hoặc quá tự ti về bản thân. Dẫn đến mong muốn trong công việc của họ bị sai lệch. Điều này tạo nên sự kém hiệu quả trong công việc.
Với một số người nhận thức chưa đúng về bản thân, chính họ cũng sẽ có những khó khăn gặp phải khi làm việc nhóm. Điển hình là sự mất cân bằng giữa khả năng của bạn thân và các tác vụ của công việc. 4.2. Các yếu tố tạo nên hiệu
quả trong làm việc nhóm (1, 2)
Nhóm làm việc hiệu quả phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, có yếu tố chủ quan (Yếu tố bên trong), có yếu tố khách quan (Yếu tố bên ngồi).
- Yếu tố nội tại: Là yếu tố có tính chủ quan, bao gồm trình độ và sự hợp tác của các thành viên, sự tuân thủ những quy chế làm việc nhóm của các thành viên, khả năng điều hành của trưởng nhóm, mục tiêu của nhóm, điểm mạnh và điểm yếu của nhóm…
- Yếu tố ngoại tại: Bao gồm bối cảnh làm việc, môi trường và điều kiện làm việc, quy mơ nhóm, sự đánh giá của tổ chức đối với kết quả làm việc của nhóm, những thuận lợi và khó khăn từ yếu tố khách quan đối với cơng việc của nhóm.
5. Các kỹ năng cần có để làm việc nhóm hiệu quả
5.1. Đối với các cá nhân
Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các
thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng (hay xây dựng) ý kiến giữa các thành viên. Thực hiện kỹ năng lắng nghe trong nhóm làm việc gắn liền với sự quan tâm tới vấn đề nhóm cần giải quyết. Lắng nghe không chỉ tiếp nhận ý kiến mà cịn thanh lọc, phân tích và lựa chọn ý kiến. Cần thể hiện thái độ khi lắng nghe bằng cử chỉ, ánh mắt và tư thế. Khi người trình bày ý kiến cảm nhận được cử tọa đang chú ý sẽ cảm thấy tự tin và phấn khích hơn; Cần thể hiện thái độ lắng nghe với sự quan tâm thực sự.
- Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể nhận
biết mức độ tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đề cho các thành viên khác của họ. Nguyên tắc chất vấn phải trên tinh thần tôn trọng đối tác, giàu thiện chí; khơng chất vấn quá dài; không chất vấn bằng thái độ gay gắt; mội dung chất vấn cần rõ ràng, không mơ hồ.
- Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã
đưa ra. Khả năng thuyết phục rất quan trọng trong trường hợp có những ý kiến khác nhau khi giải quyết vấn đề của nhóm. Sức thuyết phục khơng chỉ ở ngơn ngữ, cử chỉ, hành vi mà cịn cả ở sự chân thành, thân thiện.
- Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tơn trọng ý kiến của những
người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực. Tơn trọng cũng là một hình thức khích lệ để nhóm làm việc hiệu quả.
- Trợ giúp: Các thành viên trong nhóm phải biết giúp đỡ nhau và biết cách tiếp nhận sự giúp đỡ; Sự trợ giúp làm tăng cường khả năng của các cá nhân, tạo mối liên kết giữa các thành viên trong nhóm.
- Phối hợp: Thiếu khả năng phối hợp nhóm sẽ rời rạc, mục tiêu làm việc
nhóm sẽ khơng thể thực hiện. Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra. Phối hợp cần đồng bộ và nhất quán.
5.2. Đối với tổ chức nhóm
5.2.1. Kỹ năng giải quyết xung đột (1, 2)
Xung đột là vấn đề thường xảy ra trong các nhóm làm việc. Cách giải quyết xung đột tốt nhất là tất cả các thành viên đều “gặp nhau ở điểm giữa”. Chia sẻ và thơng cảm với nhau vì một mục tiêu chung, khơng tìm cách xốy sâu vào điểm khác biệt. Các cách giải quyết xung đột:
Áp đảo
Né tránh
Nhường nhịn
Hợp tác.
5.2.2. Kỹ năng tổ chức cuộc họp nhóm
Chuẩn bị cho cuộc họp: Xác định nội dung và mục tiêu cần đạt được
góp ý kiến như thế nào? Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào? Mong đợi những gì từ mỗi thành viên? Chuẩn bị những điều kiện cần thiết để tiến hành cuộc họp như: địa điểm, thời gian, các phương tiện, công cụ cần thiết phục vụ cho cuộc họp (nếu cần); chuẩn bị kế hoạch triển khai cuộc họp
Triển khai cuộc họp: Để tạo khơng khí hợp tác trong cuộc họp, tốt nhất nên có bước giới thiệu các thành viên của cuộc họp với nhau.
5.2.3. Kỹ năng lập kế hoạch
5 yếu tố để hoạch định công việc:
Why (Tại sao?): Tại sao cần làm việc này? Chúng ta cần hiểu mục đích của từng nhiệm vụ hay cơng việc là gì để có động lực thực hiện.
What (Làm gì?): Cần phải làm gì để đạt được mục tiêu? Chúng ta phải xem xét, cân nhắc, lựa chọn cách thức thực hiện hiệu quả để đạt được mục tiêu
Who (Ai?) : Ai sẽ là người thực hiện những công việc này? Ai là người chịu trách nhiệm? có thể tìm nguồn hỗ trợ từ người khác khơng?
When (Khi nào?): bắt đầu, kết thúc, trong khoảng bao lâu cơng việc sẽ hồn thành?
Where (Ở đâu?): Công việc được thực hiện ở đâu? Hoặc chúng ta có thể tìm nguồn hỗ trợ ở đâu?
5.2.4. Kỹ năng tổ chức công việc
Xác định quy trình, khối lượng cơng việc và phân cơng lao động
+ Xác định quy trình: Quy trình là một chuỗi các hoạt động đều đặn hay liên tục được thực hiện theo một trình tự nhất định nhằm đạt được hiệu quả công việc. Hay nói một cách đơn giản, quy trình là trình tự các bước cần phải thực hiện lần lượt nhằm giải quyết công việc một cách hiệu quả.
+ Xác định khối lượng công việc và phân công lao động: thông thường được tiến hành bởi người lãnh đạo nhóm, những người am hiểu về cơng việc và có khả năng giao phó cơng việc cho các nhóm viên.
Kiểm tra, đánh giá
+ Kiểm tra là quá trình xem xét lại các hoạt động đang diễn ra, đối chiếu với mục tiêu, xác định những việc còn lại
để thấy được hiệu quả của nhóm trong q trình hồn thành mục tiêu chung.
5.2.5. Kỹ năng điều hành cuộc họp-thảo luận (1, 2)
Một cuộc họp - thảo luận được coi là thành công khi đáp ứng được các yếu tố sau: Đạt được mục tiêu; Bầu khơng khí thoải mái, tích cực, cởi mở, dân chủ. Tránh khơng khí ngột ngạt, bức bối, gượng gạo, bóng bẩy, khách sáo, dè bỉu; Sự thỏa mãn của nhóm viên: vì đã thu nhận được một cái gì đó như thơng tin, kiến thức, sự chia sẻ, sự trao đổi, đóng góp,…; Đúng giờ.
Tiến hành các bước trong cuộc họp-thảo luận
Bước 1: Chuẩn bị: Xác định nội dung: mục đích, chuẩn bị dữ kiện và tư
liệu; xác định khung cảnh (địa điểm, vật dụng xung quanh): bố trí chỗ ngồi thuận lợi và trang bị những vật dụng cần thiết.; Thời gian: xác định chính xác giờ bắt đầu và giờ kết thúc
Bước 2: Bắt đầu cuộc họp: Giới thiệu và làm quen các thành viên, Tạo
bầu khơng khí vui vẻ, thân thiện, Thống nhất mục đích và cách thức làm việc.
Bước 3: Điều hành cuộc họp
+ Lần lượt đưa ra từng chủ đề quan trọng để các thành viên thảo luận + Người lãnh đạo nhóm phải biết cách đặt vấn đề, đưa ra nhiều câu hỏi, khích lệ sự tích cực đóng góp ý kiến.
+ Sau khi ra quyết định cuối cùng, cần chắc chắn rằng tất cả các nhóm viên đã nắm rõ, nhất trí và cam kết chấp hành đúng như quyết định cuối cùng.
+ Kết thúc cuộc họp: Đánh giá về kết quả cuộc họp, các vấn đề đã được giải quyết và vấn đề cịn tồn đọng.
TĨM TẮT CHƢƠNG
Trong giai đoạn hiện nay, xu hướng làm việc nhóm đang được khuyến khích ở hầu hết các lĩnh vực, xuất phát từ quan niệm “trí tuệ tập thể bao giờ cũng sáng suốt hơn trí tuệ của mỗi cá nhân”. Người ta coi các nhóm làm việc là nhân tố cơ bản tạo nên hiệu quả của vốn nhân lực trong một tổ chức. Nhưng làm thế nào để có kỹ năng làm việc nhóm thành thục nhằm phát huy triệt để khả năng của mỗi cá nhân và sự phối hợp khi hoạt động trên mọi phương diện
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH
Câu 1: Làm việc nhóm là gì? Hãy phân tích vai trị của làm việc nhóm. Câu 2: Hãy cho biết một số điều cần lưu ý khi làm việc nhóm.
Câu 3: Phân tích các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm.
Câu 4: Cho biết các khó khăn trong q trình làm việc nhóm, từ đó đưa ra
các giải pháp khắc phục.
Câu 5: Làm rõ các kỹ năng cần có để làm việc nhóm hiệu quả.
Bài tập thực hành 1: Vận dụng những kiến thức về kỹ năng làm việc
nhóm, anh (chị) hãy:
Xây dựng kế hoạch làm việc cho một nhóm nhỏ;
Nêu yêu cầu, nhiệm vụ và quy chế làm việc nhóm;
Tổ chức triển khai theo kế hoạch làm việc nhóm (Có sử dụng các phương pháp làm việc nhóm đã được giới thiệu);
Trình bày kết quả làm việc của nhóm;
Đánh giá và rút kinh nghiệm hoạt động nhóm.
Bài tập thực hành 2: Đang họp nhóm bỗng xuất hiện mâu thuẩn/xung
đột giữa các thành viên, là một người trưởng nhóm anh (chị) sẽ giải quyết như thế nào? Sắm vai tình huống nêu trên và xử lý. Sắm vai người lãnh đạo nhóm, anh (chị) hãy điều hành tổ chức cuộc họp lấy ý kiến về tổ chức hoạt động hội trại ngày 26/03 hay 20/10 tại đơn vị nơi anh (chị) đang công tác.
Bài tập thực hành 3: Thực hành kỹ năng điều hành buổi họp nhóm làm
sao khuyến khích động viên mọi người cùng tham gia vào quá trình hoạt động nhóm (khuyến khích sự tham gia/ kể chuyện/ chia sẽ kinh nghiệm/ động viên/ khen ngợi/ thống nhất quyết định chung)
Bài tập thực hành 4: Ứng dụng một số trò chơi: Xây tháp (Trò chơi này
khuyến khích nhóm sáng tạo những gì có thể để xây được một tòa tháp cao nhất); đánh thức con rồng (trị này khuyến khích nhóm sử dụng trí tưởng tượng của mình để giải quyết một vấn đề giả tưởng); xây cầu (hoạt động dạy nhóm cách giao tiếp rõ ràng và hiệu quả đồng thời giúp nhóm giải quyết vấn đề một cách sáng tạo),….
1. Wikipedia Bách khoa toàn thư. Khái niệm mục tiêu Website Wikipedia Tiếng Việt.
2. Viện Doanh Trí Văn Hiến. Kỹ năng thiết lập mục tiêu và tạo động lực cho bản thân. Trường Đại học Văn Hiến, TP. Hồ Chí Minh 2014.
3. Ngơ Minh Duy. Chương 6: Ý chí và hành động ý chí. Tâm lý học đại cương: NXB Trường ĐHSP Tp HCM; 2018.
4. Kynang.edu.vn. Kỹ năng giao tiếp: kynang.edu.vn/ky-nang- mem/ky-nang-giao-tiep.
5. Hoàng Phước Thịnh. Chuẩn bị trước khi phỏng vấn. Kỹ năng xin việc: NXB Đại học An Giang; 2007.
6. timviec365.vn. Những câu hỏi thường gặp: timviec365.vn/cau-hoi- tuyen-dung.
7. Quách Tuấn Khanh. Kỹ năng thuyết trình: NXB Trẻ, TP. HCM; 2015. 8. Nguyễn Hoàng Khắc Hiếu. Kỹ năng thuyết trình ấn tượng và nghệ thuật nói trước đám đơng: NXB Trường ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh; 2015.