CHƢƠNG 5 : KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
5. Các kỹ năng cần có để làm việc nhóm hiệu quả
5.2. Đối với tổchức nhóm
5.2.1. Kỹ năng giải quyết xung đột (1, 2)
Xung đột là vấn đề thường xảy ra trong các nhóm làm việc. Cách giải quyết xung đột tốt nhất là tất cả các thành viên đều “gặp nhau ở điểm giữa”. Chia sẻ và thơng cảm với nhau vì một mục tiêu chung, khơng tìm cách xốy sâu vào điểm khác biệt. Các cách giải quyết xung đột:
Áp đảo
Né tránh
Nhường nhịn
Hợp tác.
5.2.2. Kỹ năng tổ chức cuộc họp nhóm
Chuẩn bị cho cuộc họp: Xác định nội dung và mục tiêu cần đạt được
góp ý kiến như thế nào? Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào? Mong đợi những gì từ mỗi thành viên? Chuẩn bị những điều kiện cần thiết để tiến hành cuộc họp như: địa điểm, thời gian, các phương tiện, công cụ cần thiết phục vụ cho cuộc họp (nếu cần); chuẩn bị kế hoạch triển khai cuộc họp
Triển khai cuộc họp: Để tạo khơng khí hợp tác trong cuộc họp, tốt nhất nên có bước giới thiệu các thành viên của cuộc họp với nhau.
5.2.3. Kỹ năng lập kế hoạch
5 yếu tố để hoạch định công việc:
Why (Tại sao?): Tại sao cần làm việc này? Chúng ta cần hiểu mục đích của từng nhiệm vụ hay cơng việc là gì để có động lực thực hiện.
What (Làm gì?): Cần phải làm gì để đạt được mục tiêu? Chúng ta phải xem xét, cân nhắc, lựa chọn cách thức thực hiện hiệu quả để đạt được mục tiêu
Who (Ai?) : Ai sẽ là người thực hiện những công việc này? Ai là người chịu trách nhiệm? có thể tìm nguồn hỗ trợ từ người khác khơng?
When (Khi nào?): bắt đầu, kết thúc, trong khoảng bao lâu cơng việc sẽ hồn thành?
Where (Ở đâu?): Công việc được thực hiện ở đâu? Hoặc chúng ta có thể tìm nguồn hỗ trợ ở đâu?
5.2.4. Kỹ năng tổ chức công việc
Xác định quy trình, khối lượng cơng việc và phân cơng lao động
+ Xác định quy trình: Quy trình là một chuỗi các hoạt động đều đặn hay liên tục được thực hiện theo một trình tự nhất định nhằm đạt được hiệu quả công việc. Hay nói một cách đơn giản, quy trình là trình tự các bước cần phải thực hiện lần lượt nhằm giải quyết công việc một cách hiệu quả.
+ Xác định khối lượng công việc và phân công lao động: thông thường được tiến hành bởi người lãnh đạo nhóm, những người am hiểu về cơng việc và có khả năng giao phó cơng việc cho các nhóm viên.
Kiểm tra, đánh giá
+ Kiểm tra là quá trình xem xét lại các hoạt động đang diễn ra, đối chiếu với mục tiêu, xác định những việc còn lại
để thấy được hiệu quả của nhóm trong q trình hồn thành mục tiêu chung.
5.2.5. Kỹ năng điều hành cuộc họp-thảo luận (1, 2)
Một cuộc họp - thảo luận được coi là thành công khi đáp ứng được các yếu tố sau: Đạt được mục tiêu; Bầu khơng khí thoải mái, tích cực, cởi mở, dân chủ. Tránh khơng khí ngột ngạt, bức bối, gượng gạo, bóng bẩy, khách sáo, dè bỉu; Sự thỏa mãn của nhóm viên: vì đã thu nhận được một cái gì đó như thơng tin, kiến thức, sự chia sẻ, sự trao đổi, đóng góp,…; Đúng giờ.
Tiến hành các bước trong cuộc họp-thảo luận
Bước 1: Chuẩn bị: Xác định nội dung: mục đích, chuẩn bị dữ kiện và tư
liệu; xác định khung cảnh (địa điểm, vật dụng xung quanh): bố trí chỗ ngồi thuận lợi và trang bị những vật dụng cần thiết.; Thời gian: xác định chính xác giờ bắt đầu và giờ kết thúc
Bước 2: Bắt đầu cuộc họp: Giới thiệu và làm quen các thành viên, Tạo
bầu khơng khí vui vẻ, thân thiện, Thống nhất mục đích và cách thức làm việc.
Bước 3: Điều hành cuộc họp
+ Lần lượt đưa ra từng chủ đề quan trọng để các thành viên thảo luận + Người lãnh đạo nhóm phải biết cách đặt vấn đề, đưa ra nhiều câu hỏi, khích lệ sự tích cực đóng góp ý kiến.
+ Sau khi ra quyết định cuối cùng, cần chắc chắn rằng tất cả các nhóm viên đã nắm rõ, nhất trí và cam kết chấp hành đúng như quyết định cuối cùng.
+ Kết thúc cuộc họp: Đánh giá về kết quả cuộc họp, các vấn đề đã được giải quyết và vấn đề cịn tồn đọng.
TĨM TẮT CHƢƠNG
Trong giai đoạn hiện nay, xu hướng làm việc nhóm đang được khuyến khích ở hầu hết các lĩnh vực, xuất phát từ quan niệm “trí tuệ tập thể bao giờ cũng sáng suốt hơn trí tuệ của mỗi cá nhân”. Người ta coi các nhóm làm việc là nhân tố cơ bản tạo nên hiệu quả của vốn nhân lực trong một tổ chức. Nhưng làm thế nào để có kỹ năng làm việc nhóm thành thục nhằm phát huy triệt để khả năng của mỗi cá nhân và sự phối hợp khi hoạt động trên mọi phương diện
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH
Câu 1: Làm việc nhóm là gì? Hãy phân tích vai trị của làm việc nhóm. Câu 2: Hãy cho biết một số điều cần lưu ý khi làm việc nhóm.
Câu 3: Phân tích các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm.
Câu 4: Cho biết các khó khăn trong q trình làm việc nhóm, từ đó đưa ra
các giải pháp khắc phục.
Câu 5: Làm rõ các kỹ năng cần có để làm việc nhóm hiệu quả.
Bài tập thực hành 1: Vận dụng những kiến thức về kỹ năng làm việc
nhóm, anh (chị) hãy:
Xây dựng kế hoạch làm việc cho một nhóm nhỏ;
Nêu yêu cầu, nhiệm vụ và quy chế làm việc nhóm;
Tổ chức triển khai theo kế hoạch làm việc nhóm (Có sử dụng các phương pháp làm việc nhóm đã được giới thiệu);
Trình bày kết quả làm việc của nhóm;
Đánh giá và rút kinh nghiệm hoạt động nhóm.
Bài tập thực hành 2: Đang họp nhóm bỗng xuất hiện mâu thuẩn/xung
đột giữa các thành viên, là một người trưởng nhóm anh (chị) sẽ giải quyết như thế nào? Sắm vai tình huống nêu trên và xử lý. Sắm vai người lãnh đạo nhóm, anh (chị) hãy điều hành tổ chức cuộc họp lấy ý kiến về tổ chức hoạt động hội trại ngày 26/03 hay 20/10 tại đơn vị nơi anh (chị) đang công tác.
Bài tập thực hành 3: Thực hành kỹ năng điều hành buổi họp nhóm làm
sao khuyến khích động viên mọi người cùng tham gia vào quá trình hoạt động nhóm (khuyến khích sự tham gia/ kể chuyện/ chia sẽ kinh nghiệm/ động viên/ khen ngợi/ thống nhất quyết định chung)
Bài tập thực hành 4: Ứng dụng một số trò chơi: Xây tháp (Trò chơi này
khuyến khích nhóm sáng tạo những gì có thể để xây được một tòa tháp cao nhất); đánh thức con rồng (trị này khuyến khích nhóm sử dụng trí tưởng tượng của mình để giải quyết một vấn đề giả tưởng); xây cầu (hoạt động dạy nhóm cách giao tiếp rõ ràng và hiệu quả đồng thời giúp nhóm giải quyết vấn đề một cách sáng tạo),….
1. Wikipedia Bách khoa toàn thư. Khái niệm mục tiêu Website Wikipedia Tiếng Việt.
2. Viện Doanh Trí Văn Hiến. Kỹ năng thiết lập mục tiêu và tạo động lực cho bản thân. Trường Đại học Văn Hiến, TP. Hồ Chí Minh 2014.
3. Ngơ Minh Duy. Chương 6: Ý chí và hành động ý chí. Tâm lý học đại cương: NXB Trường ĐHSP Tp HCM; 2018.
4. Kynang.edu.vn. Kỹ năng giao tiếp: kynang.edu.vn/ky-nang- mem/ky-nang-giao-tiep.
5. Hoàng Phước Thịnh. Chuẩn bị trước khi phỏng vấn. Kỹ năng xin việc: NXB Đại học An Giang; 2007.
6. timviec365.vn. Những câu hỏi thường gặp: timviec365.vn/cau-hoi- tuyen-dung.
7. Quách Tuấn Khanh. Kỹ năng thuyết trình: NXB Trẻ, TP. HCM; 2015. 8. Nguyễn Hoàng Khắc Hiếu. Kỹ năng thuyết trình ấn tượng và nghệ thuật nói trước đám đơng: NXB Trường ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh; 2015.
9. Hồng Gia Huy. Kỹ năng trong quản lý: NXB Thống kê; 1999. 10. Hibino S NG. Tư duy đột phá: NXB Trẻ; 2009.
11. Torihara T. Kỹ năng tư duy hiệu quả trong công việc: NXB Thế giới; 2017.
PHỤ LỤC. ĐÁP ÁN/HƢỚNG DẪN TRẢ LỜI CÂU HỎI
CHƢƠNG 1. KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG Câu 1: Phân tích bản chất và vai trò của giao tiếp trong quản trị văn
phòng?
Người học tham khảo mục 1.2 giáo trình trang 9-10.
Câu 2: Trình bày tầm quan trọng của lắng nghe và phân tích nguyên tắc
giao tiếp.
Người học tham khảo mục 1.3 giáo trình trang 12-14.
Câu 3: Kỹ năng thuyết phục là gì? Để thuyết phục trong giao tiếp cần chú
ý đến đặc điểm nào?
Người học tham khảo mục 3 giáo trình trang 16-18.
Câu 4: Trình bày các bước của triển khai thuyết trình hiệu quả?
Người học tham khảo mục 3.2 giáo trình trang 17-19.
Câu 5: Hãy phân tích các ngun tắc giao tiếp trong văn phịng? Nguyên
tắc nào là quan trọng nhất, tại sao?
Người học tham khảo mục 1.3 giáo trình trang 12-13. Đưa ra quan điểm cá nhân cho nguyên tắc quan trọng nhất, giải thích.
Bài tập thực hành 1: Thực hiện 1 bài thuyết trình theo chủ đề tự chọn.
Người học thực hiện theo các bước sau: - Lựa chọn chủ đề
- Mở đầu - Thân bài
- Kết bài – đưa ra thông điệp bài học
Bài tập thực hành 2: Thực hiện giao tiếp giữa các nhóm với nhau về chủ
đề giới thiệu bản thân, giới thiệu về cuốn sách hay, về người quan trọng nhất... Người học làm việc nhóm, thực hiện giao tiếp về các chủ đề
Trao đổi qua lại chú ý nổi bậc nội dung Tác phong: nghiêm túc, mạnh dạn, tự tin
Bài tập thực hành 3: Hãy thuyết phục bạn trai/ bạn gái khi có đề xuất
sống thử, hút thuốc, chơi game vào tối khuya,... Thuyết phục sếp của bạn khi điều chuyển công việc lên huyện,...
Người học làm việc nhóm
Lựa chọn chủ đề cần thuyết phục
Đưa ra các lập luận chặt chẽ, thuyết phục được đối phương
Tác phong: nghiêm túc, mạnh dạn, tự tin, thuyết phục được người nghe.
CHƢƠNG 2. KỸ NĂNG LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Câu 1: Anh/Chị hãy trình bày khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ?
Người học tham khảo mục 1.1, 1.2 giáo trình trang 21,22.
Câu 2: Anh/Chị hãy trình bày vị trí, tác dụng, u cầu của việc lập hồ sơ?
Người học tham khảo mục 2.2 giáo trình trang 23-25.
Câu 3: Anh/Chị hãy trình bày phương pháp lập hồ sơ cơng việc?
Người học tham khảo mục 2.3 giáo trình trang 25-26.
Câu 4: Anh/Chị hãy trình bày phương pháp lưu trữ hồ sơ?
Người học tham khảo mục 3.4 giáo trình trang 30-34.
Bài tập thực hành 1: Áp dụng phương pháp lập hồ sơ anh chị hãy lập hồ
sơ, phân loại và xử lý hồ sơ bất kỳ.
Áp dụng các bước lập hồ sơ cụ thể: - Bước 1. Mở hồ sơ
- Bước 2. Thu thập, cập nhật văn bản tài liệu hình thành trong q trình theo dõi giải quyết cơng việc
- Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ
Lưu ý: Thơng thường có các cách xử lý hồ sơ như sau: + Theo thứ tự thời gian
+ Theo số văn bản
+ Sắp xếp theo vần chữ cái
Bài tập thực hành 2: Thực hành các công việc quản lý hồ sơ trong cơ
quan hành chính nhà nước (phân loại hồ sơ, đánh giá hồ sơ, bảo quản hồ sơ). - Phân loại hồ sơ
- Đánh giá giá trị tài liệu hồ sơ - Lưu theo vần, mẫu tự
- Lưu theo mã số, số
- Cách sắp sếp: theo thời gian, theo chủ đề, theo địa lý.
Bài tập thực hành 3: Thực hành sắp xếp hồ sơ học tập, hồ sơ tại khoa.
Yêu cầu: sắp xếp khoa học, cụ thể, dể quan sát, theo dõi
- Sắp xếp Hồ sơ theo chủ đề:
+ Tên chủ đề cần đặt cụ thể,
+ Không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung
+ Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề
+ Sử dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tư, thẻ
hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng có thể tạo lập trên máy tính).
+ Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho mỗi tiêu
đề chính.
+ Cần có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ sơ khơng có
trong chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm.
CHƢƠNG 3. KỸ NĂNG XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CƠNG TÁC, LỊCH LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ QUẢN
LÝ THỜI GIAN CỦA CÁ NHÂN
Câu hỏi 1: Anh/Chị hiểu như thế nào là một chương trình, kế hoạch, lịch
làm việc chất lượng?
Người học tham khảo mục 1.1 giáo trình trang 35-36.
Câu hỏi 2: Anh/Chị hãy kể tên những chương trình, kế hoạch, lịch làm
việc trong cơ quan anh/chị?
Liệt kê các chương trình, kế hoạch, lịch làm việc cụ thể. Mỗi tiêu chí 3-5 yêu cầu.
Câu hỏi 3: Anh/Chị hãy phân loại chương trình? Kế hoạch cơng tác
Chương trình phân loại theo cấp lãnh đạo và theo thời gian
Kế hoạch công tác được phân theo thời gian dự kiến, theo phạm vi tác động, theo lĩnh vực hoạt động
Lịch làm việc phân theo chủ thể hoạt động và phân theo thời gian.
Câu hỏi 4: Theo anh/chị làm như thế nào để có được một chương trình,
kế hoạch, lịch làm việc chất lượng?
Để có được một chương trình, kế hoạch, lịch làm việc chất lượng cần: - Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan: giúp việc xây dựng nội dung chương trình, kế hoạch cơng tác khơng bị trái thẩm quyền.
- Căn cứ vào chủ trương chung của cấp trên: đó là các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước trong từng thời kỳ.
- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch cơng tác được giao hoặc yêu cầu của cơ quan quản lý cấp trên đối với hoạt động của tổ chức.
- Căn cứ vào đề nghị của các cơ quan, đơn vị cấp dưới.
- Căn cứ vào quy mơ, tính chất và u cầu thực tiễn cơng việc: đặc điểm tình hình chung của cơ quan trên tất cả các lĩnh vực công tác. Trong đó, chú ý tới cơng tác tồn đọng từ thời gian trước chuyển sang.
- Căn cứ vào điều kiện, nguồn lực và khả năng của cơ quan, tổ chức: kinh phí; phương tiện làm việc; quỹ thời gian; nhân lực (số lượng và trình độ cán bộ) có trong khoảng thời gian thực hiện chương trình, kế hoạch.
Câu hỏi 5: Anh/Chị hãy nhận xét, đánh giá về những chương trình, kế
hoạch, lịch làm việc trong cơ quan của mình?
Quan sát, tiềm hiểu và đưa ra nhận xét đánh giá cụ thể, khách quan.
BÀI TẬP THỰC HÀNH
Bài tập 1: Anh/chị hãy xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị,
văn phòng phẩm của cơ quan, đơn vị trong một năm?
Làm việc nhóm lập kế hoạch cụ thể: các danh mục thiết bị văn phịng cần thiết, phân cơng nhiệm vụ cụ thể, khảo sát giá, làm đề xuất .
Bài tập thực hành 2: Anh/chị hãy phân tích và bình luận bố cục bản kế
hoạch, lịch làm việc do giảng viên đưa ra?
Quy trình lập kế hoạch cơng tác Quy trình lập kế hoạch gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch. Đây là giai đoạn tìm kiếm thơng tin, nắm bắt cơ hội.
Bước 2: Xác định mục tiêu - Cần phải xác định cụ thể và chính xác.
Bước 3: Phân tích nguồn lực - Xác định sự hỗ trợ từ cấp trên (chủ trương, chính sách, quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước); - Phân tích khả năng của cơ quan, tổ chức về thời gian, kinh phí, nhân lực, phương tiện... - Phân tích các yếu tố khách quan khác: điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội, môi trường...
Bước 4: Xây dựng phương án hành động Xây dựng hệ thống các hoạt động để thực hiện các mục tiêu.
Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế hoạch và đưa vào thực hiện.
Bài tập thực hành 3: Anh chị hãy tổ chức công việc và quản lý thời gian
cá nhân
Người học cần:
- Lập kế hoạch công tác
- Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên