1.7.1 Tổ chức khai báo mã hoá ban đầu.
Hàng hoá trong DNTM thường đa dạng về chủng loại, mẫu mã, biến động thường xuyên. Do đó yêu cầu đặt ra là phải chia ra từng loại, từng nhóm, từng danh điểm hàng hố để quản lý. Với yêu cầu này đòi hỏi phải mã hoá đối tượng kế toán là hàng hố đến từng danh điểm. Vì vậy danh mục hàng hố được chi tiết đến từng danh điểm và khi kết hợp với TK hàng hoá (TK 156) sẽ tạo ra hệ thống sổ chi tiết từng vật tư, hàng hoá. Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm hàng hoá và để tăng tính tự động hố, có thể đặt
Luận văn tốt nghiệp Khoa kế tốn – Học viện Tài chính
sẵn mức thuế suất thuế GTGT của từng hàng hoá ở phần danh mục. Với hàng hoá khi nhập kho và xuất kho phải ghi rõ tên kho bảo quản, lưu trữ và đó là cơ sở kiểm tra số lượng tồn kho của từng hàng hoá. Đặc biệt là trong điều kiện kế tốn máy thì việc kế tốn chi tiết hàng hố tại kho và phịng kế tốn rất thuận tiện nhất là theo phương pháp ghi thẻ song song khi mà phòng kế tốn và ở kho có máy tính nối mạng.
Với nghiệp vụ nhập hàng hoá cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí được tính vào giá vốn hàng nhập kho. Trường hợp nhập cùng một phiếu nhiều loại hàng hoá, hệ thống cũng cho phép nhập cùng nhưng phải nhập cùng kho. Nếu phát sinh chi phí thu mua, cần phải phân bổ chi phí cho từng lần nhập hàng hố nhập kho để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho.
Đối với các nghiệp vụ xuất hàng hố thì chương trình phải tự động tính được giá vốn xuất kho. Theo quy định, giá vốn của hàng hố xuất kho có thể tính bằng một trong các phương pháp: Thực tế đích danh, Bình qn gia quyền, Nhập trước xuất trước.
Đối với hàng hố xuất bán ngồi, việc phản ánh doanh thu còn phải phản ánh giá vốn hàng xuất bán. Nhưng nếu DN sử dụng pp tính giá HTK là bình qn gia quyền thì cuối kỳ thực hiện thao tác xác định giá vốn.
Như vậy đối với phần hành kế tốn hàng hố chương trình kế tốn phải theo dõi cho từng lần nhập, đông thời cho biết số lượng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn của hàng hố xuất để phản ánh bút toán giá vốn cùng với các bút tốn khác. Các sổ báo cáo có thể xem như sổ chi tiết, bảng kê nhập xuất tồn, bảng tồn kho hàng hoá theo kho… Với việc áp dụng phần mềm có thể cho phép kế toán biết số lượng tồn kho của từng hàng hoá theo từng kho ở bất cứ thời điểm nào.
Luận văn tốt nghiệp Khoa kế tốn – Học viện Tài chính
1.7.2 Nhập số liệu theo từng loại chứng từ.
Các loại chứng từ có thể gặp: Hố đơn GTGT, (HĐ bán hàng đối với DN áp dụng nộp thuế theo phương pháp trực tiếp), Phiếu NK, XK…
Màn hình nhập liệu của phần mềm MISA:
Công tác kế tốn tại Cơng ty Cổ Phần Thương mại Trường Xn Việt Nam được tự động hóa bằng phần mềm kế tốn Misa SME.NET 2015 do Cơng ty Cổ Phần Misa cung cấp. MISA SME.NET 2015 là phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm được thiết kế từ nhiều phân hệ độc lập, tích hợp với nhau tạo thành một hệ thống quản trị tài chính chặt chẽ, tích hợp hàng loạt những tính năng ưu việt, tự động hóa tất cả các nghiệp vụ kế tốn, dữ liệu tài chính được cập nhật từng giây, là cơng cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong cơng tác hạch tốn kế tốn.
Luận văn tốt nghiệp Khoa kế tốn – Học viện Tài chính
Theo hình thức Chứng từ ghi sổ, một này có rất nhiều hoạt động nên kế toán tổng hợp trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để tiện cho việc theo dõi, sau đó chỉ cần tổng hợp số liệu tổng hợp và ghi trên phần mềm.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ.
1.7.3 Kết chuyển xác định giá vốn.
Cuối tháng kế toán dùng phần mềm kết chuyển giá vốn.