Tất cả các thông tin, dữ liệu thu thập được phải được phân loại để có hình thức, biện pháp lưu trữ, bảo quản, bảo vệ phù hợp, bảo đảm an toàn. Việc lưu trữ, bảo quản phải tuân theo quy định của pháp luật về lưu trữ, các quy định, quy trình, quy phạm và quy chuẩn kỹ thuật chuyên ngành.
Thơng tin, dữ liệu về nhà ở và thị trường bất động sản phải được chuyển sang dạng số và lưu trữ theo quy định, quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật để đảm bảo an toàn, thuận tiện trong việc quản lý, truy nhập, tìm kiếm thơng tin.
- Lưu trữ thông tin bất động sản cần lưu trữ một cách có hệ thống, có tổ chức dưới dạng tệp dữ liệu lưu trữ trên các hệ thống tin học, các thiết bị lưu trữ, vật mang tin…
Các thiết bị lưu trữ bao gồm: tập file hồ sơ dự án, khách hàng, các tập tài liệu lưu văn phòng. Dạng lưu trữ này chủ yếu lưu trữ cho các thông tin cơ bản của các dự án, các thông số thiết kế của dự án, của bất động sản đã được phê duyệt.
Lưu trữ thông tin bất động sản bằng hệ thống tin học. Các thông tin bất động sản sau khi thu thập, được phân loại sẽ xếp vào các tệp thông tin khác nhau. Sau đó được lưu trữ trong ổ riêng trong máy tính. Các tệp này sẽ có chế độ bảo mật nhất định. Quyền xem và sửa chữa được quy định cụ thể. Chính điều này sẽ đảm bảo về tính bảo mật và chính xác cho thơng tin lưu trữ.
Một số hệ thống lưu trữ thông tin về bất động sản và khách hàng mà các công ty bất động sản cũng như nhà môi giới thường sử dụng là: trello, crm,…
Trello là một công cụ để phối hợp công việc hiệu quả giúp cho mọi người trong team chỉ cần nhìn qua là biết được có những đầu việc nào, ai đang làm gì, và làm đến giai đoạn nào rồi. Trello là một cơng cụ Freemium, tức là bạn có thể xài miễn phí cho đến khi cần những tích năng nâng cao và đặc biệt chỉ có bản trả tiền mới có thì bạn mới phải trả. Trello có thể sử dụng cho nhiều thứ khác nhau chứ không đơn thuần chỉ là quản lý dự án thông thường.
Card: là 1 thẻ thơng tin có Title, Description dùng để lưu trữ cơng việc. Một Card có thể dùng để ghi task (cơng việc), feature (tính năng sản phẩm), question (câu hỏi), note (ghi chú), … tùy cách người sử dụng. Mỗi card sẽ có checklist để bạn chia những thông tin đầu việc nhỏ hơn. Mỗi card có thể được comment, attach hình ảnh trên đó để dùng cho việc trao đổi giữa các thành viên
List: là 1 danh sách tổng hợp các card thuộc chung 1 tình trạng hoặc 1 tính chất khác nhau. Ví dụ: List Doing bao gồm những card đang được thực hiện. List Done chứa những card đã hoàn thành.
Board: là 1 bảng thường tương đương với 1 project hoặc 1 mảng công việc. Trong 1 board có thể có nhiều List để chia tình trạng của những đầu việc của project đó cho tiện theo dõi.
Organization: là tổng hợp những ban và thành viên của 1 công ty. CRM Quản lý quan hệ khách hàng hay CRM (tiếng Anh: Customer
relationship management) là một phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc và các vấn đề khác nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn. Các mục tiêu tổng thể là tìm kiếm, thu hút, giành niềm tin khách hàng mới, duy trì những đối tác đã có, lơi kéo khách hàng cũ trở lại, giảm chi phí tiếp thị và mở rộng dịch vụ khách hàng. Việc đo lường và đánh giá mối quan hệ với khách hàng là rất quan trọng trong mục tiêu thực hiện chiến lược.
Thông qua hệ thống quan hệ khách hàng, các thông tin của khách hàng sẽ được cập nhật và được lưu trữ trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Nhờ một cơng cụ dị tìm dữ liệu đặc biệt, doanh nghiệp có thể phân tích, hình thành
danh sách khách hàng tiềm năng và lâu năm để đề ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý. Ngồi ra, doanh nghiệp cịn có thể xử lý các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Quản lý quan hệ khách hàng cung cấp một hệ thống đáng tin cậy, giúp quản lý khách hàng và nhân viên, cải thiện mối quan hệ giữa nhân viên với khách hàng. Một chính sách quan hệ khách hàng hợp lý cịn bao gồm chiến lược đào tạo nhân viên, điều chỉnh phương pháp kinh doanh và áp dụng một hệ thống công nghệ thông tin phù hợp. Quan hệ khách hàng không đơn thuần là một phần mềm hay một cơng nghệ mà cịn là một chiến lược kinh doanh bao gồm cả chiến lược tiếp thị, đào tạo và các dịch vụ mà doanh nghiệp cung ứng tới khách hàng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một giải pháp quan hệ khách hàng hợp lý dựa trên tiêu chí đặt khách hàng ở vị trí trung tâm, quan tâm tới nhu cầu của khách hàng nhằm đạt được mục đích là duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và đạt được lợi nhuận tối đa trong kinh doanh.
Tóm lại, CRM là tập hợp các cơng tác quản lý thơng tin, chăm sóc và xây dựng mối quan hệ giữa các khách hàng và doanh nghiệp vô cùng hữu ích.