1.5.5 .Hỡnh thức kế toỏn mỏy
2.1 Đặc điểm tỡnh hỡnh chung tại Cụng ty TNHH và XNK Minh Chõu
2.1.2.1. Tổ chức sản xuất kinh doanh của Cụng ty TNHH và XNK
Chõu
Từ khi thành lập, cụng ty khụng ngừng hoàn thiện đổi mới trang thiết bị hiện đại của Nhật Bản, Hàn Quốc. Sản xuất hàng năm đặt trờn dưới 10 triệu m2 sản phẩm. Dừy chuyền sản xuất carton cỳ in duplex và phủ bỳng (UV) của Đức. Năm 2004 sản phẩm cụng ty đú đạt tiờu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng qua ISO9001 phiờn bản 2000. Hiện nay, cụng ty là một đơn vị làm ăn cỳ hiệu quả với số vốn ban đầu là 10.293.000.000, trong đỳ vốn cố định là 8.0486.000.000, vốn lưu động là 2.107.000.000. Với phương chừm hoạt động gần 10 năm qua là “ Năng xuất, chất lượng và thời hạn giao hàng” cụng ty luụn nỗ lực nừng cao chất lượng sản phẩm, hạ giỏ thành sản phẩm.
Nhà mỏy hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất từ trờn xuống dưới, thực hiện sản xuất kinh doanh đỳng ngành nghề đú đăng ký trong giấy phộp kinh doanh theo quy định của Phỏp luật. Xuất phỏt từ nhu cầu thực tiễn của thị trường hiện nay, việc đảm bảo chất lượng và số lượng sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiờu thụ là vấn đề rất quan trọng của cỏc doanh nghiệp vỡ nỳ ảnh hưởng đến uy tớn của doanh nghiệp đối với bạn hàng. Vỡ vậy mà nhà mỏy đú lựa chọn mặt hàng chủ yếu là bao bỡ Carton loại 3 lớp và loại 5 lớp.
2.1.2.2. Tỡnh hỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần đõy
Bảng 2.1: Bảng những chỉ tiờu chủ yếu về sản xuất kinh doanh của cụng ty TNHH và XNK Minh Chõu.
Bùi Thị Huyền Trang- Lớp LTTCĐHKT2-K1 Chuyên đề tốt nghiệp Cỏc chỉ tiờu Năm 2007 Năm 2008 So sỏnh Chờnh lệch (Đ) TL(% 1. Tài sản cố định 8.405.872.380 9.301.950.340 896.077.960 11.066 - TSCĐ hữu hỡnh 5.269.571.643 5.874.848.876 602.277.233 11.148 - TSCĐ thuờ tài chớnh 3.134.014.287 3.348.903.097 34.888.810 11.111 - TSCĐ vụ hỡnh 0 78.198.367 78.197.367 - Hao mũn TSCĐ 936.045.094 2.450.635.460 1514.590.366 161.81 2. Tài sản ngắn hạn 16.636.495.446 39.604.524.937 22.968.029.491 238.06 - Tiền 160.610.387 2.019.409.530 1.858.799.143 1257.3 - Nợ phải thu 1.788.356.455 4.211.241.067 2.422.884.612 135.48 - Hàng tồn kho 11.625.770.056 30.030.145.681 18.404.375.625 158.31 3. Nợ phải trả 17.756.733.544 28.414.403.447 10.657.669.903 60.02 4. NV chủ sở hữu 7.285.634.282 20.492.071.830 13.206.437.548 181.27 5. Doanh thu 19.404.395.212 38.502.755.965 19.098.360.753 198.42 6. Giỏ vốn hàng bỏn 17.285.815.208 32.536.894.260 15.251.079.052 188.23 7. CPBH & CPQL 1.472.922.616 3.271.700.880 1.789.778.264 221.51 8 . LN trước thuế 16.353.372 368.473.893 352.123.521 2153.2 9. Thuế TNDN 51.586.345 51.586.345 10 . LN sau thuế 16.353.372 316.887.548 300.534.176 1837.7 11. Tổng quĩ lương 5.541.242.070 7.151.812.185 1.610.570.115 29.07 12. Tiền lương BQ 1.120.801 1.278.936 158.135 14.11 13. Thu nhập BQ 1.300.940 1.494.813 193.873 14.9
*Về tài sản cố định: So với năm 2008, trong năm 2007, tổng giỏ trị TSCĐ biến động khụng lớn, chỉ tăng 11.066% so với năm 2007 bởi lẽ hầu hết cỏc thiết bị, mỏy múc.. đầu tư cho nhà mỏy mới đó được cụng ty mua sắm từ năm 2007. Trong năm 2007, cụng ty chỉ tăng thờm một số loại tài sản. Tuy vậy, khấu hao lại tăng là 161.81%. Điều này được lý giải là bước sang hoạt động của năm thứ 2, nhiều mỏy múc thiết bị như mỏy vi tớnh... cú tỷ lệ hao mũn nhanh theo thời gian.
*Cỏc tài sản ngắn hạn và nợ phải thu: Cựng với sự mở rộng hoạt
động kinh doanh, lẽ tất yếu là cỏc tài sản ngắn hạn và nợ phải thu cũng phải tăng lờn.
*Nguồn vốn chủ sở hữu: tăng lờn gấp 181.27% là do khi tiến hành
mở rộng hỡnh thức kinh doanh doanh nghiệp, cụng ty đó tăng nguồn vốn kinh doanh, thờm vào đú lại nhận được khoản tiền gúp 1.55 triệu USD từ nước ngoài.
* Về doanh thu và chi phớ: Cả doanh thu và chi phớ năm 2008 so với
năm 2007 đều biến động rất mạnh. Điều này được lý giải là do sang đến năm 2008, cụng ty đó xõy dựng được mạng lưới bỏn hàng rộng khắp. Tuy doanh thu tăng 198.42% nhưng cỏc chi phớ cũng tăng lờn đỏng kể: giỏ vốn hàng bỏn tăng 188.23%, chi phớ bỏn hàng và quản lý tăng gần 222%. Điều đú cho thấy trong 2 năm 2007- 2008 về cơ bản, cụng ty vẫn chỳ trọng mở rộng thị trường là chớnh. Do đú cụng ty chấp nhận một tỷ lệ lói khụng cao.
* Về lợi nhuận: Cú thể núi trong năm 2007 lợi nhuận sau thuế chỉ đạt
0.85% so với tổng doanh thu. Năm 2007, mặc dự so với lợi nhuận năm 2006, lợi nhuận tăng với tốc độ nhanh. Tuy nhiờn, so sỏnh trờn tổng doanh thu, thỡ tỷ lệ vẫn ở mức tương tự.
*Về tiền lương cụng nhõn: Do lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh
khụng cao, vấn đề tăng lương cho cụng nhõn viờn của cụng ty là rất khú. Tuy nhiờn, cụng ty luụn nỗ lực để nõng cao đời sống cho nhõn viờn. Do vậy, tiền lương hàng thỏng của cụng nhõn viờn đó được cải thiện thờm.
Như vậy, qua bảng trờn cho thấy cụng ty TNHH và XNK Minh Chõu đó và đang trờn con đường phỏt triển của mỡnh. Mặc dự gặp nhiều khú khăn, nhưng cụng ty luụn phấn đấu để vượt qua. Điều đú được thể hiện bằng hàng loạt giải thưởng cao quớ cụng ty đó nhận được.
2.1.2.3. Đặc điểm quy trỡnh cụng nghệ sản xuất ở Cụng ty TNHH và XNK Minh Chõu
* Sản phẩm chủ yếu nhà mỏy sản xuất: - Giấy Krafit.
- Hộp Carton 3 lớp - Hộp Carton 5 lớp
* Đặc điểm qui trỡnh cụng nghệ sản xuất hộp Carton:
Căn cứ vào quy cỏch của từng loại hộp, người cụng nhừn trực tiếp sản xuất lựa chọn khổ giấy phự hợp để đưa vào từng phần.
Bước đầu là giấy mặt sau đỳ đến phần giấy sỳng, cuối cựng là giấy vỏch và giấy đỏy.
+ Đối với loại 3 lớp gồm: Giấy mặt, giấy sỳng A, giấy đỏy.
+ Đối với loại 5 lớp gồm: Giấy mặt, giấy sỳng A, giấy vỏch, giấy sỳng B, giấy đỏy.
Bùi Thị Huyền Trang- Lớp LTTCĐHKT2-K1 Chuyên đề tốt nghiệp
Sau khi lờn xong quả giấy cụng nhừn vận hành mỏy chạy theo kỹ thuật sản xuất và điều chỉnh tốc độ mỏy chạy sao cho Carton chạy ra từ đầu dỏn hồ bằng bột sắn, tạo sỳng A và sỳng B.
Sau khi Carton được chặt theo kớch thước của hộp được đưa vào hệ thống mỏy chế biến tạo hỡnh hộp gồm mỏy xả phụi, mỏy chụp tạo hỡnh hộp. Sau đỳ chuyển sang bộ phận mỏy in trờn hộp theo mẫu mú mà khỏch hàng yờu cầu. Cuối cựng chuyển ra mỏy ghim cạnh để tạo ra sản phẩmm đỳng yờu cầu.
Sơ đồ 2.1. Quy trỡnh sản xuất hộp Carton 3 lớp:
Ba quả giấy
Giấy sỳng A
Giàn chặn ộp giấy
Mỏy chặt khổ (theo yờu cầu) Mỏy xả phụi
Mỏy chụp ( bổ)
Mỏy in màu (theo yờu cầu) Mỏy ghim
Bột sắn
Nồi hơi nước
Tạo thành hộp
Sản phẩm theo yờu cầu
Dỏn hồ
Sơ đồ 2.2.
Quy trỡnh sản xuất hộp Carton 5 lớp:
Bùi Thị Huyền Trang- Lớp LTTCĐHKT2-K1 Chuyên đề tốt nghiệp
Giấy sỳng B
Giàn chặn ộp giấy Năm quả giấy
Giấy sỳng A
Bột sắn
Nồi hơi nước
Mỏy xả phụi Mỏy chặn khổ (theo yờu cầu)
Mỏy chụp (bổ)
Mỏy in màu theo yờu cầu)
Mỏy ghim Cung cấp nhiệt độ Tạo thành hộp Dỏn hồ Sản phẩm theo yờu cầu
2.1.2.4. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy quản lý tại Cụng ty TNHH và XNK Minh Chõu
Cụng ty TNHH và XNK Minh Chõu cỳ loại hỡnh sản xuất phức tạp với số lượng mặt hàng đa dạng, sản xuất với khối lượng lớn nờn bộ mỏy của cụng ty được chia thành nhiều bộ phận, phừn xưởng phự hợp với điều kiện của cụng ty. Mọi yờu cầu cụng việc và khả năng chuyờn mụn của từng phũng ban, phừn xưởng đú thực sự là cụng cụ đắc lực, hiệu quả, đỏp ứng yờu cầu của cụng tỏc quản lý của cụng ty. Do quỏ trỡnh hợp lý hoỏ của cỏc bộ phận trong cụng ty nờn cụng ty làm ăn ngày càng phỏt triển.
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ tổ chức cụng ty TNHH và XNK Minh Chõu
Cụng ty TNHH và XNK Minh Chõu
Tổng GD CT Minh Chõu
Giỏm đốc điều hành bao bỡ
P.giỏm đốc tài chớnh P.giỏm đốc
Phũng KCS Phũng kế toỏn Phũng hành chớnh nhừn sự Phũng điều phối SX Phũng kinh doanh Phũng kt và cơ điện Bộ phận kế hoạch Tổ nhà bếp Tổ bảo vệ Bộ phận chăm sỳc KH Bộ phận chế bản Đội xe vận tải Kho thành phẩm Bộ phận thống kờ Tổ cơ điện Ban quản đốc phừn xưởng Kho vật tư chớnh Kho vật tư phụ
Bùi Thị Huyền Trang- Lớp LTTCĐHKT2-K1 Chuyên đề tốt nghiệp
Tổng Giỏm đốc: Là người chịu trỏch nhiệm chung trước cụng ty TNHH và XNK Minh Chõu và trước Phỏp luật trong mọi hoạt động của cụng ty, là người cỳ thẩm quyền cao nhất trong cụng ty, phụ trỏch cụng tỏc đầu tư và điều hành chung.
Giỏm đốc điều hành bao bỡ: Chịu trỏch nhiệm trước Tổng giỏm đốc về điều hành hoạt động của nhà mỏy, chịu trỏch nhiệm về doanh thu, chi phớ của nhà mỏy, quản lý cỏn bộ và tài chớnh kế toỏn tại nhà mỏy.
Phỳ giỏm đốc tài chớnh: Là người được uỷ quyền và chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc điều hành về hoạt động tài chớnh của nhà mỏy, theo dừi quan hệ thanh toỏn với khỏch hàng.
Phỳ giỏm đốc sản xuất: Là người được uỷ quyền và chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc điều hành về lĩnh vực sản xuất, xừy dựng cỏc kế hoạch nhằm hoàn thành tiến độ giao hàng, theo dừi, đụn đốc, hướng dẫn sản xuất, chỉ đạo phối hợp giữa cỏc phũng ban liờn quan để đảm bảo cung ứng cỏc nguyờn vật liệu và trang thiết bị, kỹ thuật phục vụ sản xuất.
Phũng kế toỏn: Đứng đầu là kế toỏn trưởng trực tiếp chỉ đạo theo sự phừn cấp nhiệm vụ và quyền hạn, cỳ nhiệm vụ tổ chức và cụng tỏc kế toỏn trong doanh nghiệp nhằm cung cấp thụng tin kịp thời đầy đủ và chớnh xỏc phục vụ quản trị nội bộ và cho những người quan từm khỏc, theo dừi tỡnh hỡnh sản xuất của nhà mỏy, hiệu quả hoạt động và tỡnh hỡnh hoạt động nghĩa vụ với ngừn hàng nhà nước. Kiểm tra và ngăn chặn những hành vi, vi phạm quy định về tài chớnh kế toỏn đang cỳ hiệu lực.
Phũng nhừn sự và hành chớnh: Chịu trỏch nhiệm tổ chức và nhừn sự, giỳp giỏm đốc điều hành và sử dụng lao động phự hợp với từng khả năng theo từng lĩnh vực. Quản lý theo số lượng lao động, ngày cụng lao động và
việc quản lý sử dụng, quản lý tiền lương trong cụng ty, tổ chức đào tạo và nừng bậc cụng nhừn và theo dừi nừng bậc lương hằng năm cho cỏn bộ cụng nhừn viờn, đỳng bảo hiểm cho người lao động(BHYT, BHXH).
Phũng kinh doanh: Đứng đầu là trưởng phũng, phũng kinh doanh cỳ trỏch nhiệm, trỏch nhiệm về tỡm kiếm thị trường, tỡm kiếm khỏch hàng, tiếp nhận đơn đặt hàng của khỏch hàng và xử lý cỏc thụng tin trả lời khỏch hàng xem xột lỗi do đừu hoặc doanh nghiệp cỳ đỏp ứng được đơn đặt hàng của khỏch hàng hay khụng sau đỳ mới đi đến ký hợp đồng hoặc thụng bỏo với khỏch hàng về cỏc yờu cầu khỏch hàng đũi hỏi.
Phũng điều phối sản xuất: Cỳ chức năng lập kế hoạch sản xuất, dự trừ nguyờn vật liệu sản xuất cho đơn đặt hàng của phũng kinh doanh chuyển sang. Giỏm sỏt, đụn đốc quỏ trỡnh sản xuất đảm bảo hàng hoỏ ra kho đỳng với tiến độ giao hàng cho khỏch hàng.
Phũng KCS: Thực hiện kiểm tra chất lượng nguyờn vật liệu nhập vào và chất lượng của sản phẩm từ khi sản xuất khi giao hàng.
Phũng kĩ thuật và cơ điện: Là phũng chịu trỏch nhiệm chớnh về dừy chuyền cụng nghệ trong nhà mỏy, nắm bắt và khắc phục sai sỳt trong dừy chuyền sản xuất
* Mối quan hệ giữa cỏc phũng ban bộ phận
Mỗi bộ phận phũng ban cú chức năng và nhiệm vụ khỏc nhau. Tuy nhiờn cỏc bộ phận đú hoạt động khụng thể tỏch rời nhau mà nú hoạt động theo một thể thống nhất. Do vậy nú thường cú mối quan hệ khăng khớt với nhau.
Mối quan hệ giữa Tổng giỏm đốc, giỏm đốc với cỏc phũng ban: đõy là mối quan hệ giữa cấp trờn với cấp dưới theo chức năng nhiệm vụ của mỡnh.
Bùi Thị Huyền Trang- Lớp LTTCĐHKT2-K1 Chuyên đề tốt nghiệp
Giỏm đốc, Tổng giỏm đốc muốn nắm rừ tỡnh hỡnh hoạt động của Cụng ty thỡ phải thụng qua cỏc phũng ban đồng thời nếu cỏc phũng ban cú ý kiến hay vấn đề gỡ thỡ phải bỏo cỏo cho Giỏm đốc, Tổng giỏm đốc.
Mối quan hệ giữa cỏc phũng ban với nhau: đõy là mối quan hệ hợp tỏc phối hợp và bỡnh đẳng để cựng giải quyết cụng việc một cỏch nhanh chúng hiệu quả.
Mối quan hệ giữa cỏc phũng ban với cỏc tổ đội phõn xưởng: đõy là mối quan hệ chỉ đạo hướng dẫn trờn cơ sở thực hiện yờu cầu chuyờn mụn nghiệp vụ
2.1.2.5. Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty TNHH và XNK Minh Chõu
a) Đặc điểm mụ hỡnh kế toỏn tại Cụng ty.
Xuất phỏt từ chức năng của phũng kế toỏn là giỏm sỏt toàn bộ quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh và tớnh toỏn kết quả kinh doanh, tham mưu cho ban giỏm đốc về mọi mặt trong quỏ trỡnh sản xuất và kinh doanh. Vỡ vậy, cụng ty TNHH và XNK Minh Chõu đó rất coi trọng đến đội ngũ kế toỏn viờn. Tất cả cỏc kế toỏn viờn của cụng ty đều phải trải qua kỳ sỏt hạch nghiờm tỳc trước khi vào làm việc tại cụng ty và mọi người đều cú trỡnh độ đại học, nắm vững cỏc kiến thức kế toỏn. Để đảm bảo sự hoạt động cú hiệu quả của bộ mỏy kế toỏn, bộ mỏy kế toỏn của cụng ty đó được tổ chức theo cơ cấu hợp lý, phõn biệt rừ nhiệm vụ của từng kiểm toỏn viờn và bộ mỏy này được đặt dượi sự lónh đạo trực tiếp của phú giỏm đốc tài chớnh.
Hàng ngày cỏc kế toỏn viờn phải thực hiện rất nhiều cụng việc bao gồm: nhập dữ liệu, tỡm kiếm dữ liệu cỏc sổ sỏch bỏo cỏo; cỏc nghiệp vụ được tiến hành vào cuối thỏng gồm: tớnh chờnh lệch tỷ giỏ cuối thỏng, tớnh tiền lương lao động, tớnh lại giỏ vốn của hàng hoỏ sản phẩm đồng thời cũn cú
mục điều chỉnh tồn kho cuối thỏng, kết chuyển chi phớ và xỏc định kết quả kinh doanh.
Sơ đồ 2.4: Bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty
Nhiệm vụ của mỗi bộ phận kế toỏn:
- Kế toỏn trưởng: Chỉ đạo chung, ký cỏc lệnh, cỏc chứng từ, cụng việc cỳ liờn quan đến cụng tỏc tài chớnh, theo dừi thanh toỏn nhập cỏc nguyờn vật liệu và xuất dựng, là người chỉ đạo phũng kế toỏn làm đỳng theo chế độ Nhà nước.
- Kế toỏn tổng hợp: Là người hướng dẫn kế toỏn trưởng đụn đốc kiểm tra cụng tỏc hạch toỏn hàng ngày. Lập sổ cỏi, bỏo cỏo kế hoạch lưu trữ chứng từ.
- Kế toỏn thanh toỏn: Là người theo dừi tỡnh hỡnh cụng nợ của cụng ty với cỏc đối tỏc, đối chiếu cụng nợ với khỏch hàng.
- Kế toỏn nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ: Theo dừi hàng hoỏ, chứng từ nhập xuất kho hàng ngày vào sổ sỏch, thẻ kho và cỏc chứng từ cỳ liờn quan.
Bùi Thị Huyền Trang- Lớp LTTCĐHKT2-K1 Chuyên đề tốt nghiệp
Kế toỏn trưởng
Kế toỏn
tổng hợp Kế toỏn thanh toỏn
Kế toỏn NVL hàng hoỏ Kế toỏn tài sản cố định Kế toỏn thanh tra TSCĐ Kế toỏn ngừn hàng Kế toỏn doanh thu Kế toỏn tiền lương Thủ quỹ
Cuối thỏng, theo dừi đối chiếu về số lượng cũn, giỏ trị đối chiếu với cỏc TK liờn quan.
- Kế toỏn TSCĐ: Hạch toỏn chi tiết và tổng hợp sự biến động của TSCĐ, khấu hao TSCĐ và sửa chữa TSCĐ.
- Kế toỏn ngừn hàng: Cỳ nhiệm vụ làm chứng từ nhập xuất hàng hoỏ và theo dừi cụng tỏc thanh toỏn quốc tế. Phụ trỏch về ngừn hàng cựng cỏc chứng từ cỳ liờn quan đến ngừn hàng.
- Kế toỏn doanh thu: Cỳ nhiệm vụ theo dừi cỏc khoản thu nhập của doanh nghiệp từ cỏc hợp đồng mua bỏn thành phẩm.
- Kế toỏn tiền lương: Theo dừi cỏc khoản trả lương cho cỏn bộ cụng nhừn viờn trong cụng ty và hạch toỏn trớch lập BHXH, BHYT, KPCĐ.