2.1 Kĩ thuật Lên kế hoạch để thảo luận
Khi đàm phán chú trọng đưa ý kiến, hỏi ý kiến của hai bên để thảo luận.
Quá trình thảo luận và đồng ý tạo ra một cảm giác công bằng và hợp ý cho cả hai bên.
2.2 Kĩ thuật Đơi bên cùng có lợi
Xu thế đàm phán hiện nay là “đơi bên cùng có lợi” hay chiến thuật “win - win”. Kết thúc đàm phán tối ưu nhất là 2 bên đều cảm thấy khá hài lịng, điều này có lợi cho sự hợp tác lâu dài.
Sử dụng ngôn ngữ 'chúng tôi (we)' hơn là 'bạn(you)' và 'tơi(I)'. Nhìn nhận tình hình như một vấn đề chung mà cả hai bên đều muốn thành cơng và cả hai bên có thể nhận được nhiều hơn bằng cách làm việc cùng nhau.
2.3 Kĩ thuật đề nghị đơn lẻ
Trong bán hàng, đàm phán từng gói nhỏ, sau đó kèm thêm các gói khác dần dần trong quá trình thương lượng.
2.4 Đề nghị trả tiền trước để đảm bảo an tồn
Mơi trường kinh doanh luôn tiềm ẩn những trắc trở thậm chí mánh khóe lừa lọc, vì vậy, ln đảm bảo chắc chắn bạn sẽ được trả tiền hoặc nhận hàng như trong hợp đồng. Tìm cách đề phịng và ứng phó với rủi ro là cần thiết
2.5 Xác định rõ mục tiêu ưu tiên và ln xoay quanh nó
Nghiên cứu để nắm bắt thông tin cần thiết, hiểu rõ điểm mạnh điểm yếu của bản thân doanh nghiệp và đối tác, xác định rõ mục tiêu và tìm cách áp dụng chúng hiệu quả
2.6 Chiến thuật trì hỗn
Khi một đối tác đệ trình cho bạn một đề nghị, đơi khi bạn khơng cần phải có phản ứng ngay mà cần phải trì hõan để có thời gian xem xét chính xác đề nghị của đối tác và chuẩn bị kỹ lưỡng các đối sách của mình.
2.7 Chiến thuật khơng bao giờ đồng ý ngay cho đề nghị đầu tiên.
Đây vừa là chiến thuật trong đàm phán - thương lượng vừa là quy luật tâm lý xã hội trong cuộc sống. Cái gì đạt được dễ dàng, nhất là khơng mất cơng sức, thì thường bị coi rẻ và hạ thấp.
2.8 Kiểm sốt chương trình nghị sự
Khi bạn đang tổ chức một cuộc đàm phán, bạn có thể kiểm sốt những gì đang được thảo luận bằng cách quyết định những gì sẽ và sẽ khơng nằm trong chương trình buổi đàm phán.
Thứ tự của sự việc trong chương trình nghị sự cũng rất quan trọng: Cẩn thận xem xét làm thế nào đưa thông tin một cách hợp lý.
2.9 Kiểm soát thời gian
Đặt một thời hạn mà người kia phải quyết định hoặc hành động. Hãy nói rõ rằng đây là thời gian tuyệt đối để họ phải làm những gì bạn muốn họ làm.
2.10 Kĩ thuật khơng nhượng bộ
Khi người kia u cầu bạn, nói rằng bạn khơng có khả năng đó, bạn khơng có nó, khơng thể làm điều đó, hoặc nếu khơng thể cung cấp cho họ những gì họ muốn.
27
Chỉ ra rằng đó là thiếu khả năng khiến bạn từ chối họ.
2.11 Kĩ thuật hứa hẹn
Hãy đưa thật ra lời hứa khiến đối tác cảm thấy an tâm và hài lịng, thậm chí sau đó lời hứa khơng được thực hiện.
Hoặc thực hiện những gì giống như một lời hứa bằng cách thêm một vịng loại (ví dụ: 'có thể') hoặc bằng cách làm cho tun bố mơ hồ.
Sử dụng điều này để có được những thứ di chuyển khi thương lượng bị mắc kẹt và mục yêu cầu có vẻ như tương đối nhỏ. Tuy nhiên điều này cần áp dụng hợp lý.
2.12 Chiến thuật khẳng định bản thân
Thể hiện sự chuyên nghiệp và tầm vóc của cơng ty bạn. Bạn cũng có thể cho đối tác thấy tầm hiểu biết, chuyên mơn, sự khơn khéo của bạn để đối tác có sự dè chừng nhất định.
PHẦN 3 QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN 1 Lý thuyết
1.1 Đàm phán
Đàm phán thương mại là quá trình mặc cả giữa bên mua và bên bán về một loạt nội dung liên quan đến giao dịch như số lượng, trọng tài, chất lượng, … nhằm đạt được sự nhất trí để kí kết hợp đồng.
1.2 Chiến lược đàm phán
Chuẩn bị giao dịch
- Mục tiêu: Tiến hành đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu Găng tay trượt tuyết giữa công ty TNHH HUNG WAY PALACE INDUSTRY (VIETNAM) và công ty TNHH KJ WISDOM INTERNATIONAL (TAIWAN).
o Hai bên thu thập thông tin về thị trường xuất nhập khẩu Găng tay trượt tuyết và đối tác, tìm hiểu sự khác biệt văn hóa.
o Tìm hiểu giá cả, điều khoản giao hàng, … để cân nhắc lợi / thiệt , dự trù lợi nhuận và so sánh giá với các đối thủ cạnh tranh.
- Kiểu đàm phán: Tiếp cận hợp tác - Hình thức: Trao đổi qua email
- Phong cách đàm phán: phong cách ơn hịa (chú ý quan sát dĩ hịa vi quý), tổng hợp (sáng tạo và linh hoạt xử lí tình huống).
Chiến thuật đàm phán - Nói thách - Sức ép về thời gian - Có đi có lại - Đánh vào tình cảm - Khước từ - Đánh lạc hướng - Hạn chế về nguồn lực Kỹ thuật đàm phán - Kỹ thuật thuyết phục - Kỹ thuật nhượng bộ - Kỹ thuật lắng nghe - Kỹ thuật đặt câu hỏi - Kỹ thuật lựa chọn từ ngữ - Kỹ thuật kết thúc đàm phán
2 Quá trình đàm phán 2.1 Hỏi hàng
Bên thực hiện: Công ty TNHH KJ WISDOM INTERNATIONAL
Mục đích: Xin được báo giá và catalogue của Găng tay trượt tuyết
Mẫu thư hỏi hàng:
29
Nhận xét:
- Nội dung thư hỏi hàng đã có đủ các chi tiết cần thiết: giới thiệu bản thân, nêu yêu cầu, lời chào.
- Format email đúng chuẩn, thể hiện sự chuyên nghiệp của một công ty lớn. - Thư đã sử dụng kĩ thuật “Bày tỏ thái độ thiện chí” muốn biết thơng tin hàng
hóa để có thể thực hiện giao dịch.
KJwisdowinttw@gmail.com
Subject: INQUIRY ABOUT THE SKI GLOVES CC:
To: acc9-vn@palace-group.com
September 3, 2017
To whom it may concern,
My name is John Smith. I am the purchasing agent from: KJ WISDOM INTERNATIONAL, TAIWAN.
We are famous Taiwanese dealer in ski accessories and interested in your ski gloves. Please send us a copy of your latest catalogue and quotation.
We look forward to your reply soon and hope it will lead to a good business relationship in the future.
Yours faithfully, John Smith
Purchasing department
KJ WISDOM INTERNATIONAL.
1F, NO.98, RENDE ST, KAOHSIUNG CITY, TAIWAN (R.O.C) Tel: +886 0368043778
- Khẳng định danh tiếng của công ty để tăng sự tin tưởng bên đối tác. Cùng với đó là thơng tin cơng ty đưa ra rõ ràng, đầy đủ nhằm thực hiện chiến thuật: “Khẳng định bản thân”.
2.2 Chào hàng
Bên thực hiện: Công ty TNHH HUNG WAY (VIETNAM)
Mục tiêu:
- Giới thiệu hàng hóa cho các đối tác lâu năm và các đối tác tiềm năng nhằm kí kết hợp đồng xuất khẩu Găng tay trượt tuyết.
- Đối tượng được chào hàng: Công ty TNHH KJ WISDOM INTERNATIONAL.
Mẫu đơn chào hàng:
31
Acc9-vn@palace-group.com
Subject: OFFER ABOUT THE SKI GLOVES CC:
To: KJwisdowinttw@gmail.com September 7, 2017
Dear Sir/Madam,
Thank you for your inquiry of September 3rd asking for our ski gloves. We would like to make you an offer No.455ETC of our ski gloves No. VN17-0606, No.VN17-0608, No. VN17-0610 on pages 15-16 , 20-21, 25-26 respectively as per the illustrated catalogue No.54PQ enclosed herewith.
The quoted prices are USD 13.35 per pair, USD 16.14 per pair and USD 19.21 per pair respectively, FOB Saigon port Incoterms 2010. We are also willing to offer you a suitable discount for the large order.
Payment is to be made in US dollars, by T/T.
Delivery is made within two months from the receipt of your official order. The goods are marked upon your instruction.
Please be noted that our products are high in quality, carefully selected and at reasonable prices. We do hope that they will sell well and become popular in your market.
We look forward to receiving your official order soon.
Yours faithfully, Anh Hoang Sales executives HUNG WAY CO.LTD
Nhận xét:
- Trong mail chào hàng, bên bán áp dụng chiến thuật “Tự khẳng định mình” bằng cách đưa thơng tin rõ ràng, cụ thể, phong cách chuyên nghiệp. Nội dung thư đầy đủ cùng với ngôn ngữ được chọn lọc kĩ càng, thể hiện sự tôn trọng với người nhận => Tạo ấn tượng tốt cho các công ty đối tác.
- Chiến thuật về giá: Giá bên bán đưa ra là mức giá cao hơn so với mức giá dự kiến, tuy nhiên không chênh lệch quá nhiều. Đây là kĩ năng “ Đề phòng phản ứng tiêu cực của đối phương”, khi mà họ có thể yêu cầu trả giá thấp hơn.
- Kĩ năng “Hứa hẹn” cũng được sử dụng với khi bên bán thơng báo rằng sẽ có chiết khấu với số lượng lớn (mức chiết khấu được tính tốn phù hợp với giá dự kiến).
- Bên bán nhận được mail hồi đáp khá nhanh và bên mua đồng ý đàm phán chính thức.
2.3 Phân tích quy trình đàm phán
Mục tiêu:
- Tìm hiểu được các thơng tin cần có khi đàm phán hợp đồng. - Biết được cách áp dụng các chiến thuật trong đàm phán giá.
Quy trình đàm phán giá
- KJ WISDOM INTERNATIONAL:
33
KJwisdowinttw@gmail.com
Subject: REPLY TO “OFFER ABOUT THE SKI GLOVES” CC:
To: acc9-vn@palace-group.com
September 10, 2017
To whom it may concern,
Thank you for your quick reply. My department has consider your conditions in detail and we are very pleased with them. But before going ahead with an official order, we need you to provide more information:
1. Does the quotation in the previous mail include all additional charges?
2. We would like to purchase about 2000 pairs of ski gloves. How much discount can you offer us for such order of this size?
3. Could you provide the Certificate of Origin upon delivery?
We researched the market and it turned out your prices are little higher than the average. Could you please review them and offer a better deal for us?
We look forward to hearing from you soon.
Yours faithfully, John Smith
Purchasing department
KJ WISDOM INTERNATIONAL.
1F, NO.98, RENDE ST, KAOHSIUNG CITY, TAIWAN (R.O.C) Tel: +886 0368043778
Bên mua đưa ra số lượng mặt hàng và đặt ra một số câu hỏi với kĩ thuật “Đặt câu hỏi” rất rõ ràng, dứt khoát.
Đặc biệt, họ thể hiện sự quan tâm tới “discount” mà bên bán hứa hẹn ngay tại thư Chào hàng.
Công ty KJ WISDOM INTERNATIONAL rất cẩn trọng trong đàm phán, giao dịch: yêu cầu bên bán cung cấp rõ về phụ phí, giấy chứng nhận xuất xứ.
Bên mua đã cẩn thận đối phó với chiến thuật nói thách của bên bán, yêu cầu xem xét lại giá dựa trên giá thị trường. Điều này rất quan trọng vì nó tạo nên tiền lệ cho các lần giao dịch sau.
- HUNG WAY VIETNAM:
35
Acc9-vn@palace-group.com
Subject: REPLY ABOUT THE SKI GLOVES CC:
To: KJwisdowinttw@gmail.com September 13, 2017
Dear Sir/Madam,
Thank you for your prompt response. We would like to clear your points respectively: 1. The prices quoted included all additional charges.
2. We would be prepared to give you a 3% discount for the orders more than 2000 pairs if you are willing to order more items.
3. We could send you a draft of the CO in advance if you want.
We has discussed and decide to decrease the prices 1 USD each item: USD 12.35 for VN17-0606 , USD 15.14 for VN17-0608 and USD 18.21 for VN17-0610. We would like to emphasize these are the lowest prices we could give you. Hope you will satisfy with this.
We wait for your early news.
Yours faithfully, Anh Hoang Sales executives HUNG WAY CO.LTD
TAN THUAN DONG WARD, DISTRICT 7, HCM CITY, VIETNAM Tel: +848 - 37701904-907
Bên bán cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu của đối tác – Kĩ thuật “Chắc chắn thông tin rõ ràng”.
Bên bán đưa ra Discount 3% cho đơn hàng trên 2000 cặp:
Mong muốn bán được thêm hàng bằng cách đưa ra discount với số lượng cao hơn. Điều này hợp lí vì số lượng hàng định mua đã rất sát với con số này.
Sự giảm giá này sẽ “đánh lừa” đối phương rằng họ đã mặc cả được giá và cảm thấy hài lịng về điều đó.
Giá sau khi giảm 3% vẫn cao hơn với giá dự kiến ban đầu, do khi chào hàng ta đã chủ động nâng giá.
Bên bán đã sử dụng kĩ thuật nhượng bộ khi giảm giá sản phẩm theo như “dự tính”, thể hiện sự “mềm mỏng”, thu hút khách hàng mới.
Cảnh báo người mua đây là giá cuối cùng có thể đưa ra => Tỏ sự cứng rắn, tránh bị ép quá mức ảnh hưởng đến lợi nhuân mục tiêu.
- KJ WISDOM INTERNATIONAL:
37
KJwisdowinttw@gmail.com
Subject: REPLY TO “OFFER ABOUT THE SKI GLOVES” CC:
To: acc9-vn@palace-group.com
September 17, 2017
Dear Mr Hoang,
Thank you for your offer about the ski gloves and your quick replies. We are very pleased with your terms and enclose our order No. VQ58/17 for 1311 pairs VN17-0606, 445 pairs VN17- 0608 and 200 pairs VN17-0610. In addition, we would like to draw your attention to the following points:
The specifications are as per catalogue No.54PQ. Delivery is made within two months from the receipt of this order.
The prices should be understood FOB Saigon port, at the price of USD 12.35 per pair, USD 15.14 per pair and USD 18.21 per pair respectively. Payment is to be made by T/T one week
Công ty KJ WISDOM INTERNATIONAL gửi đơn đặt hàng chính thức, kết thúc đàm phán.
TỔNG KẾT:
Các chiến thuật áp dụng : Chiến thuật “Kiểm soát thời gian”, “Đặt câu hỏi”, “Nắm chắc thơng tin rõ ràng”, “Đơi bên cùng có lợi”, “Hứa hẹn”, …
Do hai bên thuộc hai quốc gia khác nhau:
- Hai bên lựa chọn Ngôn ngữ Quốc tế là Tiếng Anh làm ngôn ngữ chung trong quá trình đàm phán.
- Có thể mắc một số lỗi về cách dung từ, cách diến đạt, …
- Thời gian chênh lệch gây khó khăn và đã được khắc phục: Chúng ta cố gắng trả lời mail nhanh và đầy đủ để không kéo dài thời gian quá lâu.
Phong cách làm việc của đối tác khá chuyên nghiệp, luôn nêu rõ ràng và chi tiết các yêu cầu bằng gạch đầu dịng nhằm tránh sự sai sót, nhầm lẫn giữa hai bên.
Kết quả đàm phán thành công, đạt được mục tiêu lợi nhuận đề ra cũng như duy trì được mối quan hệ tốt với khách hàng có khả năng hợp tác lâu dài, thực hiện các hợp đồng lớn sau này.
Giá cả sau khi đàm phán
Mức giá này phù hợp với giá trung bình của thị trường, được tổng hợp từ các đối thủ như Hestra, The North Face, O’Neill, Salomon, Therm-ic, …
MÃ HÀNG MẶT HÀNG ĐƠN VỊ ĐƠN GIÁ SỐ LƯỢNG THÀNH TIÊN (USD) VN17- 0606
Găng tay trượt tuyết
dành cho trẻ em Cặp $12.35 1,311
** Expression is faulty **
39
VN17- 0610
Găng tay trượt tuyết 5-ngón dành cho người lớn Cặp $18.21 200 ** Expression is faulty ** VN17- 0608
Găng tay trượt tuyết 3-ngón dành cho người lớn Cặp $15.14 445 ** Expression is faulty ** TỔNG CỘNG 0 0
PHẦN 4 ĐƠN ĐẶT HÀNG ( PURCHASE ORDER ) 1 Đơn đặt hàng và cơ sở pháp lý khi thực hiện đơn đặt hàng 1.1 Tìm hiểu về đơn đặt hàng
Khái niệm: Purchase order là đơn đặt hàng mà Người Mua (Buyer) gửi cho
Người Bán (Seller) xác nhận về việc mua hàng. Ngoài ra, purchase order được xem như một loại giấy tờ được ủy quyền trong vấn đề giao dịch và buôn bán. Khi người bán đồng ý, purchase order sẽ trở thành một thỏa thuận mang tính ràng buộc tựa như hợp đồng mà cả hai bên đã ký kết.
Lí do sử dụng đơn đặt hàng:
Người cho vay thương mại hoặc tổ chức tài chính có thể cung cấp hỗ trợ về tài chính dựa theo đơn đặt hàng. Có nhiều các tiện ích tài chính, thương mại hầu hết đều được cung cấp qua đơn đặt hàng mà các doanh nhân thường sử dụng như: