Hóa đơn thương mại, tiếng Anh là Commericial Invoice, là một chứng từ quan trọng trong ngoại thương, và cũng quan trọng không kém trong bộ hồ sơ hải quan, thiên về chức năng thanh toán, và giá trị thành tiền của hàng hóa là bao nhiêu.
5.2 Nội dung chính
- Số & ngày lập hóa đơn
- Tên, địa chỉ người bán & người mua
- Thơng tin hàng hóa: mơ tả, số lượng, đơn giá, số tiền - Điều kiện cơ sở giao hàng
- Điều kiện thanh toán - Cảng xếp, dỡ
- Tên tàu, số chuyến…
109
5.3 Mục đích của hóa đơn thương mại
Trên thực tế, một trong những mục đích chính của hóa đơn thương mại là để làm chứng từ thanh tốn: người bán địi tiền người mua. Nghĩa là tôi bán cho anh lô hàng này, anh phải trả tơi số tiền trên hóa đơn.
Do đó, phải thể hiện được thơng tin này trên Invoice: số tiền cần thanh toán, kèm theo những nội dung khác về hàng hóa, số lượng, điều kiện thanh tốn…
Cần phân biệt giữa Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) với Chi tiết đóng gói, hay Phiếu đóng gói (Packing List). Hai loại chứng từ này nhiều khi nhìn gần giống nhau, và có nhiều thơng tin trùng nhau, nhưng có chức năng khác nhau nên cần những dữ liệu đặc thù riêng.
Hóa đơn là chứng từ thiên về chức năng thanh tốn, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền. Cịn phiếu đóng gói lại cần thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu…
Với lơ hàng được thanh tốn theo phương thức tín dụng chứng từ (L/C), nội dung của Invoice phải đảm bảo những yêu cầu của UCP 600.
Tuy nhiên trong trường hợp này, hàng hóa được thực hiện thanh tốn bằng hình thức điện tín T/T, cho nên khơng bắt buộc phải áp dụng những yêu cầu của UCP 600. Tuy vậy, những yêu cầu của UCP mang tính quốc tế, khá hữu ích để tham khảo trong q trình soạn thảo Invoice. Nếu áp dụng theo một cách hợp lý, bạn có thể tránh được việc bị khách hàng nước ngồi u cầu sửa đổi (nếu xuất hàng), hoặc yêu cầu người bán nước ngoài bổ sung chỉnh sửa nội dung cho đầy đủ, hợp lệ (với hàng nhập khẩu vào Việt Nam).
Nội dung Hóa đơn thương mại chuẩn chỉnh cũng giúp ích cho việc làm thủ tục hải quan gặp nhiều thuận lợi và nhanh chóng, tránh phải bổ sung chỉnh sửa chứng từ. Một số lỗi phổ biến cần tránh
- Hóa đơn khơng thể hiện điều kiên giao hàng như FOB (kèm tên cảng xuất), hay CIF (kèm tên cảng nhập).
- Người xuất khẩu bán hàng theo giá giao hàng (giá CIF chẳng hạn) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng, và cũng khơng ghi những chi phí tiếp theo sau.
- Người giao hàng nước ngồi bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn chỉ ghi giá thực thu mà khơng thể hiện số tiền chiết khấu.
- Mơ tả hàng hóa khơng rõ ràng, thiếu một số thơng tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại v.v...
5.4 Phân tích hóa đơn thương mại thực tế khi tiến hành xuất khẩu hàng hóacủa cơng ty TNHH Hung Way: của cơng ty TNHH Hung Way:
111
Phân tích nội dung có trong hóa đơn:
Ngày lập hóa đơn: 16/10/2017
Tên và địa chỉ người bán: HUNG WAY CO., LTD ; đường Tân Thuận, khu chế xuất Tân Thuận, phường Tân Thuận, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Tên và địa chỉ người mua: KJ WISDOM INTERNATIONAL CO., LTD; tầng 1, số 198, đường RENDE, Thành phố Kaohsiung, Đài Loan 801(R.O.C)
For account and risk of Messrs: : KJ WISDOM INTERNATIONAL CO., LTD;
Nghĩa là công ty KJ Wisdom International là người đứng ra thanh toán tiền hàng cho Hung Way trong trường hợp này.
Thơng tin hàng hóa:
Marks and Nos: Nhãn và số hiệu thùng hàng: RY, C/T NO: 1-30
Đóng kiện hàng bằng thùng Carton đánh số từ 1-30, RY=”Runway” Nguồn gốc: MADE IN VIETNAM
Tên hàng hóa: Ski Gloves (LB, 18, GS)
Kiểu dáng: REU17LB ; REU17RJGS, REU1718 Mã hàng hóa: VN17-0606 ; VN17-0610 ; VN17-0608 Tống số lượng: 1956 đôi
Đơn giá: 12.35 USD/đôi đối với mã VN17-0606 ; 18.21 USD/đôi đối với mã VN17-0610 và 15.12 USD/đôi đối với mã VN17-0608
Đồng tiền thanh tốn: đơ la Mỹ USD -> Lựa chọn USD là đồng tiền trung gian giữa 2 nước để thuận tiện cho việc thanh tốn vì đây là đồng tiền mạnh, hạn chế được việc thay đổi tỷ giá.
Tổng tiền thanh tốn: 26570.15 USD
Giá: Tính giá FOB Hồ Chí Minh, theo Incoterms 2010, người bán phải trả cước phí đến khi hàng được giao lên boong tàu của con tàu do người mua chỉ định, và tính từ thời điểm đó thì mọi rủi ro và chi phí sẽ do người mua chịu.
Giá bằng chứ: Hai mươi sáu nghìn năm trăm bảy mươi đơ la Mỹ và 15 cent Tổng số thùng: 30 thùng Cartons
113
Tổng trọng lượng tịnh: 444.20 KGS Tổng trọng lượng cả bì: 476.00 KGS
Phương thức thanh tốn: thanh tốn điện tín T/T, thanh tốn trả sau, do vậy cơng ty Hung Way phát hóa đơn thương mại nhưng KJ Wisdom International chưa thực hiện hoạt động thanh toán.
6 Shipping order (Booking note)6.1 Khái niệm