Shipping order hay Booking note một loại chứng từ trong hoạt động xuất nhập khẩu, là xác minh chủ hàng đã đặt chỗ với hãng tàu vận chuyển quốc tế (chở hàng xuất nhập khẩu). Khách hàng có thể lấy phiếu booking này từ Forwarder (hãng vận tải) hoặc trực tiếp từ hãng tàu, hãng hàng khơng (nhưng trường hợp này ít hơn)
6.2 Mục đích của Shipping order
Xác nhận đặt chỗ hàng hóa trên khoang tàu để vận chuyển quốc tế, xác nhận số hiệu chuyến tàu (chuyến bay), ngày giờ bay, nơi đi, nơi đến,...
6.3 Nội dung của Shipping order:
- Tên công ty xuất khấu - Tên và địa chỉ hãng vẫn tải
- Mã Master Airway Bill và House Airway Bill
- Số chuyến bay, số hiệu chuyến bay, thời gian đi và đến dự kiến - Nơi đóng hàng, nơi dỡ hàng, nơi nhận hóa đơn, nơi vận chuyển,... - Số lượng kiện hàng, trọng lượng cả bì,...
6.4 Thủ tục đặt chỗ trên khoang tàu:
Bước 1: Cơng ty xuất khẩu hàng hóa làm việc với cơng ty logistics, công ty logistics tiến hành thuê tàu hoặc đặt chỗ trên tàu với hãng vận tải.
Bước 2: Sau khi thỏa thuận giá thành công với hãng tàu, bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên booking request của khách hàng và gửi booking request đến hãng tàu để đặt chổ.
Bước 3: Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gởi booking confirmation hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng. Lệnh cấp container rỗng này chứa đựng những thông tin cần thiết sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng (port of delivery), cảng chuyển tải (port of discharge (nếu có)), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng( losing time)…
Bước 4: Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gửi booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thơng quan xuất khẩu.
Chú ý: Trong trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan và vận
chuyển nội địa của cơng ty logistics thì khách hàng sẽ gởi lệnh cấp container rỗng, thông tin chi tiết lơ hàng xuất khẩu thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận của công ty. Sau khi tiếp nhận nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến đóng hàng và vận chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng vào container ở cảng. Sau đó tiến hành làm thủ tục thơng quan cho lơ hàng xuất khẩu đó.
Chủ hàng nhận form “SHIPPING ORDER” ngoài một số các chi tiết sẽ do nhân viên chứng từ điền sẵn theo booking note như: số vận đơn, tên tàu, số chuyến,... cịn các chi tiết khác về hàng hóa sẽ do chủ hàng kê khai tiếp.
Ngoài ra “SHIPPING ORDER” là chứng từ duy nhất ( bằng chứng ) để người vận tải căn cứ vào đó để cấp vận đơn cho người gửi hàng.
115
6.5 Phân tích shipping order trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa của cơng tyTNHH Hung Way: TNHH Hung Way:
Phân tích nội dung Shipping order:
Công ty xuất khẩu (Exporter): Công ty TNHH Hung Way Công ty vận chuyển ( Forwarder ): Ligentia Việt Nam
Địa chỉ cơng ty vận chuyển: Tầng 8, tịa nhà Phương Nam, 157 Võ Thị Sáu, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
Ngày lập shipping order: 16/10/2017
Số HAWB (House Airway Bill): LIGAE17257 Số MAWB (Master Airway Bill): 900 0286 2484
Chuyến bay được thực hiện bởi hãng hàng không Thai Air Asia của Thái Lan
Chuyến bay đầu tiên:
Số hiệu: FD651
Thời gian khởi hành: 9:45
Ngày dự kiến khởi hành: 21/10/2017 Nơi nhận hàng: Sài Gòn (SGN) Cảng xếp hàng: Sài Gòn (SGN)
Chuyến bay thứ hai:
Số hiệu: XJ600 Thời gian đến: 8:00
Ngày đến dự kiến: 22/10/2017
Cảng gỡ hàng ( Air of discharge ): Nara (NRT) Nơi nhận hàng: Nara (NRT)
Số kiện: 30 Cartons (CTNS) Trọng lượng cả bì: 520.00 KGS
Trong trường hợp này, số cân nặng thực tế ( trọng lượng cả bì là 476.00 KGS ) khác với số cân nặng trên Booking note ( 520.00 KGS ), do Hung Way tiến hành mua số cân dự tính dư so với mức cân thực tế để đề phòng trường hợp
117
phải chuyển thêm hàng hoặc quá cân trong q trình vận chuyển hàng hóa ra sân bay.
Nơi đóng hàng: TCS ( Cơng ty cổ phần dịch vụ hàng hóa Tân Sơn Nhất ) Trong đó lưu ý
Phải liên hệ với Mr Nguyen 2 tiếng trước khi xe tải chuyển hàng đến Thành phố Hồ Chí Minh. Ngồi ra cũng cần chuyển hàng hóa đến nhà kho của cơng ty cổ phần dịch vụ hàng hóa Tân Sơn Nhất
Thời gian đóng cừa: Trước 15:00, ngày 20/10/2017 Chú ý.
Như vậy, có thể thấy hàng hóa vận chuyển qua 3 chuyến bay, có 2 vận đơn là Master Bill of lading và House Bill of lading nên hàng hóa được tập hợp cùng với nhiều hàng hóa khác rồi mới tiến hành vận chuyển. Ngồi ra, trong lệnh xếp hàng cịn có thơng tin liên lạc trước khi hàng hóa được chuyển cũng như một số lưu ý về giờ giấc để doanh nghiệp xuất khẩu sắp xếp thời gian vận chuyển hàng ra cảng sao cho phù hợp và kịp thời.
Phiếu Booking này do cơng ty vẩn tải của chặng vận tải chính phát hành là công ty Ligentia Việt Nam, cũng đồng thời là công ty phát hành vận đơn.
Trọng lượng cả bì trong trường hợp này cao hơn trọng lượng cả bì thực tế vì người xuất khẩu đặt mua chỗ trong khoang máy bay trước khi xếp và cân hàng thực tế, nên người xuất khẩu mua theo cân quy định của hãng hàng không là 520KG.
PHẦN 6 KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ MỘT SỐ HÃNG VẬN TẢI TIÊU BIỂU Ở VIỆT NAM